Πώς να βελτιστοποιήσετε τις ροές εργασίας χρησιμοποιώντας το CleverControl

Η βελτιστοποίηση των ροών εργασίας είναι ένας από αυτούς τους στόχους που ακούγονται προφανείς - μέχρι να προσπαθήσετε να το κάνετε σε μια πραγματική επιχείρηση.

Στα χαρτιά, η ροή εργασίας είναι κομψή: οι εργασίες έρχονται, οι άνθρωποι εργάζονται, τα παραδοτέα αποστέλλονται. Στην πραγματικότητα, η μέρα είναι γεμάτη με εναλλαγή πλαισίου, υπερφόρτωση εργαλείων, κρυφές καθυστερήσεις, γρήγορες διακοπές που μετατρέπονται σε 30 λεπτά και άνισα φόρτα εργασίας που ωθούν σιωπηλά τους καλύτερους ανθρώπους σας στην επαγγελματική εξουθένωση.

Τα καλά νέα είναι ότι δεν χρειάζεστε άλλη συνάντηση για να το διορθώσετε αυτό. Χρειάζεστε μια εικόνα για το πώς ακριβώς λειτουργεί η εργασία. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε τη διαδικασία, τα εργαλεία και τις προσδοκίες με σιγουριά.

Το CleverControl είναι ένα εργαλείο που μπορεί να σας παρέχει αυτήν την ορατότητα. Σας επιτρέπει να βλέπετε χρονικά μοτίβα, να εντοπίζετε σημεία συμφόρησης, να μειώνετε τις περισπασμούς και να προστατεύετε τους εταιρικούς πόρους χωρίς να βασίζεστε σε εικασίες ή ένστικτο.

Οι περισσότερες βελτιώσεις στη ροή εργασίας αποτυγχάνουν επειδή βασίζονται σε υποθέσεις:

• Η ομάδα αφιερώνει πολύ χρόνο σε email.
• Χρειαζόμαστε ένα νέο εργαλείο.
• Οι άνθρωποι είναι αποσπασμένοι.
• Το πρόβλημα είναι η αργή εκτέλεση.

Μερικές φορές αυτά είναι αλήθεια. Συχνά δεν είναι.

Το CleverControl σάς βοηθά να ξεκινήσετε από το σωστό σημείο: να δημιουργήσετε μια βάση για τον χρόνο εργασίας και τα πρότυπα δραστηριότητας σε διάφορους ρόλους, ομάδες ή τοποθεσίες.

Αν διαχειρίζεστε ομάδες SEO, περιεχομένου ή ανάπτυξης, η ροή εργασίας σπάνια είναι γραμμική. Οι άνθρωποι μπορεί να κάνουν εις βάθος εργασία ή να συνεργάζονται μακριά από τους υπολογιστές τους ή να κάνουν έρευνα σε απρόβλεπτα παράθυρα.

Με την παρακολούθηση του χρόνου εργασίας, μπορείτε να δείτε πότε ξεκινούν και τελειώνουν οι εργάσιμες ημέρες, για πόσο καιρό είναι ενεργοί οι εργαζόμενοι και πόσο χρόνο αφιερώνουν οι εργαζόμενοι σε αδράνεια πέρα ​​από ένα επιτρεπόμενο όριο. Αυτό διευκολύνει τον εντοπισμό:

• ομάδες που ξεκινούν σταθερά αργά ή ολοκληρώνονται νωρίς (πρόβλημα διαδικασίας ή πειθαρχίας),
• ομάδες που εργάζονται συνεχώς αργά (πρόβλημα χωρητικότητας),
• και άτομα που δεν κάνουν καθόλου διαλείμματα (κίνδυνος επαγγελματικής εξουθένωσης).

Αυτό είναι ένα πλεονέκτημα ηγεσίας: δεν παρακολουθείτε μόνο και μόνο για την παρακολούθηση. Συλλέγετε σήματα που σας βοηθούν να βελτιστοποιήσετε το φόρτο εργασίας και να προστατεύσετε την απόδοση.

Τα στελέχη και οι διευθυντές δεν έχουν χρόνο να διαβάζουν αρχεία καταγραφής. Οι πίνακες ελέγχου απομακρυσμένης πρόσβασης και στατιστικών του CleverControl συνοψίζουν τα μοτίβα - ενεργός/ανενεργός χρόνος ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα ή προσαρμοσμένη περίοδο, καθώς και τις τάσεις με την πάροδο του χρόνου.

Για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, αυτό είναι το κλειδί: μπορείτε να αξιολογήσετε τις αλλαγές (νέες Τυπικές Διαδικασίες Λειτουργίας, νέα εργαλεία, ενημερώσεις πολιτικής) σε σχέση με αυτά που λένε τα δεδομένα ότι πραγματικά συνέβησαν.

