Αντίσταση και αποδοχή: Συστήματα Παρακολούθησης: Πώς αντιδρούν οι εργαζόμενοι στα νέα συστήματα παρακολούθησης

Η ενσωμάτωση νέου λογισμικού στην επιχείρησή σας μπορεί να απαιτήσει χρόνο και προσπάθεια, ειδικά όταν δεν είναι οικείο στους υπαλλήλους. Μπορεί να είναι ακόμη πιο δύσκολο να εφαρμοστεί όταν οι εργαζόμενοι αντιστέκονται σε αυτό, κάτι που μπορεί να περιλαμβάνει συστήματα παρακολούθησης των εργαζομένων.

Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι 43% των ανθρώπων, λένε ότι το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων επηρεάζει αρνητικά το ηθικό της εταιρείας. Ένα άλλο ένας στους τέσσερις ανθρώπους θα παραιτούνταν από τις θέσεις εργασίας τους όταν τους παρουσιαζόταν το λογισμικό παρακολούθησης, γεγονός που θα μπορούσε να επιβραδύνει τη διαδικασία υιοθέτησης του λογισμικού.

Τα καλά νέα είναι ότι δεν είναι αδύνατο να εισαγάγετε νέα εργαλεία, τεχνικές και συστήματα παρακολούθησης στο εργατικό σας δυναμικό. Με την προϋπόθεση ότι παρέχετε ένα ασφαλές θεμέλιο, μπορείτε να ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να πλοηγηθούν με επιτυχία στην αλλαγή.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς (και γιατί) οι εργαζόμενοι αντιδρούν θετικά ή αρνητικά στα συστήματα παρακολούθησης. Διερευνά επίσης πρακτικές συμβουλές για την απόκτηση αυθεντικής αποδοχής, συμπεριλαμβανομένων στρατηγικών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μειώσετε την αντίσταση στην αλλαγή.

Πριν αναφερθούμε στο γιατί πίσω από το τι, ας δούμε αναλυτικότερα τους τύπους των συστημάτων παρακολούθησης εργαζομένων.

• Ψηφιακή παρακολούθηση δραστηριότητας: Σχεδιασμένο για να παρακολουθεί τις πληκτρολογήσεις, το ιστορικό ιστού και την κίνηση του δρομέα για τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας και την προώθηση της ασφάλειας στο χώρο εργασίας.

• Βιντεοεπιτήρηση: Οι τεχνολογίες βίντεο μπορούν να καταγράφουν τους εργαζόμενους κατά τη διάρκεια της εργασίας τους, καταγράφοντας ενδεχομένως τις οθόνες τους ή το βίντεό τους μέσω webcams.

• Παρακολούθηση επικοινωνίας: Αυτό το πρόγραμμα εποπτεύει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα κείμενα και άλλα ενδοεταιρικά μηνύματα για να ελαχιστοποιήσει τους spammers, τους phishers και/ή τους κακούς παράγοντες.

Τα συστήματα παρακολούθησης των εργαζομένων είναι όλο και πιο διαδεδομένα στις σύγχρονες επιχειρήσεις, από τις νεοσύστατες επιχειρήσεις και τις επιχειρήσεις κλίμακας μέχρι τις εταιρικές μάρκες. Σήμερα, ένα τεράστιο 96% των εταιρειών που λειτουργούν μόνο εξ αποστάσεως χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης για τους υπαλλήλους, και ένα άλλο 85% των προσωπικών υπαλλήλων αναφέρουν τη χρήση τους.

Δεν είναι δύσκολο να καταλάβει κανείς γιατί τα συστήματα παρακολούθησης γίνονται όλο και πιο δημοφιλή - είναι ασφαλή, συμβατά και χρήσιμα για την αξιολόγηση της παραγωγικότητας. Ωστόσο, μπορούν επίσης να δημιουργήσουν άγχος και αντίσταση μεταξύ των μελών της ομάδας, γεγονός που υποδεικνύει τη σημασία της σωστής εισαγωγής του λογισμικού.

Υπάρχουν τρεις βασικοί λόγοι για τους οποίους οι εργαζόμενοι μπορεί να αντιδράσουν αρνητικά στο λογισμικό παρακολούθησης:

• Προβλήματα απορρήτου: Ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να θεωρούν τα συστήματα παρακολούθησης ως εισβολή στον προσωπικό τους χώρο. Μπορεί να αισθάνονται αγχωμένοι για τη συνεχή παρακολούθηση και να ανησυχούν για τη σωστή εκπροσώπηση κατά τη διάρκεια των αξιολογήσεων των επιδόσεων. Η έρευνα δείχνει ότι οι εργαζόμενοι που αντιλαμβάνονται παραβιάσεις της ιδιωτικής ζωής στην εργασία έχουν υψηλότερα επίπεδα ψυχολογικού στρες και χαμηλότερη εργασιακή ικανοποίηση.

• Ζητήματα αυτονομίας και εμπιστοσύνης: Το λογισμικό παρακολούθησης θα μπορούσε να κάνει ορισμένους υπαλλήλους να αισθάνονται απειλή από την αντιληπτή έλλειψη επαγγελματικού σεβασμού. Μπορεί επίσης να αισθάνονται υπονομευμένοι από τους προϊσταμένους και τους διευθυντές τους, ανησυχώντας ενδεχομένως ότι θα χάσουν την αυτονομία τους στην εργασία. Η αντιληπτή απώλεια της αυτονομίας θα μπορούσε να οδηγήσει σε εξουθένωση των εργαζομένων

• Γενεαλογικές και τεχνολογικές στάσεις: Όσο νεότερος είναι ένας εργαζόμενος, τόσο πιο πιθανό είναι να είναι άνετα με την τεχνολογία. Μελέτες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι μεγαλύτερης ηλικίας αισθάνονται άγχος και ανησυχία όταν τους ζητείται να χρησιμοποιήσουν την τεχνολογία - και είναι πολύ πιο πιθανό να παραιτούνται από τη δουλειά τους και να επιδιώξει εναλλακτική απασχόληση. Ενώ οι νεότεροι εργαζόμενοι μπορεί να θεωρούν το λογισμικό παρακολούθησης ως συνήθη πρακτική, οι μεγαλύτεροι σε ηλικία εργαζόμενοι μπορεί να μην είναι τόσο εξοικειωμένοι με το εργαλείο. Μπορεί επίσης να αισθάνονται ότι τους τιμωρεί άδικα σε σύγκριση με τους νεότερους συναδέλφους τους.

Είναι σαφές ότι οι άνθρωποι έχουν έναν βαθιά ριζωμένο φόβο για τις αλλαγές, ειδικά όταν πρόκειται για συστήματα παρακολούθησης στο χώρο εργασίας. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορεί να καταπολεμηθεί εν τη γενέσει του.

Ακολουθούν ορισμένοι τρόποι για να βοηθήσετε τους εργαζόμενους να γεφυρώσουν το χάσμα:

Μελέτες δείχνουν ότι ένα 'χωρίς διακρίσεις' κουλτούρα μπορεί να μειώσει δραματικά το άγχος και το φόβο των μελών του προσωπικού. Οι σαφείς εξηγήσεις, οι επιδείξεις και τα εκπαιδευτικά σεμινάρια μπορούν να συμβάλουν σε μεγάλο βαθμό στη μείωση του φόβου.

"Η εμπιστοσύνη κερδίζει την εμπιστοσύνη", όπως λέει η παροιμία - και πουθενά αυτό δεν είναι τόσο εμφανές όσο στην εισαγωγή νέου λογισμικού. Τα τρέχοντα σημεία αναφοράς δείχνουν ότι 75% των εργαζομένων δεν εμπιστεύονται τον διευθύνοντα σύμβουλό τους, ενώ ένα άλλο 57% δεν εμπιστεύεται τους άμεσους διευθυντές τους. Ωστόσο, η αποκατάσταση της εμπιστοσύνης στους εργαζομένους θα μπορούσε να δημιουργήσει μεγαλύτερη αποδοχή και εμπιστοσύνη.

Τα υψηλότερα επίπεδα εμπιστοσύνης συνδέονται άμεσα με το να δοκιμάζεις νέα πράγματα (ανάληψη κινδύνου) και υπερβαίνοντας κάθε όριο. Μπορεί επίσης να μειώσει τις αντιπαραγωγικές συμπεριφορές, όπως η εγκατάλειψη, η εξαπάτηση ή το σαμποτάζ.

Η νευροεπιστήμη επισημαίνει τρία "Κ" που εμπλέκονται στην αλλαγή: ικανότητα, υπόθεση και άνεση. Πρώτον, οι άνθρωποι πρέπει να πιστεύουν ότι έχουν την ικανότητα να διαχειριστούν την αλλαγή με επιτυχία. Πρέπει επίσης να έχουν μια σαφή αιτιολογία για την αλλαγή αυτή και να πιστεύουν ότι ωφελεί τους ίδιους και τους άλλους. Τέλος, πρέπει να ενστερνιστούν τον παράγοντα "άνεση" - ο οποίος ξεκινά αφού έχουν δοκιμάσει (και επομένως αποδεχτεί με επιτυχία) κάτι νέο.

Με αυτούς τους παράγοντες κατά νου, ας δούμε πώς να ενθαρρύνουμε την αποδοχή κατά την εισαγωγή νέου λογισμικού παρακολούθησης.

Η εισαγωγή ενός νέου συστήματος παρακολούθησης των εργαζομένων απαιτεί σχεδιασμό, λεπτότητα και βαθιά ενσυναίσθηση. Ωστόσο, είναι πιο πιθανό να θεσπιστούν με χάρη νέα προγράμματα παράλληλα με ενημερωμένες προσδοκίες, τεκμηρίωση και πολιτικές επικοινωνίας.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές από ειδικούς του κλάδου:

1. Ανάπτυξη μιας ολοκληρωμένης πολιτικής παρακολούθησης. Αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει σαφή όρια για τους εργαζόμενους, καθώς και ηθικές κατευθυντήριες γραμμές και για τα δύο μέρη. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να καταγράψετε μηχανισμούς συναίνεσης και εξαίρεσης (αν αυτό είναι κάτι που υποστηρίζει η επιχείρησή σας).

2. Οικοδομήστε εμπιστοσύνη μέσω της διαφάνειας. Θα θέλετε να κρατάτε τους υπαλλήλους σας ενήμερους, ελπίζω αρκετούς μήνες πριν από την εφαρμογή. Η τακτική επικοινωνία σχετικά με τα επόμενα βήματα θα είναι το κλειδί, καθώς οι εργαζόμενοι δεν θα αισθάνονται χαμένοι στον καπνό. Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να εκδίδετε εβδομαδιαία ενημερωτικά δελτία με ενημερώσεις ή να ηχογραφήσετε ένα βίντεο που να εξηγεί τις ακριβείς πολιτικές και διαδικασίες σας. Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι μπορούν να αγχώνονται λιγότερο για τις επερχόμενες αλλαγές και να αισθάνονται πολύτιμα μέλη της ομάδας σας.

3. Εξισορροπήστε την παρακολούθηση με την ευημερία των εργαζομένων. Ο καθένας θα φοβόταν τις αλλαγές στη ροή εργασίας του και τα αρχικά στάδια της εφαρμογής νέου λογισμικού θα μπορούσαν να αποτελέσουν πρόκληση για τους λιγότερο εξοικειωμένους με την τεχνολογία υπαλλήλους. Για το λόγο αυτό, μπορεί να είναι συνετό να επικεντρωθείτε στη συλλογική βελτίωση και όχι σε τιμωρητικές ενέργειες με τη χρήση λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων.

4. Εκπαίδευση των διευθυντών σε πρακτικές ηθικής παρακολούθησης. Λαμβάνοντας υπόψη ότι (τίτλος συνδέσμου: , rel="nofollow") πιστεύετε ότι η επίδειξη ενσυναίσθησης βελτιώνει τη διατήρηση των εργαζομένων, θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στην εκπαίδευση του εποπτικού πληρώματος. Μπορείτε να το κάνετε αυτό παρουσιάζοντας εσωτερικούς πόρους ή συνεργαζόμενοι με έναν τρίτο πάροχο για υποστήριξη. Φυσικά, μπορεί να είναι ευκολότερο να το κάνετε αυτό με μια επαγγελματική συνεδρία onboarding (ανάλογα με το σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων που επιλέγετε). 96% των εργαζομένων πιστεύετε ότι η επίδειξη ενσυναίσθησης βελτιώνει τη διατήρηση των εργαζομένων, θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στην εκπαίδευση του εποπτικού πληρώματος. Μπορείτε να το κάνετε αυτό παρουσιάζοντας εσωτερικούς πόρους ή συνεργαζόμενοι με έναν τρίτο πάροχο για υποστήριξη. Φυσικά, μπορεί να είναι ευκολότερο να το κάνετε αυτό με μια επαγγελματική συνεδρία onboarding (ανάλογα με το σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων που επιλέγετε).

5. Επικεντρωθείτε στα οφέλη, όχι στα μειονεκτήματα. Η αποδοχή των εργαζομένων ξεκινά από τις δικές τους ανάγκες - όχι από τις ανάγκες της εταιρείας. Η καλύτερη οργανωτική ασφάλεια μπορεί σίγουρα να είναι ένα πλεονέκτημα του λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων, αλλά είναι απίθανο να έχει απήχηση στους καθημερινούς εργαζόμενους. Για το λόγο αυτό, ίσως είναι συνετό να επικεντρωθείτε στα οφέλη που αφορούν τους εργαζόμενους και να υπενθυμίζετε στην ομάδα σας πώς θα βελτιώσει τη ροή εργασίας τους. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει την εστίαση σε δίκαιες αξιολογήσεις απόδοσης, προσωπικές γνώσεις παραγωγικότητας, ακόμη και χρηματικές ανταμοιβές.

Τα συστήματα παρακολούθησης των εργαζομένων αποτελούν το μέλλον των επιχειρήσεων - αν και μπορούν να αντιμετωπίσουν αντίσταση όταν εισάγονται με ακατάλληλο τρόπο. Τα καλά νέα είναι ότι η αποδοχή δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη. Με τη δημιουργία διαφανών συστημάτων επικοινωνίας, τη στήριξη στην οργανωτική κουλτούρα και την ανάπτυξη ολοκληρωμένων πολιτικών και συστημάτων, οι εταιρείες μπορούν να κερδίσουν την αποδοχή των επηρεαζόμενων εργαζομένων και να αναπτύξουν έναν ενδυναμωμένο χώρο εργασίας κατά τη διαδικασία.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα για την εισαγωγή συστημάτων παρακολούθησης; Ένας από αυτούς τους πόρους μπορεί να σας προσφέρει αυτό που ψάχνετε:

• Το τίμημα της παραγωγικότητας: Το ανθρώπινο κόστος της επιτήρησης στο χώρο εργασίας
• Δεοντολογία της παρακολούθησης των εργαζομένων: Τι πρέπει να εξετάσει κάθε επιχείρηση
• Επιλογή της τέλειας λύσης παρακολούθησης εργαζομένων για την εταιρεία σας