Jak úspěšně zlepšit práci zaměstnanců během krize

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

Jeremy, jaký dopad má krize na personální politiku firem obecně a konkrétně na politiku vaší společnosti?

Každý vedoucí pracovník bude během krize přemýšlet o tom, jak maximálně využít potenciál svých podřízených a zároveň udržet týmového ducha a vysokou motivaci všech zaměstnanců, a to navzdory těžkému období.

Naše strategie lidských zdrojů byla vždy zaměřena na plné nasazení zaměstnanců, proto se během krize příliš nezměnila a nástroje řízení, které používáme, již prokázaly účinné výsledky.

Jedním z nejoblíbenějších nástrojů zlepšování je školení: zlepšování odborných dovedností. Jak ho organizovat?

Školení zaměstnanců je nesmírně důležitý úkol, ale pozvání školitelů zvenčí může být často poměrně nákladné. Problém se dá vyřešit jednoduše: požádejte zkušenější zaměstnance, aby školili nové. Všichni z toho budou mít prospěch. Mladí lidé budou moci díky novým znalostem a dovednostem postoupit v kariéře a trenér získá finanční motivaci. Kromě toho pravděpodobně neexistuje lepší způsob, jak vyjádřit souhlas a uznání zaměstnanci, než když mu někdo bude dělat žáka. Zkušení zaměstnanci proto toto rozhodnutí zaručeně ocení.

Kromě toho je zlepšování vlastních zaměstnanců rychlejší a levnější než nábor lidí zvenčí. Koučování mohou provádět i externí organizace. Při nákupu nového vybavení pro dílny nebo softwaru pro technické oddělení obvykle zveme specialisty. Nové dovednosti jsou inovací, která zvyšuje konkurenceschopnost.

Jak motivovat zaměstnance k profesnímu rozvoji a vyšší produktivitě?

Existují tři úrovně produktivity: nízká, střední (nebo očekávaná) a maximální. Zaměstnanci na nízké úrovni jsou nespolehliví, mají sklon plnit menší množství úkolů a snaží se práci vyhýbat. Ti, kteří jsou na průměrné úrovni, vykonávají přesně to, co se od nich požaduje, a nic víc, ačkoli jsou jako zaměstnanci velmi spolehliví. A ti, kteří jsou na maximální úrovni, pracují velmi dlouho, pokaždé převezmou iniciativu a jejich produktivita je mnohem vyšší, než se očekává. Je jasné, že každý zaměstnavatel by chtěl mít co nejvíce pracovníků, kteří jsou na maximální úrovni výkonu. Není nutné se omezovat

Motivace zaměstnanců by tomu měla napomoci, protože je v podstatě klíčem k prosperitě firmy. Úspěch firmy spojuje s osobním blahem zaměstnance, což napomáhá zvyšování efektivity.

Jak je implementován ve vaší společnosti?

Náš motivační systém je založen na klíčových ukazatelích výkonnosti. Systém klíčových ukazatelů výkonnosti vychází z úkolů, které má zaměstnanec na konkrétní pozici řešit. A pokud je úkol úspěšně vyřešen, je zaměstnanec odměněn. Funkce pro každou pozici je jiná, ale KPI jsou jednotné a transparentní v celé organizaci. Konkrétně jsme zavedli systém správy dokumentů, který umožnil zlepšit informovanost a posílit kontrolu nad plněním zakázek.

Je velmi důležité vybudovat systém motivace, jinak se firma zpomalí. Pokud například dva zaměstnanci s podobnými schopnostmi pracují s různým nasazením, ale jejich plat je stejný, povede to k nízké efektivitě obou pracovníků.

Jaké faktory jsou základem systému motivace zaměstnanců? Existují příklady ilustrující jejich účinnost?

