Πώς οι εργοδότες παρακολουθούν τους εργαζόμενους και οι εργαζόμενοι παρακάμπτουν την παρακολούθηση

Η παραγωγικότητα σημαίνει διαφορετικά πράγματα για διαφορετικούς ανθρώπους, αλλά συνήθως αναφέρεται στην αναλογία της παραγωγής σε σχέση με τις εισροές. Για τους εργαζόμενους, η παραγωγικότητα μπορεί να σημαίνει το ποσό των χρημάτων που κερδίζουν για την εταιρεία τους ή το χρόνο που περνούν στην εργασία τους χωρίς να χαλαρώνουν. Όποιον ορισμό και αν χρησιμοποιείτε, η παραγωγικότητα έχει σημασία επειδή τόσο οι εργοδότες όσο και οι εργαζόμενοι έχουν συμφέρον να τη μεγιστοποιήσουν. Το να έχουν οι εργοδότες μια σαφή εικόνα για το σε τι εργάζονται καθημερινά οι εργαζόμενοι είναι σημαντικό. Ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων για να μετρήσουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Αυτό το άρθρο θα διερευνήσει γιατί η παραγωγικότητα έχει σημασία και για τα δύο μέρη, καθώς και πώς κάθε μέρος μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα μέσω συγκεκριμένων ενεργειών, όπως η παρακολούθηση των εργαζομένων και η αποφυγή της παρακολούθησης από τη διοίκηση.

Όταν οι εργοδότες παρακολουθούν τους εργαζομένους, έχουν την ευκαιρία να συνεργαστούν με τους πιο παραγωγικούς εργαζομένους τους, ενώ παράλληλα πατάνε εν τη γενέσει τους συμπεριφορές που σπαταλούν χρόνο. Αλλά πώς γνωρίζουν οι εργοδότες αν ένας εργαζόμενος δεν κάνει τη δουλειά του; Ένας τρόπος για να το μάθουν είναι η παρακολούθηση της χρήσης του διαδικτύου ή η λήψη ύποπτων αρχείων παρακολούθησης στα μηχανήματα της εταιρείας. Μια άλλη επιλογή για τους εργοδότες να παρακολουθούν την παραγωγικότητα των εργαζομένων είναι με αξιόπιστες CleverControl’s αυτοματοποιημένο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων. Με αυτό το πρόγραμμα, οι εργοδότες μπορούν να συνδεθούν εξ αποστάσεως στο ταμπλό παρακολούθησης από οπουδήποτε και να δουν ποια προγράμματα χρησιμοποιούνται στους υπολογιστές των εργαζομένων. Μπορούν επίσης να δουν πότε ένας υπολογιστής ήταν τελευταία φορά ενεργός και να κλειδώσουν εξ αποστάσεως τον χρήστη από την πρόσβαση σε οποιουσδήποτε πόρους μέχρι να τον ξεκλειδώσει ο διαχειριστής.

Οι εργοδότες θέλουν οι υπάλληλοί τους να είναι όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί. Γιατί είναι αυτό σημαντικό; Υπάρχουν πολλαπλοί παράγοντες που υπεισέρχονται στον τρόπο με τον οποίο οι εργοδότες παρακολουθούν την παραγωγικότητα, από το πόσες ώρες εργασίας καταγράφει ο εργαζόμενος την ημέρα μέχρι το πόσο αποτελεσματικά κάνει τα πράγματα στη δουλειά του. Όταν πρόκειται για τον εντοπισμό μη παραγωγικού χρόνου στην εργασία, οι εργοδότες έχουν πρόσβαση σε πολλά δεδομένα που τους βοηθούν στην παρακολούθησή του, όπως πότε ένας εργαζόμενος ανοίγει ή κλείνει μια εφαρμογή ή αν φαίνεται να είναι υπερβολικά συγκεντρωμένος σε άσχετες εργασίες. Με τις τεχνολογικές βελτιώσεις τις τελευταίες δύο δεκαετίες, υπάρχει πληθώρα τεχνικών για την παρακολούθηση του προσωπικού. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικούς από τους πιο δημοφιλείς τρόπους με τους οποίους οι επιχειρήσεις παρακολουθούν τον χώρο εργασίας:

