Proč moderní podnikání "utahuje šrouby kontroly"?

V posledních letech zavedly společnosti přísnou kontrolu svých zaměstnanců. K utažení šroubů kontroly se používají protokoly, jako je zákaz používání mobilních telefonů v práci nebo omezení jejich používání, propouštění zaměstnanců za rozptylování při práci a některé další. Co však vede moderní společnosti k "utahování těchto šroubů kontroly" nad zaměstnanci a jsou strategie, které používají, účinné, nebo mají nepříznivé důsledky? To jsou některá z témat, kterým se věnujeme v tomto článku.

Kontrola a řízení jako celek by nebyly nutné, kdyby všichni zaměstnanci ve firmě důsledně dělali to, co je pro ni nejlepší. V praxi však existují případy, kdy zaměstnanci nejsou schopni nebo ochotni jednat v nejlepším zájmu organizace. Proto musí podniky zavést soubor kontrolních mechanismů, které pomohou odvést zaměstnance od nežádoucího chování k žádoucímu úsilí. Toto jednání má prospět produktivitě podniku a vést k jeho růstu.

Přístup k internetu, sociální média, e-mail a chytré telefony patří mezi 10 největších zabijáků produktivity na pracovišti. Je snadné pochopit, jak lákavé psaní zpráv, mobilní hry a prohlížení webových stránek mohou odvést pozornost i toho nejoddanějšího pracovníka. Neustálé kontrolování telefonu nepřispívá k soustředění a pracovnímu procesu. Kontrola zaměstnání se stává klíčovou pro eliminaci rozptylování.

Nedávná studie společnosti Deloitte zjistila, že lidé kontrolují své chytré telefony v průměru 47krát denně. To znamená, že pokud pracujete osmihodinovou směnu, používáte telefon téměř šestkrát za hodinu. V takových podmínkách se nikdo nemůže soustředit na práci.

Naše mobilní telefony, tablety, hodinky a další zařízení jsou příčinou vyrušování a rozptylování pozornosti během práce na projektu nebo úkolu. Neustále jsme v pokušení dělat si v průběhu našich zásadních úkolů přestávky, abychom zkontrolovali zprávy, podívali se, co je nového na Facebooku, prošli si Pinterest pro inspiraci a podobně.

Technologie však nelze vinit pouze z toho, že odvádějí pozornost zaměstnanců od jejich práce. Další hlavní příčinou rozptylování zaměstnanců je hluk v kanceláři. Podle výzkumu Kima a de Deara z University of Sydney je s úrovní hluku na pracovišti nespokojeno 30 % zaměstnanců v kójích a zhruba 25 % zaměstnanců v kancelářích bez přepážek.

Podle průzkumu agentury Ipsos a týmu Workspace Futures společnosti Steelcase 85 % lidí uvádí, že se v práci nedokáže soustředit kvůli nespokojenosti se svým pracovním prostorem. 95 % respondentů uvedlo, že práce v tichu je pro ně zásadní. Pouze 41 % z nich však uvedlo, že jim to umožňuje, a 31 % muselo vyhledat klidnější místo mimo kancelář, aby mohli dokončit svou práci. Proto je kontrola zaměstnanců na pracovišti v současné době tak důležitá.

Schopnost porozumět světu prostřednictvím krátkých, živých obrazů a sdělení, jako jsou například zprávy, krátké eseje nebo rychlé videoklipy, se nazývá klipové myšlení. Je to běžný jev mezi dnešní mládeží, která neustále sleduje kotouče na sociálních sítích. Výsledkem je člověk, který přemýšlí pouze povrchně a není schopen udržet trvalé soustředění na jeden objekt. Jednají také impulzivně a málo přemýšlejí, což je charakteristickým znakem klipového myšlení. Klipové myšlení narušuje rovnováhu kognitivních duševních procesů a posiluje nebo oslabuje jednotlivé charakteristiky dané sféry. Systémy řízení zaměstnanosti jsou zavedeny proto, aby se s takovým moderním jevem vypořádaly.

Neustálé používání sekundární úrovně zpracování a kombinování informací přispívá ke klipovitému myšlení, které způsobuje poruchy pozornosti, ztrátu touhy po nových poznatcích, snížení schopnosti kreativity a další problémy. Rozsah pozornosti osob zabývajících se klipovým myšlením je menší, a proto se často nedokážou soustředit na práci po delší dobu. To vede k flákání na pracovišti a dále motivuje zaměstnavatele k zavádění kontrolních opatření vůči zaměstnancům.

Bez ohledu na to, jak efektivně zaměstnanci ve firmě pracují, vždy existují určitá rizika. Někdo neopatrně zachází s hesly a přihlašovacími údaji, což zvyšuje riziko úniku osobních údajů. Pověst podniku je poškozena, když někdo nerespektuje firemní zásady komunikace se zákazníky. Vzdálení zaměstnanci potřebují kontrolu přinejmenším stejně jako zaměstnanci v kanceláři.

Ve skutečnosti lze tvrdit, že model práce na dálku vyžaduje větší dohled. Zaměstnanec pracující z domova nebo kdekoli mimo kancelář si je vědom, že nad ním chybí fyzický dohled. To může často vést ke krádeži dat nebo dokonce k omylu při vyzrazení důležitých informací z firemní databáze, což ohrožuje image společnosti před jejími zainteresovanými stranami. V takovém případě je nutný přísný kontrolní mechanismus.

