Προβλήματα του σύγχρονου εργαζόμενου γραφείου

Ο σύγχρονος χώρος εργασίας έχει αλλάξει δραματικά πρόσφατα και οι εργαζόμενοι σε γραφεία πρέπει να προσαρμοστούν στις νέες προκλήσεις. Στο παρελθόν, οι περισσότεροι εργαζόμενοι απασχολούνταν σε παραδοσιακούς ρόλους, όπως γραμματείς, δακτυλογράφοι και υπάλληλοι.

Ωστόσο, με την πρόοδο της τεχνολογίας, πολλές θέσεις εργασίας είτε αυτοματοποιήθηκαν είτε ανατέθηκαν σε εξωτερικούς συνεργάτες. Ως αποτέλεσμα, οι εργαζόμενοι πρέπει πλέον να είναι ειδικευμένοι σε διάφορες εργασίες, από τη χρήση υπολογιστών και λογισμικού έως τη διαχείριση ερωτημάτων πελατών.

Η εργασία σε ένα γραφείο μπορεί να είναι ιδιαίτερα αγχωτική. Εκτός από την πίεση της τήρησης των προθεσμιών και της εντυπωσιασμού των πελατών, οι εργαζόμενοι έχουν επίσης να αντιμετωπίσουν την ανάρμοστη συμπεριφορά των συναδέλφων τους, τις πολλές ώρες εργασίας και την έλλειψη αυτονομίας. Ως αποτέλεσμα, δεν είναι περίεργο που τόσοι πολλοί εργαζόμενοι σε γραφεία είναι δυστυχισμένοι.

Ο πιο προφανής σκοπός αυτού του είδους λογισμικού είναι η παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Πόσο χρόνο αφιερώνουν στο έργο και πόσο - σε αστεία βίντεο με γάτες στο Youtube; Συμμετέχουν στη διαδικασία εργασίας ή κάνουν διάλειμμα για καφέ κάθε 10 λεπτά; Γκουγκλάρουν πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία ή φθηνά εισιτήρια για το Λας Βέγκας για το Σαββατοκύριακο; Οι εφαρμογές παρακολούθησης εργαζομένων έχουν σχεδιαστεί για να απαντούν ακριβώς σε τέτοιου είδους ερωτήσεις.

Οι σημερινοί εργαζόμενοι σε γραφεία αντιμετωπίζουν μοναδικές προκλήσεις που επηρεάζουν την υγεία και την ευημερία τους. Κατανοώντας ορισμένα από τα πιο συνηθισμένα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι, μπορούν να λάβουν μέτρα για την αντιμετώπισή τους.

Ο σύγχρονος εργαζόμενος στο γραφείο αντιμετωπίζει ένα μοναδικό σύνολο προκλήσεων. Σε μια εποχή συνεχών τεχνολογικών αλλαγών, οι εργαζόμενοι πρέπει να προσαρμόζονται συνεχώς σε νέα εργαλεία και μεθόδους. Ταυτόχρονα, ασκείται μεγάλη πίεση στους εργαζόμενους να είναι παραγωγικοί και αποδοτικοί στην εργασία τους.

Σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη, με παραδείγματα, τα επτά πιο συνηθισμένα προβλήματα που αντιμετωπίζουν σήμερα οι εργαζόμενοι σε γραφεία είναι τα εξής:

Με τις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις του εργασιακού χώρου, είναι εύκολο να αφήσετε τη δουλειά να καταναλώσει το χρόνο και την ενέργειά σας. Αυτό μπορεί να προκαλέσει εξουθένωση, κατάθλιψη και άγχος. Μπορούν επίσης να ακολουθήσουν προβλήματα σωματικής υγείας.

Το να αφιερώνετε χρόνο στον εαυτό σας εκτός εργασίας είναι απαραίτητο για να αποφύγετε αυτά τα ζητήματα. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να διαθέτετε κάθε μέρα χρόνο για δραστηριότητες που σας ευχαριστούν, όπως το διάβασμα, οι βόλτες ή ακόμη και το να περνάτε τον πολύτιμο χρόνο σας με τους φίλους και την οικογένειά σας.