Οι εργοδότες έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν ή να καταγράφουν τηλεφωνικές συνομιλίες στα εταιρικά τηλέφωνα, ακόμη και προσωπικές κλήσεις. Ενώ η ECPA το επιτρέπει αυτό, αρκετές δικαιοδοσίες απαιτούν να ενημερώνονται και τα δύο μέρη για την παρακολούθηση, είτε μέσω μηνύματος είτε μέσω υπομνήματος. Για να το αποφύγουν αυτό, οι περισσότεροι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τηλέφωνο που δεν παρέχεται από τον εργοδότη τους ή χρησιμοποιούν ιδιωτική γραμμή.

Οι εργοδότες μπορούν να χρησιμοποιούν λογισμικό που τους επιτρέπει να επιθεωρούν σκληρούς δίσκους και ακόμη και να παρακολουθούν τις πληκτρολογήσεις στους υπολογιστές των εργαζομένων, ενώ αυτοί χρησιμοποιούνται, για να εκτιμήσουν την παραγωγικότητα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό είναι επιτρεπτό επειδή ο εξοπλισμός ανήκει στον εργοδότη. για να το παρακάμψουν οι εργαζόμενοι καταλήγουν στη χρήση διακομιστών μεσολάβησης που επιτρέπουν την αλλαγή της διεύθυνσης IP της σύνδεσης στο διαδίκτυο, VPN (Virtual Private Networks) για την παράκαμψη των τειχών προστασίας και την προστασία των δεδομένων όταν χρησιμοποιούν το δίκτυο του εργοδότη, ή προγράμματα περιήγησης στο διαδίκτυο που συγκαλύπτουν την ταυτότητα IP τους στο διαδίκτυο.

Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τις συνομιλίες που γίνονται σε κινητές συσκευές που παρέχονται στους υπαλλήλους τους, όπως κινητά τηλέφωνα, smartphones και φορητούς υπολογιστές. Αυτό είναι δυνατό κυρίως όταν ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί το τηλέφωνο που του έχει παραχωρηθεί, αν και ορισμένοι εργοδότες φτάνουν στο σημείο να παρακολουθούν το προσωπικό του εργαζόμενου.

Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τις επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν παρέχουν υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιεί ο εργοδότης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ιδιωτικοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να παρακολουθούνται. Για να το παρακάμψει αυτό κάποιος εργαζόμενος φτάνει στο σημείο να ανοίξει νέους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σχετίζονται με την εργασία.

Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τις δραστηριότητες των εργαζομένων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και δεν υπάρχουν κανονισμοί που να απαγορεύουν αυτή τη μορφή παρακολούθησης. Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν κανόνες για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που τους επιτρέπουν να τιμωρούν τους υπαλλήλους που μοιράζονται συγκεκριμένες πληροφορίες στα δίκτυα κοινωνικής δικτύωσης. Ως αποτέλεσμα, πολλοί εργαζόμενοι δημιουργούν δευτερεύοντα προφίλ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης με ψευδώνυμα και ψευδώνυμα που είναι γνωστά μόνο στους ίδιους και στους στενούς τους γνωστούς.

Η βιντεοεπιτήρηση με κάμερες CCTV ή IP είναι μια ευρέως διαδεδομένη μέθοδος πρόληψης κλοπών και αύξησης της παραγωγικότητας στο γραφείο. Ωστόσο, δεν επιτρέπεται η παρακολούθηση χώρων όπως τα αποδυτήρια και οι τουαλέτες. Πρόκειται για μια από τις πιο δημοφιλείς μεθόδους παρακολούθησης του προσωπικού. Είναι παρούσα ακόμη και στις μικρότερες επιχειρήσεις. Δεδομένου ότι οι εργαζόμενοι συνήθως δυσκολεύονται να το παρακάμψουν, έχει αποδειχθεί εξαιρετικά αποτελεσματικό.

