Παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων: 6 αποτελεσματικές μέθοδοι

Η απόδοση των εργαζομένων είναι το θεμέλιο κάθε επιχείρησης που θέλει να παραμείνει ανταγωνιστική. Οι εργαζόμενοι με υψηλές επιδόσεις αυξάνουν τα κέρδη και την ικανοποίηση των πελατών, δημιουργώντας μια θετική εικόνα της εταιρείας.

Η παρακολούθηση των επιδόσεων των εργαζομένων είναι απαραίτητη για την κατανόηση των ατομικών συνεισφορών, τον εντοπισμό τομέων για βελτίωση και την επιβράβευση των κορυφαίων επιδόσεων. Τα έγκαιρα μέτρα για την υποστήριξη της παραγωγικότητας είναι το κλειδί για να βοηθηθεί κάθε εργαζόμενος και η εταιρεία να αποκαλύψουν τις πραγματικές τους δυνατότητες. Ωστόσο, η απόδοση είναι ένας ευρύς όρος- η έννοιά της μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον οργανισμό, τον τομέα και τη θέση. Τι ακριβώς πρέπει να αξιολογεί ένας διευθυντής και ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνει; Θα απαντήσουμε σε αυτά τα ερωτήματα σε αυτό το άρθρο.

Κατά την παραδοσιακή αντίληψη, η απόδοση των εργαζομένων είναι η ποιότητα, η αποδοτικότητα και η ποσότητα της παραγόμενης εργασίας.

Για να αξιολογήσετε την ποιότητα της εργασίας, θα πρέπει να ελέγξετε αν η εργασία του εργαζομένου ανταποκρίνεται στις προσδοκίες και στα πρότυπα του κλάδου/της εταιρείας. Δείτε αν ο εργαζόμενος πέτυχε τους στόχους του και έκανε ό,τι καλύτερο μπορούσε κατά την εργασία του. Ανάλογα με τον τομέα και τη θέση, οι ποιοτικές μετρήσεις μπορεί να είναι:

• Ικανοποίηση πελατών: πόσο ικανοποιημένοι είναι οι πελάτες από την εργασία του υπαλλήλου- πόσο καλά και γρήγορα ο υπάλληλος χειρίζεται τα αιτήματά τους- αν ο υπάλληλος ακολουθεί τον κώδικα δεοντολογίας κ.λπ.

• Ομαδική εργασία και συνεργασία: πόσο καλά ο εργαζόμενος συνεργάζεται με άλλους, συμβάλλει στους στόχους της ομάδας και υποστηρίζει τους συναδέλφους του.

• Πρωτοβουλία: αν ο εργαζόμενος είναι ικανός να αναλαμβάνει νέα καθήκοντα, να προτείνει νέες ιδέες και να επιλύει προβλήματα ανεξάρτητα.

• Προσαρμοστικότητα: πόσο ευέλικτος είναι ο εργαζόμενος στο χειρισμό μεταβαλλόμενων καταστάσεων και νέων προκλήσεων.

• Επικοινωνία: πόσο αποτελεσματικά μπορεί ο εργαζόμενος να επικοινωνεί με τους συναδέλφους, τους πελάτες και τη διοίκηση.

Η ποσότητα αναφέρεται στην παραγωγή του εργαζομένου - τον αριθμό των παραγόμενων προϊόντων. Μπορεί να φαίνεται ότι η ποσότητα μπορεί να μετρηθεί μόνο στη μεταποίηση, αλλά στην πραγματικότητα μπορεί να αναφέρεται σε οποιοδήποτε στοιχείο, συμπεριλαμβανομένων των άυλων: πωλήσεις που πραγματοποιούνται, έργα που ολοκληρώνονται, τηλεφωνήματα που πραγματοποιούνται κ.λπ.

Η αποδοτικότητα μετρά πόσο γρήγορα και αποτελεσματικά ολοκληρώνονται οι εργασίες, όπως ο χρόνος ανά παραγόμενη μονάδα ή ο χρόνος απόκρισης της εξυπηρέτησης πελατών. Αναφέρεται στην τήρηση των προθεσμιών, στην έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών χωρίς να θυσιάζεται η ποιότητα και στη χρήση των πιο αποτελεσματικών μεθόδων για την επίτευξη των στόχων της εργασίας. Η αποδοτικότητα μπορεί να μετρηθεί σε:

