Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων: Παρακολουθήστε πώς το προσωπικό σας χρησιμοποιεί τους υπολογιστές

Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να είναι ελεύθεροι να κάνουν τη δουλειά τους στο γραφείο χωρίς κανένα περιορισμό. Ωστόσο, οι εργοδότες πρέπει να διασφαλίζουν τη δέουσα προσοχή καθώς και όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τους υπολογιστές του γραφείου. Πρέπει να παρακολουθούν κάθε τόσο τις δραστηριότητες των υπαλλήλων τους στον υπολογιστή. Αυτό αποκτά ακόμη μεγαλύτερη σημασία στην περίπτωση που οι οργανισμοί ασχολούνται με ευαίσθητα δεδομένα. Οι πληροφορίες αυτές απαιτούνται για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας των διαδικασιών ενός οργανισμού. Σε αυτό το σημείο θα αντιληφθείτε τη σημασία του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων. Αυτό το λογισμικό παρέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ένας υπάλληλος χρησιμοποιεί τους υπολογιστές του γραφείου.

Η παρακολούθηση δεδομένων εξαρτάται από την ποιότητα του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων που χρησιμοποιείται. Συνήθως θα μπορείτε να παρακολουθείτε τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται, τους ιστότοπους που επισκέπτονται και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται. Θα μπορούσατε επίσης να ελέγξετε αν ο υπάλληλος πείραξε τις ρυθμίσεις του συστήματος ή αν άλλαξε τη θέση της συσκευής και ούτω καθεξής και ούτω καθεξής. Οι προαναφερθείσες δραστηριότητες αποτελούν κοινά χαρακτηριστικά. Ένα καλής ποιότητας λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων θα πρέπει να είναι σε θέση να παρακολουθεί πολύ περισσότερα. Θα πρέπει να μπορείτε να εντοπίζετε και να ορίζετε πράγματα που απαιτούν παρακολούθηση. Επιπλέον, θα πρέπει να είστε σε θέση να λαμβάνετε άμεσες ειδοποιήσεις σε περίπτωση οποιασδήποτε παράβασης. Υπάρχουν ορισμένοι ιστότοποι κοινωνικής δικτύωσης που απαιτούν αποκλεισμό. Η κοινή χρήση αρχείων θα πρέπει να περιορίζεται στο ελάχιστο. Ομοίως, η χρήση εξωτερικών εργαλείων αποθήκευσης, όπως οι μονάδες στυλό και οι σκληροί δίσκοι, απαιτεί την άσκηση ελέγχου.

Το λογισμικό θα πρέπει να διαθέτει έναν πίνακα ελέγχου διαχείρισης στον οποίο θα μπορεί κανείς να βλέπει αυτές τις παραβιάσεις. Το λογισμικό θα πρέπει να παράγει έγκαιρες αναφορές. Κάθε οργανισμός θα πρέπει να είναι σε θέση να αποφασίσει ποιο λογισμικό είναι εφαρμόσιμο σε αυτόν. Πριν από την οριστικοποίηση του πακέτου, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι το λογισμικό συνάδει με τις απαιτήσεις του οργανισμού. Αυτό το άρθρο εξετάζει τέσσερα τέτοια συστήματα λογισμικού.

Η SpectorSoft, που ιδρύθηκε το 1998 και έχει γραφεία στη Φλόριντα, τη Γιούτα, καθώς και στο Surrey του Ηνωμένου Βασιλείου, έχει πελατειακή βάση περίπου 36000 εταιρικών πελατών και περισσότερους από 900000 οικιακούς χρήστες. Είναι αποδέκτης πολλών βραβείων. Προσφέρει λύσεις λογισμικού παρακολούθησης αρχείων καταγραφής καθώς και παρακολούθησης και εντοπισμού έξυπνων τηλεφώνων. Το προϊόν της Spector 360 όχι μόνο ανιχνεύει και αποτρέπει την ακατάλληλη δραστηριότητα των εργαζομένων, αλλά παρέχει επίσης λεπτομερή αναφορά για την ίδια.

Λειτουργεί τόσο στις πλατφόρμες Windows όσο και στις πλατφόρμες Mac. Χρησιμοποιεί ένα μοναδικό λογισμικό ανίχνευσης πληκτρολογίου και λήψης στιγμιότυπων για να αποτρέψει τους υπαλλήλους από το να ξεφύγουν από τη γραμμή. Μπορεί επίσης να παρακολουθεί κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται καθώς και κάθε μήνυμα που λαμβάνεται. Το πρόγραμμα καταγραφής πληκτρολογίου μπορεί να παρακολουθεί τι πληκτρολογείται. Μπορεί επίσης να παρακολουθεί συνομιλίες και μηνύματα. Παρέχει λεπτομερή αναφορά των ιστότοπων που επισκέφθηκαν, των διαδικτυακών ιστότοπων που αναζητήθηκαν, των αρχείων που μεταφέρθηκαν και των εφαρμογών που χρησιμοποιήθηκαν. Εν ολίγοις, μπορεί να παρακολουθεί όλες τις δραστηριότητες δικτύου. Το λογισμικό καταγράφει τις δραστηριότητες σε έναν απομακρυσμένο υπολογιστή για προβολή και ανάλυση αργότερα μέσω μιας επιλογής γραφικών παραστάσεων και μοτίβων.

Το λογισμικό μπορεί να παράγει περισσότερες από 50 διαφορετικές αναφορές για τη δραστηριότητα των εργαζομένων. Μπορείτε να αποκλείσετε ορισμένους ιστότοπους με βάση τις απαιτήσεις σας. Επιτρέπει την ανάκληση των παραβατικών υπαλλήλων για ακατάλληλη χρήση με βάση τις αναφορές που παράγει το λογισμικό. Μπορείτε να αποκλείσετε τη διαρροή δεδομένων. Οι απάτες εντοπίζονται εύκολα, βελτιώνοντας έτσι την αποτελεσματικότητα του οργανισμού. Το λογισμικό διαθέτει επίσης μια διάταξη όπου μπορείτε να παρακολουθείτε και τους ελεγκτές. Ο προληπτικός συντονισμός μεταξύ των τμημάτων ανθρώπινου δυναμικού και άλλων εργαζομένων είναι μερικά πράγματα που μπορεί να παρέχει αυτό το λογισμικό.

Η εταιρεία ισχυρίζεται ότι το λογισμικό της iMonitor Employee Activity Monitor (EAM) δεν είναι μόνο ισχυρό, αλλά και χρησιμοποιείται από χιλιάδες οργανισμούς σε όλο τον κόσμο, συμπεριλαμβανομένων εταιρειών όπως η Siemens. Ο κύριος στόχος του λογισμικού είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας των εργαζομένων και η διατήρηση του εταιρικού απορρήτου. Το iMonitor EAM επιτρέπει στον οργανισμό να παρακολουθεί το πολύ χίλιους υπολογιστές από έναν ενιαίο κεντρικό διακομιστή.

Αυτό το λογισμικό σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε δραστηριότητες όπως οι κινήσεις πλήκτρων, οι δραστηριότητες του πρόχειρου καθώς και τα στιγμιότυπα οθόνης που λαμβάνονται. Το λογισμικό μπορεί επίσης να ανιχνεύσει δραστηριότητες εγγράφων και ιστότοπους που επισκέπτεστε. Μπορεί να δώσει μια λεπτομερή αναφορά των ηλεκτρονικών αναζητήσεων που διεξήγαγε ο υπάλληλος, καθώς και να παρέχει χρόνο χρήσης δικτύου. Ένα πρόσθετο χαρακτηριστικό είναι ότι μπορείτε να ρυθμίσετε δέκα διαφορετικές οθόνες για την ανίχνευση της δραστηριότητας των εργαζομένων και να ορίσετε ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο για συγκεκριμένες δραστηριότητες, εάν είναι απαραίτητο. Το λογισμικό σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να αποκλείσετε αφαιρούμενες συσκευές αποθήκευσης.

Μπορείτε να φιλτράρετε την πρόσβαση σε ιστότοπους. Ένα ακόμη χαρακτηριστικό είναι ότι μπορείτε να ελέγχετε έναν υπολογιστή εξ αποστάσεως χρησιμοποιώντας την κάμερα web για την προβολή του περιβάλλοντος. Μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές των δραστηριοτήτων σε πραγματικό χρόνο και να τις χρησιμοποιήσετε για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων και των διαδικασιών του οργανισμού.

