Όλα είναι υπό έλεγχο: Πώς να εφαρμόσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης και να μην χάσετε μια ομάδα
Το 2021, η ExpressVPN διεξήγαγε μια μελέτη να κατανοήσουν τις επιπτώσεις της επιτήρησης στο απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό.
About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.
Το 56% των εργαζομένων ανέφεραν ότι ένιωσαν άγχος και αγωνία λόγω της επιτήρησης από τον εργοδότη
Στην πραγματικότητα, το 48% των εργαζομένων συμφώνησε να δεχτεί μείωση μισθού, αν αυτό σήμαινε ότι δεν θα παρακολουθούνταν.
Αλλά γιατί μια τέτοια αίσθηση ανησυχίας; Λοιπόν, ορισμένοι εργαζόμενοι τρομάζουν από την έλλειψη ιδιωτικότητας στο εργασιακό τους περιβάλλον, και αυτό οφείλεται κυρίως στις ενοχλητικές πολιτικές παρακολούθησης που υιοθετούν ορισμένοι εργοδότες.
Στην ουσία, η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι εξαιρετικά βιώσιμη - ειδικά όταν πρόκειται για τον εντοπισμό σημείων συμφόρησης της παραγωγικότητας, τη διασφάλιση της τήρησης των πρωτοκόλλων ασφαλείας και τη βελτίωση της συνολικής απόδοσης. Ωστόσο, συχνά, η έλλειψη ενός ενιαίου, ισχυρού προγράμματος παρακολούθησης μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές συνέπειες - όπως η μείωση του ηθικού των εργαζομένων.
Η υπόθεση της παρεισφρητικής παρακολούθησης - Πώς επηρεάζει την ομάδα σας
Πριν από λίγο καιρό, μια γερμανική εταιρεία λιανικής πώλησης υποχρεώθηκε να καταβάλει πρόστιμο 12,6 εκατ. δολαρίων με αφορμή τη χρήση καμερών βιντεοεπιτήρησης για την παρακολούθηση της δραστηριότητας στο χώρο εργασίας - κάτι που παραβίαζε τους κανονισμούς περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής που ορίζονται από τη χώρα και την Ευρωπαϊκή Ένωση. Παρομοίως, σε μια εταιρεία υλικού υπολογιστών στη Νορβηγία επιβλήθηκε πρόστιμο 24.000 δολαρίων από τις αρχές, καθώς μετέφερε προσωπικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους διακομιστές της.
Δεν είναι λοιπόν περίεργο που οι εργαζόμενοι διστάζουν να παρακολουθούνται. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."
Τώρα, αυτό είναι κάτι που λέει πολλά για το πόσο δύσκολο μπορεί να είναι να συμφιλιωθεί η παρακολούθηση στο χώρο εργασίας με τις ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής, όταν οι πρακτικές παρεμβατικής και ενοχλητικής παρακολούθησης είναι διαδεδομένες.
Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να μειώσετε την εμπιστοσύνη που νιώθουν οι εργαζόμενοι προς την εταιρεία σας. Αυτό τρώει την παραγωγικότητα και σίγουρα μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο ακόμη και στη διατήρηση των εργαζομένων, για να μην αναφέρουμε τις ρυθμιστικές ανησυχίες που θα προκύψουν. Το 2021, η ιταλική ΑΕ επέβαλε πρόστιμο 80.000 ευρώ σε δήμο (ελεγκτή) λόγω παραβίασης της νομοθεσίας περί προστασίας των δεδομένων κατά της καταγγελίας εργαζομένου σχετικά με τη συλλογή ευαίσθητων πληροφοριών του.
Για να αποφύγετε τις ρυθμιστικές αντιδράσεις που συχνά εμποδίζουν την ανάπτυξη ενός παρεμβατικού προγράμματος παρακολούθησης, είναι εξαιρετικά σημαντικό να οικοδομήσετε εμπιστοσύνη στην ομάδα σας. Για να σας βοηθήσουμε να θέσετε τα θεμέλια για ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα παρακολούθησης εργαζομένων, έχουμε συγκεντρώσει ορισμένες βασικές συμβουλές που μπορείτε να ακολουθήσετε.