Η Tracy είχε να πει ότι διατηρεί μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής: "Φροντίζω να αφιερώνω τουλάχιστον 30 λεπτά για μεσημεριανό γεύμα κάθε μέρα, ακόμη και αν πρέπει να τρώω στο γραφείο μου. Προσπαθώ επίσης να σηκώνομαι και να περπατάω κάθε μία ώρα για να διατηρώ την ενέργειά μου. Στο τέλος της ημέρας, φροντίζω να αποσυνδέομαι από τη δουλειά, ώστε να περνάω χρόνο με την οικογένεια και τους φίλους μου".

Η αφυδάτωση αποτελεί σοβαρή ανησυχία για τους εργαζόμενους. Το να κάθεστε όλη μέρα σε ένα γραφείο καθιστά εύκολη την αφυδάτωση χωρίς καν να το καταλάβετε. Η αφυδάτωση μπορεί να προκαλέσει κόπωση, πονοκεφάλους και δυσκολία συγκέντρωσης. Οι καμπίνες και οι στενόχωροι χώροι εργασίας καθιστούν δύσκολη την ενυδάτωση, ενώ το συνεχές κοίταγμα στις οθόνες των υπολογιστών μπορεί να προκαλέσει σοβαρή καταπόνηση των ματιών.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα απλά μέτρα που μπορούν να λάβουν οι εργαζόμενοι στα γραφεία για να μειώσουν αυτούς τους κινδύνους. Η διατήρηση ενός μπουκαλιού νερού σε κοντινή απόσταση θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε ενυδατωμένοι καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, και η πραγματοποίηση τακτικών διαλειμμάτων για να κοιτάτε κάτι άλλο εκτός από την οθόνη θα βοηθήσει στη μείωση της καταπόνησης των ματιών.

Η Makayla είναι μια σύγχρονη υπάλληλος γραφείου που περνάει τις μέρες της καθισμένη σε ένα γραφείο μπροστά από έναν υπολογιστή. "Συχνά βρίσκω τον εαυτό μου να παλεύει με την αφυδάτωση και την καταπόνηση των ματιών. Συνήθως είμαι τόσο συγκεντρωμένη στη δουλειά μου που ξεχνάω να πίνω αρκετό νερό- μέχρι το τέλος της ημέρας, τα μάτια μου είναι ξηρά και ερεθισμένα. Έχω δοκιμάσει μερικές διαφορετικές λύσεις, αλλά τίποτα δεν βοήθησε μέχρι που ανακάλυψα γυαλιά που φιλτράρουν το μπλε φως. Τώρα φροντίζω να πίνω άφθονο νερό καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας και τα μάτια μου δεν αισθάνονται σχεδόν τόσο καταπονημένα στο τέλος της ημέρας."

Στην εποχή του διαδικτύου, έχουμε πρόσβαση σε περισσότερες πληροφορίες από ποτέ. Ωστόσο, αυτός ο συνεχής καταιγισμός δεδομένων μπορεί να μας καταβάλει και να οδηγήσει σε μείωση της παραγωγικότητας.

Είναι σημαντικό να αναπτυχθούν αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης πληροφοριών για την καταπολέμηση αυτού του προβλήματος. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι η δημιουργία ενός συστήματος ταξινόμησης και κατηγοριοποίησης των πληροφοριών. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίζετε τα δεδομένα που χρειάζεστε όταν τα χρειάζεστε γρήγορα.

Μια άλλη αποτελεσματική στρατηγική είναι να ορίζετε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας για τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων πηγών πληροφοριών. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τους περισπασμούς και θα σας επιτρέψει να επικεντρωθείτε σε άλλες εργασίες.

