Επιχειρήσεις του Οχάιο: Πώς να εφαρμόσετε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων χωρίς νομικούς κινδύνους

Σήμερα, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι ένα κοινό εργαλείο σε εργαλειοθήκες πολλών εταιρειών. Βοηθά στην προστασία ευαίσθητων πληροφοριών, στη βελτίωση της παραγωγικότητας, στην παρακολούθηση παρακολούθησης, στη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων και στην εκτέλεση πολλών άλλων εργασιών.

Στις πρακτικές παρακολούθησης, οι εταιρείες συχνά εστιάζουν μόνο στον τρόπο παρακολούθησης. Τι λογισμικό να επιλέξω; Πώς να το ενσωματώσετε στο τρέχον σύστημά τους; Ποιες ειδοποιήσεις να διαμορφωθούν και πόσο συχνά να ελέγχονται τα στατιστικά στοιχεία παραγωγικότητας; Σε αυτήν την επιδίωξη, αυτές οι εταιρείες αγνοούν τις ηθικές και νομικές πλευρές του θέματος: γιατί παρακολουθούν και εάν οι πρακτικές τους συμμορφώνονται με τη νομοθεσία.

Το νομικό τοπίο είναι μοναδικό για κάθε χώρα και ακόμη και κράτος. Σήμερα, θα διερευνήσουμε πώς να εφαρμόσετε την παρακολούθηση των εργαζομένων στο Οχάιο με τρόπο που όχι μόνο συμμορφώνεται με τη νομοθεσία αλλά και σέβεται την ομάδα σας.

Αποποίηση ευθύνης: Αυτό το άρθρο είναι μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν προορίζεται να αντικαταστήσει τις νομικές συμβουλές. Συνιστούμε να ζητήσετε νομική συμβουλή από έναν ειδικό πριν εφαρμόσετε την παρακολούθηση εργαζομένων στην εταιρεία σας.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Δύο ομοσπονδιακοί νόμοι αποτελούν τη βάση της νομιμότητας της παρακολούθησης στο χώρο εργασίας.

Ο νόμος περί απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών (ECPA) απαγορεύει τη σκόπιμη παρακολούθηση και παρακολούθηση των προφορικών, ενσύρματων και ηλεκτρονικών επικοινωνιών των εργαζομένων. Ωστόσο, υπάρχουν δύο εξαιρέσεις:

• Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τις επικοινωνίες των εργαζομένων που πραγματοποιούνται σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς, εάν η παρακολούθηση είναι ρουτίνα και οι εργαζόμενοι ειδοποιούνται.

• Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν τους εργαζόμενους εάν λάβουν τη συγκατάθεσή τους, συνήθως μέσω υπογεγραμμένων συμφωνιών ή πολιτικών που αναγνωρίζονται κατά την επιβίβαση και την απασχόληση.

Το Οχάιο είναι μια πολιτεία συναίνεσης ενός μέρους. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ηχογραφήσετε νόμιμα μια συνομιλία εφόσον είστε ένας από τους συμμετέχοντες ή εάν τουλάχιστον ένα μέρος στη συνομιλία συναινέσει στην ηχογράφηση. Δεν χρειάζεται να λάβετε συναίνεση από όλα τα μέρη στη συνομιλία.

Ο Νόμος για τις Εθνικές Εργασιακές Σχέσεις (NLRA) προστατεύει τα δικαιώματα των εργαζομένων να συζητούν τους μισθούς, τις συνθήκες εργασίας και να δημιουργούν συνδικάτα. Οι εταιρείες δεν μπορούν να χρησιμοποιούν την παρακολούθηση για να κατασκοπεύουν ή να αποθαρρύνουν τις προστατευμένες ομαδικές συζητήσεις. Εάν το λογισμικό σας επισημαίνει τους υπαλλήλους για συνεργασία σε εργασιακά ζητήματα, βρίσκεστε σε ασταθές νομικό έδαφος.

Ο νόμος του Οχάιο ενισχύει το απόρρητο των εργαζομένων με συγκεκριμένους, ουσιαστικούς τρόπους. Εδώ είναι τα βασικά σημεία:

Βιντεοεπιτήρηση

Οι κάμερες μπορεί να είναι χρήσιμες για την ασφάλεια, ειδικά σε αποθήκες, χώρους λιανικής ή άλλους χώρους με υψηλό κίνδυνο κλοπής. Μπορείτε να εγκαταστήσετε βιντεοκάμερες σε:

• Δάπεδα εργασίας
• Είσοδοι
• Χώροι στάθμευσης
• Διαλειμματικά δωμάτια (με προσοχή!)

Ωστόσο, οι εργαζόμενοι έχουν εύλογες προσδοκίες για την ιδιωτικότητα σε ορισμένους τομείς. Γι' αυτό δεν μπορείτε να τοποθετήσετε κάμερες σε:

• Τουαλέτες
• αποδυτήρια
• Αλλαγή περιοχών
• Ιδιωτικά γραφεία χωρίς προειδοποίηση

Ακόμη και σε κοινόχρηστους χώρους όπως αίθουσες διαλειμμάτων, είναι συνετό να τοποθετείτε ορατή σήμανση που υποδεικνύει ότι χρησιμοποιείται επιτήρηση. Διαφορετικά, οι εργαζόμενοι μπορεί να ισχυριστούν ότι περίμεναν την προστασία του απορρήτου - θέτοντας σας σε κίνδυνο αδικοπραξίας για παραβίαση του απορρήτου.

Ηχογράφηση

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, οι εργοδότες δεν μπορούν να ηχογραφήσουν συνομιλίες χωρίς τη συγκατάθεση τουλάχιστον ενός μέρους (π.χ. ένας διευθυντής μπορεί να ηχογραφήσει μια πειθαρχική συνάντηση με έναν εργαζόμενο ή ένα τηλεφώνημα ενός υπαλλήλου σε έναν πελάτη με τη συγκατάθεση του υπαλλήλου).

Ψηφιακή Δραστηριότητα

Στις συσκευές και τα δίκτυα της εταιρείας, οι εργοδότες του Οχάιο έχουν ευρεία δικαιώματα. Οι εργαζόμενοι γενικά δεν έχουν εύλογες προσδοκίες για το απόρρητο όταν χρησιμοποιούν:

• Εταιρικό email
• Φορητοί υπολογιστές ή τηλέφωνα με έκδοση εργασίας
• Εσωτερικές πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων

Αυτό σημαίνει ότι σε αυτές τις συσκευές μπορείτε να παρακολουθείτε:

• Ιστορικό περιήγησης στο Διαδίκτυο
• Περιεχόμενο email
• Χρήση εφαρμογής
• Χρόνοι σύνδεσης/αποσύνδεσης
• Πρόσβαση σε αρχείο

Ωστόσο, η παρακολούθηση αυτών των δραστηριοτήτων πρέπει να εξυπηρετεί έναν νόμιμο επιχειρηματικό σκοπό. Επιπλέον, απαγορεύεται η παρακολούθηση των προσωπικών λογαριασμών ενός υπαλλήλου ή της δραστηριότητάς του εκτός εργασίας.

Συνοπτικά, σύμφωνα με τη νομοθεσία του Οχάιο, επιτρέπεται η παρακολούθηση των εργαζομένων, αλλά οι εργοδότες σέβονται τις προσδοκίες απορρήτου ενός εργαζομένου. Οι εταιρείες δεν πρέπει να χρησιμοποιούν επιτήρηση σε ιδιωτικούς χώρους και να λαμβάνουν την κατάλληλη συγκατάθεση για ηχογράφηση.

Ακόμα κι αν ένας νόμος δεν απαιτεί ρητά την αποκάλυψη, η αποτυχία ενημέρωσης των εργαζομένων σχετικά με την παρακολούθηση μπορεί να σας ανοίξει ισχυρισμούς για παραβίαση του απορρήτου, ειδικά εάν η παρακολούθηση είναι μυστική ή υπερβολική.

Μια σαφής, γραπτή πολιτική δεν είναι απλώς καλή πρακτική - είναι η νομική σας ασπίδα. Μια σταθερή πολιτική κάνει περισσότερα από τον έλεγχο ενός πλαισίου συμμόρφωσης. Το:

• Θέτει σαφείς προσδοκίες

• Καταργεί την ασάφεια σχετικά με το απόρρητο

• Έγγραφα βεβαίωση υπαλλήλου

• Προστατεύει την επιχείρησή σας σε περίπτωση διαφωνιών

• Χτίζει μια κουλτούρα δικαιοσύνης

Η πολιτική παρακολούθησης των εργαζομένων σας πρέπει να είναι απλή, κατανοητή και περιεκτική. Εδώ είναι τι να καλύψετε:

Πεδίο εφαρμογής της παρακολούθησης

Δηλώστε ξεκάθαρα ότι όλες οι συσκευές, τα δίκτυα και τα συστήματα που ανήκουν στην εταιρεία υπόκεινται σε παρακολούθηση. Συμπεριλάβετε παραδείγματα: email, χρήση Διαδικτύου, μεταφορές αρχείων, παρακολούθηση GPS (αν υπάρχει) και δραστηριότητα σύνδεσης.

Τι παρακολουθείται

Να είστε συγκεκριμένοι. Καταγράφετε πατήματα πλήκτρων; Παρακολούθηση δραστηριότητας οθόνης; Παρακολούθηση επισκέψεων ιστότοπου; Καταγράψτε το. Η ασάφεια γεννά άγχος και υποθέσεις.

Επιχειρηματικός Σκοπός

Η πολιτική πρέπει να εξηγεί τους λόγους για την παρακολούθηση. Για παράδειγμα:

• Προστασία ευαίσθητων δεδομένων πελατών
• Πρόληψη εσωτερικών απειλών
• Διασφάλιση συμμόρφωσης με τους κανονισμούς του κλάδου
• Αξιολόγηση της παραγωγικότητας
• Αποκάλυψη εργαζομένων που χρειάζονται επιπλέον εκπαίδευση και υποστήριξη
• Υποστήριξη της παραγωγικότητας της ομάδας εξ αποστάσεως, κ.λπ.

Αυτές οι εξηγήσεις θα βοηθήσουν τους εργαζόμενους να ανακουφίσουν το άγχος και να δουν ότι η παρακολούθηση είναι ένα μέτρο υποστήριξης και όχι τιμωρίας.

Καμία προσδοκία απορρήτου

Δηλώστε ξεκάθαρα ότι η χρήση της τεχνολογίας της εταιρείας δεν εγγυάται το απόρρητο. Εάν ένας υπάλληλος ελέγξει ένα προσωπικό email ή επισκεφτεί έναν ιστότοπο που δεν σχετίζεται με την εργασία χρησιμοποιώντας το, αυτή η δραστηριότητα μπορεί επίσης να παρακολουθείται.

Όρια παρακολούθησης

Καθησυχάστε τους υπαλλήλους δηλώνοντας τι δεν θα κάνετε, για παράδειγμα:

• Καμία εγγραφή ήχου χωρίς συγκατάθεση
• Όχι κάμερες σε ιδιωτικούς χώρους
• Καμία παρακολούθηση προσωπικών συσκευών ή συμπεριφορά εκτός υπηρεσίας

Χειρισμός και πρόσβαση δεδομένων

Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται για το ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε δεδομένα παρακολούθησης (π.χ. HR, IT, άμεσοι επόπτες) και για πόσο καιρό διατηρούνται.

Η πολιτική θα πρέπει επίσης να αναφέρει ποια μέτρα ασφαλείας θα ληφθούν σχετικά με τα δεδομένα που συλλέγονται και για ποιους νόμιμους σκοπούς θα χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες.

Αναγνώριση και συγκατάθεση

Κάθε υπάλληλος πρέπει να υπογράψει ένα έντυπο που να επιβεβαιώνει ότι έχει διαβάσει, κατανοήσει και συμφωνήσει με την πολιτική. Διατηρήστε αυτά τα αρχεία στο αρχείο.

Η ανάπτυξη λογισμικού παρακολούθησης δεν χρειάζεται να μοιάζει με λειτουργία επιτήρησης. Με τη σωστή προσέγγιση, μπορεί να είναι μια διαφανής, ακόμη και θετική αλλαγή.

Δείτε πώς να το κάνετε σωστά:

Βήμα 1: Μιλήστε με έναν δικηγόρο για την απασχόληση

Προτού αγοράσετε λογισμικό ή συντάξετε μια πολιτική, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο απασχόλησης με έδρα το Οχάιο. Θα σας βοηθήσουν να περιηγηθείτε στις αποχρώσεις της κρατικής νομοθεσίας, ειδικά γύρω από την εγγραφή ήχου και τις προσδοκίες απορρήτου. Αυτή η μικρή επένδυση μπορεί να αποτρέψει δαπανηρές νομικές μάχες στο δρόμο.

Step 2: Define Your "Why"

Τι πρόβλημα προσπαθείς να λύσεις;

• Αντιμετωπίζετε κινδύνους για την ασφάλεια των δεδομένων;

• Προσπαθείτε να βελτιώσετε την παραγωγικότητα σε μια απομακρυσμένη ομάδα;

• Ανταποκρίνεστε σε μια απαίτηση συμμόρφωσης;

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Βήμα 3: Σχεδιάστε μια ξεκάθαρη, ανθρωποκεντρική πολιτική

Γράψτε την πολιτική σας σε απλή, κατανοητή γλώσσα. Αποφύγετε τα νομικά. Συμπεριλάβετε παραδείγματα πραγματικού κόσμου για να εξαλείψετε τη σύγχυση.

Αυτή η πολιτική δεν είναι εφάπαξ έγγραφο. Ενημερώστε το καθώς εξελίσσεται η επιχείρησή σας, η τεχνολογία ή οι ισχύοντες κανονισμοί.

Βήμα 4: Επικοινωνήστε - Μην ανακοινώνετε

Μην ρίχνετε την πολιτική σαν βόμβα. Διοργανώστε μια συνάντηση ομάδας. Εξηγήστε τους λόγους πίσω από την αλλαγή. Απαντήστε σε ερωτήσεις. Ακούστε τις ανησυχίες.

Πλαισιώστε το όχι ως έλεγχο, αλλά ως σαφήνεια και προστασία για την εταιρεία, τους πελάτες και τους υπαλλήλους.

Στη συνέχεια, λάβετε γραπτή επιβεβαίωση από κάθε εργαζόμενο.

Βήμα 5: Επιλέξτε λογισμικό που σέβεται τα όρια

Μπορεί να μην είναι όλα τα εργαλεία κατάλληλα για τους στόχους και το νομικό σας τοπίο. Αναζητήστε λογισμικό παρακολούθησης που:

• Σας επιτρέπει να προσαρμόσετε αυτό που παρακολουθείται

• Προσφέρει στοιχεία ελέγχου πρόσβασης βάσει ρόλων

• Κρυπτογραφεί δεδομένα και υποστηρίζει την ασφαλή διατήρηση

• Σας επιτρέπει να απενεργοποιήσετε τις επεμβατικές λειτουργίες (όπως η εγγραφή οθόνης ή η καταγραφή πατήματος πλήκτρων) εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο

Η καλύτερη επιλογή δεν είναι πάντα το πιο ισχυρό εργαλείο. Επιλέξτε ένα που ευθυγραμμίζεται με τις αξίες και τις νομικές σας υποχρεώσεις.

Βήμα 6: Εφαρμόστε την Πολιτική Δίκαια και Συνεπή

Ο Bias είναι ένας σιωπηλός δολοφόνος της εμπιστοσύνης. Εάν παρακολουθούνται μόνο ορισμένοι υπάλληλοι, ειδικά εάν αυτοί οι εργαζόμενοι μοιράζονται ένα προστατευμένο χαρακτηριστικό, διατρέχετε ισχυρισμούς διάκρισης.

Παρακολούθηση με συνέπεια, διαφάνεια και μόνο για νόμιμους επιχειρηματικούς λόγους. Αποφύγετε τη μικροδιαχείριση.

Κατανοώντας το νομικό τοπίο του Οχάιο, με διαφάνεια με τους υπαλλήλους σας και εφαρμόζοντας δίκαια την παρακολούθηση, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν χώρο εργασίας όπου η λογοδοσία και η εμπιστοσύνη πάνε χέρι-χέρι.

Επειδή το καλύτερο είδος παρακολούθησης δεν είναι αυτό που παρακολουθεί τι κάνουν οι άνθρωποι - είναι το είδος που τους βοηθά να κάνουν την καλύτερη δουλειά τους.