Πώς να παρακολουθείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων - Ένας οδηγός για το Outlook και το Gmail (πρώην G Suite)

Τα ηλεκτρονικά μηνύματα αποτελούν ένα σημαντικό εργαλείο επικοινωνίας και συνεργασίας, το οποίο κατέχει πλήθος εμπιστευτικών δεδομένων της εταιρείας. Μαζί με την επίμονη δημοτικότητα των ηλεκτρονικών μηνυμάτων στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων, έχει αυξηθεί το επείγον ζήτημα της προστασίας των ευαίσθητων δεδομένων. Αυτή η αυξανόμενη ανησυχία συνέβαλε στη δημιουργία λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων με σκοπό την παρακολούθηση της χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε του Outlook είτε του Gmail (πρώην G suite). Αυτός ο οδηγός θα επισκοπήσει πραγματικά δεδομένα σε σχέση με τον τρόπο παρακολούθησης των ηλεκτρονικών μηνυμάτων των εργαζομένων: εργαλεία, νομικά ζητήματα, απόψεις τόσο των εργοδοτών όσο και των εργαζομένων κ.λπ.

Η διαφανής παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων είναι απαραίτητη για την προώθηση ενός φιλικού προς το περιβάλλον, άνετου και αποτελεσματικού επιχειρηματικού περιβάλλοντος. Όταν οι εργαζόμενοι κατανοούν τους λόγους πίσω από τη χρήση του λογισμικού παρακολούθησης, αισθάνονται ότι τους σέβονται, αυτό, με τη σειρά του, δημιουργεί εμπιστοσύνη στο εκτελεστικό προσωπικό. Η στρατηγική αυτή όχι μόνο ενισχύει το ποσοστό ικανοποίησης από την εργασία των εργαζομένων, αλλά συμβάλλει επίσης στην υψηλότερη παραγωγικότητα, την καλύτερη συνεργασία, την ασφάλεια των ευαίσθητων δεδομένων, οδηγώντας σε μια πιο κερδοφόρα επιχείρηση.

Συγκεντρώσαμε ορισμένες συστάσεις για να οικοδομήσετε διαφανείς σχέσεις με την ομάδα σας. Μη διστάσετε να τις χρησιμοποιήσετε προκειμένου να επιτύχετε τους στόχους που έχετε θέσει:

• ανάπτυξη σαφών πολιτικών
• λήψη συγκατάθεσης των εργαζομένων
• εξηγεί το σκοπό της παρακολούθησης
• περιορίστε την παρακολούθηση στις επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία
• να χρησιμοποιείτε υπεύθυνα τα εργαλεία παρακολούθησης
• να ενημερώνουν τακτικά τους υπαλλήλους
• διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις
• παρακολούθηση και επανεξέταση της αποτελεσματικότητας της πολιτικής

Υπάρχουν διάφορες επιλογές που βοηθούν στην παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook. Η πρώτη είναι η χρήση των ενσωματωμένων λειτουργιών του Outlook. Χρησιμοποιήστε την παρακολούθηση μηνυμάτων για να παρακολουθείτε την παράδοση email, τις αποδείξεις ανάγνωσης και την κατάσταση των απεσταλμένων email, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται αρχεία με εισερχόμενα και εξερχόμενα email.

Μαζί με τις εγγραφές εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε το εργαλείο για τον έλεγχο γραμματοκιβωτίου. Η κύρια λειτουργία του είναι η παρακολούθηση ενεργειών όπως η αποστολή, η διαγραφή και η πρόσβαση από άλλους. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Exchange, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο γραμματοκιβωτίου μέσω του Κέντρου διαχείρισης του Exchange.