Σε πολλές ομάδες, οι ροές εργασίας υποβαθμίζονται επειδή η στοίβα εργαλείων και η διαδικασία δεν είναι συγχρονισμένες. Οι χρήστες εργάζονται παρά τις αργές εγκρίσεις, εναλλάσσονται μεταξύ εφαρμογών ή χρησιμοποιούν σκιώδη εργαλεία επειδή τα επίσημα δεν λειτουργούν.

Το CleverControl δείχνει ποιες εφαρμογές χρησιμοποιούνται και για πόσο χρόνο εκτελούνται κατά τη διάρκεια του εργάσιμου χρόνου. Αυτό σας βοηθά να επαληθεύσετε εάν ο χρόνος αφιερώνεται εκεί που νομίζετε - για παράδειγμα:

• Η ομάδα περιεχομένου σας αφιερώνει πραγματικά χρόνο στο CMS και τη σουίτα SEO ή κολλάει σε συνομιλίες και υπολογιστικά φύλλα;
• Η προσέγγιση πελατών γίνεται στο CRM - ή σε προσωπικές καρτέλες email;
• Χρησιμοποιεί η ομάδα το λογισμικό για το οποίο πληρώνετε;

Αυτό αποτελεί επίσης μοχλό κόστους. Αν προσπαθείτε να βελτιστοποιήσετε τις ροές εργασίας και τους προϋπολογισμούς, τα αχρησιμοποίητα εργαλεία έχουν διπλό πλήγμα: εξαντλούν χρήματα και προσθέτουν πολυπλοκότητα. Η αναφορά δραστηριότητας εφαρμογών μπορεί να επισημάνει λογισμικό που ενδέχεται να μπορείτε να ενοποιήσετε ή να αποσύρετε.

Οι SEO και οι marketers ζουν στο πρόγραμμα περιήγησης. Επομένως, ο χρόνος που περνάτε σε ιστότοπους δεν είναι αυτόματα κακός.

Η παρακολούθηση χρήσης του διαδικτύου από το CleverControl δείχνει ποιοι ιστότοποι και κατηγορίες χρησιμοποιούνται περισσότερο - και πώς αυτό αλλάζει με την πάροδο του χρόνου. Αυτό μπορεί να σας πει:

• πώς μοιάζουν τα ερευνητικά πρότυπα σε ημέρες υψηλής απόδοσης,
• ποια θέματα αναζητούν οι άνθρωποι (και αν χρειάζεται εκπαίδευση),
• και ποιες κατηγορίες εκτροχιάζουν συνεχώς την εστίαση.

Το αποτέλεσμα είναι η σαφήνεια. Αντί να συζητάτε για το αν η ροή εργασίας είναι προβληματική, μπορείτε να εντοπίσετε πού χάνει χρόνο.

Όταν οι ηγέτες λένε ότι θέλουν να βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασίας, οι ομάδες συχνά ακούν ότι πρόκειται να σας μικροδιαχειριστούμε. Ωστόσο, η παρακολούθηση δεν ισοδυναμεί απαραίτητα με μικροδιαχείριση.

Το CleverControl σάς παρέχει επιλογές για να μετρήσετε και να βελτιώσετε την εστίαση, διατηρώντας παράλληλα την προσέγγισή σας διαφανή και δίκαιη.

Οι πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης και οι εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων μπορούν να κλέψουν εκπληκτικά πολύ χρόνο - αλλά μπορούν επίσης να αποτελέσουν σύμπτωμα. Ο μεγάλος όγκος μηνυμάτων μπορεί να σημαίνει συνεργασία... ή ασαφείς προτεραιότητες, πάρα πολλές ad hoc εγκρίσεις ή άγχος. Το CleverControl παρέχει λεπτομερή αρχεία και υποστηρικτικά στιγμιότυπα οθόνης της δραστηριότητας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και των μηνυμάτων.

Για τους ηγέτες, η καλύτερη χρήση είναι η διάγνωση:

• Διακόπτουν οι άνθρωποι συνεχώς ο ένας τον άλλον επειδή η διαδικασία δεν προστατεύει τον χρόνο εστίασης;
• Υπάρχει έλλειψη τεκμηριωμένων οδηγιών που να επιβάλλουν τα πάντα σε συνομιλία;
• Είναι ασαφείς οι μεταβιβάσεις έργων;

Μόλις μάθετε ποιο είναι, μπορείτε να διορθώσετε την ίδια τη ροή εργασίας.

