5 nejlepších způsobů, jak měřit produktivitu zaměstnanců v reálném čase

Představte si, že celý váš podnik běží na živém interaktivním panelu. Každý projekt, každý člen týmu a každý okamžik produktivity jsou viditelné v živém reálném čase. To je síla, o které mluvíme, když dnes diskutujeme o měření výkonu zaměstnanců. Spoléhat se pouze na retrospektivní údaje již nestačí k udržení náskoku na neustále se měnícím trhu. Chcete-li skutečně vést, optimalizovat a růst v moderním prostředí, potřebujete okamžitou zpětnou vazbu, nikoli historické archivy. Tento článek odhalí pět použitelných strategií, které vám pomohou změřit tep vaší pracovní síly a zajistí, že budete vždy o krok napřed.

Nástroje pro sledování času jsou software, který zaznamenává skutečnou pracovní dobu a čas, který zaměstnanci stráví úkoly a projekty.

Sledování času může být automatické a manuální. V prvním případě monitorovací aplikace automaticky zaznamená začátek a konec aktivity zaměstnance na zařízení. Předpokládá, že jde o začátek a konec pracovního dne a podle toho vypočítá celkovou pracovní dobu.

V případě manuálních sledovačů času by se zaměstnanci měli sami přihlašovat a odcházet a zadávat své hodiny pro konkrétní úkoly sami pomocí specializovaného rozhraní.

Manažeři mohou sledovat pracovní dobu v reálném čase prostřednictvím online řídicího panelu.

Time-tacking software poskytuje nejpřesnější data pro fakturační klienty, výpočet mezd a alokaci zdrojů. Umožňuje také manažerům pochopit, jak dlouho konkrétní úkoly skutečně trvají, a lépe plánovat budoucí projekty.

Tip: Při výběru nástroje pro sledování času vyberte takový, který se snadno integruje s platformami pro řízení projektů vaší společnosti.

Sledování aktivity v reálném čase přesahuje pouhé sledování času. Tyto nástroje monitorují používání počítače zaměstnancem: jaké aplikace používají, jaké webové stránky navštěvují, co píší a mnoho dalšího.

jak to funguje? Společnost instaluje konkrétního softwarového agenta na kancelářské počítače. Agent poté shromažďuje data o digitální aktivitě zaměstnanců po celou pracovní dobu.

Tento typ monitorování v reálném čase je vynikajícím nástrojem pro hodnocení produktivity zaměstnanců. Pomáhá manažerům zaznamenat činnosti, které nesouvisejí s prací, prostoje a další poklesy produktivity hned, jak k nim dojde. Monitorování také upozorní na vysoce výkonné zaměstnance a umožní manažerům uznat jejich úspěchy. Monitoring může také odhalit potenciální bezpečnostní rizika a pomoci je včas odstranit.

Monitorování v reálném čase pomáhá efektivněji využívat zdroje společnosti. Jak? Díky tomu, že společnost vidí, jaké aplikace a služby jsou nejvíce využívány a jaké jsou málo využívány, může se odhlásit z odběru nepotřebných softwarových licencí a snížit své náklady.

Tip: Před implementací jakéhokoli nástroje zvažte etické a právní stránky monitorování zaměstnanců. Doporučujeme prostudovat si místní předpisy o ochraně osobních údajů a právní předpisy, abyste zjistili, jaké metody monitorování jsou povoleny.

Don't use activity monitoring for individual scrutiny or punishment. Instead, make it a source of data to pinpoint areas where employees may need additional training or where processes could be improved. Always have a clear "Acceptable Use Policy" in place and communicate it effectively.

Platformy pro řízení projektů, jak je patrné z jejich názvu, pomáhají týmům plánovat a sledovat průběh probíhajících projektů a jednotlivých úkolů. Jsou digitálním prostorem, kde můžete vytvářet projekty, rozkládat je na milníky a úkoly, stanovovat termíny a přidělovat tyto úkoly zaměstnancům. Poté můžete sledovat pokrok v reálném čase pomocí aktualizací stavu, komentářů a vizuálních prostředků, jako jsou nástěnky Kanban.

Mnoho softwaru pro řízení projektů také umožňuje plánování rozpočtu, což pomáhá dodržet limity a včas napravit potenciální dodatečné výdaje.

Hlavní výhodou platforem pro řízení projektů je to, že v reálném čase ukazují průběh úkolů a projektů a pomáhají si všimnout překážek, které mohou brzdit práci. Kromě toho pomáhají vyhodnocovat pracovní vytížení jednotlivých zaměstnanců a týmů a v případě potřeby je přeskupovat.

Tip: Chcete-li tyto platformy využít na maximum, vyzvěte zaměstnance, aby je používali důsledně a pravidelně aktualizovali stavy úkolů.

Pokročilé nástroje pro monitorování v reálném čase někdy zahrnují analýzu umělé inteligence. Speciálně vyškolený model umělé inteligence analyzuje různé typy shromážděných aktivit zaměstnanců (např. navštívené webové stránky, používané aplikace, vyhledávací dotazy atd.), porovnává je s průmyslovými standardy a na tomto základě vypočítává produktivitu zaměstnanců. Umělá inteligence může také předvídat výkon a vyhoření, zdůrazňovat trendy produktivity, nabízet strategické poznatky a dokonce personalizovat plány školení a rozvoje pro zaměstnance.

Analytika umělé inteligence je úžasnou úsporou času pro zaneprázdněné manažery. Tam, kde člověk tráví hodiny prohlížením zpráv, AI udělá totéž během několika sekund. Kromě toho je bez subjektivního hodnocení běžného u lidí.

Tip: Před implementací řešení založených na umělé inteligenci jasně definujte cíl, kterého chcete monitorováním dosáhnout. Vyberte si řešení, které upřednostňuje zabezpečení a soukromí.

Zpětná vazba není tak docela nástrojem, jako jsou ty popsané výše. Jde spíše o kulturu, kde si manažeři a zaměstnanci (nebo i vrstevníci) pravidelně vyměňují názory na svůj výkon a společně rostou. Ať už prostřednictvím plánovaných tras jeden na jednoho nebo spontánních denních odbavení, tato okamžitá výměna umožňuje rychlé opravy kurzu, když se objeví problémy.

Síla nepřetržité zpětné vazby nespočívá pouze ve schopnosti rychle identifikovat výzvy, ale také ve schopnosti vidět jiný pohled na problém. Když zaměstnanci sdílejí svou stranu problému, otevírá to příležitosti k nalezení lepších řešení.

Další silnou výhodou zpětné vazby je její schopnost zvýšit morálku a angažovanost. Když je dáno správně, se zaměřením na příležitosti ke zlepšení spíše než na pokárání, zaměstnanci cítí uznání, pozornost, podporu a vědí, jak jít vpřed.

Tip: Vytvořte algoritmus zpětné vazby, který bude zahrnovat pozitivní i konstruktivní vstupy. Zpětná vazba by neměla být monologem; povzbudit zaměstnance, aby mluvili a sdíleli své postřehy a obavy.

Společnost není sbírka jednotlivých zaměstnanců – je to orchestr hrající symfonii. Sledování produktivity zaměstnanců v reálném čase vám dává dirigentskou taktovku: umožňuje vám slyšet každý špatný tón a zajistit, aby každý hudebník hrál v harmonii. Monitoring je o posílení vašich hudebníků a v konečném důsledku o skládání mistrovského díla efektivity.