Πώς να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους νόμιμα και αποτελεσματικά

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% μεγαλύτερη αύξηση της κυκλοφορίας. Η αίσθηση του επείγοντος θα συνεχιστεί, καθώς η απειλή των κυβερνοεπιθέσεων (ιδίως των εγκλημάτων κλοπής ταυτότητας) αυξάνεται. Σε μια πρόσφατη έκθεση, αναφέρθηκε ότι οι απειλές εκ των έσω, επίσης, βρίσκονται σε άνοδο. Για την ακρίβεια, 43% των συνολικών παραβιάσεων προέρχονται από τις οντότητες εντός του οργανισμού.

Στη συνέχεια, φυσικά, υπάρχει η έννοια της διαχείρισης των επιδόσεων, η οποία μπορεί να αποτελέσει ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τη βελτίωση της παραγωγικότητας, την προώθηση της ανάπτυξης και την καλλιέργεια μιας κουλτούρας καινοτομίας. Με τόσα πολλά οφέλη από τη χρήση εφαρμογών παρακολούθησης εργαζομένων, είναι κατανοητό γιατί οι επιχειρήσεις τείνουν πλέον να επενδύσουν στην εφαρμογή τους. Ωστόσο, προτού δεσμευτούν για την αγορά, είναι ζωτικής σημασίας οι επιχειρήσεις να αναλύσουν πρώτα το συνολικό τοπίο παρακολούθησης των εργαζομένων.

Ερωτήσεις όπως - Ποιο εργαλείο παρακολούθησης λειτουργεί καλύτερα για το επιχειρηματικό μου μοντέλο; Θα είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για την αύξηση της παραγωγικότητας και της δέσμευσης των εργαζομένων; Πώς να το εγκαταστήσω; Πώς θα επηρεάσουν την επιχείρησή μου οι νομικές πτυχές της χρήσης του; Θα ήταν ηθικό να παρακολουθώ τους υπαλλήλους; Τι γίνεται με την προστασία της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων των εργαζομένων; Θα πρέπει να υπάρχει συγκεκριμένη πολιτική; - πρέπει να απαντηθούν πριν ληφθεί η πραγματική απόφαση για τη χρήση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων.

Για να σας βοηθήσουμε σε αυτό, παραθέτουμε έναν κατάλογο ελέγχου με ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές για το πώς να παρακολουθείτε αποτελεσματικά και νομικά τους υπαλλήλους.

Πριν εγκαταστήσετε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων, ελέγξτε τις πολιτικές συμμόρφωσης της εταιρείας σας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τις πολιτικές προστασίας δεδομένων και απορρήτου, καθώς και τις πιθανές επιπτώσεις για την παραβίαση αυτών των πολιτικών. Μια πολιτική παρακολούθησης εργαζομένων θα μπορούσε, για παράδειγμα, να αναφέρει ότι η επιχείρηση μπορεί να παρακολουθεί τις επικοινωνίες με πελάτες και προμηθευτές ή τις διαδικτυακές δραστηριότητες των υπαλλήλων της. Είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε στην πολιτική σας ότι μπορείτε να παρακολουθείτε τη χρήση των συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία. Η ύπαρξη αυτών των πολιτικών θα συμβάλει στη μείωση πιθανών νομικών ζητημάτων στο μέλλον σχετικά με τη χρήση λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων.

Το νομικό τοπίο μπορεί να είναι δύσκολο. Οι νόμοι περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων διαφέρουν από χώρα σε χώρα. Είναι ζωτικής σημασίας να γνωρίζετε τις νομικές σας υποχρεώσεις και τους τοπικούς κανονισμούς που διέπουν το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων πριν λάβετε την τελική σας απόφαση.

Για παράδειγμα, στην Ευρώπη, ο ΓΚΠΔ ή ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων περιγράφει τις κατευθυντήριες γραμμές συλλογής προσωπικών πληροφοριών που όλες οι εταιρείες εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ) οφείλουν να τηρούν. Στις ΗΠΑ, ο ECPA ή ο νόμος περί απορρήτου ηλεκτρονικών επικοινωνιών (Electronic Communications Privacy Act) παρέχει λίγο μεγαλύτερη ευελιξία, επιτρέποντας στους εργοδότες να παρακολουθούν τις δραστηριότητες σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία. Ταυτόχρονα, όμως, ο νόμος θέτει φραγμό στην εσκεμμένη υποκλοπή προφορικών ή ηλεκτρονικών επικοινωνιών.

Αλλού στον κόσμο, όπως στην Ινδία, είναι λίγο πιο χαλαρά. Δεν υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες που να διέπουν τη χρήση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων. Είναι μια γκρίζα ζώνη προς το παρόν. Σε γενικές γραμμές, όμως, η χρήση τέτοιου λογισμικού επιτρέπεται εφόσον δεν οδηγεί σε παραβίαση της ιδιωτικής ζωής. Και συνιστάται στους εργοδότες να βρίσκουν μια ισορροπία μεταξύ της παρακολούθησης των εργαζομένων και του σεβασμού της ιδιωτικής τους ζωής. (Περισσότερα σχετικά με αυτό στην επόμενη ενότητα)

Έτσι, για να διασφαλίσετε την ομαλή νομική πορεία, είναι σημαντικό να επιλέξετε ένα εργαλείο παρακολούθησης εργαζομένων που συμμορφώνεται με τους νόμους περί προστασίας δεδομένων και ιδιωτικότητας της χώρας ή της περιοχής σας. Συνιστούμε να αναζητήσετε νομικό σύμβουλο ή να συμβουλευτείτε εταιρείες που ειδικεύονται στη νομοθεσία περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων. Θα είναι σε θέση να σας συμβουλεύσουν σχετικά με τη νομιμότητα της χρήσης λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων. Μπορείτε επίσης να το συζητήσετε απευθείας με τον προμηθευτή λογισμικού που έχετε επιλέξει.

Όπως διευκρινίστηκε παραπάνω, είναι σημαντικό να εξασφαλίσετε τη συμβολή των υπαλλήλων σας πριν από την εφαρμογή ενός εργαλείου παρακολούθησης. Εάν οι εργαζόμενοι γνωρίζουν για ένα εργαλείο παρακολούθησης, είναι πιο πιθανό να συμμορφωθούν. Η διαφάνεια του εργαλείου παρακολούθησης θα συμβάλει στη βελτίωση της σχέσης μεταξύ των εργαζομένων και του εργοδότη τους, στη μείωση των εντάσεων και στην αύξηση της παραγωγικότητας. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι είναι πιθανό να είναι πιο πιστοί στην εταιρεία τους, εάν εμπιστεύονται ότι ο εργοδότης τους σέβεται τα δικαιώματά τους και τα προστατεύει.

Η διαφάνεια, η ηθική σας πυξίδα, σίγουρα δεν βλάπτει την επιχείρησή σας. Δείχνει ότι είστε πρόθυμοι να κάνετε ένα άλμα πίστης προς το άγνωστο μέλλον. Αυτό το επίπεδο ειλικρίνειας στην επικοινωνία θα σας επιτρέψει να οικοδομήσετε μακροχρόνιες σχέσεις, εμπιστοσύνη και αφοσίωση - τα οποία μπορούν να συμβάλουν στη βελτίωση της εικόνας του εμπορικού σήματος, στη μείωση της απομάκρυνσης και στην αύξηση της δέσμευσης.

Επιστρέφοντας στην αποτελεσματικότητα του εργαλείου παρακολούθησης των εργαζομένων, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ποια χαρακτηριστικά χρειάζεται πραγματικά η επιχείρησή σας. Περισσότερο από αυτό, θα πρέπει να καταλάβετε πώς να κάνετε το λογισμικό να λειτουργεί αποτελεσματικά. Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στρέφονται στην παρακολούθηση των εργαζομένων μόνο αφού αντιμετωπίσουν ένα πρόβλημα, όπως η χαμηλή παραγωγικότητα ή ο υψηλός κύκλος εργασιών. Αυτό είναι τόσο μια αντιδραστική όσο και μια υπο-βέλτιστη στρατηγική. Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να διασφαλιστεί ότι η παρακολούθηση των εργαζομένων χρησιμοποιείται σωστά και αποτελεσματικά είναι να εφαρμοστεί από νωρίς στη διαδικασία.

Όταν το κάνετε αυτό, να τι πρέπει να έχετε κατά νου:

• Το εργαλείο είναι εξαντλητικό, καθώς μπορεί να παρακολουθεί τη χρήση του διαδικτύου, να καταγράφει οθόνες, να καταγράφει πληκτρολογήσεις, να παρακολουθεί την ώρα και τη θέση των εργαζομένων κ.λπ.

