Cena produktivity: Lidské náklady na dohled na pracovišti

Sarah, copywriterka v marketingové agentuře, se právě vrátila z hodnocení výkonu, které bylo již třetí za posledních pět týdnů. Před šesti týdny její manažer uložil celému týmu povinnost nainstalovat si program pro sledování zaměstnanců, aby mohl sledovat jejich výkonnost. Sarah si zpočátku nedělala starosti: svou práci odváděla dobře a nikdy nedostávala stížnosti na své texty.

Po instalaci softwaru se však vše změnilo. Sářina pracovní zátěž se náhle zvýšila a o týden později byla pozvána do kanceláře manažera na hodnocení výkonu. Manažer byl nespokojen s rozsáhlými obdobími "nečinnosti" Sářina počítače. Řekl, že pokud bude mít v práci čas na zahálení, budou jí přiděleny další úkoly. Sarah vysvětlila, že před psaním na počítači dává přednost přípravě svých nápadů na papíře - odtud pramenily doby nečinnosti. Manažer nebyl přesvědčen a doporučil pouze vypracovávat nápady na počítači.

Sářiny výkonnostní testy se stávaly častějšími. S novou pracovní zátěží se potýkala, cítila se mikromanagementem a stresem. Kontrolní systém se na ni nespravedlivě zaměřoval a potlačoval její kreativitu a samostatnost.

Případy, jako je ten Sářin, bohužel nejsou neobvyklé. Kritici softwaru pro sledování zaměstnanců se obávají, že jeho používání vede k obavám o soukromí, zvýšenému stresu, problémům s důvěrou, předpojatosti a transparentnosti. Pojďme diskutovat o tom, zda jsou jejich obavy oprávněné a zda existují způsoby, jak odpovědně a eticky zavést monitorování zaměstnanců.

Mnoho zaměstnavatelů používá monitorovací software, protože neví, jak řídit své pracovníky, zejména ty vzdálené. Domnívají se, že stačí nainstalovat program do počítače zaměstnance a za několik dní zkontrolovat zprávu. Ve skutečnosti zavedení monitorování zaměstnanců vyžaduje určitou přípravu, bez níž riskujete, že vyvoláte nežádoucí obavy a problémy.

V mnoha právních řádech je soukromí chráněno zvláštními předpisy, které se však zřídkakdy vztahují konkrétně na monitorování zaměstnanců. V důsledku toho zaměstnavatelé nemusí vědět, jaké údaje mohou shromažďovat a jak dlouho je mohou uchovávat.

Monitorovací systémy mezitím shromažďují širokou škálu osobních údajů, včetně stisků kláves, kliknutí myší, navštívených webových stránek, a dokonce i e-mailů a obsahu zpráv. Zaměstnanci to považují za neustálé narušování soukromí, zejména pokud jsou shromážděné údaje použity nad rámec původního účelu.

Kromě toho vždy existuje riziko, že se ke shromážděným citlivým informacím dostanou neoprávněné osoby, ať už zevnitř společnosti, nebo v důsledku narušení zvenčí. Důsledky mohou být hrozivé, od poškození pověsti až po krádež identity.

Průzkum provedené Americkou psychologickou asociací ukazuje, že sledování zaměstnanců výrazně zvyšuje jejich stres. Až 56 % zaměstnanců monitorovaných pomocí softwaru se během pracovního dne cítí napjatě a stresovaně. U nemonitorovaných zaměstnanců je toto číslo nižší - 40 %.

Ze stejného výzkumu vyplývá, že sledovaní zaměstnanci častěji vyjadřují pocity spojené s vyhořením: podrážděnost nebo hněv vůči spolupracovníkům nebo klientům (23 % oproti 14 % u nesledovaných zaměstnanců), pocit nemotivovanosti k co nejlepší práci (29 % oproti 22 %), emoční vyčerpání (39 % oproti 22 %) a pocit neefektivity (20 % oproti 15 %).

Sledovaní zaměstnanci mohou mít pocit, že jim zaměstnavatel nedůvěřuje, což vytváří negativní pracovní prostředí, snižuje morálku a dokonce zvyšuje fluktuaci.

Pokud je monitorování používáno jako invazivní způsob mikromanagementu, porušuje nevyslovenou dohodu o vzájemném respektu mezi pracovníkem a jeho zaměstnavatelem. Pokud je tato důvěra narušena, je mnohem méně pravděpodobné, že pracovník bude organizaci pomáhat nad rámec svých možností. V podstatě ustoupí a bude dělat jen minimum, říká. Tara Behrendová, PhD, profesorka lidských zdrojů a pracovních vztahů na Michiganské státní univerzitě John Richard Butler II.

