Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας στις επιχειρήσεις και συχνά περιέχει μεγάλο όγκο εμπιστευτικών εταιρικών δεδομένων. Καθώς το email εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως στην καθημερινή επιχειρηματική δραστηριότητα, η προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών γίνεται ολοένα και πιο σημαντική. Για τον λόγο αυτό, οι οργανισμοί χρησιμοποιούν τόσο τις ενσωματωμένες δυνατότητες ασφαλείας του Outlook και του Gmail όσο και πρόσθετες λύσεις παρακολούθησης. Σε αυτόν τον οδηγό εξετάζουμε πώς μπορεί να γίνεται η παρακολούθηση εταιρικών email, ποια εργαλεία είναι διαθέσιμα και ποιες νομικές, δεοντολογικές και οργανωτικές παράμετροι πρέπει να λαμβάνονται υπόψη.
Πώς να παρακολουθείτε τα email των εργαζομένων με διαφάνεια
Η διαφάνεια είναι μία από τις σημαντικότερες προϋποθέσεις για την υπεύθυνη παρακολούθηση των εταιρικών email. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν γιατί εφαρμόζεται η παρακολούθηση, ποια δεδομένα συλλέγονται και για ποιον σκοπό χρησιμοποιούνται. Οι σαφείς κανόνες συμβάλλουν στην προστασία της ιδιωτικότητας και ταυτόχρονα επιτρέπουν στην επιχείρηση να αντιμετωπίζει ζητήματα ασφάλειας, συμμόρφωσης και προστασίας πληροφοριών.
Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα επισημαίνει ότι ο εργοδότης μπορεί, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, να ελέγχει τα ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας που παρέχει στους εργαζομένους για την εργασία τους. Ωστόσο, η επεξεργασία πρέπει να είναι απολύτως αναγκαία, αναλογική και να στηρίζεται σε νόμιμο συμφέρον που υπερέχει των δικαιωμάτων του εργαζομένου. Παράλληλα, οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν ενημερωθεί εκ των προτέρων με σαφή και κατανοητό τρόπο για την πολιτική και τις διαδικασίες παρακολούθησης.
Για να δημιουργήσετε μια πιο διαφανή πολιτική παρακολούθησης, μπορείτε να ακολουθήσετε ορισμένες βασικές αρχές:
- δημιουργήστε σαφείς και γραπτές πολιτικές
- προσδιορίστε τη νόμιμη βάση επεξεργασίας και ενημερώστε τους εργαζομένους
- εξηγήστε τον συγκεκριμένο σκοπό της παρακολούθησης
- περιορίστε την παρακολούθηση σε επικοινωνίες και δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία
- χρησιμοποιείτε τα εργαλεία παρακολούθησης υπεύθυνα και αναλογικά
- ενημερώνετε τους εργαζομένους για αλλαγές στην πολιτική
- διασφαλίζετε τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων και εργατικού δικαίου
- επανεξετάζετε τακτικά την αναγκαιότητα και την αποτελεσματικότητα της παρακολούθησης
Πώς να παρακολουθείτε τα εταιρικά email στο Outlook;
Το Outlook και το Microsoft 365 προσφέρουν διάφορες ενσωματωμένες δυνατότητες για τη διαχείριση και τον έλεγχο της εταιρικής αλληλογραφίας. Ανάλογα με το περιβάλλον και την άδεια χρήσης, οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν εργαλεία παρακολούθησης μηνυμάτων, πληροφορίες παράδοσης και αρχεία καταγραφής ελέγχου.
Στο Microsoft Exchange και το Microsoft 365 μπορούν να καταγράφονται συγκεκριμένες ενέργειες που σχετίζονται με γραμματοκιβώτια και εταιρικούς λογαριασμούς. Οι διαθέσιμες πληροφορίες εξαρτώνται από τη διαμόρφωση, την άδεια χρήσης και τα δικαιώματα του διαχειριστή.
