Pracujte méně, ale efektivněji: je to možné?

O čtyřdenním pracovním týdnu se ve světě mluví (a někdo ho již zavádí) již dlouho. Odpůrci hovoří o obrovských ztrátách pro podniky a ekonomiku obecně.

Zastánci této myšlenky tvrdí, že zaměstnanci jsou ochotni pracovat déle a efektivněji ve zbývajících čtyřech pracovních dnech kvůli jednomu dni volna týdně navíc.

Jako vedoucí společnosti vyvíjející systém řízení času jsem si jistý, že může zvýšit efektivitu práce. Ne však natolik, aby se uvolnil celý pracovní den.

Pracoviště je dynamické prostředí, kde se podmínky a výzvy neustále mění. Nikdy nebylo potřeba, aby zaměstnanci byli flexibilní, vynalézaví a přizpůsobiví.

Přesto mnoho organizací stále posiluje způsob práce, který je nejen zastaralý, ale také zbytečný. Pracovat více a pracovat tvrději jsou základem úspěšné kariéry. Je to něco, co mnozí lidé svým kolegům stále zdůrazňují. Byli jsme zvyklí věřit, že nejproduktivnější lidé, kteří pracují dlouho, přehlížejí jiné faktory produktivity. Tvrdá práce přináší výsledky, ale chytrá práce má trvalou hodnotu.

To platí zejména v práci, kde je pro úspěch nejdůležitější zůstat konkurenceschopný. Protože nikdo nemůže pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, zde jsou tři jednoduché strategie, jak zvýšit produktivitu v práci a vyvážit svůj život mimo ni.

Being productive is defined as "having the quality or power of creating especially in plenty" by the dictionary. Similarly to how "efficiency" is a measure of how efficient a firm is, "productivity" is merely a measure of how productive a company is.

Ti, kteří se zabývají produktivitou, se snaží maximalizovat výkon se zdroji, které mají k dispozici. Například pokud mají k dispozici obrovský rozpočet, snaží se vytvořit co nejvíce práce. I když mají omezený rozpočet, budou se snažit dokončit co nejvíce zakázek.

V dnešní znalostní ekonomice je méně práce důležitější než kdy jindy. Stále větší počet pracujících dospělých však pociťuje tlak na to, aby pracovali déle a tvrději než kdykoli předtím. Typický americký pracovník odpracuje v průměru 40 hodin týdně, ale téměř třetina dospělých pracuje 45 hodin týdně nebo více.

Průměrný pracující dospělý stráví v práci a dojížděním dohromady přibližně 47 hodin týdně. To ponechává jen málo času na cokoli jiného. Méně práce neznamená jen vyvážený život, ale také větší produktivitu a více práce s menším množstvím času stráveného činnostmi, které přímo nesouvisejí s našimi profesními cíli.

Efektivní práce znamená určit oblasti, ve kterých můžete být produktivnější. Pracovat chytře znamená optimalizovat svůj čas a úsilí tak, abyste za stejnou dobu udělali více práce. Zde je několik tipů, jak můžete pracovat méně, ale efektivněji a účinněji:

Pracovní projekty by měly být seřazeny podle důležitosti na základě množství práce a očekávaných termínů. Na každý projekt si nechte dostatek času, ale nastavte si časovač jako výzvu k rychlejšímu dokončení práce.

Do not switch from one work to another. Concentrate on one task at a time, employing the productivity approach known as "chunking," and allow yourself to get engrossed in accomplishing good work. Take a break and switch gears to a different type of job when the timer goes off to keep yourself focused.

Znalost svého pracovního poslání je jedním z nejdůležitějších prvků pro dosažení naprosté efektivity. Vždyť jak si můžete stanovit vhodné priority, když nevíte, o čem vaše práce je? (Pokud si priority nestanovíte, budete věčně zahrabáni v hromadě práce a nebudete schopni rozlišit, co je důležité a co ne).

Proveďte analýzu práce, abyste zjistili skutečný cíl svého zaměstnání a cíle, které musíte splnit, abyste postoupili. To vám pomůže identifikovat nejdůležitější cíle, abyste mohli začít efektivně určovat priority práce.

Při práci na úkolech se snažte omezit rozptylování na minimum. Ztlumte hlasitost telefonu a držte ho mimo dohled. Vypněte jakýkoli jiný hluk, například televizní programy nebo hudbu, který narušuje vaši schopnost soustředit se na práci. Stanovte si očekávání od svých spolupracovníků

Velký projekt se může zdát příliš náročný. I když víte, že je životně důležitý, stále ho přesouváte na konec hromady. Místo toho, abyste se mu vyhýbali, zkuste tento velký úkol rozdělit na menší úkoly. Vyberte si jich několik, které dokončíte během týdne, a rozvrhněte si je do svého rozvrhu. Vědomí, že děláte pokroky na cestě k velkému cíli, vás bude motivovat k dokončení ostatních povinností.