Πώς να εφαρμόσετε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης και να μην χάσετε μια ομάδα
Σε μια από τις πρόσφατες έρευνές μας, διαπιστώσαμε ότι μια επιπλέον ημέρα ρεπό αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων κατά περισσότερο από 5%. Σε μια άλλη έρευνα, καταφέραμε να σκιαγραφήσουμε τον τρόπο με τον οποίο ο ενεργός και ο ανενεργός χρόνος αυξήθηκε/μειώθηκε πριν και μετά τις διακοπές των Χριστουγέννων. Πώς το κάναμε αυτό; Αναλύοντας τα δεδομένα διαδικτυακής παρακολούθησης που συγκέντρωσαν οι πελάτες μας κατά τη διάρκεια της περιόδου. Και πώς μας βοήθησε αυτό; Ήμασταν σε θέση να περιγράψουμε τα προληπτικά μέτρα που θα έπρεπε να λάβουν οι πελάτες μας για να βοηθήσουν τους υπαλλήλους τους να αισθάνονται καλύτερα και να εργάζονται καλύτερα.
The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.
Δείτε πώς μπορείτε να εφαρμόσετε ένα τέτοιο πρόγραμμα παρακολούθησης και να μην χάσετε την ομάδα:
Ξεκινήστε με τον καθορισμό των στόχων του ελέγχου
Για να εφαρμόσετε το πρόγραμμα παρακολούθησης, είναι απαραίτητο να καθορίσετε πρώτα τους στόχους του ελέγχου. Αυτό σημαίνει:
Προσδιορισμός των στόχων που θέλετε να επιτύχετε μέσω του προγράμματος παρακολούθησης
Καθορισμός αρμοδιοτήτων για κάθε μέλος της ομάδας
Καθορισμός κατευθυντήριων γραμμών ως προς το τι είναι αποδεκτό και τι όχι
Προετοιμασία ενός οδικού χάρτη για το πώς θέλετε να λειτουργεί το πρόγραμμα παρακολούθησης
By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.
Αξιολόγηση των κριτηρίων παρακολούθησης
Στη συνέχεια, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε αξιολογήσει τα κριτήρια παρακολούθησης. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει κάτι όπως:
Καθορισμός του τύπου του καναλιού που θα παρακολουθείται (π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, διαδίκτυο, τηλεφωνικές κλήσεις)
Καθορισμός των χρόνων κατά τους οποίους θα είναι ενεργή η λειτουργία παρακολούθησης
Αξιολόγηση του επιπέδου επιτήρησης που πρέπει να έχετε σε ισχύ
Αξιολόγηση του κατά πόσον το επίπεδο αυτό εμπίπτει στην αρμοδιότητα των νόμων (περισσότερα σχετικά αργότερα)
Ενημερώστε το προσωπικό για τη δυνητική λειτουργία παρακολούθησης
Η αναζήτηση της συγκατάθεσης του προσωπικού και η ενημέρωσή του για τις λειτουργίες παρακολούθησης είναι ζωτικής σημασίας. Η συγκατάθεση μετά από ενημέρωση είναι απαραίτητη για την εφαρμογή ενός αποτελεσματικού προγράμματος παρακολούθησης, καθώς διασφαλίζει ότι είστε υπόλογοι για το πρόγραμμα και ότι δεν ξεπερνάτε τα όρια. Για το σκοπό αυτό, αυτό θα περιλαμβάνει αποτελεσματικά:
Ενημέρωση του προσωπικού γιατί και πώς θα παρακολουθείται
Επεξήγηση των στόχων του ελέγχου (απαρίθμηση των στόχων που θέλετε να επιτύχετε)
Ενημέρωση για τα οφέλη/επιπτώσεις της τήρησης/μη τήρησης των κατευθυντήριων γραμμών (π.χ. πειθαρχικά μέτρα ή πρόστιμα)
Απάντηση στις ερωτήσεις και τις ανησυχίες του προσωπικού σας
Να κάτι αξιοσημείωτο: Αυτό δεν σημαίνει ότι μπορεί να ακολουθηθεί οποιαδήποτε πρακτική παρακολούθησης ή συλλογής προσωπικών δεδομένων με βάση αυτή τη συγκατάθεση. Για παράδειγμα, εάν ένας εργαζόμενος δώσει τη συγκατάθεσή του για την εγκατάσταση κάμερας CCTV για παρακολούθηση, αυτό δεν σημαίνει ότι ο εργοδότης μπορεί να το πράξει. Τι γίνεται αν η βιντεοεπιτήρηση δεν επιτρέπεται από τον νόμο ή δεν εμπίπτει στην αρμοδιότητα της τοπικής δικαιοδοσίας; Αυτό μπορεί να είναι ένα δύσκολο σενάριο - είναι καλύτερο να το αποφύγετε.
