Παρακολούθηση Υπολογιστών Εργαζομένων: 3 Δωρεάν Εργαλεία Για Μικρές Επιχειρήσεις

Η χρήση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων γίνεται όλο και πιο διαδεδομένη και στην Ελλάδα, καθώς η ψηφιοποίηση του εργασιακού περιβάλλοντος προχωρά με γρήγορους ρυθμούς. Η υποχρεωτική ψηφιακή κάρτα εργασίας, που πλέον εφαρμόζεται σε ολοένα περισσότερους κλάδους, αποτελεί χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτής της τάσης — καθώς οι επιχειρήσεις καλούνται να καταγράφουν ψηφιακά το ωράριο των εργαζομένων τους, πολλές στρέφονται και σε εργαλεία που παρέχουν ευρύτερη εικόνα της παραγωγικότητας και της χρήσης των εταιρικών υπολογιστών.

Παρόλο που η παρακολούθηση είναι χρήσιμη για επιχειρήσεις κάθε μεγέθους, οι μικρές επιχειρήσεις συχνά δεν μπορούν να αντεπεξέλθουν στο κόστος και την πολυπλοκότητα εγκατάστασης προηγμένων λύσεων. Τα δωρεάν πακέτα διαφέρουν επίσης σημαντικά μεταξύ τους — ορισμένα καλύπτουν μόνο τα βασικά, ενώ οι πιο χρήσιμες λειτουργίες παραμένουν διαθέσιμες μόνο σε επί πληρωμή πλάνα. Αξίζει λοιπόν να ελέγξετε τι ακριβώς περιλαμβάνει κάθε εργαλείο πριν το επιλέξετε.

Αυτό το άρθρο παρουσιάζει τρία δωρεάν ή προσιτά εργαλεία για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων στον υπολογιστή, κατάλληλα για μικρές επιχειρήσεις.

CleverControl

Στη συνέχεια, το CleverControl αναλύει τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί και παρουσιάζει στατιστικά στοιχεία παραγωγικότητας: χρόνο εργασίας, δυναμική χρήσης εφαρμογών, διαδικτύου και μέσων κοινωνικής δικτύωσης, τους πιο χρησιμοποιούμενους ιστότοπους και εφαρμογές, και πολλά άλλα.

Μπορείτε να λαμβάνετε αναφορές δεδομένων στον διαδικτυακό σας πίνακα ελέγχου, τις οποίες μπορείτε να κατεβάσετε για προβολή εκτός σύνδεσης. Επιπλέον, μπορείτε να προγραμματίσετε ημερήσιες, εβδομαδιαίες ή μηνιαίες αναφορές μέσω email.

Το CleverControl είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις, καθώς αυτή η ενιαία λύση συνδυάζει ολοκληρωμένη παρακολούθηση εργαζομένων, καταγραφή χρόνου και βασικές λειτουργίες προστασίας δεδομένων. Χάρη σε αυτό, οι επιχειρήσεις αποκτούν μια all-in-one λύση παρακολούθησης, μειώνουν το κόστος λογισμικού και μπορούν να διοχετεύσουν πολύτιμους πόρους στην ανάπτυξη και την εξέλιξη.

Η λύση προσφέρει δοκιμαστική περίοδο, προσιτές τιμές που ξεκινούν από 6,20 δολάρια ανά υπολογιστή/μήνα, καθώς και εκπτώσεις.

Πλεονεκτήματα

• Καταγραφή χρόνου εκτός σύνδεσης
• Υποστηρίζει Windows, macOS
• Πολλαπλοί υπολογαριασμοί διαχειριστή με διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων

Μειονεκτήματα

• Δεν υπάρχει ενσωμάτωση με λογισμικό διαχείρισης έργων και προϋπολογισμού

ActivTrak

Το ActivTrak διαθέτει ευέλικτες ρυθμίσεις, οι οποίες σας επιτρέπουν να κατηγοριοποιείτε χειροκίνητα τις δραστηριότητες ως παραγωγικές/μη παραγωγικές, καθώς και να ορίζετε στόχους παραγωγικότητας και ωράρια, ώστε να αποφεύγεται η παρακολούθηση εκτός ωρών εργασίας.

Το ActivTrak είναι δωρεάν για έως τρεις χρήστες· ωστόσο, οι λειτουργίες του περιορίζονται στην παρακολούθηση χρόνου, εφαρμογών και δραστηριότητας ιστοτόπων. Αν θέλετε να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των εργαζομένων και να λαμβάνετε πλήρεις πληροφορίες, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε αρκετά πλάνα που ξεκινούν από 10 δολάρια ανά χρήστη/μήνα.

Πλεονεκτήματα

• Εις βάθος ανάλυση παραγωγικότητας με τεχνητή νοημοσύνη
• Ενσωματώσεις με εφαρμογές τρίτων για επιχειρήσεις και ημερολόγια
• Παρέχει μετρήσιμη απόδοση επένδυσης μέσα σε λίγες εβδομάδες
• Εστίαση στην ιδιωτικότητα των εργαζομένων και την ασφάλεια των δεδομένων που συλλέγονται

Μειονεκτήματα

• Η διεπαφή και τα στατιστικά στοιχεία είναι περίπλοκα και μπερδεύουν πολλούς χρήστες
• Δεν παρέχει αναλυτικές αναφορές των ενεργειών του χρήστη, αφήνοντας περιθώριο στους εργαζομένους να προσποιούνται δραστηριότητα

WorkTime

Το WorkTime είναι λογισμικό παρακολούθησης υπολογιστών εργαζομένων με λειτουργίες καταγραφής χρόνου και παραγωγικότητας. Μπορεί να καταγράφει τις ώρες σύνδεσης και αποσύνδεσης, να παρακολουθεί την παρουσία με ανάλυση σε απομακρυσμένη και εντός γραφείου εργασία, να παρακολουθεί τον ενεργό/ανενεργό χρόνο και τις υπερωρίες, ενώ διαθέτει ακόμη και πίνακα κατάταξης παρουσίας! Αυτές οι λειτουργίες βοηθούν στον εντοπισμό εργαζομένων που συνήθως καθυστερούν ή φεύγουν νωρίς, στην ανίχνευση και αποτροπή απάτης σχετικά με τις υπερωρίες, καθώς και στη διατήρηση της πειθαρχίας στο γραφείο.

Το WorkTime διαθέτει βασικές λειτουργίες παρακολούθησης παραγωγικότητας εργαζομένων. Καταγράφει όλες τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται και τους ιστότοπους που επισκέπτονται οι εργαζόμενοι, τους κατηγοριοποιεί ως παραγωγικούς ή μη παραγωγικούς, και παρέχει μια αναφορά παραγωγικότητας που ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο. Άλλες αναφορές παραθέτουν τα πιο χρησιμοποιούμενα κοινωνικά δίκτυα, τις διευθύνσεις URL, καθώς και τους εργαζομένους που περνούν τον περισσότερο χρόνο online, μαζί με τη διάρκεια χρήσης. Οι αναφορές χρήσης διαδικτύου μπορούν να εμφανίζουν στατιστικά ανά εργαζόμενο, τμήμα ή για ολόκληρη την επιχείρηση.

Η παρακολούθηση του χρόνου που δαπανάται σε διαδικτυακές συναντήσεις είναι μια ενδιαφέρουσα λειτουργία, η οποία δίνει μια εικόνα για το πόσο χρόνο εργασίας καταλαμβάνουν αυτές οι συναντήσεις και πώς επηρεάζουν την παραγωγικότητα. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τις πρακτικές συναντήσεων, καταργώντας τις περιττές κλήσεις και κάνοντας τις απαραίτητες πιο αποτελεσματικές.

Η δωρεάν έκδοση του WorkTime είναι διαθέσιμη για έως τρεις εργαζομένους. Αυτή η έκδοση προσφέρει περιορισμένες αναφορές σχετικά με τη χρήση εφαρμογών και διαδικτύου, αρχεία καταγραφής και συνοπτικές αναφορές δραστηριότητας. Τα δεδομένα αποθηκεύονται για δύο εβδομάδες, και μόνο ένας διαχειριστής έχει πρόσβαση σε αυτά. Περισσότερες λειτουργίες είναι διαθέσιμες στα πλάνα Basic, Premium και Enterprise, τα οποία ξεκινούν από 6,99 δολάρια ανά εργαζόμενο/μήνα.

Πλεονεκτήματα

• Στατιστικά χρόνου, παραγωγικότητας και παρουσίας με πίνακες κατάταξης
• Αποκλεισμός ιστοτόπων
• Εντοπίζει εργαζομένους που περιηγούνται σε ιστότοπους εύρεσης εργασίας
• Βαθμολογία απόσπασης προσοχής

Μειονεκτήματα

• Ο σχεδιασμός της διεπαφής θα μπορούσε να βελτιωθεί

Τελικές Σκέψεις

Η παρακολούθηση της δραστηριότητας των υπολογιστών των εργαζομένων δεν ενισχύει μόνο την παραγωγικότητα, αλλά επιτρέπει επίσης να διαπιστωθεί πού «χάνεται» ο χρόνος εργασίας. Η ανάλυση του τρόπου με τον οποίο το προσωπικό κατανέμει τον χρόνο εργασίας του, η αποκάλυψη περισπασμών και η αναποτελεσματική χρήση πόρων βοηθούν τις μικρές επιχειρήσεις να δημιουργήσουν αποδοτικές διαδικασίες, να πειραματιστούν με ροές εργασίας και να επιλέξουν τα καλύτερα μοτίβα.

Η παρακολούθηση εργαζομένων προσφέρει τη μεγαλύτερη αξία όταν εφαρμόζεται ανοιχτά και με διαφάνεια. Η ομάδα πρέπει να γνωρίζει ποιες πληροφορίες συλλέγονται και για ποιον λόγο. Οι αναφορές παραγωγικότητας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για να στηρίξουν τους εργαζομένους, να αναδείξουν τα αδύναμα σημεία τους και να τους συμβουλέψουν πώς να βελτιωθούν, όχι για να τους τιμωρήσουν. Αυτές οι απλές πρακτικές θα βοηθήσουν στην αποφυγή περιττού άγχους, καθώς και ζητημάτων εμπιστοσύνης και ιδιωτικότητας.