Το CleverControl μπορεί να αποκλείσει μη παραγωγικούς ιστότοπους ανά κατηγορία, διεύθυνση URL ή λέξη-κλειδί - ή να επιτρέψει μόνο ένα εγκεκριμένο σύνολο.

Αν προσπαθείτε να βελτιστοποιήσετε τις ροές εργασίας, αυτή η πολιτική λειτουργεί καλύτερα ως στοχευμένη:

• Ξεκινήστε με τα πιο προφανή σημεία που σας αφήνουν ελεύθερους (παιχνίδια, ψώνια, ψυχαγωγία ενηλίκων, κ.λπ.).
• Επικοινωνήστε τι μπλοκάρεται και γιατί.
• Μετρήστε τον αντίκτυπο μέσω των τάσεων δραστηριότητας.

Αυτή η προσέγγιση προστατεύει την παραγωγικότητα χωρίς να μετατρέπει την κουλτούρα σας σε μια ιστορία επιτήρησης.

Οι διευθυντές σπάνια έχουν τον χρόνο να αξιολογούν την απόδοση με συνέπεια σε ολόκληρη την ομάδα - ειδικά σε υβριδικά συστήματα. Και η χειροκίνητη αξιολόγηση μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε μεροληψία.

Η βαθμολόγηση τεχνητής νοημοσύνης (AI Scoring) του CleverControl έχει σχεδιαστεί ακριβώς για αυτόν τον πόνο: εξετάζει την εφαρμογή και την online δραστηριότητα, την ταξινομεί ως παραγωγική ή μη παραγωγική και δημιουργεί βαθμολογίες παραγωγικότητας ανά εργαζόμενο σε ένα φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον εργασίας.

Για τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, η αξία είναι η ταχύτητα και η συνέπεια:

• ταχύτερος εντοπισμός ευκαιριών καθοδήγησης,
• πιο αντικειμενικές συζητήσεις,
• και λιγότερο χρόνο στην αναζήτηση αποδείξεων.

Η βαθμολόγηση τεχνητής νοημοσύνης μπορεί επίσης να αποκαλύψει μοτίβα από τα οποία εξαρτάται η βελτιστοποίηση της ροής εργασίας, όπως ρόλους που αφιερώνουν πολύ χρόνο σε εργαλεία χαμηλής μόχλευσης.

Η πραγματική βελτιστοποίηση της ροής εργασίας δεν αφορά την αύξηση της απόδοσης των ανθρώπων. Πρόκειται για τη μείωση των τριβών, ώστε η ίδια ομάδα να μπορεί να προσφέρει πιο βιώσιμα αποτελέσματα.

Το CleverControl σάς βοηθά να εντοπίσετε και τα δύο άκρα του φάσματος:

• Χαμηλή απόδοση (υπερβολικός χρόνος αδράνειας, περιήγηση με πολλές περισπασμούς, χαμηλή παραγωγική χρήση)
• Υπερφόρτωση (συχνές υπερωρίες, εργασία Σαββατοκύριακου, σταθερά μεγάλος ενεργός χρόνος)

Η καταγραφή ωρών εργασίας και η αδράνεια μπορούν να φέρουν στο φως υπαλλήλους που εργάζονται επανειλημμένα αργά ή σπάνια αποχωρούν - κλασικά σημάδια μιας μη βιώσιμης ροής εργασίας ή μη ρεαλιστικών προθεσμιών.

Για τους ηγέτες, αυτό είναι χρυσός. Μπορείτε να αναδιαρθρώσετε τις εργασίες, να προσαρμόσετε τις SLA ή να διορθώσετε μια σπασμένη αλυσίδα έγκρισης προτού χάσετε τους πιο δυνατούς σας εργοδότες.

Οι ηγέτες συχνά θεωρούν την παρακολούθηση ως παραγωγικότητα. Ωστόσο, η ασφάλεια και ο έλεγχος των πόρων αποτελούν επίσης μέρος της απόδοσης της ροής εργασίας. Οι διαρροές δεδομένων, η κακή χρήση εξοπλισμού και τα περιστατικά εμπιστευτικών πληροφοριών δημιουργούν τεράστιο λειτουργικό πλήγμα.

Το CleverControl περιλαμβάνει λειτουργίες που σας βοηθούν να αποτρέψετε αυτά τα προβλήματα νωρίς:

• Η παρακολούθηση εξωτερικών συσκευών αποθήκευσης καταγράφει ποιες συσκευές συνδέονται και πότε - ιδιαίτερα χρήσιμη όταν συνδυάζεται με στιγμιότυπα οθόνης για λόγους συμφραζομένων.
• Η παρακολούθηση εργασιών εκτυπωτή παρέχει ένα αρχείο της δραστηριότητας εκτύπωσης για την αποτροπή της κακής χρήσης και τη μείωση του κινδύνου εκτύπωσης εμπιστευτικού υλικού χωρίς έγκριση.
• Η Αναγνώριση Προσώπου βοηθά στην επιβεβαίωση του ποιος βρίσκεται πραγματικά στον υπολογιστή, βελτιώνοντας την ακεραιότητα της παρουσίας και ενισχύοντας τον έλεγχο πρόσβασης για ευαίσθητες συσκευές.

Ανάλογα με τις πολιτικές και τις ανάγκες συμμόρφωσής σας, το CleverControl περιλαμβάνει επίσης την καταγραφή κλειδιών ως λειτουργία προσανατολισμένη στην έρευνα, για να βοηθήσει στην ανίχνευση προβληματικής δραστηριότητας και πιθανής διαρροής δεδομένων.

Εάν ηγείστε κατανεμημένων ομάδων, οι διακοπές στη ροή εργασίας συμβαίνουν συχνά σε μικρές στιγμές: μια νέα πρόσληψη κολλάει, μια μεταβίβαση γίνεται παρεξηγημένη, ένα εργαλείο δεν έχει ρυθμιστεί σωστά.

Το CleverControl προσφέρει ζωντανή μετάδοση οθόνης και κάμερας web για check-in σε πραγματικό χρόνο (χωρίς να βρίσκεται κυριολεκτικά ο αιωρούμενος πίσω από κάποιον), ενώ η εγγραφή οθόνης/κάμερας web/ήχου κατά την αναθεώρηση αργότερα είναι πιο πρακτική.

Με φειδώ στη χρήση, αυτές οι λειτουργίες μπορούν να μειώσουν τον χρόνο ενσωμάτωσης, να επιταχύνουν την επίλυση προβλημάτων και να μειώσουν τις ανταλλαγές που μειώνουν την ορμή.

Αν το κοινό σας περιλαμβάνει SEO και εργαζόμενους γνώσης, η εμπιστοσύνη έχει σημασία. Οι άνθρωποι θέλουν αυτονομία - και συχνά έχουν καλύτερες επιδόσεις όταν μπορούν να αυτοδιορθώνονται.

Η λειτουργία αυτοπαρακολούθησης του CleverControl επιτρέπει στους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε έναν προσωπικό πίνακα ελέγχου που εμφανίζει τα δεδομένα δραστηριότητάς τους: εφαρμογές που χρησιμοποίησαν, ιστότοπους που επισκέφθηκαν και χρονικά πρότυπα - περιορισμένα στο άτομο για λόγους απορρήτου.

Αυτό μετατρέπει την παρακολούθηση σε έναν καθρέφτη παραγωγικότητας. Στην πράξη, βοηθά τις ομάδες να βελτιστοποιούν τις ροές εργασίας από μέσα προς τα έξω: λιγότεροι περισπασμοί, καλύτερη επίγνωση του χρόνου και λιγότερη ανάγκη για αστυνόμευση από πάνω προς τα κάτω.

Για να διατηρήσετε τις βελτιώσεις σταθερές και συνεχείς, χρησιμοποιήστε αυτόν τον απλό κύκλο:

• Μέτρο: καθορισμός γραμμών βάσης (παρακολούθηση χρόνου + πίνακες ελέγχου δραστηριότητας).

• Διάγνωση: εντοπισμός σημείων συμφόρησης (εφαρμογές + κατηγορίες διαδικτύου + οπτικό πλαίσιο).

• Βελτίωση: προσαρμογή εργαλείων, εκπαίδευσης και πολιτικών (αποκλεισμός όπου είναι απαραίτητο).

• Διατήρηση: χρησιμοποιήστε τη βαθμολόγηση τεχνητής νοημοσύνης και την παρακολούθηση τάσεων για να δείτε εάν οι αλλαγές παραμένουν.

Αν ο στόχος σας είναι η βελτιστοποίηση των ροών εργασίας, το CleverControl σας παρέχει την ορατότητα και τους ελέγχους για να το κάνετε αυτό με δεδομένα, δικαιοσύνη και μετρήσιμα αποτελέσματα. Αντί να βασίζεστε σε υποθέσεις, μπορείτε να δείτε πώς πραγματικά λειτουργεί η εργασία, να διορθώσετε σημεία συμφόρησης και να δημιουργήσετε μια ροή εργασίας που υποστηρίζει τόσο την παραγωγικότητα όσο και την εμπιστοσύνη. Είστε έτοιμοι να δείτε πώς λειτουργεί στην ομάδα σας;

Δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό και δείτε το CleverControl σε δράση