Nevyhýbejte se komunikaci se spolupracovníky, ale omezte ji na přestávky, abyste se vyhnuli přebíhání mezi prací a zábavou.

Pokud jde o úspěšnou práci, množství úsilí, které do projektu vložíte, neznamená automaticky kvalitní výsledek. Pokud vám dokončení práce trvá příliš dlouho, protože jste unavení, roztěkaní nebo neorganizovaní, je to jasná známka toho, že pracujete příliš tvrdě.

Být efektivním a produktivním pracovníkem znamená stanovit si priority a věnovat dostatek času na jejich splnění. Správné pracovní návyky povedou k pozitivním a konzistentním výsledkům. Nejdůležitějším krokem, který můžete učinit na cestě k efektivnější práci, je vytvoření každodenní strategie.

Spolupráce s ostatními je jedním z nejlepších způsobů, jak toho stihnout více za kratší dobu. Studie ukazují, že lidé pracují efektivněji, když pracují ve skupinách. Při práci ve skupinách můžete sdílet nápady, myšlenky a perspektivy, což je skvělý způsob, jak vymyslet nové způsoby přemýšlení o problému.

Můžete také nabídnout pomoc svým kolegům s jejich úkoly, pokud jste v předstihu. Když budete pomáhat svým spolupracovníkům, nejenže přispějete ke zdravějšímu pracovnímu prostředí, ale také budete méně pracovat. Pomoc ostatním vám totiž uvolní čas, takže se budete moci soustředit na svou práci.

Dlouhodobá práce bez přestávek snižuje vaši produktivitu, soustředění a náchylnost k chybám. Pomohlo by vám, kdybyste si každých několik hodin udělali přestávku v práci.

Nestačí však jen tak ledajaká přestávka. Pomohlo by vám, kdybyste si našli způsob, jak si odpočinout a relaxovat a zároveň se soustředit na práci. Jedním ze způsobů je nastavit si časovač na 20 minut a dělat něco, co s vaší prací vůbec nesouvisí.

Můžete například poslouchat hudbu, projít se venku nebo sedět a dýchat. To vám pomůže uvolnit se a poskytne vašemu mozku čas na zpracování informací a rozvoj nových myšlenek a strategií, které vám pomohou pracovat efektivněji.

Nejdůležitější věcí, kterou můžete udělat pro zvýšení své produktivity v práci, je rozvíjet dovednosti v oblasti řízení času. Bez něj by vám dny připadaly jako zběsilý sprint, kdy se o vaši pozornost uchází každý projekt, e-mail nebo telefonát.

Začněte tím, že se podíváte na svůj denní rozvrh. Víte, jak denně trávíte svůj čas? Pokud ne, odpověď vás možná překvapí.

Jakmile zjistíte, kolik času věnujete jednotlivým úkolům, musíte se naučit stanovit jejich priority. Budete se moci soustředit na práci, která přináší největší přidanou hodnotu, pokud budete vědět, které úkoly jsou rozhodující a které lze přeplánovat nebo delegovat.

Dalším důležitým aspektem produktivní práce je stanovení cílů. Po provedení analýzy práce byste měli mít dobrou představu o tom, co vaše role obnáší. Na základě těchto znalostí si stanovte krátkodobé a dlouhodobé cíle. Výhodou tohoto postupu je, že vaše cíle slouží jako mapa cesty - koneckonců, nikam se nedostanete, pokud nevíte, kam jdete!

Efektivní a produktivní práce vyžaduje také dobrou organizaci. Pokud jste neorganizovaní, můžete ztratit spoustu času hledáním špatně umístěných věcí. Naučte se proto, jak správně zakládat dokumenty a jak si sestavit efektivní rozvrh.

Uvědomte si, jak často spolu denně hovoříme. Mimo jiné telefonujeme, účastníme se schůzek, píšeme e-maily, přednášíme prezentace a komunikujeme s klienty. Může se zdát, že konverzací s ostatními lidmi kolem nás strávíme celý den. Proto jsou skvělé komunikační dovednosti klíčové, zejména pokud chcete pracovat efektivněji.

Začněte tím, že zdokonalíte své schopnosti aktivního naslouchání. To znamená, že se snažíte vnímat a chápat, co k vám ostatní říkají.

Pracovat méně a efektivněji může být náročné, ale je to možné, pokud se budete soustředit a dodržovat tyto tipy. Pracovat méně neznamená jen pracovat méně hodin, ale pracovat efektivněji, abyste toho stihli více za kratší dobu.

Být efektivnější znamená identifikovat oblasti, ve kterých můžete být produktivnější. Pracovat chytře znamená optimalizovat svůj čas a úsilí tak, abyste za stejnou dobu udělali více práce.