V některých jurisdikcích nemají zaměstnavatelé povinnost informovat zaměstnance o monitorování a společnosti toho mohou využít ve svůj prospěch. Zaměstnanci nemusí vědět, že jsou sledováni, nebo si nemusí být vědomi rozsahu sledování. I když však tyto povinnosti existují, může se stát, že společnosti svým zaměstnancům neposkytnou potřebné zásady. Nedostatek jasných a transparentních zásad týkajících se sledování zaměstnanců vede k nejistotě a nedůvěře mezi zaměstnanci.

Dalším potenciálním problémem je diskriminace. Monitorovací systémy mohou být využívány k nespravedlivému postihu některých zaměstnanců, například těch z marginalizovaných skupin nebo těch, kteří jsou považováni za méně produktivní. Technologie navíc může tuto diskriminaci neúmyslně usnadňovat. Žádný algoritmus není dokonalý; může obsahovat předsudky nebo ignorovat individuální pracovní styly, jako v případě Sarah.

Mají tedy kritici pravdu a monitorování zaměstnanců je zlo? Vůbec ne. Pokud se používá správně a eticky, mohou z jeho cenných poznatků těžit jak zaměstnanci, tak zaměstnavatelé. Pojďme si odhalit několik nezbytných postupů pro zavedení monitorování zaměstnanců.

Pokud chtějí společnosti získat maximální užitek z technologie monitorování zaměstnanců, měly by se těmito pokyny řídit:

• Prostudujte si příslušné předpisy o ochraně osobních údajů ve vaší oblasti. Zajistěte dodržování těchto předpisů. Sledujte změny v těchto předpisech.

• Definujte cíle monitorování. Tyto cíle spolu s předpisy o ochraně osobních údajů vymezí rozsah shromažďování údajů.

• Vypracujte jasné zásady. V těchto zásadách by měly být uvedeny cíle, rozsah monitorování a způsob využití shromážděných údajů. Zaměstnanci by měli mít k těmto zásadám přístup.

• Získejte souhlas zaměstnanců. Ať už to vaše jurisdikce vyžaduje, nebo ne, vždy je lepší informovat zaměstnance o monitorování a získat jejich souhlas. Vyhnete se tak problémům s důvěrou zaměstnanců.

• Zapojte zaměstnance při vytváření a provádění monitorovacích politik, aby si vybudovali důvěru a řešili své obavy.

• Udržujte otevřenou komunikaci se zaměstnanci. Umožněte zaměstnancům vyjádřit své obavy a stížnosti a řešte je.

• Minimalizujte rozsah shromažďovaných údajů. Shromažďujte pouze informace, které jsou nezbytné pro zamýšlený účel.

• Omezit podmínky ukládání dat. Odstraňte data, která již neslouží cílům monitorování.

• Zavedení přísných bezpečnostních opatření. Zajistěte, aby k datům měli přístup pouze oprávnění pracovníci.

• Provádění pravidelných auditů zajistit, aby používání monitorovacích systémů bylo v souladu s etickými pokyny a právními požadavky.

• Poskytněte zaměstnancům přístup ke shromážděným údajům.

  S řešeními pro monitorování zaměstnanců, jako je CleverControl, , je to snadné. CleverControl poskytuje zaměstnancům osobní přehledy produktivity, kde mohou vidět všechna shromážděná data a statistiky své produktivity. Tato funkce nejen pomáhá řešit otázky ochrany osobních údajů, ale také přispívá ke zvýšení osobní odpovědnosti a produktivity.

• Využití monitorovacích zpráv pro podporu zaměstnanců a pomoci jim zlepšit jejich výkon, nikoli je diskriminovat nebo trestat.

• Použití softwaru pro monitorování zaměstnanců v kombinaci s jinými metodami sledování výkonu, aby se zabránilo zkreslení.

Kritici se obávají, že sledování zaměstnanců vede k problémům se soukromím, narušení důvěry, zvýšenému stresu a předpojatosti. Organizace se však mohou těmto problémům vyhnout, pokud budou monitoring zaměstnanců provádět eticky a otevřeně a zapojí do něj zaměstnance. Monitorování zaměstnanců je nástroj, který ve správných rukou může výrazně zlepšit odpovědnost a výkonnost a přinést prospěch zaměstnancům i zaměstnavatelům.