Πώς να παρέχετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση χρησιμοποιώντας δεδομένα παρακολούθησης

Τα δεδομένα που συλλέγονται από τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων θεωρούνται συνήθως ως ποσοτικό μέτρο των προσπαθειών ενός εργαζομένου για υπολογιστικά φύλλα και τριμηνιαίες εκθέσεις. Χ ολοκληρωμένες εργασίες, Υ χαμένες προθεσμίες και Ζ% παραγωγικότητα κατά μέσο όρο. Ωστόσο, τα δεδομένα παρακολούθησης μπορούν να αποτελέσουν πολύτιμο υλικό για την παροχή εποικοδομητικής, αξιοποιήσιμης ανατροφοδότησης. Θέλετε να μάθετε πώς; Έχουμε ετοιμάσει ορισμένες πρακτικές συμβουλές.

Το προηγμένο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να συλλέξει εκτεταμένα δεδομένα σχετικά με την εργάσιμη ημέρα ενός εργαζομένου, συμπεριλαμβανομένων των εφαρμογών που χρησιμοποιούνται, των ιστότοπων που επισκέπτονται, του χρόνου αδράνειας και πολλά άλλα. Αλλά μην αρπάζετε απλώς κάθε διαθέσιμη μέτρηση. Αντ' αυτού, θα πρέπει να επικεντρωθείτε σε εκείνες που έχουν σημασία για την ατομική και ομαδική απόδοση. Θέλετε να βελτιώσετε την ικανοποίηση των πελατών; Οι βαθμολογίες εξυπηρέτησης πελατών και οι χρόνοι απόκρισης είναι το κλειδί. Θέλετε να ενισχύσετε την αποδοτικότητα του έργου; Τα ποσοστά ολοκλήρωσης έργων, η τήρηση των ορόσημων ή ακόμη και τα αρχεία καταγραφής χρήσης λογισμικού (εάν σχετίζονται με τη ροή εργασιών) μπορούν να παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες. Ο στόχος εδώ είναι η ποιότητα έναντι της ποσότητας - επιλέξτε δεδομένα που ευθυγραμμίζονται άμεσα με τους στόχους απόδοσης και αποφεύγουν οποιαδήποτε αντίληψη μικροδιαχείρισης.

Ένα λογιστικό φύλλο με μετρήσεις από μόνο του δεν αποφέρει πολλά οφέλη. Αυτό που προσφέρει είναι η προσεκτική ερμηνεία του και η ανακάλυψη τάσεων και μοτίβων. Αυτή η μέτρηση ήταν πάντα χαμηλή ή πρόκειται για μια μεμονωμένη πτώση; Αυτός ο εργαζόμενος δυσκολεύεται συνεχώς με έναν συγκεκριμένο τύπο εργασίας; Η συγκέντρωσή του κυμαίνεται πάντα σε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας; Όταν παρατηρήσετε αυτά τα μοτίβα, θα είστε σε θέση να διακρίνετε μεταξύ των εφάπαξ περιστατικών και των συνεχιζόμενων προβλημάτων. Θυμηθείτε να λάβετε υπόψη σας και το πλαίσιο που μπορεί να έχει επηρεάσει την παραγωγικότητα των εργαζομένων, για παράδειγμα, μια αυξημένη ζήτηση ή τεχνικά προβλήματα.

Η προσέγγιση μιας συνομιλίας ανατροφοδότησης με δεδομένα απαιτεί μια προσεκτική προσέγγιση. Ξεκινάτε πάντα με κάτι θετικό. Αναγνωρίστε τους τομείς στους οποίους τα δεδομένα δείχνουν ισχυρή απόδοση ή βελτίωση. Αυτό δημιουργεί έναν τόνο συνεργασίας. Στη συνέχεια, δηλώστε με σαφήνεια τον σκοπό της συζήτησης: πρόκειται για ανάπτυξη και εξέλιξη, όχι για κρίση.

Εποικοδομητική ανατροφοδότηση σημαίνει να είστε αντικειμενικοί και να εστιάζετε στη συμπεριφορά και όχι στην προσωπικότητα. Αντί να λέτε "Πάντα χάνετε τις προθεσμίες", δοκιμάστε να πείτε "Οι αναφορές δείχνουν ότι οι εργασίες έχουν καθυστερήσει συστηματικά αυτό το τρίμηνο".