• Παραγόμενα στοιχεία/εργασίες που ολοκληρώνονται ανά ώρα/ημέρα/μήνα,

• Χρόνος διακοπής λειτουργίας μηχανημάτων - ο χρόνος που ο εξοπλισμός δεν λειτουργεί λόγω συντήρησης, βλαβών ή άλλων προβλημάτων,

• Κατανάλωση υλικών και απόβλητα - η ποσότητα υλικών ή προμηθειών που χρησιμοποιούνται ή απορρίπτονται,

• Χρόνος κύκλου - ο χρόνος που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας διαδικασίας από την αρχή έως το τέλος,

• Ελαττώματα ανά μονάδα - ο αριθμός των σφαλμάτων ή ελαττωμάτων που εντοπίζονται σε μια μονάδα παραγωγής.

Πολλοί σύγχρονοι οργανισμοί δίνουν προτεραιότητα στην ευημερία και τη δέσμευση των εργαζομένων μαζί με τις παραδοσιακές μετρήσεις. Αυτή η προσέγγιση είναι λογική. Οι μη αφοσιωμένοι εργαζόμενοι χάνουν συχνότερα την εργασία τους, είναι αντιπαραγωγικοί και επηρεάζουν αρνητικά τους συναδέλφους και τους πελάτες τους. Αυτό κοστίζει στις εταιρείες περίπου 34% του ετήσιου μισθού του εργαζομένου αυτού ή 450-550 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως μόνο στις ΗΠΑ. Αντίθετα, οι ιδιαίτερα αφοσιωμένες ομάδες παρουσιάζουν 23% μεγαλύτερη κερδοφορία.

Κατά τη μέτρηση της δέσμευσης, οι διευθυντές μπορούν να εξετάσουν:

• Συνολική ικανοποίηση από την εργασία,

• Ικανοποίηση των εργαζομένων από την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής,

• Η αντίληψη των εργαζομένων για την ανάπτυξη και τις ευκαιρίες σταδιοδρομίας εντός της εταιρείας,

• Ικανοποίηση από την εταιρική κουλτούρα,

• Εθελοντικός/εθελοντικός κύκλος εργασιών,

• Απουσία.

Εκτός από την ποσότητα, την ποιότητα, την αποδοτικότητα και τη δέσμευση, μπορεί να αξίζει να εξετάσετε τις μετρήσεις συμπεριφοράς που μπορεί επίσης να επηρεάζουν την απόδοση:

• Ηθική εργασίας: την αφοσίωση, τη δέσμευση και τον επαγγελματισμό του εργαζομένου.

• Παρουσία και ακρίβεια: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Συμμόρφωση: την τήρηση των πολιτικών, διαδικασιών και κανονισμών της εταιρείας από τον εργαζόμενο.

Η αξιολόγηση της απόδοσης είναι μια συστηματική διαδικασία αξιολόγησης της απόδοσης των εργαζομένων σε σχέση με προκαθορισμένους στόχους και προσδοκίες. Είναι μια εξαιρετική μέθοδος για τη συζήτηση των επιτευγμάτων, την αποκάλυψη των τομέων που χρήζουν βελτίωσης και τον καθορισμό νέων στόχων.

Οι αξιολογήσεις επιδόσεων απαιτούν εκτεταμένες προετοιμασίες. Ξεκινήστε θέτοντας σαφείς προσδοκίες: περιγράψτε τις αρμοδιότητες και τις προσδοκίες απόδοσης και καθορίστε σαφείς και μετρήσιμους στόχους. Παρακολουθήστε τις επιδόσεις των εργαζομένων κατά τη διάρκεια μιας ορισμένης περιόδου και συγκεντρώστε ποσοτικές και ποιοτικές μετρήσεις. Η ανατροφοδότηση από τους διευθυντές, τους συναδέλφους και τους πελάτες θα αποτελέσει πολύτιμη συμβολή στη συνολική εικόνα των επιδόσεων.

Κατά τη διάρκεια της ανασκόπησης, προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα άνετο και ανοιχτό περιβάλλον για συζήτηση. Προσφέρετε τόσο θετική ενίσχυση όσο και εποικοδομητική ανατροφοδότηση σχετικά με τους τομείς που χρήζουν βελτίωσης. Να είστε συγκεκριμένοι - δώστε παραδείγματα που να υποστηρίζουν την ανατροφοδότησή σας. Ενθαρρύνετε τον εργαζόμενο να μοιραστεί την οπτική του γωνία και τις ανησυχίες του. Στο τέλος της ανασκόπησης, δημιουργήστε ένα σχέδιο για την αντιμετώπιση των θεμάτων απόδοσης και των τομέων που χρήζουν βελτίωσης.