Για πιο προηγμένη προστασία ευαίσθητων πληροφοριών, οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν το Microsoft Purview και πολιτικές αποτροπής απώλειας δεδομένων, γνωστές ως Data Loss Prevention ή DLP.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα ενσωματωμένα εργαλεία δεν καλύπτουν όλες τις ανάγκες μιας επιχείρησης. Τότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί πρόσθετο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων, το οποίο μπορεί να παρέχει ευρύτερη εικόνα της δραστηριότητας που σχετίζεται με την εργασία.
Ανάλογα με το προϊόν και τις ρυθμίσεις του, ένα τέτοιο λογισμικό μπορεί να περιλαμβάνει παρακολούθηση εταιρικών email, εφαρμογών, ιστοτόπων, στιγμιότυπων οθόνης και άλλων δραστηριοτήτων σε εταιρικές συσκευές.
Για την προστασία ευαίσθητων δεδομένων, η Microsoft παρέχει επίσης δυνατότητες DLP στο Exchange. Σύμφωνα με την επίσημη ελληνόφωνη τεκμηρίωση του Microsoft Learn, οι πολιτικές αποτροπής απώλειας δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιούν συνθήκες και κανόνες ροής αλληλογραφίας για τον εντοπισμό ευαίσθητων πληροφοριών σε μηνύματα και συνημμένα αρχεία και για την εφαρμογή κατάλληλων ενεργειών προστασίας.
Πώς να παρακολουθείτε εταιρικά email στο Google Workspace (Gmail);
Το G Suite ονομάζεται πλέον Google Workspace και το Gmail παραμένει μία από τις βασικές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της πλατφόρμας. Για τη διαχείριση εταιρικών λογαριασμών είναι προτιμότερο να βασίζεστε στις διοικητικές, ασφαλιστικές και ελεγκτικές λειτουργίες που παρέχει το ίδιο το Google Workspace αντί σε μη επαληθευμένες γενικές στατιστικές.
Κατά τη διαχείριση του Gmail σε έναν οργανισμό προκύπτουν δύο βασικά ερωτήματα:
- ποια ενσωματωμένα εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον έλεγχο της εταιρικής δραστηριότητας email
- πότε μπορεί να χρειαστούν πρόσθετα εργαλεία ασφάλειας ή παρακολούθησης
Το Google Workspace παρέχει κονσόλα διαχειριστή καθώς και εργαλεία αναφορών, ελέγχου και ασφάλειας. Οι δυνατότητες που είναι διαθέσιμες σε κάθε οργανισμό εξαρτώνται από την έκδοση του Google Workspace και τα δικαιώματα που έχουν εκχωρηθεί στους διαχειριστές.
Η Google επισημαίνει επίσης ότι στους επαγγελματικούς ή εκπαιδευτικούς λογαριασμούς ο οργανισμός μπορεί να διαθέτει πρόσθετους μηχανισμούς ελέγχου και διαχείρισης. Η ελληνόφωνη τεκμηρίωση του Gmail για το απόρρητο εξηγεί ότι στους λογαριασμούς εργασίας ή σχολείου ο οργανισμός μπορεί να ελέγχει ορισμένα αρχεία καταγραφής και να εφαρμόζει εταιρικές πολιτικές διαχείρισης δεδομένων.
| Λειτουργία | Περιγραφή |
|---|---|
| Πρόσβαση διαχειριστή | Εξουσιοδοτημένοι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν την κονσόλα Google Workspace για τη διαχείριση εταιρικών λογαριασμών και την πρόσβαση στις διαθέσιμες αναφορές. |
| Ανάλυση δραστηριότητας email | Τα διοικητικά εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν στη διερεύνηση προβλημάτων παράδοσης και στην ανάλυση επιλεγμένων συμβάντων που σχετίζονται με την εταιρική αλληλογραφία. |
| Αρχεία καταγραφής και έλεγχος | Ανάλογα με την έκδοση και τα δικαιώματα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν αρχεία καταγραφής και αναφορές για την εξέταση συγκεκριμένων δραστηριοτήτων στο περιβάλλον Google Workspace. |
Το Google Workspace διαθέτει επίσης το Google Vault για σκοπούς διατήρησης πληροφοριών και eDiscovery. Ανάλογα με την έκδοση και την άδεια χρήσης, το Vault μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διατήρηση, την αναζήτηση και την εξαγωγή δεδομένων από υποστηριζόμενες υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένου του Gmail.
