Ο ψηφιακός κόσμος επιφέρει πολλές αλλαγές στη ζωή μας. Δεν έχει νόημα να αρνηθούμε ότι η πρόοδος των πιο σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής ενθαρρύνει την επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων. Όλοι επιδιώκουν να δημιουργήσουν, να αναπτύξουν, να σχεδιάσουν κάτι νέο. Η διαδικτυακή παρακολούθηση εξελίσσεται επίσης συνεχώς. Οι επιχειρηματίες αναζητούν όλο και περισσότερο τρόπους ενίσχυσης της παραγωγικότητας κάθε μέλους του προσωπικού. Ως αποτέλεσμα, έχουν αναπτυχθεί καινοτόμες τεχνολογίες όπως το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων. Το σημερινό άρθρο θα καλύψει τα βασικά μίας από τις λειτουργίες παρακολούθησης εργαζομένων — τη χρήση του διαδικτύου.
Τι Είναι η Διαδικτυακή Παρακολούθηση της Χρήσης του Διαδικτύου από τους Εργαζομένους;
Η διαδικτυακή παρακολούθηση της χρήσης του διαδικτύου από τους εργαζομένους είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και την καταγραφή των δραστηριοτήτων των εργαζομένων κατά τις ώρες εργασίας. Οι κύριοι στόχοι της είναι:
- η διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις πολιτικές της εταιρείας
- η ενίσχυση της παραγωγικότητας
- η προστασία από κινδύνους ασφαλείας
Η προστασία από κινδύνους ασφαλείας περιλαμβάνει την παρακολούθηση των ιστοτόπων που επισκέφθηκαν, του χρόνου που δαπανήθηκε online και της χρήσης εύρους ζώνης.
Σύμφωνα με στοιχεία της Eurostat, οι εργαζόμενοι στην Ελλάδα εργάζονται κατά μέσο όρο σχεδόν 40 ώρες την εβδομάδα — τις περισσότερες ώρες εβδομαδιαίας απασχόλησης σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση. Παρ' όλα αυτά, η παραγωγικότητα της εργασίας στη χώρα παραμένει σημαντικά χαμηλότερη από τον ευρωπαϊκό μέσο όρο, μια αντίφαση που αναδεικνύει τη σημασία του πώς αξιοποιείται ουσιαστικά ο χρόνος εργασίας. Είναι ακριβώς αυτό το χάσμα ανάμεσα σε ώρες απασχόλησης και πραγματική απόδοση που ωθεί όλο και περισσότερες επιχειρήσεις να στραφούν σε λογισμικό παρακολούθησης της χρήσης του διαδικτύου, προκειμένου να κατανοήσουν καλύτερα πώς αξιοποιείται ο εργασιακός χρόνος.
Η παρακολούθηση της χρήσης του διαδικτύου από τους εργαζομένους δικαιολογείται αποκλειστικά στο πλαίσιο των ωρών εργασίας. Και εφόσον οι επιχειρήσεις και το διοικητικό τους προσωπικό δεν παραβιάζουν τα νόμιμα δικαιώματα των εργαζομένων, δεν υπάρχει λόγος να μη χρησιμοποιούν τέτοιες καινοτόμες λύσεις.
Σκοπός της Παρακολούθησης της Χρήσης του Διαδικτύου από τους Εργαζομένους
Υπάρχουν φυσικά πολλοί λόγοι για τους οποίους οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτή τη λειτουργία. Εντοπίσαμε όμως τους πιο σημαντικούς:
- Παραγωγικότητα: αυτή η λειτουργία του λογισμικού βοηθά στον σχεδόν πλήρη περιορισμό δραστηριοτήτων άσχετων με την εργασία στο γραφείο. Όπως αναφέραμε ήδη, οι Έλληνες εργαζόμενοι δουλεύουν περισσότερες ώρες από τον μέσο όρο της ΕΕ, χωρίς αυτό να μεταφράζεται πάντα σε αντίστοιχη παραγωγικότητα. Το λογισμικό παρακολούθησης της χρήσης του διαδικτύου επιτρέπει τον έλεγχο της εργασιακής διαδικασίας και ενισχύει τη συνολική παραγωγικότητα.