• Διαμορφώνεται εύκολα και κλιμακώνεται όσο μεγαλώνει η επιχείρησή σας.

• Το εργαλείο διευκολύνει την κατατοπιστική και εύκολα κατανοητή απεικόνιση του πίνακα οργάνων.

• Το εργαλείο επιτρέπει την εύκολη διαχείριση και συντήρηση.

• Εγκαθίσταται εύκολα και δεν απαιτεί πρόσθετο εξοπλισμό.

• Το εργαλείο συμπληρώνει τη στρατηγική και τους στόχους της επιχείρησής σας.

• Το εργαλείο λειτουργεί σε όλα τα μεγάλα λειτουργικά συστήματα: Windows, MacOS.

• Είναι εύκολο να ρυθμιστεί και να αναπτυχθεί σε πολλές τοποθεσίες.

• Η νομική υπόσταση του λογισμικού ορίζεται και αναφέρεται ρητά στην πολιτική χρήσης του.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων θεωρείται συχνά ως ένας τρόπος άσκησης ελέγχου επί των εργαζομένων. Αυτό δεν ισχύει πάντα. Στην πραγματικότητα, μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως ένα ισχυρό εργαλείο για την ενθάρρυνση της αυτονομίας και να επιτρέψει στους υπαλλήλους να κάνουν τη δουλειά τους πιο αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, το λογισμικό που παρακολουθεί τη χρήση του διαδικτύου από τους υπαλλήλους μπορεί να κάνει την εργασία πιο αποτελεσματική, μειώνοντας το μπρος-πίσω μεταξύ των υπαλλήλων και των διευθυντών τους. Αυτό θα μπορούσε να επηρεάσει σημαντικά το ψυχολογικό κλίμα του χώρου εργασίας.

Υπό αυτό το πρίσμα, σας προτείνουμε τα εξής: Επιλέξτε ένα εργαλείο παρακολούθησης που να μπορεί να "προσαρμόζεται" ανάλογα με το επιχειρηματικό σας μοντέλο. Ένας απλός, αυτοεξυπηρετούμενος τρόπος εφαρμογής και παρακολούθησης της παραγωγικότητας των εργαζομένων, για παράδειγμα, θα ενδυναμώσει τους εργαζόμενους - και ταυτόχρονα θα μειώσει το γνωστικό φορτίο των προϊσταμένων.

Βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχνάτε τους στόχους σας κατά την εφαρμογή ενός εργαλείου παρακολούθησης των εργαζομένων. Είναι κρίσιμο να μετράτε συνεχώς την αποτελεσματικότητα του λογισμικού στην επίτευξη των επιχειρηματικών σας στόχων.

Σκεφτείτε το εξής: το Clever Control εφαρμόστηκε από έναν οργανισμό μετά από παράνομη πρόσβαση σε δεδομένα και διαρροές εμπιστευτικών πληροφοριών. Σύντομα, μπόρεσαν να εντοπίσουν ποιος είχε πρόσβαση στις εμπιστευτικές πληροφορίες, περιορίζοντας έτσι τις διαρροές. Στην πραγματικότητα, η εφαρμογή τους έσωσε 500 ώρες χρόνου των διαχειριστών πληροφορικής - χάρη στην αυτοματοποιημένη διαχείριση πρόσβασης που τέθηκε σε εφαρμογή για την ελαχιστοποίηση της πρόσβασης σε εμπιστευτικές πληροφορίες.

Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να περιμένετε να δείτε αύξηση της παραγωγικότητας, υψηλότερο επίπεδο δέσμευσης των εργαζομένων και τη δυνατότητα να μετράτε με μεγαλύτερη ακρίβεια την απόδοση - και όλα αυτά με χαμηλότερο κόστος.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων δεν είναι εύκολο θέμα. Ωστόσο, μια δομημένη, ηθική προσέγγιση θα μειώσει τη νομική ευθύνη και θα διασφαλίσει ότι τα συμφέροντα και οι αξίες της εταιρείας σας είναι ευθυγραμμισμένες - καθιστώντας τελικά την όλη διαδικασία μια win-win για όλους.

Θέλετε να δημιουργήσετε σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων στον οργανισμό σας; Συνδεθείτε μαζί μας για να συζητήσουμε τις επιλογές σας.