Οι δυνατότητες διατήρησης και eDiscovery μπορεί να είναι χρήσιμες σε εσωτερικούς ελέγχους, έρευνες και περιπτώσεις όπου μια επιχείρηση πρέπει να διατηρεί συγκεκριμένη εταιρική αλληλογραφία για νομικούς ή κανονιστικούς λόγους.
Τα ενσωματωμένα εργαλεία του Google Workspace καλύπτουν πολλές διοικητικές και ασφαλιστικές ανάγκες, αλλά δεν αποτελούν απαραίτητα ολοκληρωμένη λύση για κάθε οργανισμό. Ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί να χρειάζονται πρόσθετα εργαλεία για ανάλυση παραγωγικότητας ή ενοποίηση δεδομένων από διαφορετικά εταιρικά συστήματα.
Δεν υπάρχει μία λύση που να ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις. Η επιλογή των εργαλείων πρέπει να βασίζεται στον συγκεκριμένο σκοπό, στους κινδύνους ασφάλειας, στις νομικές απαιτήσεις και στην ανάγκη προστασίας των δικαιωμάτων των εργαζομένων.
5 λόγοι για την παρακολούθηση της εταιρικής δραστηριότητας email
Η παρακολούθηση εταιρικών email δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται αποκλειστικά ως εργαλείο ελέγχου. Όταν εφαρμόζεται νόμιμα, με διαφάνεια και αναλογικότητα, μπορεί να συμβάλει στην προστασία των δεδομένων, στη βελτίωση της ασφάλειας και στην αποτελεσματικότερη λειτουργία των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Το email είναι ένας από τους βασικότερους διαύλους μετάδοσης ευαίσθητων πληροφοριών. Οικονομικές αναφορές, λίστες πελατών, πληροφορίες προϊόντων και άλλα εμπιστευτικά δεδομένα μπορεί να αποσταλούν κατά λάθος ή σκόπιμα σε μη εξουσιοδοτημένους προσωπικούς ή εξωτερικούς λογαριασμούς. Οι πολιτικές DLP και άλλα εργαλεία ασφάλειας μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό και τον περιορισμό τέτοιων κινδύνων.
Ένας μόνο κακόβουλος σύνδεσμος ή ένα μολυσμένο συνημμένο μπορεί να δημιουργήσει σοβαρό κίνδυνο για έναν οργανισμό. Η Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας έχει προειδοποιήσει για εκστρατείες phishing μέσω παραπλανητικών email που επιχειρούν να εκμεταλλευτούν την αξιοπιστία δημόσιων και ευρωπαϊκών φορέων για να εξαπατήσουν τους παραλήπτες.
Μια επιχείρηση μπορεί να καθορίσει σαφείς κανόνες για την εταιρική επικοινωνία και να διασφαλίζει ότι τα εξερχόμενα μηνύματα είναι συμβατά με τις εσωτερικές πολιτικές και τις σχετικές κανονιστικές απαιτήσεις. Σε ορισμένους κλάδους, τα αρχεία καταγραφής και η αρχειοθέτηση επικοινωνιών μπορεί επίσης να είναι αναγκαία για ελέγχους συμμόρφωσης.
Η ανάλυση της εταιρικής ροής email μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό καθυστερήσεων και προβλημάτων στις διαδικασίες. Παραμένουν τα αιτήματα πελατών χωρίς απάντηση για μεγάλο χρονικό διάστημα; Καθυστερούν οι εσωτερικές ομάδες να ανταποκριθούν σε σημαντικά αιτήματα; Τα διαθέσιμα δεδομένα μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό τέτοιων προβλημάτων και στη βελτίωση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας.
Σε περιπτώσεις εσωτερικών διαφορών, παραβίασης εταιρικών πολιτικών ή άλλων ζητημάτων ανθρώπινου δυναμικού, η εταιρική αλληλογραφία μπορεί να περιέχει σημαντικές πληροφορίες. Η πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα πρέπει, ωστόσο, να είναι νόμιμη, αναγκαία και αναλογική προς τον συγκεκριμένο σκοπό.