Πρόκειται για μια πολύ νέα μορφή παρακολούθησης. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν συστήματα παγκόσμιου εντοπισμού θέσης σε αυτοκίνητα που ανήκουν στην εταιρεία για να παρακολουθούν τις κινήσεις των εργαζομένων τους.Ότι πολλοί εργοδότες μπορούν να καταλάβουν πού βρίσκεται ένας εργαζόμενος από την τοποθεσία του τηλεφώνου και την κίνηση του οχήματος. Επειδή το όχημα ανήκει στον εργοδότη, είναι απολύτως νόμιμο, αν και ενδέχεται να προκύψουν νέοι νόμοι καθώς η προσέγγιση γίνεται όλο και πιο δημοφιλής. για να παρακάμψουν αυτή την τεχνική παρακολούθησης, ορισμένοι άνθρωποι απενεργοποιούν το GPS στα τηλέφωνά τους όταν δεν βρίσκονται στη δουλειά. Ορισμένοι εργαζόμενοι συνήθως αναφέρουν ότι δεν χρησιμοποιούν τα υπηρεσιακά τους αυτοκίνητα για να αποφύγουν αυτό το ενδεχόμενο.

Όσον αφορά την αποτελεσματικότητα, η επιτήρηση του χώρου εργασίας θα μπορούσε να μειώσει δραστικά τις οικονομικές δαπάνες των επιχειρήσεων. Το μέγεθος των πιθανών απωλειών παραγωγικότητας για μια εταιρεία με 500 υπαλλήλους που έχουν πρόσβαση στο Διαδίκτυο μόνο για μισή ώρα την ημέρα ανέρχεται σε περίπου ένα εκατομμύριο δολάρια ετησίως σύμφωνα με τους Economists.

Εκτός από την αύξηση της παραγωγικότητας, η παρακολούθηση του προσωπικού μπορεί να είναι η μόνη και πιο αποτελεσματική προσέγγιση για την υπεράσπιση της επιχείρησής σας. Όπως σε πολλές περιπτώσεις, η παρακολούθηση της συμπεριφοράς των εργαζομένων μπορεί να είναι η μόνη ρυθμιστική ασπίδα ή άμυνα που έχει στη διάθεσή της μια εταιρεία.

Όπως βλέπουμε, η εφαρμογή μέτρων παρακολούθησης των εργαζομένων έχει σημαντικά και απτά πλεονεκτήματα. Αλλά αυτό που οι επιχειρήσεις κερδίζουν σε αποδοτικότητα μπορεί να το χάσουν σε δέσμευση και εμπιστοσύνη, ειδικά αν η επιχείρηση δεν είναι ειλικρινής σχετικά με τον τρόπο παρακολούθησης των εργαζομένων

Αυτή η εμπλοκή και η εμπιστοσύνη μπορεί να πληγεί περαιτέρω εάν οι εργαζόμενοι θεωρούν ότι ολόκληρο το σύστημα παρακολούθησης απειλεί όχι μόνο την ιδιωτική τους ζωή αλλά και την καριέρα τους. Όταν οι υπάλληλοί σας πιστεύουν ότι παρακολουθούνται συνεχώς και ότι το μέλλον της καριέρας τους εξαρτάται από το πόσο καλά προσαρμόζονται στο περιβάλλον του "Μεγάλου Αδελφού", το ηθικό τους θα καταρρεύσει σαν χάρτινος πύργος.

Τα ακόλουθα είναι μερικές από τις συνέπειες της τακτικής παρακολούθησης στον οργανισμό σας:

Οι άνθρωποι περιορίζονται σε αριθμούς.

Αύξηση του επαγγελματικού στρες.

