Το να δώσετε νέα πνοή σε μια εταιρεία και να ξεφύγετε από τη ρουτίνα μπορεί να γίνει αν κάνετε στον εαυτό σας τις σωστές ερωτήσεις. Η Christine Castillo, σύμβουλος διαχείρισης απόδοσης, εταίρος της εταιρείας Stride συμβουλεύει τους διευθυντές για το πώς να ενεργούν, σε περιόδους κρίσης.
Υπάρχει λόγος πανικού;
About a year ago I witnessed an interesting situation. During that time a new economic crisis began and the head of one of the domestic companies which produce mechanical equipment, rushed to the HR-manager with a cry: "I need the layoff plan on my desk ASAP! We will lay off 200 workers out of 500". It all happened in a small town for which two hundred people is a huge amount. Of course, all of them had families, children and almost zero chances of finding a new job. HR-manager called the head office in a panic asking what to do. She received a reasonable answer: "Price for imported products will rise for sure. Firstly, we need to estimate whether we actually need to dismiss anybody at all? "
HR-manager honestly tried to convince superior to wait. But he demanded to start laying people off. So she ended up basically pretending to fire people and hiding documents to make it look like they were actually fired. Two months later, the same head came running to her, shouting: "We need to hire people urgently!" as the company received many new orders because as expected similar imported products became quite expensive thus creating a huge demand for a local producer.
Έτσι, πριν πανικοβληθείτε εξαιτίας της έναρξης απολύσεων, πρέπει πραγματικά να καθίσετε και να σκεφτείτε αν αυτό είναι αυτό που πραγματικά χρειάζεται η εταιρεία σας. Η ώρα της κρίσης είναι η ώρα να αναθεωρήσετε τη στρατηγική σας.
Από ποιον εξαρτάστε;
Σε κάθε οργανισμό υπάρχουν ενδιαφερόμενοι- πρόκειται για μια ομάδα ατόμων που επηρεάζουν την εταιρεία και εξαρτώνται από αυτήν. Πρώτον, είναι οι μέτοχοι, οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι εργαζόμενοι και οι προϊστάμενοι. Υπάρχει όμως και μια λιγότερο γνωστή κατηγορία. Για παράδειγμα, στο Πανεπιστήμιο του Cranfield γνώρισα έναν μελλοντικό συνάδελφο από το Παγκόσμιο Επισιτιστικό Πρόγραμμα. Πρόκειται για έναν οργανισμό του ΟΗΕ ο οποίος ασχολείται με την παροχή πόσιμου νερού και τροφίμων σε περιοχές με φυσικές καταστροφές ή ένοπλες συγκρούσεις. Μου είπε ότι κατά τον σχεδιασμό κάθε εκστρατείας αναλύουν διεξοδικά όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς. Και κάθε φορά λαμβάνουν υπόψη όχι μόνο τους συνεισφέροντες, τα θύματα, τις τοπικές αρχές, τις εταιρείες μεταφορών, αλλά και τις μαχητικές ομάδες, τους λεηλάτες και τους πλιατσικολόγους. Για την αξιολόγηση αυτών των ενδιαφερομένων έχουν ακόμη και μια ειδική κλίμακα ασφαλείας: αν η κατάσταση είναι πολύ επικίνδυνη, πρέπει να τερματίσουν την εκστρατεία. Για τον έλεγχο αυτών των ενδιαφερομένων μερών, είναι απαραίτητο να διαπραγματευτούν με τα στρατεύματα ή να προσλάβουν υπηρεσίες ασφαλείας.
Ως εκ τούτου, το πρώτο βήμα για την αναθεώρηση της στρατηγικής είναι η ανάλυση των αναγκών των σημαντικότερων ενδιαφερομένων μερών. Η κρίση μπορεί να προσαρμόσει τις επιθυμίες τους, όπως στην προαναφερθείσα ιστορία: η κατάσταση στην αγορά άλλαξε και ξαφνικά οι πελάτες χρειάστηκαν το εγχώριο προϊόν.
Σκεφτείτε το καλά και καταγράψτε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη σας, εξετάστε τις ανάγκες τους και ιεραρχήστε τις: ποιο είναι το πιο σημαντικό για εσάς. Διότι η κυρία Σμιθ, η οποία μένει δίπλα στο εργοστάσιό σας και της οποίας η ωραία θέα από το παράθυρο του σαλονιού θα καταστραφεί από το εργοστάσιό σας, είναι επίσης ο ενδιαφερόμενος σας, αλλά όχι πολύ σημαντικός.
Τι θέλετε να επιτύχετε;
The next step is setting goals: what you want to achieve as a company? This is a very important point. When you do not know where you are going panic begins: fire two hundred workers and then rehire them. Your goals can be different: become one of top three industry leaders in the domestic market or to grow faster than the market. "A computer with our software on every desktop and in every office" was a Microsoft goal in the 80's”. "Sending a man to the Moon and returning him safely to the Earth before the end of the decade” - that's an example of a higher-level goal of JFK's Moon Challenge. The crisis is a reason to once again say or restate your main goal.
Τι συμβαίνει στην αγορά;
Αφού έχετε καθορίσει πού θα κινηθείτε, απαιτείται η ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος: ποιες δυνάμεις δρουν στην εξωτερική αγορά, τι συμβαίνει με τις ανάγκες των πελατών και με τις δυνατότητες των προμηθευτών, ποια είναι η δύναμη των ανταγωνιστών σας, πόσο υψηλή είναι η πιθανότητα εμφάνισης νέων υποκατάστατων προϊόντων, ποιο είναι το νομικό πεδίο κ.ο.κ. Πρόκειται για μια σπουδαία επιστήμη στην οποία ο Michael Porter, ο Henry Mintzberg και άλλοι πυλώνες του στρατηγικού σχεδιασμού αφιέρωσαν τα έργα τους.
Πότε αποτυγχάνει η επιχείρησή σας;
Σε κάθε εταιρεία, κατά καιρούς, υπάρχουν επικαλύψεις, αποτυχίες και αναποδιές. Αυτές είναι οι πιο σημαντικές στιγμές για μάθηση. Ο επικεφαλής είναι σε θέση να διαπιστώσει ποια αλληλουχία γεγονότων οδήγησε στην αποτυχία και τι πρέπει να αλλάξει στον οργανισμό ώστε να μην επαναληφθεί.
Είναι απαραίτητο να επανεξετάσετε προσεκτικά πού έχετε καθιερωμένες επιχειρηματικές διαδικασίες και πού δεν είναι απολύτως σωστές.
Πόσο κοστίζει κάθε ένα από τα περιουσιακά στοιχεία;
The next step is called a success map. Let's say you set your goal to be the leadership in the domestic market. Then the time to evaluate and think through to all the steps in detail comes.
It is very useful to count all the company's assets and how much each of them costs, what is the profitability of each product individually, and cost of each activity. Sometimes it turns out that your favorite product is very low-margin and the least favorite one is quite profitable. Also as a result of creating success map, it can turn out that you actually need to hire new employees and not dismissing.
Take Microsoft for example, In the 80's they started with software for personal computers. But later they rethought the success map. Today, they have separate units for entertainment services and video game consoles, smartphones and software solutions for businesses. Now they are studying new areas: human-computer interaction, technologies to reduce energy consumption, and pattern recognition. So to maintain leadership they have widely diversified their product line.
Έχετε μιλήσει με το προσωπικό;
I once witnessed a very difficult situation: management closed in the office and began to develop "the best strategy." The meetings were held for six months. All this time, the company was losing income because no actual decisions were made, and the employees were in the state of anxiety. The bravest and the best ones just left the company; the rest of them developed a depression. The effect of this demoralization is difficult to calculate, but it is monstrous – everybody starts to work badly.
Ναι, χρειάζεστε ένα σχέδιο, αλλά πρέπει να σκεφτείτε γρήγορα. Μόλις βρεθεί μια λύση, θα πρέπει να μιλήσετε με τους υπαλλήλους σας. Δεν χρειάζεται να συζητήσετε μαζί τους κάθε λεπτομέρεια: τώρα σκεφτόμαστε τα ενδιαφερόμενα μέρη μας και τώρα σχεδιάζουμε έναν χάρτη επιτυχίας ...
Αλλά δώστε στους ανθρώπους τουλάχιστον κάποια βεβαιότητα: κινούμαστε προς μια συγκεκριμένη κατεύθυνση, θα συνεχίσουμε να αναπτύσσουμε αυτά τα προϊόντα και αυτά θα σταματήσουμε να τα πουλάμε. Και μη φοβάστε: ένα κακό σχέδιο είναι καλύτερο από το να μην υπάρχει σχέδιο.
Ποιον και πώς θα απολύσετε;
Δυστυχώς, μερικές φορές αυτό το βήμα είναι αναπόφευκτο. Εάν πρόκειται να απολύσετε ανθρώπους, κάντε το γρήγορα, με ακρίβεια και διαφάνεια και κατανοήστε ότι πρέπει να διατηρήσετε το ηθικό των εναπομεινάντων εργαζομένων.
Μόλις οι εργαζόμενοι ακούσουν τα λόγια για βελτιστοποίηση, ο καθένας αποφασίζει ότι είτε θα είναι εκείνοι που θα απολυθούν είτε θα πάρουν τριπλάσια δουλειά.
They immediately begin to run to job interviews, look for other opportunities. Those who do not see any ways out just multiply the panic. To prevent all that just say: "We have the layoff list, the rest of you have no reasons to panic." And it is equally important to say to the fired employees: "Guys, we also appreciate you and we dismiss you with sadness and tears. And if the situation changes, we will be happy to cooperate with you again."
Η ιδέα της εργασίας σε μια ανθρώπινη εταιρεία είναι ένα πολύ πολύτιμο συναίσθημα των εργαζομένων. Να είστε ειλικρινείς με τους υπαλλήλους σας, η εμπιστοσύνη και η αφοσίωσή τους κατά τη διάρκεια της αναδιάρθρωσης αξίζει τον κόπο.
Μπορείτε να διαχωρίσετε το συναίσθημα από την επιχείρηση;
Ένα στέλεχος θα πρέπει να έχει ωριμότητα και επίγνωση εάν η επιχείρηση έχει δημιουργηθεί από μια ομάδα φίλων. Οι επιχειρήσεις κατά μία έννοια είναι κάτι πολύ απλό και όμορφο μέσα στην απλότητά του. Στις επιχειρήσεις, πρέπει να είστε σε θέση να διαχωρίσετε τον εαυτό σας από τη δουλειά. Στην ιδιωτική μας ζωή μπορούμε να είμαστε συναισθηματικά εμπλεκόμενοι. Αλλά η επιχείρηση και η φιλία είναι δύο διαφορετικά είδη που είναι δύσκολο να αναμειχθούν.
Ωστόσο, μια ομάδα φίλων μπορεί να αποτελέσει πολύτιμο πλεονέκτημα. Η μόνη προϋπόθεση είναι να είστε ειλικρινείς και να θέσετε έναν κατάλληλο στόχο: "Θέλω να είμαι γύρω από σπουδαίους ανθρώπους και ταυτόχρονα, όλοι μαζί να κερδίσουμε κάποια χρήματα για τη ζωή μας".
Θυμάστε ότι η κρίση είναι η εποχή των ευκαιριών;
Σωστά, η αναθεώρηση της στρατηγικής σας θα πρέπει να είναι μια συνεχής διαδικασία. Αλλά συνήθως, καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, συσσωρεύει πολλές διοικητικές ρουτίνες, οπότε η διοίκηση έχει χρόνο να ασχοληθεί μόνο με τις τρέχουσες λειτουργίες. Ως εκ τούτου, σε περιόδους κρίσης, υπάρχει συχνά αυτός ο πανικός που προέρχεται από το γεγονός ότι δεν είναι σε θέση να καθορίσει αμέσως τι πρέπει να κάνει και πού να πάει.
Μην απελπίζεστε. Κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε κρίσης η αγορά ανακατεύεται και συχνά ανοίγουν νέες θέσεις, οπότε μπορείτε πάντα να βρείτε νέες ευκαιρίες αν κάνετε τις σωστές ερωτήσεις.