Σκεφτείτε μια προσέγγιση "Γιατί, τι, πώς":

1. Γιατί είναι σημαντικά αυτά τα δεδομένα; (Συνδέστε τα με τους στόχους της ομάδας, τον αντίκτυπο στον πελάτη κ.λπ.)
2. Τι αποκαλύπτουν συγκεκριμένα τα δεδομένα; (Παρουσιάστε τις μετρήσεις και τις παρατηρούμενες τάσεις.)
3. Πώς μπορούμε να βελτιώσουμε ή να αξιοποιήσουμε αυτή τη γνώση για να προχωρήσουμε μπροστά; (Αυτό ανοίγει το δρόμο για τη συνεργατική επίλυση προβλημάτων).

Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι αμφίδρομη. Όταν δώσετε την αξιολόγησή σας, δώστε στον εργαζόμενο το λόγο να εξηγήσει την άποψή του για την κατάσταση. Μπορείτε να τον προτρέψετε με ανοιχτές ερωτήσεις, όπως "Ποιες είναι οι σκέψεις σας για τα αποτελέσματά σας;" ή "Τι πιστεύετε ότι μπορεί να συνέβαλε σε αυτή την πτώση της απόδοσης;". Θα ενθαρρύνουν τον εργαζόμενο να προβληματιστεί σχετικά με την εργασία του και να μοιραστεί τα προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίζει. Συχνά, θα έχουν πολύτιμο πλαίσιο που μπορεί να μην γνωρίζετε, ή ακόμη και να προτείνουν οι ίδιοι λύσεις. Ακούστε ενεργά και κρατήστε σημειώσεις για τις ιδέες τους.

Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι μόνο το πρώτο βήμα στην πορεία προς τη βελτίωση. Το επόμενο είναι η ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα στόχων SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) ή οποιοδήποτε άλλο σύστημα, αλλά οι στόχοι που θέτετε θα πρέπει να είναι μετρήσιμοι, σαφείς και εφικτοί. Το "Βελτιώστε την παραγωγικότητά σας" ακούγεται αόριστο και εγείρει ερωτήματα όπως "Τι θεωρείται βελτίωση;", "Τι κάνω για να βελτιωθώ;", "Πότε αναμένεται να παρουσιάσω τα αποτελέσματα;" κ.λπ. Αν όμως εσείς και ο εργαζόμενος συμφωνήσετε στο "Θα επιδιώξω να μειώσω τον μέσο χρόνο ολοκλήρωσης των εργασιών μου κατά 15% μέσα στον επόμενο μήνα χρησιμοποιώντας το νέο εργαλείο διαχείρισης έργων", ο εργαζόμενος θα ξέρει ακριβώς τι πρέπει να επιδιώξει. Προσδιορίστε τυχόν πόρους, εκπαίδευση ή υποστήριξη που μπορεί να χρειαστεί από εσάς ή τον οργανισμό για την επίτευξη αυτών των στόχων. Με μια τέτοια συνεργατική προσέγγιση, ο εργαζόμενος θα σας δει ως υποστηρικτικό συνεργάτη και όχι ως αυστηρό προϊστάμενο, γεγονός που μπορεί να τονώσει ακόμη και το ηθικό του!

Η ανατροφοδότηση είναι μια συνεχής διαδικασία, όχι ένα εφάπαξ γεγονός. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο παρακολούθησης των εργαζομένων για να παρακολουθείτε την πρόοδο του ατόμου και, μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, προγραμματίστε συζητήσεις παρακολούθησης για να ελέγξετε την πρόοδο και να επανεξετάσετε τα δεδομένα παρακολούθησης. Το να βλέπετε βελτιώσεις είναι ένα απίστευτο κίνητρο για τους εργαζόμενους! Αλλά αν η πρόοδος είναι ελάχιστη ή πολύ αργή, είναι ένα σημάδι για να προσαρμόσετε και να βελτιώσετε το σχέδιο δράσης.

Η οικοδόμηση εποικοδομητικής ανατροφοδότησης με βάση τα δεδομένα παρακολούθησης όχι μόνο εμπλουτίζει τις ατομικές αξιολογήσεις απόδοσης με αντικειμενικές πληροφορίες και διευκολύνει το έργο του διευθυντή. Βοηθά επίσης στη δημιουργία μιας διαφανούς και ισχυρής κουλτούρας προσανατολισμένης στην ανάπτυξη. Η ανατροφοδότηση που βασίζεται σε αντικειμενικές πληροφορίες κάνει τους εργαζόμενους να αναλαμβάνουν την ευθύνη για την εργασία και την ανάπτυξή τους. Απομακρύνεται από τις υποκειμενικές κριτικές και μετακινείται προς μια κοινή κατανόηση των επιδόσεων και των δυνατοτήτων.