Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων στο Κολοράντο: Μείωση του φόρτου εργασίας ανθρώπινου δυναμικού και διαχείριση ομάδων εξ αποστάσεως

Οι ρυθμίσεις εξ αποστάσεως ή οι υβριδικές ρυθμίσεις εργασίας περιπλέκουν πολλές από τις συνήθεις εργασίες ανθρώπινου δυναμικού. Πώς να παρακολουθήσετε τη διαδικασία ένταξης εάν ο νέος υπάλληλος βρίσκεται σε άλλη πόλη; Πώς να επιβεβαιώσετε την παρουσία εάν η ομάδα είναι διασκορπισμένη σε όλη την πολιτεία; Πώς να συντάξετε μια αναφορά για τη διοίκηση;

Ένα άλλο πρόβλημα είναι η ασυνέπεια. Ένα γραφείο μπορεί να ακολουθεί μια καθαρή, επαναλήψιμη διαδικασία, ενώ ένα άλλο βασίζεται σε εναλλακτικές λύσεις. Ένας διευθυντής μπορεί να είναι εξαιρετικός στην ενσωμάτωση και την παρακολούθηση, ενώ ένας άλλος υποθέτει ότι οι νεοπροσληφθέντες θα το καταλάβουν. Ένας απομακρυσμένος υπάλληλος δεν ισοδυναμεί απαραίτητα με μη παραγωγικό, αλλά η δουλειά του είναι πιο δύσκολο να διαπιστωθεί χωρίς συνεχείς ελέγχους.

Τελικά, η κάλυψη όλων αυτών των κενών βαρύνει το τμήμα HR. Πρέπει να συλλέγει ενημερώσεις, να επιλύει τυχόν σύγχυση και να αξιολογεί την εργασία των διαφόρων ομάδων, κάτι που διαρκεί περισσότερο και είναι πιο περίπλοκο σε απομακρυσμένες ρυθμίσεις.

Μια καλή πλατφόρμα παρακολούθησης εργαζομένων ανακουφίζει το HR. Γίνεται ένας χώρος όπου οι ειδικοί HR και οι επικεφαλής ομάδων μπορούν να δουν πού δαπανάται ο χρόνος κάθε εργαζομένου, ποια εργαλεία χρησιμοποιεί και τι εμποδίζει τις διαδικασίες. Μπορούν να παρακολουθούν τις αλλαγές στις ροές εργασίας και να εντοπίζουν προβλήματα απόδοσης πριν αυτά γίνουν σοβαρό πρόβλημα. Αντί να συγκρίνουν γραφεία με βάση ανεπίσημα σχόλια, η ηγεσία μπορεί να τα συγκρίνει με βάση τα ίδια δεδομένα.

Ωστόσο, η παρακολούθηση δεν αντικαθιστά τη διαχείριση. Απλώς δίνει στο τμήμα HR και στους ηγέτες αρκετή ορατότητα ώστε να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο στη συλλογή πληροφοριών και περισσότερο χρόνο στην ανάληψη δράσης βάσει αυτών.

Για εταιρείες που διαχειρίζονται απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες, CleverControl μπορεί να βοηθήσει στην ευκολότερη παρακολούθηση των προτύπων παραγωγικότητας χωρίς να προσθέσει μια ακόμη χειροκίνητη διαδικασία αναφοράς. Η πλατφόρμα μπορεί:

• αυτοματοποίηση παρακολούθησης παρουσίας και χρόνου εργασίας
• παρακολουθήστε τις διαδικασίες εργασίας: τι κάνει ο καθένας και ποια εργαλεία χρησιμοποιεί
• δημιουργία συνοπτικών αναφορών
• ενοποίηση της ορατότητας σε όλα τα γραφεία και τις ροές εργασίας
• και πολλά άλλα.

Οι αποφάσεις πρόσληψης συχνά λαμβάνονται με ελλιπείς πληροφορίες. Μια ομάδα λέει ότι είναι υπερφορτωμένη, ένας διευθυντής λέει ότι χρειάζεται ένα άλλο άτομο και το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού κινείται για να καλύψει τη θέση.

Στην πραγματικότητα, αυτό δεν είναι πάντα πρόβλημα στελέχωσης - συχνά πρόκειται για προβληματική ροή εργασίας, διπλή εργασία, κακή ενσωμάτωση ή αναποτελεσματικές διαδικασίες μεταξύ γραφείων. Η εισαγωγή ενός νέου υπαλλήλου στην πραγματικότητα πολλαπλασιάζει το πρόβλημα, δεν το λύνει.

Εάν η ομάδα έχει πράγματι έλλειψη προσωπικού, το καθήκον είναι να προσλάβει ακριβώς τον κατάλληλο υποψήφιο. Η παρατήρηση του τρόπου με τον οποίο εργάζονται οι υψηλόβαθμοι σε παρόμοιες θέσεις, των εργαλείων στα οποία βασίζονται και των σημείων όπου συσσωρεύονται οι εργασίες βοηθά στη δημιουργία καλύτερων περιγραφών θέσεων εργασίας. Βοηθά επίσης στη βελτίωση των κριτηρίων επιλογής και της μεταβίβασης της σχέσης μεταξύ των υπευθύνων προσλήψεων και των recruiters.

Για τους εργοδότες του Κολοράντο που ανταγωνίζονται για ταλέντα, αυτό έχει σημασία. Με εκατομμύρια ανοιχτές θέσεις εργασίας να εξακολουθούν να υπάρχουν στην αγορά εργασίας των ΗΠΑ, οι εργοδότες πρέπει να προσλαμβάνουν προσεκτικά και να ενσωματώνονται σωστά, όχι απλώς να προσλαμβάνουν γρήγορα.

Η ενσωμάτωση είναι ένα από τα πιο ξεκάθαρα σημεία όπου το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να μειώσει τον φόρτο εργασίας του HR.

Όταν η ενσωμάτωση γίνεται σε πολλά γραφεία ή απομακρυσμένες τοποθεσίες, η συνέπεια συνήθως πλήττεται πρώτα. Οι νεοπροσληφθέντες μπορεί να λαμβάνουν την ίδια λίστα ελέγχου σε χαρτί, αλλά η πραγματική τους εμπειρία μπορεί να διαφέρει πολύ. Ένα άτομο καθοδηγείται στα εργαλεία που χρειάζεται. Ένα άλλο άτομο περνάει μια εβδομάδα εναλλάσσοντας εφαρμογές, περιμένοντας πρόσβαση και προσπαθώντας να μην φαίνεται χαμένος στο Zoom.

Το λογισμικό παρακολούθησης βοηθά το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού να δει αυτή τη διαφορά πολύ νωρίτερα.

Εάν ένας νέος υπάλληλος δεν χρησιμοποιεί τα απαιτούμενα συστήματα, το τμήμα HR μπορεί να το εντοπίσει. Εάν του έχει ανατεθεί εκπαιδευτικό υλικό αλλά δεν έχει ανοιχτεί ποτέ, αυτό γίνεται ορατό. Εάν ένας νέος υπάλληλος είναι συνεχώς αδρανής, αλλάζει συνεχώς αιτήσεις ή αφιερώνει πολύ χρόνο σε λάθος εργαλεία, αυτό μπορεί να είναι σημάδι ότι χρειάζεται υποστήριξη και όχι κριτική.

Η επιτυχία της ένταξης έχει μετρήσιμο επιχειρηματικό αντίκτυπο, γι' αυτό και είναι σημαντική η έγκαιρη ανίχνευση προβλημάτων. Η SHRM συνιστά την παρακολούθηση της ένταξης με μετρήσεις όπως ο χρόνος επίτευξης παραγωγικότητας, ο κύκλος εργασιών και η διατήρηση προσωπικού, η απόδοση και η ανατροφοδότηση από τους νεοπροσληφθέντες. Η SHRM σημειώνει επίσης ότι η ισχυρή ένταξη θέτει τα θεμέλια για μακροπρόθεσμη παραγωγικότητα και αφοσίωση.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να σταματήσει να αντιμετωπίζει την ένταξη ως ένα εφάπαξ γραφειοκρατικό γεγονός και να αρχίσει να την αντιμετωπίζει ως μια παρατηρήσιμη διαδικασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα πολύτιμο όταν οι ομάδες είναι κατανεμημένες και οι διευθυντές δεν μπορούν πάντα να δουν πότε ένας νέος υπάλληλος δυσκολεύεται σιωπηλά.

Η τηλεργασία δεν είναι το πρόβλημα. Η κακή ορατότητα είναι.

Χωρίς ορατότητα, πολλοί διευθυντές καταφεύγουν σε δύο κακές επιλογές: είτε στην μικροδιαχείριση, είτε στην σχεδόν πλήρη αποχή από κάθε παρέμβαση μέχρι να πάει κάτι στραβά. Καμία από τις δύο δεν λειτουργεί καλά.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων δημιουργεί μια μέση λύση. Οι διευθυντές μπορούν να δουν την κατανομή του φόρτου εργασίας, τα μοτίβα παραγωγικότητας και τα σημεία συμφόρησης των διαδικασιών χωρίς να προγραμματίζουν ατελείωτες κλήσεις κατάστασης. Μπορούν να καθοδηγήσουν με βάση την πραγματική συμπεριφορά, όχι τις προαισθήσεις. Μπορούν να συγκρίνουν την απόδοση της ομάδας μεταξύ γραφείων πιο δίκαια. Μπορούν επίσης να εντοπίσουν σημάδια υπερφόρτωσης πριν η επαγγελματική εξουθένωση ή η μη τήρηση προθεσμιών γίνουν εμφανή.

Αυτός είναι ένας από τους πιο πρακτικούς λόγους για τους οποίους οι εργοδότες στο Κολοράντο εξετάζουν το λογισμικό παρακολούθησης για απομακρυσμένες ομάδες. Ο στόχος δεν είναι να παρακολουθούν κάθε κλικ. Ο στόχος είναι να διαχειρίζονται με λιγότερα τυφλά σημεία.

Η εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων είναι πιο περίπλοκη από την εγκατάσταση του λογισμικού στους υπολογιστές της ομάδας. Υπάρχει επίσης ένα νομικό πλαίσιο που οι εργοδότες στο Κολοράντο θα πρέπει να κατανοήσουν.

Σε ομοσπονδιακό επίπεδο, το Νόμος περί απορρήτου των ηλεκτρονικών επικοινωνιών προστατεύει τις ενσύρματες, προφορικές και ηλεκτρονικές επικοινωνίες. Στους χώρους εργασίας, οι εργοδότες συχνά έχουν περισσότερο περιθώριο να παρακολουθούν τις επικοινωνίες στα συστήματα της εταιρείας για νόμιμους επιχειρηματικούς λόγους, αλλά αυτό δεν δημιουργεί απεριόριστη εξουσία.

Ωστόσο, το NLRB έχει προειδοποιήσει ότι η παρεμβατική ηλεκτρονική παρακολούθηση μπορεί να επηρεάσει τα δικαιώματα των εργαζομένων βάσει του Άρθρου 7, συμπεριλαμβανομένου του δικαιώματός τους να συζητούν τους μισθούς και τις συνθήκες εργασίας ή να συμμετέχουν σε άλλη προστατευόμενη συντονισμένη δραστηριότητα.

Το Κολοράντο προσθέτει μερικά σημεία που πρέπει να γνωρίζουν οι εργοδότες. Πρώτον, το Κολοράντο είναι γενικά πολιτεία με μονομερή συναίνεση για την ηχογράφηση συνομιλιών, κάτι που είναι λιγότερο περιοριστικό από τις πολιτείες με συναίνεση όλων των μερών, αν και οι εργοδότες δεν θα πρέπει να θεωρούν ότι όλες οι πρακτικές ηχογράφησης είναι ακίνδυνες.

Δεύτερον, οι εργαζόμενοι στον ιδιωτικό τομέα στο Κολοράντο έχω το δικαίωμα να επιθεωρούν και να λαμβάνουν αντίγραφα των προσωπικών τους αρχείων τουλάχιστον ετησίως κατόπιν αιτήματος, και οι πρώην εργαζόμενοι υποβάλλονται σε μία επιθεώρηση μετά την απόλυση. Αυτό καθιστά ιδιαίτερα σημαντική τη συνεπή τεκμηρίωση και τήρηση αρχείων.

Αυτή η ενότητα δεν θα πρέπει να αντικαθιστά νομικές συμβουλές, αλλά εξηγεί γιατί οι εργοδότες θα πρέπει να είναι προσεκτικοί όσον αφορά τις πολιτικές παρακολούθησης, τις ειδοποιήσεις των εργαζομένων και τον επιχειρηματικό σκοπό πίσω από τυχόν εργαλεία παρακολούθησης που χρησιμοποιούν.

Εκτός από το νομικό πλαίσιο, υπάρχει και ένα ηθικό. Αν θέλετε να μάθετε πώς να κάνετε την παρακολούθηση όχι μόνο νομικά συμβατή αλλά και ηθική, δείτε το αυτό το άρθρο.

Δεν είναι κάθε εργαλείο παρακολούθησης εξίσου χρήσιμο για το HR, ειδικά σε εταιρείες με απομακρυσμένες ή κατανεμημένες ομάδες. Η καλύτερη λύση θα πρέπει:

• συνδυάζει την ορατότητα με την απλότητα
• επιτρέπουν την γρήγορη προβολή μοτίβων
• επιτρέπουν τη σύγκριση ομάδων χωρίς τη δημιουργία αναφορών χειροκίνητα
• Τα δεδομένα και οι αναφορές θα πρέπει να είναι κατανοητά χωρίς ειδική εκπαίδευση.

Χρήσιμες λειτουργίες που πρέπει να αναζητήσετε σε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων:

• κεντρικοί πίνακες ελέγχου
• παρακολούθηση παρουσίας
• παρακολούθηση ωρών εργασίας
• πληροφορίες για τη χρήση και τη δραστηριότητα της εφαρμογής

Για τις εταιρείες του Κολοράντο, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων δεν αφορά μόνο την εποπτεία. Στην καλύτερη περίπτωση, είναι ένας τρόπος για να γίνει το ανθρώπινο δυναμικό πιο αποτελεσματικό και η διαχείριση της ομάδας πιο συνεπής.

Χρησιμοποιούμενη με σύνεση, μια πλατφόρμα όπως το CleverControl μπορεί να βοηθήσει το τμήμα HR να αφιερώνει λιγότερο χρόνο στη συλλογή πληροφοριών και περισσότερο χρόνο στη βελτίωση της εμπειρίας των εργαζομένων, στην υποστήριξη των διευθυντών και στη δημιουργία κατανεμημένων ομάδων που πραγματικά συνεργάζονται καλά.

Δείτε πώς το CleverControl βοηθά τις ομάδες HR και τους διευθυντές να παρακολουθούν τις ροές εργασίας, να απλοποιούν την ενσωμάτωση και να διαχειρίζονται τους απομακρυσμένους υπαλλήλους σε πολλά γραφεία.