Τι πρέπει να γνωρίζετε πριν ξεκινήσετε την παρακολούθηση των email εργαζομένων;
Πριν από την εφαρμογή οποιουδήποτε συστήματος παρακολούθησης, ο εργοδότης πρέπει να εξετάσει προσεκτικά τον σκοπό, τη νομική βάση, την αναγκαιότητα και την αναλογικότητα της επεξεργασίας δεδομένων.
Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα αναφέρει ότι ο εργοδότης μπορεί να ελέγχει ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας που παρέχονται για την εργασία μόνο όταν η σχετική επεξεργασία είναι απολύτως αναγκαία για την εξυπηρέτηση νόμιμου συμφέροντος και τηρείται η αρχή της αναλογικότητας.
Η ίδια Αρχή τονίζει επίσης ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται εκ των προτέρων και με σαφή τρόπο για τη χρήση μεθόδων ελέγχου και παρακολούθησης, τον σκοπό της επεξεργασίας και τις σχετικές διαδικασίες. Ο εργοδότης πρέπει επίσης να διαθέτει εσωτερικούς κανόνες για την ορθή χρήση των συστημάτων πληροφορικής και επικοινωνιών.
Η απλή συγκατάθεση του εργαζομένου δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται αυτόματα ως επαρκής βάση για κάθε μορφή παρακολούθησης. Στις εργασιακές σχέσεις υπάρχει ανισορροπία μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου, επομένως είναι σημαντικό να εξετάζεται ποια νομική βάση είναι πραγματικά κατάλληλη για τον συγκεκριμένο σκοπό και το είδος των δεδομένων.
Η παρακολούθηση πρέπει επίσης να περιορίζεται στα δεδομένα που είναι πραγματικά απαραίτητα. Η εξέταση μεταδεδομένων ή μοτίβων εταιρικής χρήσης δεν είναι το ίδιο με τη συστηματική ανάγνωση του περιεχομένου όλων των μηνυμάτων. Όσο μεγαλύτερη είναι η επέμβαση στην ιδιωτικότητα του εργαζομένου, τόσο αυστηρότερη πρέπει να είναι η αξιολόγηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητας.
Κατά την εφαρμογή συστημάτων παρακολούθησης, εξετάστε επίσης τον αντίκτυπο στην εταιρική κουλτούρα. Περιορίστε τη συλλογή δεδομένων, προστατεύστε την πρόσβαση στις πληροφορίες, ορίστε κατάλληλους χρόνους διατήρησης και επανεξετάζετε τακτικά εάν η παρακολούθηση εξακολουθεί να είναι αναγκαία. Η σαφής επικοινωνία με τους εργαζομένους και η εκπαίδευση των στελεχών σε νομικά και δεοντολογικά ζητήματα μπορούν να συμβάλουν σε ένα πιο διαφανές και υπεύθυνο περιβάλλον εργασίας.
Συμπέρασμα
Η προστασία της εταιρικής ηλεκτρονικής αλληλογραφίας αποτελεί σημαντικό μέρος της σύγχρονης ασφάλειας πληροφοριών. Το Outlook και το Gmail προσφέρουν διάφορες ενσωματωμένες δυνατότητες διαχείρισης και ασφάλειας, ενώ εξειδικευμένες λύσεις όπως το CleverControl μπορούν να παρέχουν πρόσθετη εικόνα για δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία.
Η επιτυχημένη παρακολούθηση απαιτεί σαφή όρια και διαφάνεια: καθορίστε έναν νόμιμο σκοπό, εξετάστε τη νομική βάση, δημιουργήστε σαφείς εσωτερικούς κανόνες και ενημερώστε τους εργαζομένους. Τα δεδομένα πρέπει να χρησιμοποιούνται για την προστασία της επιχείρησης και τη βελτίωση των διαδικασιών και όχι για περιττή ή δυσανάλογη επιτήρηση.
Προστατεύστε καλύτερα την εταιρική σας επικοινωνία. Δοκιμάστε το CleverControl δωρεάν και γνωρίστε τις δυνατότητές του.