- Ασφάλεια: ο έλεγχος της χρήσης του διαδικτύου βοηθά στην προστασία ευαίσθητων δεδομένων της εταιρείας από κυβερνοκλοπή. Επιπλέον, αποκλείει την πρόσβαση σε κακόβουλο λογισμικό και επικίνδυνους ιστοτόπους.
- Βελτιστοποίηση Πόρων: παρακολουθώντας τη χρήση εύρους ζώνης, οι επιχειρήσεις μπορούν να διαχειρίζονται καλύτερα τους πόρους του δικτύου τους. Αυτό, με τη σειρά του, διασφαλίζει ότι οι σημαντικές επιχειρηματικές διαδικασίες λαμβάνουν το απαραίτητο εύρος ζώνης και δεν επιβραδύνονται λόγω περιττής χρήσης.
- Διαχείριση Κινδύνου: αυτή η επιλογή βοηθά στον μετριασμό κινδύνων μέσω του εντοπισμού και της αντιμετώπισης ακατάλληλης ή μη ασφαλούς συμπεριφοράς, όπως η πρόσβαση σε απαγορευμένο περιεχόμενο. Η μη πρόληψη τέτοιας συμπεριφοράς μπορεί να οδηγήσει σε νομικά προβλήματα ή να βλάψει τη φήμη της εταιρείας.
Πώς Λειτουργεί η Παρακολούθηση της Διαδικτυακής Δραστηριότητας των Εργαζομένων;
Πρώτον — εγκατάσταση του πράκτορα (agent): αρχικά, εγκαθίσταται ο πράκτορας στις συσκευές-στόχους — υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές και tablet. Αυτά τα προγράμματα λειτουργούν χωρίς να επιβαρύνουν το σύστημα. Καταγράφουν τη διαδικτυακή δραστηριότητα χωρίς να παρεμβαίνουν στην κανονική χρήση του υπολογιστή. Ο εγκατεστημένος πράκτορας συλλέγει:
- τους ιστοτόπους που επισκέφθηκαν
- τις εφαρμογές που εκτελέστηκαν και τη διάρκεια χρήσης τους
- τα αρχεία που μεταφορτώθηκαν ή τηλεφορτώθηκαν
- τα πλήκτρα που πατήθηκαν και το κείμενο που εμφανίζεται στην οθόνη
- στιγμιότυπα οθόνης
Δεύτερον — συλλογή και αποθήκευση δεδομένων: σε καθορισμένα χρονικά διαστήματα, το λογισμικό στέλνει τα δεδομένα που λαμβάνει στην επιλεγμένη αποθήκευση στο cloud. Οι πληροφορίες που μεταφέρονται από το εργαλείο παρακολούθησης διαδικτυακής δραστηριότητας του εργαζομένου μπορεί να είναι δύο τύπων: ανώνυμες και συνδεδεμένες με συγκεκριμένο άτομο. Αυτά τα δεδομένα κρυπτογραφούνται κατάλληλα και αποθηκεύονται με ασφάλεια. Είναι προσβάσιμα μόνο σε εξουσιοδοτημένους διευθυντές.
Τρίτον — αναφορές και ανάλυση: πολλά προγράμματα παρακολούθησης εργαζομένων προσφέρουν πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο. Αυτοί οι πίνακες εμφανίζουν τις τρέχουσες δραστηριότητες των εργαζομένων — ποιες εφαρμογές ή ιστότοποι χρησιμοποιούνται — καθώς και τα επίπεδα παραγωγικότητας. Οι πίνακες αυτοί δεν είναι ο μόνος τρόπος ανάλυσης των δεδομένων που λαμβάνονται. Τα αναφερόμενα δεδομένα περιλαμβάνουν:
- αρχεία καταγραφής δραστηριότητας
- χρήση εφαρμογών
- κατηγοριοποίηση ιστοτόπων
- λογισμικό παρακολούθησης χρόνου
Υπάρχουν επίσης πρόσθετες λειτουργίες, όπως παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, ειδοποιήσεις και προειδοποιήσεις, αποκλεισμός χρηστών, βελτιστοποίηση παραγωγικότητας. Εν ολίγοις, το λογισμικό παρέχει πρόσβαση στα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την ενίσχυση της παραγωγικότητας των εργαζομένων.
