Πώς να κάνετε την παρακολούθηση λιγότερο αγχωτική για τους εργαζόμενους

Στις 30 Μαΐου 2023, ο Guardian δημοσίευσε ένα άρθρο citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.

Φυσικά, το να αγνοήσουμε εντελώς τις επιπτώσεις της παρακολούθησης των εργαζομένων στους εργαζομένους θα ήταν ανειλικρινές, και για το λόγο αυτό αποφασίσαμε να εισχωρήσουμε στα βάθη της βιομηχανίας παρακολούθησης των εργαζομένων για να κατανοήσουμε περαιτέρω τις επιρροές και τις πιέσεις που ενσωματώνονται στις λειτουργίες παρακολούθησης σε όλες τις επιχειρήσεις. Επειδή ως πρωτοπόρος προμηθευτής λύσεων παρακολούθησης εργαζομένων, γνωρίζουμε από πρώτο χέρι ότι η συνεχής επιτήρηση σε λεπτομερείς ροές εργασίας δεν είναι ακριβώς ο καλύτερος τρόπος για τη δημιουργία ενός υγιούς εργασιακού περιβάλλοντος.

Σίγουρα, τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων αποτελούν ζωτικής σημασίας γρανάζι στο χώρο εργασίας αυτή τη στιγμή. Σχεδόν όλοι όσοι γνωρίζουμε βασίζονται σε κάποια μορφή λύσης παρακολούθησης εργαζομένων και, όπως έχουμε επισημάνει σε προηγούμενα άρθρα μας, η εξάρτηση αυτή έχει επίσης οδηγήσει σε αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Διαβάστε τα άρθρο σχετικά με το πώς η CleverControl υποστήριξε τις επιχειρήσεις στην ενίσχυση της παραγωγικότητας των εργαζομένων κατά περισσότερο από 5%, ενώ πειραματίζονταν με μια εβδομάδα εργασίας 4 ημερών.

Για τους σκοπούς αυτού του άρθρου, ωστόσο, θέλουμε να δώσουμε έμφαση στην ψυχολογική επίδραση της συνεχούς επιτήρησης και στο πώς οι επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν λύσεις επιτήρησης για να δημιουργήσουν ένα πιο παραγωγικό και υγιές εργασιακό περιβάλλον.

Ενδεικτικά, οι ακόλουθοι είναι ίσως οι πιο συνηθισμένοι ψυχολογικοί παράγοντες που σχετίζονται με τα συστήματα παρακολούθησης και είναι γνωστό ότι προκαλούν άγχος:

• Αίσθημα ότι σας παρακολουθούν συνεχώς - δεν μπορείτε να ξεσπάσετε

• Ανταγωνισμός μεταξύ των εργαζομένων με βάση τα αποτελέσματα παρακολούθησης και όχι την απόδοση

• Φόβος της περιττής εισβολής - δηλαδή, οι εργοδότες εισέρχονται στον προσωπικό χώρο

• Διαφορετικές ώρες παραγωγικότητας και επίπεδα παραγωγικότητας

• Αίσθημα δυσπιστίας και ασέβειας, το οποίο οδηγεί σε έλλειψη ιδιοκτησίας και δέσμευσης στην εργασία

• Περιττή πίεση που συνδέεται με τη βιασύνη στην εργασία, η οποία εισάγει το φόβο ότι θα γίνει λάθος ή ότι θα χαθούν οι προθεσμίες, ιδίως όταν παρακολουθείται συνεχώς

Τα παραπάνω προβλήματα είναι γνωστό ότι κάνουν τους εργαζόμενους να αισθάνονται αγχωμένοι και δυσαρεστημένοι με το εργασιακό περιβάλλον, και αυτό είναι κατανοητό. Άλλωστε, ποιος θα ήθελε να βρίσκεται υπό τη συνεχή παρακολούθηση των συναδέλφων και των προϊσταμένων του, ενώ παράλληλα αισθάνεται ότι δεν του αξίζει αυτός ο έλεγχος;

Όμως αυτά τα προβλήματα προκύπτουν πραγματικά από τη χρήση των εργαλείων παρακολούθησης; Ή μήπως πρόκειται για κάτι βαθύτερο - κάτι που μπορεί να αντιμετωπιστεί με την εφαρμογή μιας υγιούς προσέγγισης της παρακολούθησης;

Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση δείχνει "ποιος" χρησιμοποιεί το εργαλείο και "πώς" το κάνει. Στην πραγματικότητα, όλοι οι προαναφερθέντες παράγοντες υποδεικνύουν ότι οι εργαζόμενοι δεν φοβούνται απαραίτητα τη χρήση του εργαλείου παρακολούθησης, αλλά φοβούνται την έκταση της χρήσης του και την πιθανότητα τα δεδομένα παρακολούθησης να χρησιμοποιηθούν εναντίον τους χωρίς επαρκή εξέταση. Αυτό είναι σίγουρα κάτι που πρέπει να απασχολεί τις επιχειρήσεις.

Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.

Για το σκοπό αυτό, παραθέτουμε ορισμένα άμεσα μέτρα που μπορούν να λάβουν οι επιχειρήσεις για την αντιμετώπιση του προβλήματος:

1. Ορίστε εφικτούς στόχους παραγωγικότητας

   Οι άνθρωποι δεν μπορούν να είναι παραγωγικοί όλη την ώρα- πρέπει να βρίσκουν χρόνο για να σκεφτούν, να χαλαρώσουν και να απασχοληθούν. Διαφορετικά, κινδυνεύουν να εξαντληθούν. Κατά τον καθορισμό των στόχων παραγωγικότητας, εξετάστε το ενδεχόμενο να κάνετε διαλείμματα και να σκεφτείτε τη δραστηριότητα της εργασίας. Επιπλέον, κατά την ανάλυση των δεδομένων παρακολούθησης, λάβετε υπόψη τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του εργατικού δυναμικού. Ορισμένοι άνθρωποι προτιμούν να χαρτογραφούν τις σκέψεις τους στο χαρτί παρά στον υπολογιστή- το πρόγραμμα μπορεί να θεωρήσει αυτόν τον χρόνο ως αδράνεια.

2. Καθορισμός σαφούς πλαισίου

   Οι εργοδότες πρέπει να είναι διαφανείς σχετικά με το γιατί γίνεται η παρακολούθηση και πώς θα βοηθήσει την εταιρεία και τους εργαζομένους της. Είναι σημαντικό να τεθούν σαφείς κανόνες και κανονισμοί που να καθορίζουν τι παρακολουθείται, πώς θα αξιοποιηθούν οι πληροφορίες και τι αναμένεται από τους εργαζόμενους όσον αφορά την προστασία της ιδιωτικής ζωής.

3. Δημιουργία εμπιστοσύνης

   Η οικοδόμηση εμπιστοσύνης είναι ζωτικής σημασίας. Οι εργοδότες πρέπει να έχουν κατά νου ότι η παρακολούθηση δεν αφορά τη μικροδιαχείριση ή την αμφισβήτηση των ικανοτήτων των εργαζομένων, αλλά μάλλον τη βελτίωση της παραγωγικότητας, την ενίσχυση της ασφάλειας και την τήρηση της συμμόρφωσης. Η επίδειξη εμπιστοσύνης στις ικανότητες και την εργασιακή ηθική των εργαζομένων μπορεί να μετριάσει το άγχος.

4. Καθορισμός σαφών πολιτικών και στόχων παρακολούθησης

   Ανάπτυξη σαφώς καθορισμένων και εύκολα προσβάσιμων πολιτικών παρακολούθησης που περιγράφουν το σκοπό, το πεδίο εφαρμογής και τους περιορισμούς των δραστηριοτήτων παρακολούθησης. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να έχουν σαφή κατανόηση του τι θα παρακολουθείται και πώς αυτό ευθυγραμμίζεται με τους οργανωτικούς στόχους.

   Κάθε εργαζόμενος θα πρέπει επίσης να γνωρίζει τον στόχο παραγωγικότητάς του και τις ανοχές του (επιτρεπόμενες αποκλίσεις από αυτόν). Πρέπει να ενημερώνονται ότι τα δεδομένα σχετικά με την παραγωγικότητά τους δεν είναι προσβάσιμα στο κοινό και χρησιμοποιούνται μόνο στο πλαίσιο της διαχείρισης της απόδοσης.

   Η γενική ιδέα θα πρέπει να είναι να ενημερώνονται οι εργαζόμενοι για το είδος του συστήματος παρακολούθησης που εφαρμόζεται και για ποιο λόγο. Στην πραγματικότητα, για να μειώσετε τη νευρικότητα, ξεκινήστε την παρακολούθηση των υπαλλήλων σας σταδιακά.

5. Συνύπαρξη ιδιωτικού απορρήτου και λογοδοσίας

   Προσπαθήστε να επιτύχετε μια ισορροπία μεταξύ της προστασίας της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων και της διασφάλισης ότι αυτοί λογοδοτούν. Θα πρέπει να χρησιμοποιούνται ελάχιστα παρεμβατικές στρατηγικές παρακολούθησης, με έμφαση στις δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία. Θα πρέπει να αποφεύγεται η υπερβολική παρακολούθηση που υπερβαίνει αυτό που απαιτείται για γνήσιους επιχειρηματικούς λόγους - κάτι που το CleverControl διευκολύνει απρόσκοπτα.