Software pro monitorování zaměstnanců, jako je CleverControl, je v takových situacích velmi užitečný. Software CleverControl poskytuje firmám všech velikostí možnost vzdáleného přístupu a monitorování. Mezi cíle systému patří sledování chování zaměstnanců, vyhodnocování výstupů, prevence narušení dat a provádění vyšetřování zaměstnanců. Systém CleverControl funguje jako neviditelný agent a není viditelný pro zařízení, která monitoruje.

Pomocí funkce živého monitorování platformy CleverControl mohou manažeři sledovat práci všech zaměstnanců současně v reálném čase. Zaznamenávají se stisky kláves, aktivity na sociálních sítích, historie webových stránek, používání aplikací a další činnosti. CleverControl poskytuje manažerům přístup ke snímkům obrazovky, aktivitě ve vyhledávačích a záznamům z mikrofonu.

Mnoho společností má tisíce zaměstnanců. Mají obrovské kanceláře plné nástrojů, přístrojů a zařízení v hodnotě miliard dolarů. Daleko více se starají o svou bezpečnost. Existuje mnoho příkladů, kdy zaměstnanci porušili firemní zásady a zároveň odcizili majetek společnosti nebo důvěrné informace.

Obavy zaměstnavatelů o bezpečnost jejich kancelářských prostor, nástrojů, počítačů a citlivých dat jsou stále větší. Zaměstnanecký podvod je situace, kdy pracovník úmyslně uvede svého zaměstnavatele v omyl, aby získal výhodu. Tyto zisky se obvykle projevují jako dodatečná, skrytá mzda, mohou však mít i podobu jiných výhod.

Podvody zaměstnanců jsou alarmující, ale také zcela typické. V Americe se 75 % zaměstnanců přiznalo, že alespoň jednou kradli na svém pracovišti. Zdá se, že krádeže dat jsou novější formou zaměstnaneckých podvodů. Krádeže dat jsou zvláště důležité, pokud se jedná o podnikovou špionáž nebo nekalé obchodní praktiky.

Jedním z příkladů je podvod s duševním vlastnictvím, kdy nespokojený pracovník firmy A vyzradí důvěrné informace o zcela novém vynálezu firmě B. Výrobek je pak patentově chráněn firmou B dříve, než původní tvůrce dostane příležitost.

Klíčem k omezení krádeží dat je přísné zabezpečení a ochrana informací a také co nejdelší uchovávání nových nápadů na základě zásady "vědět jen to, co je potřeba". Aby k ničemu takovému nedopatření nedošlo, lze zavést několik kontrolních mechanismů. Ve fyzických kancelářských prostorách zaměstnavatelé instalují průmyslové kamery, které monitorují zaměstnance. Existuje řada softwaru pro monitorování zaměstnanců, jako je CleverControl, který moderním podnikům pomáhá dohlížet na pracovníky v kancelářích i na vzdálené zaměstnance.

Řízení kontroly je běžný termín používaný v kancelářských prostorách. Kontrola a usměrňování chování zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších povinností manažera. Pro správné fungování systémů a procesů organizace je kontrola ze strany managementu nezbytná. Kontrolní systém řízení je úspěšný, pokud pomáhá firmě dosahovat cílů, snižuje chybovost, efektivně využívá a rozděluje zdroje a zjišťuje, zda jsou normy přesné.

Kontrolní systém také zavádí pořádek a disciplínu, zvyšuje morálku a inspiruje pracovníky, zajišťuje přípravu na budoucnost prostřednictvím aktualizace norem a celkově zvyšuje výkonnost organizace.

Řízení kontroly, často známý jako "řízení změn", je proces stanovování standardů, vyhodnocování výkonnosti a provádění úprav. Řízení kontroly je dynamické; přizpůsobuje se změnám a do popředí staví podnikové cíle. Je komplexní, průběžné a zaměřené na činnost a jeho hlavními cíli jsou efektivita a účinnost.

Monitorování zaměstnanců je sice soubor účinných strategií, ale pokud se nepoužívá správně, může se zaměstnavateli vymstít. Extrémní míra sledování, kdy je sledován a monitorován každý krok zaměstnance, vykazuje deficit důvěry. Může vést zaměstnance k tomu, že si bude myslet, že mu společnost přes všechnu jeho tvrdou práci a úsilí nedůvěřuje. To může vést k nízké produktivitě, nedostatku sdílení kreativních nápadů a vysoké fluktuaci. Podniky spoléhají na úspěch každého zaměstnance. Zavedené systémy kontroly zaměstnanců proto musí být vyčerpávající a účinné.

Ve skutečnosti mohou být nástroje pro monitorování zaměstnanců účinnými nástroji pro podporu samostatnosti a umožnění pracovníkům úspěšněji vykonávat svou práci. Například software, který sleduje aktivity zaměstnanců na internetu, může snížit zpětnou komunikaci mezi zaměstnanci a jejich šéfy a zvýšit tak produktivitu. To může mít velký vliv na psychologickou atmosféru na pracovišti.

S ohledem na tuto skutečnost doporučujeme následující: Vyberte si monitorovací nástroj, který se dokáže "přizpůsobit" vašemu konkrétnímu obchodnímu modelu. Pokud například poskytnete zaměstnancům jednoduchou samoobslužnou metodu implementace a sledování produktivity zaměstnanců, zvýšíte jejich emancipaci a zároveň snížíte kognitivní zátěž nadřízených.

Je logické, že v dnešním světě zaměstnavatelé "utahují šrouby kontroly", aby ochránili svou společnost před porušováním předpisů. Klíčové je nepřehánět to, protože pokud to uděláte, riskujete, že vyděsíte tým a zneklidníte pracoviště.