Πώς οι Επιχειρήσεις Παρακολουθούν τη Χρήση του Διαδικτύου από τους Εργαζομένους;
Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές για τον έλεγχο της χρήσης του διαδικτύου. Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων προσφέρει μια τέτοια δυνατότητα. Ως παράδειγμα, θα εξετάσουμε την CleverControl με τα κύρια προϊόντα λογισμικού της. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε όσα προσφέρει αυτός ο κλάδος.
Λογισμικό Απομακρυσμένης Παρακολούθησης
Το λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης χωρίζεται σε δύο διαφορετικές λειτουργίες: απομακρυσμένη παρακολούθηση μέσω ασφαλών web λογαριασμών και ζωντανή παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο. Ας δούμε τα βασικά χαρακτηριστικά.
Η απομακρυσμένη παρακολούθηση μέσω ασφαλών web λογαριασμών προσφέρει τις εξής επιλογές:
- πώς αλλάζει ο χώρος εργασίας σας λεπτό προς λεπτό
- ποιες εργασίες προκύπτουν και αποκτούν προτεραιότητα
- ποιες μοναδικές ιδέες εκφράζονται και συζητούνται
Όσον αφορά τη ζωντανή παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, εννοούμε ότι το διοικητικό προσωπικό έχει πρόσβαση στα εξής, εγκατεστημένα στον υπολογιστή του εργαζομένου:
- εφαρμογές
- ιστότοπους
- αρχεία
- μηνύματα
- email.
Ωστόσο, να έχετε υπόψη ότι κάθε εργαζόμενος έχει το νόμιμο δικαίωμα να γνωρίζει αν παρακολουθείται. Οι νόμοι και οι κανονισμοί σχετικά με αυτή τη χρήση αλλάζουν συνεχώς — γι' αυτό είναι σημαντικό να είστε ενημερωμένοι. Στην περίπτωση της Ελλάδας, ο εργοδότης δεν μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τους όρους απασχόλησης ή την απόδοση των εργαζομένων στηριζόμενος αποκλειστικά σε αποτελέσματα αυτοματοποιημένης επεξεργασίας δεδομένων παρακολούθησης — ένας περιορισμός που θέτει ρητά η ελληνική νομοθεσία.
Τι Άλλο Προσφέρουν η CleverControl και Άλλες Πλατφόρμες:
- στιγμιότυπα οθόνης
- παρακολούθηση αφαιρούμενων συσκευών αποθήκευσης (USB, HDD, SD)
- έλεγχο εκτύπωσης
Κάθε μία από τις παραπάνω λειτουργίες στοχεύει στον περιορισμό της χρήσης του διαδικτύου για δραστηριότητες άσχετες με την εργασία.
Τι άλλο χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για την παρακολούθηση της online δραστηριότητας και της χρήσης του διαδικτύου από τους εργαζομένους; Η παρακολούθηση ήχου και βίντεο περιλαμβάνει καταγραφή ήχου, αναγνώριση προσώπου, στιγμιότυπα και ηχογραφήσεις από μικρόφωνο και κάμερα web. Ο προϊστάμενός σας μπορεί επίσης να παρακολουθεί τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, εφόσον χρησιμοποιούνται για επαγγελματικούς σκοπούς.
Όλες οι δυνατότητες του λογισμικού που αναφέρθηκαν δείχνουν ότι οι επιχειρηματίες προσπαθούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητα όσο το δυνατόν περισσότερο, δεδομένου του χάσματος ανάμεσα στις ώρες εργασίας και την πραγματική απόδοση.