   Για παράδειγμα, επιτήρηση μέσω κάμερας web και οι λειτουργίες εγγραφής ήχου είναι προαιρετικές και δεν είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Για λόγους ασφαλείας, θα μπορούσαν να είναι απαραίτητες για ορισμένες επιχειρήσεις ή λειτουργίες εργασίας, όπως οι διαδικτυακές πλατφόρμες διδασκαλίας, αλλά αν ο εργοδότης δεν τις χρειάζεται ή πιστεύει ότι είναι παρεμβατικές, μπορεί απλώς να τις αφήσει απενεργοποιημένες.

6. Επιβολή τακτικής ανατροφοδότησης και αναγνώρισης

   Δημιουργήστε μια κουλτούρα εποικοδομητικής ανατροφοδότησης και αναγνώρισης. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα παρακολούθησης για να βοηθήσετε τους εργαζόμενους να βελτιωθούν, όχι για να τους τιμωρείτε και να τους κατασκοπεύετε. Και επικοινωνήστε τακτικά με τους υπαλλήλους σχετικά με τις επιδόσεις, την πρόοδο και τα επιτεύγματά τους. Η αναγνώριση των προσπαθειών τους μπορεί να συμβάλει στην ανακούφιση από το άγχος που σχετίζεται με την παρακολούθηση και στη δημιουργία θετικού εργασιακού περιβάλλοντος.

7. Διασφάλιση δεδομένων και απορρήτου

   Λάβετε μέτρα για τη διασφάλιση της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων των υπαλλήλων σας. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που λαμβάνονται φυλάσσονται με ασφάλεια (τόσο σε συστήματα on-premise όσο και σε συστήματα cloud), είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένα άτομα και χρησιμοποιούνται μόνο για τον προβλεπόμενο σκοπό τους, εφαρμόζοντας ισχυρά μέτρα ασφαλείας. Επικοινωνήστε με σαφήνεια τα ισχύοντα μέτρα προστασίας δεδομένων για να καθησυχάσετε τους εργαζόμενους.

8. Διαθέστε φορέα επίλυσης παραπόνων

   Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι έχουν πάντα έναν ακροατή για τα προβλήματά τους σχετικά με τα συστήματα παρακολούθησης. Για το σκοπό αυτό, θέστε σε εφαρμογή την ανθρώπινη βοήθεια για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που εισάγονται και παραβλέπονται από τα συστήματα παρακολούθησης. Η άνεση και η ευημερία των εργαζομένων είναι εξίσου σημαντικές με την παραγωγικότητά τους και, ως εκ τούτου, πρέπει να έχουν προτεραιότητα. Οι εργοδότες δεν πρέπει μόνο να υποθέτουν ότι τα μέλη του προσωπικού τους γνωρίζουν το σύστημα παρακολούθησης και συναινούν στη χρήση του.

9. Πηγαίνετε αργά

   Η σαφής εικόνα των λεπτομερειών της παραγωγικότητας μπορεί να είναι αρκετά δελεαστική, ώστε να τις λάβετε γρήγορα υπόψη σας κατά τη διάρκεια των αξιολογήσεων. Ωστόσο, συνιστάται στις επιχειρήσεις να εισάγουν σταδιακά εργαλεία παρακολούθησης, έχοντας πάντα κατά νου τι έχουν συνηθίσει οι εργαζόμενοι όσον αφορά την εργασία τους και τι σημαίνει αυτό για αυτούς. Η ιδέα θα πρέπει να είναι να δημιουργηθεί μια θετική αλλαγή στη νοοτροπία που θα κάνει τους εργαζόμενους να αισθάνονται πιο άνετα.

10. Σεβασμός των ορίων

    Ο προσωπικός χώρος των εργαζομένων και οι ώρες εκτός υπηρεσίας πρέπει να γίνονται σεβαστές. Αποφύγετε, λοιπόν, τις επεμβατικές πρακτικές επιτήρησης που εισβάλλουν στην ιδιωτική ζωή των εργαζομένων εκτός εργασίας. Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο επειδή μπορεί να οδηγήσει σε ψυχολογικό στρες - κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένη απομάκρυνση εργαζομένων και να ανοίξει το δρόμο για ζητήματα όπως η αθόρυβη παραίτηση.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι μια επαναλαμβανόμενη πρακτική, επομένως είναι ζωτικής σημασίας να έχετε έναν σαφώς καθορισμένο σκοπό γι' αυτήν και να συνεχίσετε να δίνετε έμφαση στην ευημερία των εργαζομένων. Εάν η παρακολούθηση γίνεται με περίσκεψη και με τη δέουσα προσοχή στα σημεία πόνου για τα οποία οι εργαζόμενοι είναι ευαίσθητοι, θα οδηγήσει σε θετικά αποτελέσματα.

Σκέφτεστε να δημιουργήσετε μια λειτουργία παρακολούθησης; Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να ανακαλύψετε τρόπους για να την κάνετε πιο χρήσιμη στο πλαίσιο της μοναδικής επιχείρησής σας, σεβόμενοι παράλληλα το απόρρητο των εργαζομένων. Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα!