Osvědčené postupy pro sledování aktivit při prohlížení bez narušení důvěryhodnosti

Sledování aktivit při procházení na pracovišti obvykle zahrnuje zaznamenávání navštívených webových stránek, vyhledávacích dotazů, aktivit na sociálních sítích a chatů (příležitostně včetně záznamů zpráv). Někdy může zaměstnavatel sledovat také přenosy souborů a stisky kláves (například zprávy nebo vyhledávací dotazy).

Organizace mohou používat jednu z několika metod monitorování internetové aktivity:

1. Sledování sítě prostřednictvím konfigurace směrovače: nastavení směrovače pro záznam internetového provozu;
2. Proxy servery a brány firewall mohou zaznamenávat internetový provoz za účelem kontroly správou. Mohou také blokovat přístup k nevhodným webovým stránkám;
3. Software pro monitorování zaměstnanců zaznamenává veškerou činnost zaměstnanců na počítači, včetně historie procházení a aktivit na sociálních sítích, a má funkci blokování stránek.

Legálnost sledování internetové aktivity závisí na státních a místních zákonech ve vaší oblasti. Například podle amerických zákonů je sledování zaměstnanců obvykle legální. Zákon o ochraně soukromí v elektronické komunikaci (Electronic Communication Privacy Act, ECPA) obecně umožňuje zaměstnavatelům sledovat zařízení a sítě ve vlastnictví společnosti, pokud sledují legitimní obchodní účely. Některé státy nabádají organizace, aby zaměstnance o sledování informovaly, jiné státy ponechávají oznámení na uvážení zaměstnavatele. Zaměstnavatelům se také doporučuje mít jasné zásady, které popisují rozsah a postupy sledování.

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) upravuje sledování počítačové aktivity zaměstnanců v EU. Podle něj musí organizace omezit shromažďování údajů na nezbytně nutné pro legitimní obchodní účely, informovat zaměstnance o sledování a často získat jejich souhlas.

Podobné předpisy o ochraně údajů platí v Austrálii, Indii, Kanadě, Dánsku a dalších zemích.

V jiných jurisdikcích je ochrana soukromí přísnější. Například v Řecku je elektronické sledování zakázáno, pokud k němu zaměstnavatel nemá zákonné oprávnění nebo pokud se nejedná o legitimní obchodní účely. V Nizozemsku musí mít organizace pro zavedení sledování zaměstnanců oprávněné obchodní zájmy, které převažují nad právem na soukromí zaměstnanců. Finsko omezuje sledování e-mailů, hovorů a používání počítače.

V této části jsme pouze stručně uvedli přehled zákonnosti monitorování zaměstnanců v různých právních řádech. Celkově lze říci, že ačkoli je monitorování zaměstnanců ve většině zemí obecně legální, je kladen stále větší důraz na vyvážení zájmů zaměstnavatele s právy na soukromí zaměstnanců. Před zavedením postupů sledování ve vaší organizaci doporučujeme konzultaci s právním poradcem.

Sledování aktivit při procházení webu může být přínosné pro organizace i zaměstnance a zde se dozvíte, jak na to:

1. Monitorování zvyšuje produktivitu. Bojovat s pokušením zkontrolovat příchozí zprávy na chatu nebo nákupní webové stránky může být náročné a ne všichni mu dokáží odolat. Sledování aktivit při prohlížení stránek odhalí zaměstnance, kteří tráví nadměrný čas činnostmi nesouvisejícími s prací, jako je osobní prohlížení, sociální média, videoplatformy a další. Na základě těchto informací mohou manažeři přijmout opatření ke zlepšení soustředění a produktivity, například zablokováním rozptylujících prvků.
2. Shromážděné údaje odhalují nedostatky v dovednostech. Pokud zaměstnanec často googluje, jak používat určitou aplikaci potřebnou pro práci, může potřebovat další školení. Analýza historie prohlížení stránek zaměstnance vám může napovědět, jaké dovednosti a znalosti mu chybí. Poté můžete podle toho naplánovat programy školení a rozvoje.
3. Sledování zvyšuje bezpečnost dat. Silné řešení DLP dokáže odhalit a zabránit neoprávněnému přístupu zaměstnanců, sdílení nebo stahování citlivých firemních dat.
4. Monitorování pomáhá zvýšit bezpečnost firemní sítě. Specializovaný software dokáže identifikovat pokusy o přístup na škodlivé webové stránky nebo stahování infikovaných souborů.

Navzdory všem výhodám se může sledování aktivit zaměstnanců při prohlížení webu vymstít, pokud je prováděno neeticky. Hlavní obavou je zde soukromí zaměstnanců. Zaměstnanci mají právo na soukromí a používání příliš rušivých metod sledování může vést k nedůvěře, nepřátelskému pracovnímu prostředí, a dokonce i k právním důsledkům. Zaměstnanci se mohou cítit mikromanipulováni a nedůvěryhodní, což může snížit jejich spokojenost s prací a přimět je hledat lepší podmínky v jiných společnostech.

Sledování internetové aktivity je spojeno i s technickými problémy. Implementace a údržba monitorovacích systémů může být složitá a nákladná. Kromě toho jsou i ta nejspolehlivější řešení náchylná k chybám. Mohou označit legitimní aktivity za podezřelé, což vede ke zbytečné kontrole zaměstnanců.

Zavedení monitorování zaměstnanců vyžaduje pečlivý přístup, který zmírní tyto obtíže a přinese všechny výhody.

Shromáždili jsme osvědčené postupy pro implementaci sledovacího softwaru.

Dnešní trh nabízí spoustu nástrojů pro sledování aktivit zaměstnanců při procházení webu. CleverControl je jedním z nejpokročilejších a nejspolehlivějších řešení v této oblasti. Sleduje historii prohlížení, vyhledávací dotazy, čas strávený na jednotlivých webových stránkách a aktivity každého zaměstnance na sociálních sítích. Shromážděná data jsou agregována do přehledných statistických tabulek a grafů, což umožňuje rychlou analýzu produktivity jednotlivců i trendů celého týmu. Platforma také nabízí flexibilní nastavení blokování stránek, takže můžete omezit rozptylování a pomoci zaměstnancům soustředit se na práci.

Manažer si těžko získá důvěru svého týmu tím, že bude tajně sledovat jeho činnost. Upřímnost je vždy tou nejlepší politikou. Doporučujeme otevřeně sdělit zaměstnancům důvody zavedení sledovacích opatření, i když to vaše jurisdikce nevyžaduje. Transparentně informujte o tom, jaké údaje jsou shromažďovány: navštívené webové stránky, čas strávený na těchto stránkách, snímky obrazovky, záznamy ze sociálních sítí atd. Kdykoli je to možné, vyžádejte si souhlas zaměstnanců se sledováním, zejména v případě invazivnějších metod.

Pokud je to pro vaše účely monitorování přijatelné, odstraňte z analýzy aktivit informace umožňující identifikaci osob, abyste ochránili soukromí zaměstnanců. Snažte se zaměřit spíše na analýzu trendů než jednotlivých aktivit. Nesledujte historii prohlížení webu konkrétního zaměstnance; místo toho hledejte vzorce, jako je nadměrné množství času stráveného na sociálních sítích nebo návštěvy rizikových webových stránek.

Definujte jasné cíle monitorování a rozsah údajů, které je třeba shromáždit k jejich dosažení. Pokud je například cílem odhalit rozptýlení, stačí zachytit navštívené webové stránky a čas na nich strávený. Zaznamenávání příchozích a odchozích zpráv na sociálních sítích je v tomto případě nadbytečné.

Prohlížení by mělo být sledováno pouze na zařízeních ve vlastnictví společnosti a v pracovní době. Vyvarujte se sledování aktivit zaměstnanců mimo pracovní dobu nebo na osobních zařízeních. Jedinou výjimkou může být situace, kdy zaměstnanec používá osobní zařízení k práci. V takovém případě by zvolené monitorovací řešení mělo mít funkci clock-in a clock-out, aby zaměstnanec mohl sledování ukončit po skončení pracovního dne.

Organizace by měla mít komplexní zásady používání internetu, které definují přijatelné a nepřijatelné chování na internetu. Kromě toho by měla existovat samostatná politika, která by stanovila rozsah monitorování, způsob využití shromážděných údajů, dobu jejich uchovávání a to, kdo k nim má přístup. Obě zásady by měly být zaměstnancům snadno přístupné. Tým musí zásadám a jejich důsledkům rozumět a musí mít k dispozici kanál pro vyjádření svých obav.

Postupy monitorování by neměly být pevně stanoveny. Měly by být pravidelně přezkoumávány, aby se zajistilo, že jsou stále potřebné a účinné.

Aktivně naslouchejte zpětné vazbě zaměstnanců a přizpůsobte sledování případným obavám o ochranu soukromí. Kromě toho byste měli průběžně sledovat příslušné zákony o ochraně osobních údajů a pracovněprávní předpisy a zajistit soulad se změnami.

Sledování aktivit zaměstnanců při procházení webu může výrazně zvýšit produktivitu a soustředění zaměstnanců a posílit bezpečnost firmy. Monitorovací postupy však vyžadují opatrný přístup, který vám umožní vyhnout se jejich negativním stránkám. Upřednostněním transparentnosti, zaměřením se na souhrnné údaje a respektováním soukromí zaměstnanců můžete zavést sledování aktivit při prohlížení webu způsobem, který udržuje důvěru a podporuje pozitivní pracovní prostředí.