Πώς να καθιερώσετε πειθαρχημένη απομακρυσμένη εργασία χωρίς να ασκείτε υπερβολική πίεση στην ομάδα;

Έχει αυξηθεί η επικράτηση της εξ αποστάσεως εργασίας σε τα τελευταία χρόνια. Τα περισσότερα μέλη του προσωπικού εργάζονται εξ αποστάσεως εδώ και σχεδόν δύο χρόνια, και σε αυτό το σημείο έχουν συνηθίσει. Το να επιτρέπετε στους υπαλλήλους κάποιο βαθμό απομακρυσμένης εργασίας είναι ευεργετικό. Η δυνατότητα εργασίας από οπουδήποτε είναι μια τεράστια ενίσχυση της παραγωγικότητας.

Όμως, η ικανότητα των προγραμματιστών να διατηρούν το ιδανικό χρονοδιάγραμμα και την αυτοπειθαρχία τους, ενώ εργάζονται εξ αποστάσεως, μειώνεται. Η παραγωγικότητα της επιχείρησής σας θα υποφέρει σημαντικά αν δεν πειθαρχήσετε τους απομακρυσμένους εργαζομένους σας. Έτσι, σε αυτό το άρθρο, θα σας εξηγήσω πώς να βοηθήσετε τους απομακρυσμένους εργαζόμενους να αναπτύξουν αυτοπειθαρχία ώστε να είναι παραγωγικοί.

Ας μπούμε κατευθείαν στο θέμα.

Πολλοί εργαζόμενοι έχουν επωφεληθεί από την αυξημένη αυτονομία, την ασφάλεια και την παραγωγικότητα της εξ αποστάσεως εργασίας, αλλά έχουν επίσης χάσει μέρος της παραδοσιακής εργασιακής τους ηθικής. Οι εργαζόμενοι δεν σηκώνονται πλέον σε τακτά χρονικά διαστήματα, δεν κάνουν το μεσημεριανό τους διάλειμμα και δεν τηρούν κατά τα άλλα τους κανόνες και τις διαδικασίες που έχει θεσπίσει η διοίκηση. Οι σημερινοί εργαζόμενοι σηκώνονται το μεσημέρι, ντύνονται άνετα καθ' όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας και χρονομετρούν όποτε τους βολεύει.

Να θυμάστε ότι οι παραδοσιακές μορφές πειθαρχίας δεν θα λειτουργήσουν στους σημερινούς απομακρυσμένους χώρους εργασίας. Αυτό συμβαίνει επειδή ένα τεχνητό εμπόδιο χωρίζει τη διοίκηση από το προσωπικό. Η κατάσταση μιας ομάδας που εργάζεται εξ αποστάσεως δεν είναι πάντα εύκολο να διαπιστωθεί.

Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να εκπαιδεύσετε την ομάδα απομακρυσμένης διαχείρισης στην αυτοπειθαρχία, ώστε να μπορούν να επιτύχουν ενώ εργάζονται από το σπίτι και να δημιουργήσουν ένα ευνοϊκό περιβάλλον για την εργασία τους. Δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για την εκπαίδευση μιας απομακρυσμένης ομάδας μόλις τους δείξετε πώς να εργάζονται ανεξάρτητα, να διαχειρίζονται σωστά τον χρόνο τους και να παραμένουν παραγωγικοί.

Εκτός από αυτές τις στρατηγικές, μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να ασκήσει περισσότερο αυτοέλεγχο κάνοντας πράγματα όπως:

Θα πρέπει να αποφεύγετε να φαντάζετε ως δικτάτορας στον εικονικό σας χώρο εργασίας, αλλά η διαταγή εξακολουθεί να είναι απαραίτητη. Θα πρέπει να έχετε πολιτικές και διαδικασίες που να διέπουν το προσωπικό σας, όπως κάθε άλλη εταιρεία. Μοιραστείτε με το προσωπικό σας τους κανόνες και τους κανονισμούς που διέπουν την εταιρεία σας και βεβαιωθείτε ότι ενσταλάζουν την αίσθηση της πειθαρχίας.

Δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς η παραβίαση των κανόνων μπορεί να έχει δυσμενή αποτελέσματα. Η έλλειψη ακρίβειας, η απουσία από προγραμματισμένες συναντήσεις και η πεισματική άρνηση συνεργασίας θα πρέπει να επιφέρουν πειθαρχικά μέτρα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να αποφασίσετε να εφαρμόσετε αυστηρά τους κανονισμούς.