Μελετήστε τους σχετικούς νόμους της περιοχής
Μέχρι τώρα, έχουμε διαπιστώσει ότι είναι επιτακτική ανάγκη να διασφαλίσετε ότι γνωρίζετε καλά τους νόμους της περιοχής σας που διέπουν το είδος των δραστηριοτήτων παρακολούθησης στις οποίες μπορείτε να συμμετάσχετε.
Πώς οι νόμοι αυτοί μπορούν να υποδείξουν κατευθύνσεις για τη λειτουργία της παρακολούθησης; Ας δούμε μερικά παραδείγματα:
Στην Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ), η Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR) διασφαλίζει ότι οι εργοδότες ζητούν τη συγκατάθεση για τη συλλογή προσωπικών δεδομένων. Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι επιτρεπτή, αλλά το πρόγραμμα παρακολούθησης δεν πρέπει να παρεμβαίνει στις προσωπικές, ευαίσθητες πληροφορίες των εργαζομένων.
Στις ΗΠΑ, το Νόμος περί απορρήτου ηλεκτρονικών επικοινωνιών του 1986 διασφαλίζει ότι οι εργοδότες έχουν συγκεκριμένο και δικαιολογημένο λόγο για την παρακολούθηση της ηλεκτρονικής και προφορικής επικοινωνίας στον χώρο εργασίας.
Επιλέξτε ένα σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων
Τώρα που έχετε μια καλή αίσθηση των υποχρεώσεων που πρέπει να εκπληρώσετε, ήρθε η ώρα να επιλέξετε τη σωστή πλατφόρμα παρακολούθησης εργαζομένων. Πώς όμως να το κάνετε, ειδικά όταν η αγορά φαίνεται να είναι κορεσμένη από μια θάλασσα διαφορετικών λύσεων; Για να σας βοηθήσουμε σε αυτό, παραθέτουμε ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε:
Μπορεί το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων να λειτουργήσει διακριτικά; Είναι σχεδιασμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να μην παραβιάζει την ιδιωτική ζωή των εργαζομένων;
Είναι εύκολο να εφαρμοστεί; Μπορείτε να πιάσετε δουλειά αμέσως μετά την εγγραφή σας στο πρόγραμμα;
Πώς λειτουργούν οι ενότητες αναφοράς; Μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα αναφορές σχετικά με την παραγωγικότητα, τη συμμετοχή, την επικοινωνία και τις αναθέσεις;
Εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής των σχετικών νόμων; Ανταποκρίνεται στα πρότυπα της τοπικής σας δικαιοδοσίας;
Μειώνει τη χειρωνακτική εργασία για τους υπαλλήλους ώστε να τους βοηθήσει να επικεντρωθούν σε πιο δημιουργικά καθήκοντα; Για παράδειγμα, το σύστημα παρακολούθησης μειώνει τη χειρωνακτική γραφειοκρατία όσον αφορά τη δημιουργία φύλλων εργασίας και αναφορών;
Στο τέλος της ημέρας, μια ιδανική λύση θα είναι:
Ανεπαίσθητο: Παροχή ολιστικής ορατότητας στο χώρο εργασίας χωρίς να διαταράσσονται οι εργαζόμενοι