Είναι Νόμιμη η Παρακολούθηση της Διαδικτυακής Δραστηριότητας των Εργαζομένων;
Σίγουρα ναι! Οι νόμοι και οι κανονισμοί εξαρτώνται από τη χώρα στην οποία δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Ας δούμε το νομικό πλαίσιο που ισχύει στην Ελλάδα ως κράτος-μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Στην Ελλάδα, η παρακολούθηση δεδομένων εργαζομένων διέπεται από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) της ΕΕ, σε συνδυασμό με τον εθνικό Νόμο 4624/2019, το άρθρο 27 του οποίου ρυθμίζει ειδικά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο εργασιακών σχέσεων. Σύμφωνα με αυτό το πλαίσιο, ο εργοδότης οφείλει να διαθέτει σαφή και προσβάσιμη εσωτερική πολιτική που περιγράφει τις περιπτώσεις παρακολούθησης, να τηρεί την αρχή της αναλογικότητας σε σχέση με τον επιδιωκόμενο σκοπό, και να ενημερώνει εκ των προτέρων τους εργαζομένους πριν από την εγκατάσταση οποιουδήποτε λογισμικού παρακολούθησης. Την εποπτεία της συμμόρφωσης ασκεί η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ).
Εφόσον οι πληροφορίες λαμβάνονται εντός του νομικού αυτού πλαισίου, μπορούν να παρακολουθούνται, να καταγράφονται και να αναλύονται.
Συχνές Ερωτήσεις
Ποιες Είναι οι Προκλήσεις της Παρακολούθησης της Χρήσης του Διαδικτύου από τους Εργαζομένους;
Οι συνήθεις προκλήσεις είναι:
- ανησυχίες σχετικά με την ιδιωτικότητα
- νομική συμμόρφωση
- το ηθικό των εργαζομένων
- η τεχνική υλοποίηση
- ο υπερβολικός όγκος δεδομένων
- το κόστος
Πώς να Παρακολουθείτε τη Χρήση του Διαδικτύου από τους Εργαζομένους σε Περίπτωση Υβριδικής ή Απομακρυσμένης Εργασίας;
Στην περίπτωση υβριδικής ή απομακρυσμένης εργασίας, είναι δυνατή η χρήση των ίδιων εργαλείων λογισμικού που αναφέραμε παραπάνω, μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης στους υπολογιστές με τη χρήση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων.
Μπορεί ένας Εργοδότης να Παρακολουθεί τη Χρήση WiFi;
Ναι, πολλές εταιρείες παρακολουθούν και καταγράφουν πράγματι την κίνηση που διέρχεται από το δίκτυό τους για νομικούς και λόγους ασφαλείας. Εάν χρησιμοποιείτε το WiFi για προσωπικούς σκοπούς, αυτά τα δεδομένα πιθανότατα θα καταγραφούν. Καθώς αποθηκεύονται για κάποιο διάστημα, μπορούν επίσης να αναλυθούν.
Πώς Μπορώ να Παρακολουθώ το Εύρος Ζώνης του Δικτύου των Εργαζομένων;
Μπορείτε να παρακολουθείτε το εύρος ζώνης του δικτύου των εργαζομένων χρησιμοποιώντας εργαλεία παρακολούθησης δικτύου. Αυτά παρακολουθούν τη χρήση εύρους ζώνης, εντοπίζουν πηγές υψηλής κίνησης και αναλύουν τη ροή δεδομένων στο δίκτυό σας.
Σύνοψη
Ας συνοψίσουμε τα βασικά συμπεράσματα του παραπάνω κειμένου:
- Στις περισσότερες περιπτώσεις, η παρακολούθηση της χρήσης του διαδικτύου είναι νόμιμη. Φυσικά, αυτό εξαρτάται από τους κανονισμούς της κάθε χώρας, ωστόσο είναι δυνατή η χρήση τέτοιου λογισμικού.
- Σε πολλές χώρες, ο εργοδότης οφείλει να ενημερώνει τους εργαζομένους για την εγκατάσταση τέτοιου λογισμικού.
- Υπάρχουν πολλά εργαλεία, λειτουργίες και υπολειτουργίες που βοηθούν τους εργοδότες να ελέγχουν τις δραστηριότητες του προσωπικού τους.
- Η εγκατάσταση ενός πράκτορα στον υπολογιστή-στόχο ή σε άλλη συσκευή και η λήψη των πρώτων καταγραφών απαιτεί μικρό χρονικό διάστημα.
- Ο κύριος στόχος αυτής της παρακολούθησης είναι η μείωση του ποσοστού δραστηριοτήτων άσχετων με την εργασία. Με άλλα λόγια, η παραγωγικότητα των εργαζομένων θα βελτιωθεί σημαντικά.