Δεδομένου ότι εργάζονται από το σπίτι, πιθανόν να θέλετε να μάθετε γιατί δεν υπάκουσαν. Αποφύγετε να γίνετε σκληροί και απερίσκεπτοι βάζοντας έναν ειδικό να εξετάσει αυτούς τους κώδικες συμπεριφοράς.

Αν ξέρετε ότι είστε καλός στο να αναβάλλετε τα πράγματα μέχρι την τελευταία στιγμή, δώστε στον εαυτό σας μια προθεσμία που να καλύπτει το μεγαλύτερο μέρος του έργου αλλά όχι όλο. Η παράλειψη βημάτων δεν συνιστάται ποτέ κατά τη δημιουργία λογισμικού. Συνήθως, αυτό αποτελεί πηγή δυσκολιών και προκλήσεων.

Δοκιμάστε ένα ευέλικτο σπριντ, μια σύντομη περίοδο κατά την οποία εστιάζετε σε μια συγκεκριμένη εργασία, στόχο ή ενότητα. Οι άνθρωποι επωφελούνται από το σπάσιμο της εργασίας σε διαχειρίσιμα κομμάτια, αλλά ο προσεκτικός σχεδιασμός στην αρχή του σπριντ είναι απαραίτητος.

Ο στόχος μπορεί να μην επιτευχθεί μέσα στο σπριντ, αλλά αυτό δεν πειράζει και μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μέτρο. Είναι σαφές ποιος μπορεί να προβλέψει με ακρίβεια πόσο χρόνο θα πάρει μια εργασία και ποιος όχι.

Εάν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι δεν έχουν την κατάλληλη απόδοση ή δεν συμβαδίζουν με τις ευθύνες τους, μια γρήγορη ενημέρωση ή ένα μήνυμα υπενθύμισης μπορεί να είναι το μόνο που χρειάζεται για να επανέλθουν στο σωστό δρόμο.

Αυτό μπορεί να χρειάζεται να γίνεται καθημερινά, εβδομαδιαία ή ακόμη και μηνιαία για να συμβαδίζει με συγκεκριμένες καταστάσεις. Σε μια ατομική συνάντηση με τους απομακρυσμένους υπαλλήλους, μάθετε αν αντιμετωπίζουν δυσκολίες και τι μπορεί να γίνει για την ανακούφισή τους.

Σύμφωνα με μια μελέτη περίπτωσης από το Πανεπιστήμιο Walden, η δέσμευση των εργαζομένων και των προγραμματιστών αυξάνεται όταν αισθάνονται μια προσωπική σύνδεση με την εταιρεία. Πρέπει να εξασφαλίζετε σαφή και συνεχή επικοινωνία με το απομακρυσμένο προσωπικό ως διευθυντής ή επικεφαλής ομάδας. Η εμπιστοσύνη των εργαζομένων θα αυξηθεί και η συνεργασία θα είναι γόνιμη. Εάν ένας εργαζόμενος φαίνεται αγχωμένος ή δυσαρεστημένος, μπορείτε να το καταλάβετε καλώντας τον τακτικά για μια συζήτηση.

Μην βασίζεστε αποκλειστικά στην επικοινωνία που σχετίζεται με την εργασία. Συζητήστε με το απομακρυσμένο προσωπικό για να το γνωρίσετε καλύτερα. Ρωτήστε για την ανατροφή τους και τις προτιμήσεις τους στη μουσική και τις ταινίες. Αυτό δείχνει ότι τους εκτιμάτε ως ανθρώπους εκτός από εργαζόμενους.

Οι βιντεοκλήσεις είναι μακράν η πιο αποτελεσματική μέθοδος για άμεση, προσωπική επικοινωνία με απομακρυσμένους υπαλλήλους. Αυτό θα σας επιτρέψει να διαβάσετε τη γλώσσα του σώματος του υπαλλήλου σας και να εκτιμήσετε τη γενική του διάθεση.

Σχεδιάστε να δείξετε στους απομακρυσμένους εργαζόμενους ότι τους εκτιμάτε και ότι είναι ευπρόσδεκτοι ανά πάσα στιγμή. Οι εργαζόμενοι που εμπνέονται για να επιτύχουν περισσότερα παράγουν καλύτερα αποτελέσματα.