Ωστόσο, η χρήση του Microsoft 365 Compliance Center έχει σχεδιαστεί για πιο προηγμένη παρακολούθηση. Χαρακτηριστικά όπως οι πολιτικές πρόληψης απώλειας δεδομένων (DLP) βοηθούν στην παρακολούθηση και την αποτροπή της κοινής χρήσης ευαίσθητων πληροφοριών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σε πολλές περιπτώσεις, τα ενσωματωμένα εργαλεία δεν ανταποκρίνονται στα ερωτήματα. Οι εργοδότες αρχίζουν να αναζητούν επιπλέον λογισμικό για την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί. Μια μακρά αναζήτηση πριν, κατάφεραν να βρουν και να εφαρμόσουν εργαλεία τρίτων - λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων που ενσωματώνεται αποτελεσματικά με το Outlook. Αυτό το εργαλείο μπορεί να παρέχει ειδοποιήσεις με λέξεις-κλειδιά, να παρακολουθεί συνημμένα αρχεία και να αναλύει μοτίβα επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων έχει ήδη αποκτήσει μια σταθερή φήμη χάρη στις ποικίλες επιλογές που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας κάθε εργαζομένου. Μεταξύ των διαθέσιμων λειτουργιών, υπάρχουν: παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρακολούθηση εφαρμογών, στιγμιότυπα οθόνης, συνολική δραστηριότητα ιστότοπου κ.λπ.

Οι επιχειρηματίες είναι πρόθυμοι να χρησιμοποιήσουν κάθε διαθέσιμο μέσο για να προστατεύσουν ευαίσθητα δεδομένα και καινοτόμες επιχειρηματικές ιδέες. Ως επί το πλείστον εξετάζουν την εφαρμογή κάθε διαθέσιμης επιλογής, μερικές φορές, χρησιμοποιώντας Ανάπτυξη της Πρόληψης Απώλειας Δεδομένων (DLP) εργαλεία. Αυτά τα εργαλεία παρακολουθούν αυτόματα τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ευαίσθητα δεδομένα, όπως οικονομικές πληροφορίες ή πνευματική ιδιοκτησία, και μπλοκάρουν ή επισημαίνουν τα ακατάλληλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το G Suite είναι πλέον γνωστό ως Google Workplace, και συγκεκριμένα ως Gmail. Έρευνα του WifiTalents παρουσιάζει απίστευτα στατιστικά στοιχεία:

• Το 60% των μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν το Gmail ως κύριο πάροχο email
• Το 70% των επιχειρήσεων χρησιμοποιούν το Gmail ή το G Suite για τις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους

Δεδομένων αυτών των εντυπωσιακών στατιστικών στοιχείων, είναι σημαντικό να εξετάσουμε δύο βασικά ερωτήματα σχετικά με την παρακολούθηση του Gmail:

1. πώς να χρησιμοποιείτε τα ενσωματωμένα εργαλεία για την παρακολούθηση των emails
2. πώς να παρακολουθείτε το email των εργαζομένων g suite με επιπλέον πόρους

Ας τις απαντήσουμε μία προς μία και ας μάθουμε αν μεγιστοποιείτε τις δυνατότητες των ενσωματωμένων εργαλείων του Gmail για την παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορεί να αρχίσετε να θέτετε ερωτήματα όπως ποιες ενσωματωμένες επιλογές είναι χρήσιμες στην περίπτωσή σας. Ας βρούμε την απάντηση. Η ίδια η Google συνιστά τη χρήση της κονσόλας διαχείρισης του χώρου εργασίας Google. Αυτή η κονσόλα αποκτά τις ακόλουθες επιλογές:

Συνεχίζοντας να περνάτε μέσα από τις συστάσεις της Google, ενεργοποιήστε το Gmail Retention και το eDiscovery. Ξεκινήστε με την πρώτη έννοια - Διατήρηση. Χρησιμοποιήστε το Google Vault για τη διατήρηση, αρχειοθέτηση και eDiscovery των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Vault σας επιτρέπει να διατηρείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, ακόμη και μετά τη διαγραφή τους από τους χρήστες, κάτι που είναι απαραίτητο για τη νομική συμμόρφωση και τις εσωτερικές έρευνες.

Μαζί με το Google Vault για διατήρηση, επιτρέψτε στο eDiscovery να αναζητήσει και να εξάγει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια ερευνών ή ελέγχων. Έτσι διασφαλίζεται ότι έχετε πρόσβαση σε όλες τις σχετικές επικοινωνίες.