Εξαναγκάζοντας τις ίδιες εργασιακές συνήθειες.

Το ηθικό καταστρέφεται και υπάρχει υψηλό ποσοστό εναλλαγής προσωπικού.

Εισάγοντας οποιαδήποτε από τις παραπάνω ανησυχίες στην επιχείρησή σας, βρίσκεστε στο δρόμο προς την ανάπτυξη μιας τοξικής εργασιακής κουλτούρας. Κατά συνέπεια, ως διευθυντής, πρέπει να εξετάζετε διαρκώς τις λειτουργίες παρακολούθησης και να θέτετε ορισμένα από τα ακόλουθα ερωτήματα: Έχουμε προχωρήσει πολύ μακριά στις προσπάθειές μας για επιτήρηση; Διαθέτουμε ισχυρά ηθικά θεμέλια για την αντιμετώπιση των προκλήσεων της ιδιωτικής ζωής; Επικοινωνούμε με το προσωπικό μας με ανοιχτό και ειλικρινή τρόπο; Επικοινωνούμε ανοιχτά με τους υπαλλήλους μας; Συμπεριλαμβάνονται τα διαλείμματα στην παραγωγικότητα της επιχείρησής μου; Πόσο σημαντικά είναι τα οφέλη από τις δραστηριότητές μου για επιτήρηση; Τις χρειάζομαι πραγματικά;

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, αν θέλετε να έχετε ένα καλό σύστημα παρακολούθησης και ελέγχου των εργαζομένων στην επιχείρησή σας, πρέπει να το παρακολουθείτε και να το ενημερώνετε σε τακτική βάση.

Στην εποχή της τεχνολογίας, είναι εύκολο να επικοινωνείτε, να συνεργάζεστε και να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα από μια συσκευή που έχετε πάντα μαζί σας. Παρόλα αυτά, η πραγματικότητα είναι ότι οι εργαζόμενοι περνούν περισσότερο χρόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης από ό,τι σε εργασίες που σχετίζονται με την επιχείρηση, όπως η αποστολή email ή η διεξαγωγή διαδικτυακής έρευνας. Παρά το γεγονός ότι το γνωρίζουν αυτό, οι εργοδότες παραμένουν ανίσχυροι να παρακολουθούν τη χρήση αυτών των συσκευών από τους υπαλλήλους τους, φοβούμενοι ότι παραβιάζεται η ιδιωτική τους ζωή. Το ερώτημα είναι πώς να εξισορροπήσετε τον προσωπικό χρόνο με τον χρόνο εργασίας, όταν ο ένας δεν γνωρίζει πώς μοιάζει ο άλλος. Τι θα γινόταν αν υπήρχε ένας τρόπος με τον οποίο οι εργοδότες θα μπορούσαν να παρακολουθούν την παραγωγικότητα διατηρώντας παράλληλα την ιδιωτικότητα των εργαζομένων; Οι πρόσφατες καινοτομίες στο λογισμικό μπορούν να επιτρέψουν στους εργοδότες να παρακολουθούν τη χρήση του υπολογιστή ενός εργαζομένου αναλύοντας τις κινήσεις του ποντικιού, τις πληκτρολογήσεις και τους ρυθμούς πληκτρολόγησης εγγράφων. Αυτό δεν επιτρέπει μόνο στους διευθυντές να βλέπουν πού ξοδεύουν το χρόνο τους οι εργαζόμενοι, αλλά και ποιες συγκεκριμένες εφαρμογές χρησιμοποιούνται. Ενώ οι εργοδότες μπορεί να εξακολουθούν να χρειάζεται να διαχειρίζονται τις προσδοκίες τους από ένα περιβάλλον γραφείου, για παράδειγμα λαμβάνοντας υπόψη τα διαλείμματα για μεσημεριανό γεύμα ή τις συναντήσεις, το να γνωρίζουν πού περνούν οι άνθρωποι το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας τους θα είναι χρήσιμο για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας.