Πώς οι εταιρείες παρακολουθούν τους υπαλλήλους τους

Τα συστήματα παρακολούθησης των εργαζομένων γίνονται όλο και πιο δημοφιλή. Ένα σίγουρο σημάδι της έναρξης δύσκολων καιρών είναι οι προσπάθειες της εταιρείας να βάλει τάξη στην ομάδα εργασίας και να σφίξει τις βίδες. Συνήθως, αυτό μεταφράζεται σε μια πιο προσεκτική παρακολούθηση της αργοπορίας, σε αποκλεισμό των κοινωνικών δικτύων στους υπολογιστές της εταιρείας, καθώς και σε εφαρμογή διαφόρων λύσεων για την παρακολούθηση του τι κάνουν οι άνθρωποι στο γραφείο. Αναμένεται ότι αυτές οι μέθοδοι θα βοηθήσουν στη βελτίωση των αποτελεσμάτων και τελικά στον εντοπισμό των τεμπέληδων εργαζομένων. Ας δούμε ποια μπορεί να είναι τα πραγματικά αποτελέσματα της παρακολούθησης των εργαζομένων.

Κατά την πρώτη εργάσιμη ημέρα του 2016 η CleverControl Software κατέγραψε περισσότερα από 40 αιτήματα για την ανάπτυξη πιλοτικών έργων. Η εξήγηση είναι απλή: οι περισσότερες εταιρείες θέλουν πλέον να αποχαιρετήσουν τα αναποτελεσματικά μέλη του προσωπικού και να κρατήσουν τα πιο παραγωγικά. Και για να διαπιστώσουν ποιος είναι ποιος, χρειάζονται ένα εργαλείο για την αντικειμενική αξιολόγηση κάθε εργαζομένου. Με το CleverControl οι εργοδότες μπορούν να μάθουν πώς περνούν τις ώρες εργασίας τους οι υπάλληλοί τους και ποια προγράμματα χρησιμοποιούν. Παρακολουθώντας όλες τις ενέργειες σε έναν υπολογιστή, αυτό το σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να καταγράφει διαρροές δεδομένων και να προειδοποιεί ακόμη και για την πρόθεση ενός εργαζομένου να αποχωρήσει. Εάν, για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος πληκτρολογήσει "κενές θέσεις εργασίας" σε μια μηχανή αναζήτησης και στη συνέχεια περάσει αρκετή ώρα σε ιστοσελίδες προσλήψεων, το CleverControl θα το καταγράψει και θα ενημερώσει τον διευθυντή. Το ίδιο πράγμα συμβαίνει αν σε ένα messenger ή σε έναν πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ο εργαζόμενος γράψει "βάση δεδομένων" και "χρήματα" και στη συνέχεια μπει σε κάποιο διαδικτυακό αποθηκευτικό χώρο cloud ή σε έναν ιστότοπο κοινής χρήσης αρχείων ή απλώς συνδέσει μια μονάδα flash στον υπολογιστή. Το σύστημα μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ελέγξετε αν οι εκτυπωτές γραφείου χρησιμοποιούνται για την εκτύπωση εγγράφων που δεν σχετίζονται με την εργασία. Μπορεί να καταγράψει ήχο από μικρόφωνο, web-camera και σας επιτρέπει να δείτε οποιαδήποτε επιφάνεια εργασίας ζωντανά. Με αυτό το πρόγραμμα είναι δυνατή μόνο η κρυφή χρήση, πράγμα που σημαίνει ότι το πρόγραμμα που εκτελείται δεν είναι ορατό από τον χρήστη. "Κάθε νέος υπάλληλος που προσλαμβάνουμε σήμερα πρέπει να υπογράφει γραπτή επιβεβαίωση ότι έχει ενημερωθεί για την παρακολούθηση, ότι γνωρίζει ποιο πρόγραμμα είναι εγκατεστημένο στο σταθμό εργασίας του, ότι γνωρίζει τις δυνατότητές του κ.ο.κ." λέει η έμπειρη HR-manager Nancy Boyd. "Ως επί το πλείστον χρησιμοποιούμε το πρόγραμμα ως εργαλείο ενίσχυσης της παραγωγικότητας. Πιο εκτεταμένα παρακολουθούμε τους νεοεισερχόμενους σε περίπτωση που χρειάζονται κάποια βοήθεια κατά την έναρξη, αλλά ελέγχουμε και άλλους. Αυτό το πρόγραμμα είναι καλό για τη βελτίωση των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού, αλλά το πεδίο εφαρμογής του είναι αρκετά ευρύ, οπότε είναι πάντα καλό να έχουμε τον άσσο στο μανίκι σε περίπτωση που χρειαστεί ποτέ να διερευνήσουμε οποιαδήποτε παρανομία στο γραφείο". Ορισμένοι πελάτες έχουν ήδη ειδοποιήσει την CleverControl για πραγματικές περιπτώσεις εργαζομένων που σαμποτάρουν την εταιρεία τους διαρρέοντας βάσεις δεδομένων και πληροφορίες σχετικά με συναλλαγές σε ανταγωνιστές. Μια άλλη εταιρεία διαπίστωσε ότι οι υπάλληλοί της συχνά δεν κάνουν τίποτα στη δουλειά. Μια από τις μονάδες τους διαλύθηκε εντελώς και οι άνθρωποι μεταφέρθηκαν σε άλλο τμήμα. Όμως για τρεις μήνες έρχονταν στη δουλειά, δεν έκαναν σχεδόν τίποτα και εξακολουθούσαν να λαμβάνουν το μισθό τους. Σε μια άλλη περίπτωση, ένας σχεδιαστής απέτυχε συστηματικά να τηρήσει την προθεσμία για τα έργα του, πράγμα που δεν αποτελεί έκπληξη, αφού αποδείχθηκε ότι μάθαινε να παίζει κιθάρα έξι ώρες την ημέρα αντί να εργάζεται.

Ανεξάρτητα από το πόσο χρήσιμα μπορεί να είναι αυτά τα προγράμματα, θα πρέπει να τα χρησιμοποιείτε με προσοχή: αντί να αυξάνουν την αποδοτικότητα, μπορεί να οδηγήσουν σε προβλήματα με το νόμο. Αν το δείτε από την πλευρά των εργαζομένων, η εταιρεία συλλέγει τα προσωπικά τους δεδομένα, κάτι που είναι παράνομο. Όμως οι πρόσφατες τάσεις δείχνουν ότι τα δικαστήρια παίρνουν συχνότερα το μέρος των εργοδοτών. Όπως η απόφαση-ορόσημο του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων από τον Ιανουάριο του 2016, η οποία ουσιαστικά επιτρέπει στους εργοδότες να παρακολουθούν την προσωπική αλληλογραφία των υπαλλήλων τους στον χώρο εργασίας σε ορισμένες περιπτώσεις. Ωστόσο, η υπόθεση αυτή έχει εγείρει πολλά ερωτήματα και πολλά από αυτά δεν έχουν απαντηθεί. Έτσι, υπάρχουν ακόμη πολλές γκρίζες ζώνες. Γι' αυτό θα πρέπει πάντα να συμβουλεύεστε έναν δικηγόρο πριν εγκαταστήσετε ένα τέτοιο σύστημα.

Μία από τους χρήστες του προγράμματος, η επικεφαλής του προσωπικού του B2B-Center Sarah Flores, δήλωσε ότι το πρόγραμμα χρησιμοποιείται στην εταιρεία της για τη διόρθωση του υπολογισμού των μισθών σε περίπτωση απουσίας ενός εργαζομένου. "Τώρα, αν κάποιος εργαζόμενος δεν έρθει στη δουλειά, το σύστημα παρακολούθησης το βλέπει και μπορούμε να επικοινωνήσουμε γρήγορα με τον επικεφαλής του τμήματος για να μάθουμε τον λόγο της απουσίας".

Σύμφωνα με τον σύμβουλο επιχειρήσεων Michael Greene, υπάρχουν θετικές και αρνητικές πλευρές σε αυτά τα προγράμματα. Χάρη σε αυτά, το στέλεχος βλέπει μια περισσότερο ή λιγότερο ρεαλιστική εικόνα του τρόπου με τον οποίο εργάζονται οι υπάλληλοί του. Ταυτόχρονα, ο απόλυτος έλεγχος δημιουργεί ένα ψέμα. "Πρέπει να καταλάβουμε ότι ο άνθρωπος δεν είναι ρομπότ. Οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να κάνουν το ίδιο πράγμα όλη την ημέρα, διότι υπάρχουν παράγοντες όπως η ανάγκη για απόσπαση της προσοχής και η εξάντληση" δήλωσε ο ειδικός. Σύμφωνα με τον κ. Greene, κατά τη χρήση τέτοιων προγραμμάτων είναι απαραίτητο να προειδοποιούνται οι άνθρωποι γι' αυτό, προκειμένου να μην παραβιάζονται τα δικαιώματα των υφισταμένων. Αντί όμως να προσπαθήσετε να απαγορεύσετε τα σύγχρονα εργαλεία επικοινωνίας από το γραφείο προσπαθήστε να διδάξετε στους ανθρώπους να τα χρησιμοποιούν για την εργασία τους. Για παράδειγμα, τα κοινωνικά δίκτυα επιτρέπουν στους εργαζόμενους να λαμβάνουν πληροφορίες από τους συναδέλφους τους και να καθιερώνουν τη διαδικασία διαπραγμάτευσης. Έτσι, τα προγράμματα αυτά είναι αρκετά χρήσιμα σε πολλές περιπτώσεις. Αλλά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνα τους ή να χρησιμεύσουν ως μέσο καταπίεσης και απόλυτου ελέγχου. Αντίθετα, θα παρέχουν πληροφορίες που μπορούν να αποτελέσουν τη βάση για μια ολόκληρη στρατηγική βελτίωσης των επιχειρηματικών διαδικασιών στην εταιρεία σας.