Ενώ τα εσωτερικά εργαλεία είναι λειτουργικά, το κρίσιμο ερώτημα παραμένει: είναι επαρκή για την ολοκληρωμένη παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δεδομένων των περιορισμών μιας ενιαίας λύσης, τα εξωτερικά εργαλεία προσφέρουν μια εκτεταμένη σειρά χαρακτηριστικών που έχουν σχεδιαστεί για να καλύπτουν διάφορες ανάγκες παρακολούθησης.

Εκτός αυτού, θα παρέχει στην επιχείρησή σας μια πληθώρα λύσεων παρακολούθησης, μεταξύ των οποίων είναι η καταγραφή Webcam, η καταγραφή στιγμιότυπων οθόνης, οι δραστηριότητες των κοινωνικών δικτύων και η αναγνώριση προσώπου. Ένα από τα πιο ελκυστικά χαρακτηριστικά για πολλές επιχειρήσεις είναι η ενσωμάτωση της τεχνητής νοημοσύνης. Θα λάβετε στατιστικά στοιχεία καταγεγραμμένα με AI σχετικά με την παραγωγικότητα των εργαζομένων.

Τελειώνοντας, οι απαντήσεις και στις δύο ερωτήσεις εξακολουθούν να συμβάλλουν στις συζητήσεις, αλλά γίνεται προφανές ότι δεν υπάρχει ενιαία λύση. Χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε επιλογή για να διασφαλίσετε την εταιρεία σας, την αξιοπιστία των εργαζομένων και την παραγωγικότητα.

Η παρακολούθηση των δραστηριοτήτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εγγυάται αυξημένη ασφάλεια και συμμόρφωση με την πολιτική της εταιρείας. Σύμφωνα με τη νομοθεσία των ΗΠΑ, για παράδειγμα, είναι απολύτως νόμιμη η παρακολούθηση της δραστηριότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων, με εξαίρεση ορισμένες πολιτείες. Το Κονέκτικατ, για παράδειγμα, απαιτεί γραπτή επιβεβαίωση του εργαζομένου ότι παρακολουθείται. Οι ιδιωτικές εταιρείες στη Νέα Υόρκη πρέπει να παρέχουν ειδική ειδοποίηση στους εργαζομένους σχετικά με τις πτυχές της παρακολούθησης.

Η παρακολούθηση οδηγεί σε βελτιωμένο επίπεδο ασφάλειας, καθώς μπορεί να εντοπιστεί η διαρροή ευαίσθητων δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να συμβάλει σε σημαντική βελτίωση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας, καθώς παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο δαπανάται ο χρόνος στον χώρο εργασίας. Με την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων, οι διευθυντές μπορούν να εντοπίζουν μοτίβα μη παραγωγικής συμπεριφοράς και να τα αντιμετωπίζουν άμεσα. Αυτό συμβάλλει στη διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι είναι επικεντρωμένοι στα καθήκοντά τους, μειώνοντας τη σπατάλη χρόνου και δίνοντάς τους τη δυνατότητα να εργάζονται πιο αποτελεσματικά. Επιπλέον, τα εργαλεία παρακολούθησης μπορούν να αναδείξουν περιοχές όπου οι ροές εργασίας μπορούν να βελτιστοποιηθούν, οδηγώντας έτσι σε πιο εξορθολογισμένες διαδικασίες και καλύτερη συνολική απόδοση. Ως αποτέλεσμα, ο οργανισμός μπορεί να επιτύχει τους στόχους του πιο γρήγορα και με λιγότερους πόρους.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων συμβάλλει στον μετριασμό των κινδύνων και των απειλών των εγκλημάτων στον κυβερνοχώρο. Καθώς βρίσκεστε σε συνεχή παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των εργαζομένων, καθίσταται μάλλον δύσκολο να διαπράξετε κάποιο αδίκημα. Είναι διαθέσιμα περισσότερα δεδομένα για την πρόληψη των εγκλημάτων.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων παρέχει πολύτιμες πληροφορίες και αναλύσεις που μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει δεδομένων. Συλλέγοντας και αναλύοντας δεδομένα σχετικά με τις δραστηριότητες των εργαζομένων, όπως ο χρόνος που αφιερώνεται σε εργασίες, η χρήση λογισμικού και τα μοτίβα επικοινωνίας, οι επιχειρήσεις μπορούν να αποκτήσουν βαθύτερη κατανόηση της συμπεριφοράς του εργατικού δυναμικού και των τάσεων παραγωγικότητας.

Μαζί με όλα τα παραπάνω οφέλη, δεν θα μπορούσαμε να μην αναφέρουμε και την καλύτερη διαχείριση των πελατών. Όταν οι υπάλληλοί σας παρουσιάζουν υψηλή παραγωγικότητα, η διαχείριση των πελατών ανεβαίνει επίσης. Η καλύτερη διαχείριση των πελατών είναι ο τρόπος για την αύξηση των εσόδων.

Πριν από τη δημιουργία ενός τέτοιου λογισμικού, κάθε εργοδότης θα πρέπει να σκεφτεί σωστά τη νομιμότητα της πρακτικής παρακολούθησης. Κάθε χώρα έχει τους δικούς της κανονισμούς που θεσπίζονται για να διέπουν αυτή τη θέση. Οι σημαντικότερες περιπτώσεις δείχνουν ότι πολλές χώρες επιτρέπουν την εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης, αλλά με μία σημείωση: οι εργαζόμενοι να γνωρίζουν ότι εφαρμόζεται αυτή η πρακτική.

Να θυμάστε να σέβεστε τα δικαιώματα των εργαζομένων στην προστασία της ιδιωτικής ζωής των προσωπικών πληροφοριών. Το εκτελεστικό προσωπικό έχει νόμιμη άδεια να παρακολουθεί μόνο τις πτυχές της ζωής που σχετίζονται με την εργασία. Έτσι, κανείς δεν πρέπει να ξεπερνά τα όρια - αν ένας εργαζόμενος γνωρίζει αυτή την πρακτική, είναι πιο πιθανό να αισθάνεται σεβασμό, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένα κίνητρα και παραγωγικότητα.

Κατά την εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων, λάβετε υπόψη τον αντίκτυπό της στην κουλτούρα του χώρου εργασίας και επιλέξτε εργαλεία που ανταποκρίνονται στις συγκεκριμένες ανάγκες σας, διασφαλίζοντας παράλληλα την ασφάλεια των δεδομένων. Εξισορροπήστε τον έλεγχο με την αυτονομία των εργαζομένων για να υποστηρίξετε την εμπιστοσύνη και το ηθικό. Επανεξετάζετε και επικαιροποιείτε τακτικά τις πρακτικές σας για να παραμένετε συμβατοί και διαφανείς. Η παροχή νομικής και ηθικής κατάρτισης για τη διοίκηση, μαζί με τη σαφή επικοινωνία με τους εργαζομένους, θα συμβάλει στην προώθηση ενός σεβασμού και παραγωγικού εργασιακού περιβάλλοντος.

Οι πληροφορίες που παρέχονται βοηθούν τους εργοδότες να κατανοήσουν πώς να παρακολουθούν αποτελεσματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων. Ποια εργαλεία είτε ενσωματωμένα είτε εξωτερικά, είναι εφαρμόσιμα. Αναφέρουμε επίσης την πτυχή της νομιμότητας λέγοντας ότι σε σημαντικό αριθμό χωρών θα πρέπει να λαμβάνεται γραπτή απόδειξη της γνώσης του εργαζομένου.

Επισημαίνουμε την αξία της πρακτικής παρακολούθησης και για τα δύο μέρη των εργασιακών σχέσεων. Πώς να ενισχύσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων μαζί με την ασφάλεια και την ιδιωτικότητα; Θα πρέπει να δοκιμάσετε το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων βοηθώντας να είστε σε επαφή με όλα τα ευαίσθητα δεδομένα της εταιρείας.