Ξεκίνησε το 2006 από την EfficientLab LLC, και πάνω από 1500 εταιρείες χρησιμοποιούν αυτό το λογισμικό. Μπορείτε να μετρήσετε την ακρίβεια των εργαζομένων και να παρακολουθείτε επίσης τις μετακινήσεις τους. Αυτό το λογισμικό σας επιτρέπει να ορίσετε ευέλικτες πολιτικές προκειμένου να ελέγχετε τον χρόνο εργασίας καθώς και τον ελεύθερο χρόνο των εργαζομένων. Υπάρχουν τρεις κύριες χρήσεις του λογισμικού. Αυτό το λογισμικό μπορεί να ελέγχει τη χρήση του διαδικτύου, την επιτήρηση και την παρακολούθηση του χρόνου εργασίας. Θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα σχετικά με την κατανομή της διαδικτυακής κίνησης ενός οργανισμού μεταξύ των χρηστών, των υπολογιστών, των ομάδων, καθώς και των τμημάτων του. Είστε επίσης σε θέση να φιλτράρετε τους ιστότοπους στους οποίους οι υπάλληλοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση.

Υπάρχει πρόβλεψη για την ενημέρωση των χρηστών όταν οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε τέτοιους ιστότοπους. Μπορείτε επίσης να εκδώσετε ειδοποιήσεις σε αυτούς τους υπαλλήλους όταν το κάνουν. Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα επιτήρησης που είναι διαθέσιμη στο Work Examiner, θα μπορείτε να παρακολουθείτε τι βλέπει ένας συγκεκριμένος υπάλληλος ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε επίσης να συλλαμβάνετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα φιλτράρετε όπως και όπως θέλετε. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να καταγράφετε δραστηριότητες άμεσων μηνυμάτων. Μπορείτε να παρακολουθείτε συνεχώς πώς περνάει το χρόνο του ο εργαζόμενος, τι ώρα φτάνει, τι ώρα φεύγει και να βλέπετε τους ιστότοπους που επισκέπτεται κατά τη διάρκεια του χρόνου που περνάει στον υπολογιστή. Μπορείτε επίσης να ορίσετε αποκλεισμούς για συγκεκριμένους ιστότοπους για συγκεκριμένους υπαλλήλους.

Υπάρχει διαφορά μεταξύ των κανονικών εταιρειών και των κυβερνητικών οργανισμών που εμπλέκονται σε θέματα εθνικής ασφάλειας. Τέτοιοι οργανισμοί απαιτούν υψηλότερου βαθμού μέτρα ασφαλείας. Η Awareness Technologies, η οποία ιδρύθηκε το 2002 για να παρέχει τέτοια αυστηρά μέτρα ασφαλείας, μπορεί να υπερηφανεύεται για το πελατολόγιό της, το οποίο περιλαμβάνει υπηρεσίες επιπέδου υπουργικού συμβουλίου, υπηρεσίες επιβολής του νόμου, μεγάλες εταιρείες, νοσοκομεία και σχολεία. Σύμφωνα με την ανακοίνωση της Εταιρείας, το εργαλείο παρακολούθησης των εργαζομένων Sonar είναι υψηλής ποιότητας λογισμικό ασφαλείας και συγκρίνεται με τα καλύτερα του κλάδου. Είστε σε θέση να παρακολουθείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και τα μηνύματα, συμπεριλαμβανομένων των πληκτρολογούμενων πληκτρολογήσεων.

Μπορείτε να δείτε τα έγγραφα στα οποία αποκτήσατε πρόσβαση, τις εφαρμογές που χρησιμοποιήσατε και τους ιστότοπους που επισκεφτήκατε μαζί με άλλα τέτοια δεδομένα. Το κύριο πλεονέκτημα αυτού του λογισμικού είναι ότι μπορείτε να το κάνετε αυτό αθόρυβα χωρίς ο εργαζόμενος να έχει ιδέα γι' αυτό. Όπως και με άλλα παρόμοια λογισμικά, μπορείτε να αποκλείσετε εφαρμογές και να περιορίσετε την πρόσβαση σε ορισμένους ιστότοπους. Διαθέτει ένα μοναδικό πρόγραμμα καταγραφής πλήκτρων που μπορεί επίσης να παρακολουθεί τις λέξεις-κλειδιά που πληκτρολογούνται. Σύμφωνα με την εταιρεία, μπορεί να λειτουργήσει με επάρκεια τόσο στον τερματικό διακομιστή όσο και στο περιβάλλον Citrix.