Η ομάδα και το προσωπικό μπορούν να παρακινηθούν μέσω της τακτικής δημόσιας αναγνώρισης των προσπαθειών τους. Αυτό τους κάνει να αισθάνονται ότι έχουν θέση στην ομάδα και ότι είναι μέλη που συνεισφέρουν. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν πόσο εκτιμάτε την επιπλέον προσπάθεια που καταβάλλουν, δείχνοντας την εκτίμησή σας γι' αυτήν. Δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε μόνο λόγια όταν παρέχετε έπαινο. Η χορήγηση ακόμη και μέτριων μπόνους μπορεί να έχει σημαντικό αντίκτυπο στο ηθικό.

Κάθε μορφή τηλεργασίας εξαρτάται πλήρως από τις τεχνολογικές εξελίξεις. Οτιδήποτε μπαίνει εμπόδιο μπορεί να αποθαρρύνει το ηθικό. Φανταστείτε έναν εργαζόμενο που βασίζεται σε ασταθές λογισμικό και ανεπαρκή μέσα επικοινωνίας. Το ηθικό τους έχει καταρρακωθεί, με αποτέλεσμα να έχει μειωθεί η απόδοση της εργασίας τους.

Προωθήστε τη χρήση υπολογιστών υψηλής ποιότητας και γρήγορων συνδέσεων στο διαδίκτυο μεταξύ του προσωπικού σας. Διευκολύνετε την επικοινωνία τους μέσω μηνυμάτων κειμένου και βίντεο και μέσω της κοινής χρήσης και μεταφόρτωσης αρχείων. Με αυτόν τον τρόπο, η βιντεοδιάσκεψη και το έργο σας θα διεξαχθούν χωρίς προβλήματα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων όπως το CleverControl για την αποτελεσματική και άνετη παρακολούθηση των υπαλλήλων σας. Μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τις καθημερινές δραστηριότητες της ομάδας σας, από τις εφαρμογές που χρησιμοποιούν, τα κείμενα που γράφουν και αντιγράφουν μέχρι την τοποθεσία τους. Δημιουργήστε εξατομικευμένα στιγμιότυπα οθόνης για να αποδείξετε τη συμμετοχή των εργαζομένων στη ροή εργασίας.

Είναι δελεαστικό να θέλετε να συνεχίσετε να τηλεφωνείτε και να ζητάτε πληροφορίες αρκετές φορές την ημέρα. Να θυμάστε ότι εργάζεστε με μια αόρατη ομάδα χωρίς άμεση ιατρική επίβλεψη. Αλλά μια τέτοια στρατηγική συχνά γυρίζει θεαματικά μπούμερανγκ.

Ξεκινώντας από το προφανές, οι αρχάριοι μάνατζερ κάνουν συχνά το λάθος να ασκούν μικροδιοίκηση και να καταδιώκουν τους υπαλλήλους τους αντί να τους αφήνουν να συνεχίσουν τη δουλειά τους. Δεύτερον, δείχνει ότι δεν έχετε εμπιστοσύνη στην ικανότητά τους να χειριστούν την κατάσταση ανεξάρτητα. Για να αποφύγετε να παρεμβαίνετε στην παραγωγικότητά τους, προγραμματίστε check-in και ενημερώσεις για το έργο σε κατάλληλες χρονικές στιγμές, ώστε να λαμβάνουν ενημερώσεις.

Σε περίπτωση κλειδώματος, οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται ότι δεν έχουν κίνητρο όταν αναγκάζονται να μείνουν στο σπίτι τους και είναι αποκλεισμένοι από τον έξω κόσμο. Ο διευθυντής ή ο επικεφαλής μιας ομάδας πρέπει να ενθαρρύνει την απομακρυσμένη ομάδα του, ωθώντας την να επιδιώξει τις δυνατότητες επαγγελματικής και προσωπικής ανάπτυξης.

Ένας ορισμός της νοοτροπίας ανάπτυξης είναι να πιστεύεις ότι η βελτίωση είναι δυνατή σε οποιοδήποτε στάδιο ή επάγγελμα. Οι ηγέτες και οι διευθυντές μπορούν να δημιουργήσουν μια κουλτούρα όπου οι άνθρωποι εκτιμούν την ανάπτυξη έναντι των άμεσων αποτελεσμάτων. Δημιουργούν ένα περιβάλλον όπου οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται να μαθαίνουν και να αναλαμβάνουν κινδύνους για να προοδεύσουν στην καριέρα τους.