Οι αξιολογήσεις επιδόσεων είναι αποτελεσματικές εάν διεξάγονται τακτικά. Ωστόσο, η 69% των εταιρειών τις οργανώνει μόνο μία ή δύο φορές το χρόνο, πράγμα που είναι ελάχιστα επαρκές.

80% of employees θα προτιμούσαν να λαμβάνουν τακτική ανατροφοδότηση αντί για ετήσιες αξιολογήσεις. Τα ατομικά check-ins είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να καλύψετε το κενό μεταξύ των αξιολογήσεων απόδοσης και να παραμείνετε ενημερωμένοι για τη ροή εργασίας. Ενώ οι αξιολογήσεις επιδόσεων επικεντρώνονται κυρίως στις παρελθοντικές επιδόσεις και καλύπτουν μεγαλύτερες περιόδους, τα check-ins χρησιμεύουν για τη διατήρηση της τακτικής επικοινωνίας και τη διασφάλιση ότι όλα βρίσκονται σε καλό δρόμο. Συνήθως πραγματοποιούνται πιο συχνά, συχνά εβδομαδιαία ή δεκαπενθήμερα, και είναι πιο ανεπίσημα. Τα check-ins επικεντρώνονται σε συγκεκριμένα έργα, αντιμετωπίζουν καθημερινά καθήκοντα και παρέχουν έγκαιρη υποστήριξη.

Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την παρακολούθηση της απόδοσης. Συλλέγει εκτεταμένα δεδομένα σχετικά με τη χρήση του υπολογιστή του εργαζομένου, επιτρέποντας να δούμε πού πηγαίνει ο χρόνος εργασίας και πώς χρησιμοποιούνται οι πόροι της εταιρείας, ώστε να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τις πολιτικές της εταιρείας και να ενισχυθεί η ασφάλεια.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων συλλέγει και αναλύει τα δεδομένα δραστηριότητας και τα παρουσιάζει ως γραφικά διαγράμματα των τάσεων παραγωγικότητας, της παρουσίας και της χρήσης λογισμικού και διαδικτύου. Τα προηγμένα εργαλεία παρέχουν πρόσθετες λειτουργίες, όπως ζωντανή ροή των οθονών των εργαζομένων, επιτρέποντάς σας να βλέπετε σε τι εργάζονται. Η CleverControl, το κορυφαίο λογισμικό για την παρακολούθηση της απόδοσης των εργαζομένων, εισήγαγε πρόσφατα το AI Scoring. Ο αλγόριθμος που βασίζεται στην τεχνητή νοημοσύνη αναλύει τη δραστηριότητα του εργαζομένου, τη συγκρίνει με τα πρότυπα του κλάδου, υπολογίζει μια ατομική βαθμολογία παραγωγικότητας και παρέχει συστάσεις.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων εξοικονομεί πολύ χρόνο και προσπάθεια για τους διαχειριστές. Αντί να εξετάζουν χειροκίνητα τις αναφορές απόδοσης και παρουσίας, μπορούν να λαμβάνουν στατιστικά στοιχεία με το πάτημα του ποντικιού. Χάρη στην ολοκληρωμένη λειτουργικότητά τους και τη βαθιά τους ανάλυση, τα προγράμματα αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως τρόπος παρακολούθησης της απόδοσης των εργαζομένων μόνα τους ή σε συνδυασμό με άλλες μεθόδους. Για παράδειγμα, οι συγκεντρωμένες πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τις ετήσιες αξιολογήσεις απόδοσης. Το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συλλογή ποιοτικών μετρήσεων και μετρήσεων αποδοτικότητας και για την αξιολόγηση της δέσμευσης των εργαζομένων.

Η εφαρμογή λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων απαιτεί διαφάνεια και σεβασμό της ιδιωτικής ζωής. Χρησιμοποιήστε το για να μετρήσετε την παραγωγικότητα και να εντοπίσετε τομείς προς βελτίωση. Συλλέξτε μόνο τα δεδομένα που είναι απολύτως απαραίτητα και διασφαλίστε τη συμμόρφωση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς. Συνιστάται να ενημερώνονται οι εργαζόμενοι για την παρακολούθηση και να εξηγούνται οι σκοποί της παρακολούθησης, ώστε να αποφεύγεται η δημιουργία περιττής πίεσης και ζητημάτων εμπιστοσύνης.

Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών είναι ένα άλλο πολύτιμο εργαλείο για την παρακολούθηση της απόδοσης. Ενώ τα προγράμματα παρακολούθησης των εργαζομένων παρακολουθούν τη συνολική δραστηριότητα των εργαζομένων, τον χρόνο αδράνειας/ενεργό χρόνο και τους περισπασμούς, οι διαχειριστές εργασιών επικεντρώνονται σε συγκεκριμένα έργα και εργασίες. Αυτά τα συστήματα μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο των εργασιών των εργαζομένων, επιτρέποντάς σας να εντοπίζετε έγκαιρα πιθανά προβλήματα και να παρέχετε έγκαιρη υποστήριξη. Θα βλέπετε πόσο χρόνο χρειάζεται ένας εργαζόμενος για να ολοκληρώσει την εργασία, θα παρακολουθείτε την πρόοδο των εργαζομένων και θα τους καθιστάτε υπεύθυνους για την τήρηση των προθεσμιών. Μπορείτε να παρακολουθείτε το φόρτο εργασίας κάθε εργαζομένου, να τον ανακατανέμετε ομοιόμορφα στην ομάδα και να αποκαλύπτετε τους κορυφαίους και τους εργαζόμενους που αγωνίζονται.

Το λογισμικό διαχείρισης εργασιών λειτουργεί καλά για τη συλλογή ποσοτικών, ποιοτικών και αποδοτικών μετρήσεων απόδοσης. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτά τα εργαλεία, ορίστε σαφείς εφικτούς στόχους για κάθε εργαζόμενο, παρακολουθήστε την πρόοδο και παρέχετε έγκαιρη ανατροφοδότηση.

Οι αξιολογήσεις από συναδέλφους είναι η λήψη ανατροφοδότησης σχετικά με την απόδοση ενός εργαζομένου από τους συναδέλφους του. Οι αξιολογήσεις αυτές συμπληρώνουν την ανατροφοδότηση από τους διευθυντές και τους υφισταμένους και προσφέρουν μια διαφορετική πολύτιμη προοπτική. Εκτός αυτού, οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται περισσότερο δεσμευμένοι και αξιολογημένοι όταν οι συνάδελφοί τους συμμετέχουν στην αξιολόγηση της απόδοσής τους.

Για να ενθαρρύνετε την ειλικρινή ανατροφοδότηση, βεβαιωθείτε ότι οι αξιολογήσεις είναι ανώνυμες και επικεντρώνονται σε συγκεκριμένες δεξιότητες και συμπεριφορές που σχετίζονται με το ρόλο του εργαζομένου.

Η συμμετοχή των εργαζομένων στην αξιολόγηση της απόδοσής τους είναι μια πολύτιμη μέθοδος παρακολούθησης. Προωθεί τη λογοδοσία, βελτιώνει τη δέσμευση και δείχνει μια μοναδική προοπτική. Οι εργαζόμενοι έχουν την ευκαιρία να εκφράσουν τις σκέψεις τους σχετικά με την απόδοσή τους, τα καθήκοντά τους, τους συναδέλφους, τις πιθανές ανησυχίες και τις προτάσεις τους.

Ο αυτοέλεγχος μπορεί να βοηθήσει τους εργαζόμενους να αναπτύξουν καλύτερη κατανόηση των δυνατών και αδύνατων σημείων τους. Μπορεί ακόμη και να ενισχύσει την παραγωγικότητα: οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να επιτύχουν τους στόχους τους όταν παρακολουθούν ενεργά την πρόοδό τους και προσαρμόζονται ανάλογα με τις ανάγκες.

Η προσαρμογή της στρατηγικής παρακολούθησης των επιδόσεων των εργαζομένων σας στις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας σας είναι ζωτικής σημασίας για την επίτευξη βέλτιστων αποτελεσμάτων. Διατίθενται διάφορες μέθοδοι, ωστόσο η πιο αποτελεσματική προσέγγιση συχνά περιλαμβάνει συνδυασμό τεχνικών.

Αξιοποιώντας τη δύναμη των τακτικών αξιολογήσεων απόδοσης, των ατομικών ελέγχων, του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων, των εργαλείων διαχείρισης εργασιών, των αξιολογήσεων από ομοτίμους και του αυτοελέγχου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ολοκληρωμένο σύστημα που υποστηρίζει την ανάπτυξη των εργαζομένων, προάγει ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον και οδηγεί στη συνολική επιχειρηματική επιτυχία.