Ο Imran είναι διαχειριστής έργων και εργάζεται σε ένα γραφείο με άλλους 50 υπαλλήλους. Η εταιρεία του μόλις άρχισε να εφαρμόζει νέο λογισμικό που θα συμβάλει στον εξορθολογισμό της ροής εργασιών της και στη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων. Ωστόσο, η μετάβαση ήταν δύσκολη και ο Imran αισθάνεται συχνά συγκλονισμένος από τον όγκο των πληροφοριών που πρέπει να επεξεργάζεται καθημερινά. Επιπλέον, πρέπει συχνά να απαντά σε ερωτήσεις των συναδέλφων του σχετικά με τον τρόπο χρήσης του νέου συστήματος, γεγονός που μπορεί να είναι χρονοβόρο και απογοητευτικό. Ως αποτέλεσμα, ο Imran διαπίστωσε ότι η ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής του έχει υποφέρει και τις περισσότερες φορές αισθάνεται ότι πνίγεται σε μια θάλασσα δεδομένων.

Το σύγχρονο γραφείο μπορεί να γίνει εστία συγκρούσεων. Με τους εργαζόμενους να περνούν πολλές ώρες σε στενούς χώρους, δεν είναι περίεργο που τα πνεύματα μπορεί μερικές φορές να φουντώνουν. Ωστόσο, μπορούν να εξεταστούν μερικά βήματα που θα βοηθήσουν στην πρόληψη και την επίλυση των συγκρούσεων στο χώρο εργασίας. Πρώτον, είναι σημαντικό να ενθαρρύνετε την ανοιχτή επικοινωνία. Εάν οι συνάδελφοι αισθάνονται ότι μπορούν να εκφράσουν ανοιχτά τις ανησυχίες τους, είναι λιγότερο πιθανό να κλείσουν τα συναισθήματά τους σε μπουκάλια και να τα αφήσουν να ξεσπάσουν.

Δεύτερον, τσεκάρετε την εργασία για να γνωρίσετε τους συναδέλφους σας. Όσο περισσότερο καταλαβαίνετε το υπόβαθρο και τα κίνητρα κάποιου, τόσο πιο εύκολο θα είναι να βρείτε κοινό έδαφος και να αποφύγετε τις παρεξηγήσεις. Τέλος, μην αναβάλλετε την αναζήτηση επαγγελματικής βοήθειας αν η κατάσταση γίνει πολύ έντονη.

Ο Τόνι, δικηγόρος επιχειρήσεων, το έχει βιώσει αυτό από πρώτο χέρι. "Είχα αρκετές μεγάλες διαφωνίες με συναδέλφους", λέει. "Αλλά έχω επίσης μάθει ότι είναι σημαντικό να κρατάμε τα πράγματα σε μια προοπτική". Ενώ οι περιστασιακές διαφωνίες είναι αναπόφευκτες, ο Τόνι έχει διαπιστώσει ότι διατηρώντας μια θετική στάση και επικοινωνώντας αποτελεσματικά μπορεί συνήθως να επιλύσει τα όποια ζητήματα πριν αυτά κλιμακωθούν σε πλήρη σύγκρουση.

Οι συνεχείς περισπασμοί από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και άλλες διαδικτυακές πλατφόρμες καθιστούν δύσκολο να παραμείνετε παραγωγικοί καθ' όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Έχει γίνει, σε κάποιο βαθμό, δύσκολο για τους εργαζόμενους να παραμείνουν συγκεντρωμένοι και προσηλωμένοι στα καθήκοντά τους.

Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων, όπως το CleverControl, μπορεί να βοηθήσει στη μείωση αυτών των περισπασμών, παρακολουθώντας τη δραστηριότητα των εργαζομένων και εντοπίζοντας πρότυπα συμπεριφοράς. Εντοπίζοντας ποιοι εργαζόμενοι ξοδεύουν τον περισσότερο χρόνο σε μη εργασιακές δραστηριότητες, όπως το προσωπικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, οι διευθυντές μπορούν να λάβουν μέτρα για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η απλή ύπαρξη λογισμικού μπορεί να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να αυτορυθμίσουν τη συμπεριφορά τους.

Στην εργασία της ως διευθύντρια γραφείου, η Σαμάνθα βλέπει από πρώτο χέρι τον αρνητικό αντίκτυπο που μπορεί να έχει στην παραγωγικότητα η απόσπαση της προσοχής και η έλλειψη αυτοελέγχου. "Στη σημερινή πραγματικότητα, βομβαρδιζόμαστε συνεχώς με ειδοποιήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενημερώσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης", λέει. "Είναι εξαιρετικά εύκολο να αναλωθούμε στη συνεχή ροή πληροφοριών και να χάσουμε τη συγκέντρωσή μας σε αυτό που πρέπει να κάνουμε".

Ο σύγχρονος εργαζόμενος στο γραφείο δεν είναι άγνωστος στην αναβλητικότητα. Με τόσους πολλούς περισπασμούς και πειρασμούς διαθέσιμους στα χέρια μας, είναι εύκολο να καταλάβουμε πώς μερικές φορές βρίσκουμε πολύ δύσκολο να συγκεντρωθούμε στην εργασία.

Στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον, η αναβλητικότητα είναι ένα πρόβλημα που η Rachel, σύμβουλος επιχειρήσεων, βλέπει πολύ συχνά. "Συνεργάζομαι με πολλούς καλούς πελάτες που είναι πολύ επιτυχημένοι στον τομέα τους, αλλά έχουν την τάση να χρονοτριβούν όταν σκέφτονται να κάνουν ορισμένες εργασίες", λέει. "Για παράδειγμα, αναβάλλουν τη σύνταξη εκθέσεων ή προτάσεων μέχρι την τελευταία στιγμή".

Στην ψυχολογία, η κατάσταση ψυχικής, σωματικής και συναισθηματικής εξάντλησης ονομάζεται επαγγελματική εξουθένωση. Η πιο συχνή αιτία είναι το υπερβολικό και μακροχρόνιο στρες. Εμφανίζεται όταν ένα άτομο αισθάνεται κάπως καταβεβλημένο, απελπισμένο και ανίκανο να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις της δουλειάς του ή του τρόπου ζωής του. Η επαγγελματική εξουθένωση μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική μείωση της παραγωγικότητας, αύξηση των απουσιών και μείωση της ικανοποίησης από την εργασία.

Ο Steve είναι προγραμματιστής λογισμικού που έχει δει από πρώτο χέρι τις επιπτώσεις της επαγγελματικής εξουθένωσης στον σύγχρονο εργαζόμενο γραφείου. "Δούλευα σε ένα ευρύχωρο γραφείο όπου η κουλτούρα ήταν απλώς "δουλειά, δουλειά, δουλειά"", λέει. "Οι άνθρωποι αναμενόταν να κάνουν πολλές ώρες εργασίας και ελάχιστο χρόνο διακοπής. Ως αποτέλεσμα, οι άνθρωποι ήταν συνεχώς αγχωμένοι και ανησυχούσαν για την απόδοση της δουλειάς τους". Αυτό οδήγησε σε διάφορα προβλήματα, όπως υψηλές απουσίες, κύκλο εργασιών των εργαζομένων και προβλήματα παραγωγικότητας.

Οι εργαζόμενοι σε γραφεία αγωνίζονται όλο και περισσότερο με τις αρνητικές επιπτώσεις της εργασίας σε ένα γραφείο. Υπάρχουν άφθονες λύσεις για το πρόβλημα αυτό, αλλά θα απαιτηθεί συντονισμένη προσπάθεια από εργοδότες και εργαζόμενους για τη βελτίωση των πραγμάτων.

Παρακολούθηση εργαζομένων μπορεί να χρησιμεύσει ως αποτελεσματικός τρόπος αντιμετώπισης των περισσότερων από τα προαναφερθέντα προβλήματα. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων με πολλαπλές δυνατότητες μπορεί να εμποδίσει την πρόσβαση σε ιστοσελίδες που αποσπούν την προσοχή, να ανιχνεύσει τους τεμπέληδες ή ακόμη και εκείνους που βρίσκονται στα πρόθυρα της εξουθένωσης και να συμβάλει στη δημιουργία ενός πιο υγιούς χώρου εργασίας.