Η εταιρεία σας έχει ισχυρή εσωτερική επικοινωνία και σαφώς καθορισμένους, εφικτούς στόχους. Παρόλα αυτά, το να δείχνετε στο προσωπικό πώς τα καταφέρνει θα το βοηθήσει να τα καταφέρει καλύτερα. Δημιουργήστε έναν οπτικό πίνακα αποτελεσμάτων για να παρακολουθείτε τις ομαδικές και ατομικές επιδόσεις και να ενθαρρύνετε τη σκληρή δουλειά.

Οι βασικοί δείκτες απόδοσης (KPI) και οι κορυφαίες προτεραιότητες για κάθε ομάδα μπορούν να τοποθετηθούν σε ευδιάκριτη μορφή σε έναν οπτικό πίνακα αποτελεσμάτων. Οι διευθυντές και οι ομάδες τους μπορούν να χρησιμοποιούν εργαλεία αιχμής όπως το Trello για την ανάθεση εργασιών και τη συνεργασία ή στατιστικά στοιχεία και οπτικά στοιχεία για να αναμεταδίδουν την πρόοδο κάθε εβδομάδα ή μήνα.

Οι τακτικές συνεδριάσεις για την ανασκόπηση του πίνακα αποτελεσμάτων και των κύριων στόχων μπορούν να κρατήσουν τα μέλη του προσωπικού ενημερωμένα, εμπλεκόμενα και ενθουσιώδη για την επίτευξη των στόχων τους.

Η δυνατότητα εργασίας από το σπίτι είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα της εξ αποστάσεως εργασίας και αποτελεί το κύριο κίνητρο για τους περισσότερους εργαζόμενους. Δώστε στην ομάδα τους απαραίτητους πόρους και τη βοήθεια και, στη συνέχεια, απομακρυνθείτε. Θα πρέπει να χαράξετε μια πολιτική που θα κάνει όλους τους μέλη της ομάδας να γνωρίζουν τους ρόλους και τα καθήκοντά τους.

Όσοι εργάζονται από μακριά θα πρέπει να ενημερώνονται για τους στόχους της εταιρείας, ώστε να μπορούν να υιοθετήσουν μια κουλτούρα που θα εξυπηρετεί την προώθηση αυτών των στόχων. Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να παραμείνουν παρακινημένοι όταν πιστεύουν στο γενικότερο καλό.

Πολλοί εργαζόμενοι σήμερα έχουν συνηθίσει να εργάζονται εξ αποστάσεως και έχουν εκφράσει τη δυσαρέσκειά τους για το γεγονός ότι εργάζονται περισσότερες ώρες από ό,τι στο παρελθόν. Εάν ένας εργαζόμενος αισθάνεται εξουθενωμένος, αυτό μπορεί να βλάψει την εργασιακή του απόδοση και να τον κάνει να σκεφτεί το ενδεχόμενο να παραιτηθεί.

Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε! Ο καθορισμός ενός λογικού προγράμματος για τα διαλείμματα των εργαζομένων είναι απλός. Θα πρέπει να τους δίνεται ένα διάλειμμα 15 ή 5 λεπτών κάθε μιάμιση ώρα, εκτός από το κανονικό διάλειμμα για μεσημεριανό γεύμα. Άλλωστε, η παρατεταμένη χρήση του υπολογιστή έχει συνδεθεί με την κόπωση και τη μείωση της γνωστικής λειτουργίας.

Για να διατηρήσουν οι εργαζόμενοι τη λογική τους ενώ εργάζονται από το σπίτι, οι προϊστάμενοί τους θα πρέπει να τους επιτρέπουν να κάνουν συχνά αλλά σύντομα διαλείμματα.

Δεν έχει σημασία αν η ομάδα συνεργάζεται εξ αποστάσεως ή φυσικά. Για να διατηρηθεί ένας σταθερός ρυθμός αποδοτικότητας και παραγωγής, είναι απαραίτητο να επιβληθούν αυστηροί κανόνες και κανονισμοί σε όλο το χώρο εργασίας. Δεν χρειάζεστε λεπτομερή ή απόλυτη εξουσία επί των εργαζομένων σας. Θα βοηθούσε αν δημιουργούσατε επίσημες διακοσμήσεις που θα επιβάλλετε στο προσωπικό σας.