Διαισθητικό: Εύκολη χρήση και καλωδίωση
Ευέλικτη: Επεκτάσιμη και επεκτάσιμη καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται
Προσαρμόσιμο: Σας επιτρέπει να ορίσετε συγκεκριμένες πολιτικές
Συμβατό: Υποστηρίξτε την τοπική νομοθεσία και τους νόμους σας
Επεκτάσιμη: Μπορεί να υποστηρίξει ένα εύρος ροών εργασίας και διαδικασιών
Οικονομικά αποδοτικό: Σας επιτρέπει να βελτιώσετε τη λειτουργική αποδοτικότητα και να εξαλείψετε τα σημεία συμφόρησης
Συμβουλευτείτε έναν τοπικό δικηγόρο
Αν και οι γενικοί κανόνες περιγράφονται σε γενικές γραμμές στους κανονισμούς, υπάρχουν ακόμη αποχρώσεις που πρέπει να διερευνηθούν. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι οι εργαζόμενοι είναι εγκατεστημένοι στην ΕΕ, ενώ η εταιρεία εδρεύει στη Σιγκαπούρη. Τι είδους αρχές θα ισχύουν και για τις δύο χώρες; Για να αποτυπώσετε αυτές τις αποχρώσεις, πρέπει να ζητήσετε τις υπηρεσίες ενός νομικού εμπειρογνώμονα. Θα σας καθοδηγήσει επίσης με επιτυχία σχετικά με τη βιωσιμότητα του συγκεκριμένου λογισμικού παρακολούθησης που έχετε επιλέξει.
Μην αξιολογείτε για τις πρώτες εβδομάδες ή μήνες
Όπως κάθε άλλο νέο έργο, πρέπει να δώσετε χρόνο σε αυτό να εγκατασταθεί. Δεν θα έχετε αμέσως ένα στιγμιότυπο της αποτελεσματικότητας. Στο μέτρο του δυνατού, αφήστε τους υπαλλήλους να προσαρμοστούν στην ύπαρξη του συστήματος παρακολούθησης για μερικές εβδομάδες ή μήνες. Μην αρχίσετε αμέσως τις αξιολογήσεις, αλλιώς κινδυνεύετε να γίνετε πολύ αυστηροί.
Εν τω μεταξύ, συνεχίστε να συγκεντρώνετε τα δεδομένα. Μέχρι τη στιγμή που θα κάνετε μια αξιολόγηση, θα έχετε βαθιές γνώσεις που σχετίζονται με:
Παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας σε σχέση με τον ενεργό και τον ανενεργό χρόνο
Εάν υπάρχουν προβλήματα που αναδύονται σε καθημερινή βάση
Επίδοση του έργου σε σχέση με τους χρονικούς και δημοσιονομικούς περιορισμούς
Εάν υπάρχουν ευπάθειες ασφαλείας που εμφανίζονται πολύ συχνά
Εάν υπάρχει εκτεταμένη κατάχρηση των πόρων της εταιρείας
Εάν η διακριτικότητα του συστήματος παρακολούθησης λειτουργεί σύμφωνα με τις προσδοκίες σας
Κατά πόσον το ίδιο το σύστημα παρακολούθησης αποδίδει τα αναμενόμενα
Τέτοιες πληροφορίες θα οδηγήσουν σε πρότυπα που θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε πώς να βελτιώσετε τις ροές εργασίας. Θα σας βοηθούσε επίσης να συσχετίσετε την εφαρμογή με μεταβλητές όπως η συνολική παραγωγικότητα, ο χρόνος διακοπής λειτουργίας και άλλοι παράγοντες.
Επαναπροσδιορίστε τις πολιτικές και τις ανταμοιβές
Τώρα, ήρθε η ώρα να επαναπροσέξετε τους εργαζομένους και να τους εμπλέξετε στην ιδέα της παρακολούθησης. Εδώ είναι που πρέπει να επαναπροσδιορίσετε τις πολιτικές και να ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να σκεφτούν
Τα δυνητικά οφέλη του συστήματος παρακολούθησης (τουλάχιστον ως εργαλείο παρακίνησης)
Οι ανταμοιβές που συνδέονται με την απόδοση σε ένα συγκεκριμένο πρότυπο
Οι συνέπειες της πτώσης κάτω από ένα ορισμένο πρότυπο
Τα κίνητρα με βάση τα επίπεδα επίτευξης
Με τη λήψη αυτών των μέτρων, ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να αναλάβουν την ευθύνη της απόδοσής τους. Θα είναι πιο ανοιχτοί στο να συμβάλουν στην επιτυχία της επιχείρησης. Από τη σκοπιά του εργοδότη, αυτό είναι εξαιρετικά βιώσιμο για τη σφυρηλάτηση συγκεκριμένων ροών εργασίας.
Για παράδειγμα, αν έχετε απομακρυσμένο προσωπικό και πρέπει να παρακολουθείτε στενά την τήρηση της εργασίας τους από το σπίτι, μπορείτε να μοιραστείτε ένα ημερολόγιο στο διαδίκτυο και να τους ενθαρρύνετε να κάνουν check in με την κατάλληλη συχνότητα. Μπορείτε να τους βάζετε να θέτουν στόχους απόδοσης και να παρέχουν τακτικές ενημερώσεις. Επίσης, μπορείτε να παρέχετε αναφορές προόδου, ώστε να είστε σε θέση να διαπιστώσετε αν υπάρχουν ανεξέλεγκτα ζητήματα κατάχρησης που συμβαίνουν.
Βελτίωση & βελτίωση
Καθώς δημιουργείτε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης στην εταιρεία σας, υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης. Πρέπει να επανεξετάζετε συνεχώς το σύστημα για να προχωράτε συνεχώς μπροστά. Μπορεί να παρατηρήσετε ότι οι εργαζόμενοι δεν κάνουν αρκετή δουλειά. Ή, κάποιοι από αυτούς χαλαρώνουν. Ίσως, δεν λαμβάνετε έγκαιρα εκθέσεις προόδου. Ίσως οι εργαζόμενοι δεν αναλαμβάνουν την ευθύνη της ανατροφοδότησης. Ίσως, από το λογισμικό λείπει κάποιο χαρακτηριστικό που είναι βασικό για τις ανάγκες σας.
Όλες αυτές οι παρατηρήσεις οδηγούν σε ένα πράγμα: πρέπει να βελτιώσετε την προσέγγιση. Συνεχίστε να μιλάτε με τους υπαλλήλους για να διαχειριστείτε τις προσδοκίες τους. Βάλτε στόχο να ορίσετε σημεία ελέγχου και να αξιολογείτε την πρόοδο. Επανεξετάστε τις πολιτικές και βεβαιωθείτε ότι είναι όσο ποτέ άλλοτε επίκαιρες.
Η κατώτατη γραμμή
Ένα πρόγραμμα παρακολούθησης θα θεωρηθεί επιτυχημένο αν σας βοηθήσει να βελτιώσετε την εργασιακή κουλτούρα και τη ροή εργασιών. Για το σκοπό αυτό, είναι απαραίτητο να εγκαταστήσετε ένα ισχυρό, ολοκληρωμένο και διακριτικό λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων τελειοποιήστε τις επιχειρησιακές διαδικασίες, αφού διακρίνετε τα σημεία συμφόρησης και τις ανεπάρκειες, και καθορίστε ένα σαφές όραμα με την ομάδα σας.