Možnost kariérního růstu s finanční podporou motivuje mladé odborníky a další zaměstnance k dosažení nových úspěchů. Je to výhodné jak pro zaměstnance, tak pro společnost, které odborník přinese zaručené výhody a pomůže v dalším rozvoji. Ve společnosti HomeLand máme takový příklad - Jacka Burtona, který v současné době zastává pozici hlavního inženýra. Svou cestu začal jako mechanik-učedník na opravách přístrojů v oddělení metrologie. Poté Jack pracoval na různých pozicích: mechanik, kreslič, inženýr-výzkumník. Poté byl jmenován vedoucím inženýrem oddělení mikroelektroniky a brzy i vedoucím tohoto oddělení. Jeho historie ukazuje, že každý zaměstnanec společnosti může dosáhnout jakýchkoli výšin vlastními silami a vytrvalostí.

Jaké jsou zvláštnosti motivace zaměstnanců?

Nikdy nezapomínejte na to, že mzdový systém by měl být strukturovaný a konzistentní, posilovat požadované výsledky, ale ne být pro každého zaměstnance jedinečný. Zásady vyplácení prémií a odměn by měly být transparentní a jednotné pro všechny. Pamatujte, že je stejně nesprávné odměňovat stejně za různé úsilí, jako je nesprávné odměňovat různě za stejné úsilí. Taková nespravedlnost může zaměstnance vyvést z rovnováhy a podkopat nejen jejich motivaci, ale i důvěryhodnost firmy.

Mzdy by navíc měly být vždy vypláceny včas. Zpoždění nebo zrušení výplaty tým demoralizuje: ztrácí důvěru v budoucnost firmy, motivaci ke kvalitní práci, v týmu se vytváří nezdravá atmosféra, často dochází k pomluvám a drbům. To vše v konečném důsledku vede k oslabení pozice samotné společnosti.

V případě tíživé finanční situace může společnost přejít na kratší pracovní týden, což vám umožní ušetřit na výplatě mezd. Tuto situaci by však mělo vysvětlit vedení společnosti,

lidé potřebují znát důvody těchto rozhodnutí. Společnost musí pracovat jako jeden celek.

Zaměstnáváte studenty a mladé odborníky? Protože mezi nimi může být nový cenný zdroj, který v konečném důsledku přispěje k optimalizaci firmy? Jak s nimi pracujete?

Stále potřebujeme mladé odborníky. Abychom získali nové zaměstnance s odpovídajícími dovednostmi, uzavírá naše společnost smlouvy s vysokými školami, které studentům zaručují absolvování kurzu, v němž získají potřebné dovednosti pro práci u nás. Jedná se o trojstrannou dohodu mezi naší společností, studentem a vysokou školou. Je dohodnuto, že student má povinnost určitou dobu pracovat v naší společnosti a získat tak pokročilé znalosti v některých předmětech. Aktivně se také zapojujeme do Dnů otevřených dveří. Někteří studenti již tímto způsobem získali práci v naší společnosti. Neustále také aktualizujeme náš vzdělávací program.

Jsme připraveni přilákat obzvláště cenné odborníky. V případě potřeby společnost provádí vyhledávání po celé zemi, a dokonce i v zahraničí. A pokud se nám konkrétní odborník hodí, jsme připraveni asistovat při přestěhování a pomoci s bydlením.

Během krize se mnoho společností uchyluje ke snižování počtu zaměstnanců. Jak tento proces učinit méně bolestivým pro zaměstnance i samotnou firmu?

Mnoho společností se potýká s otázkou optimalizace počtu zaměstnanců. Musíme si však uvědomit, že se jedná o složitý proces, který vždy začíná shora. Vrcholoví manažeři organizací pořádají schůzky, analyzují situaci a vypracovávají strategii dalšího postupu.

Teprve poté můžete zaměstnance propustit, pokud je to přesně naplánováno a pečlivě zváženo. Vše samozřejmě musí být v souladu se zákonem. Změny jsou tedy provedeny správně a všichni zaměstnanci vidí, že se firma chová čestně a plní své povinnosti až do konce.

Měli bychom firemní akce využívat jako nástroj emocionální motivace v době krize, nebo se jich naopak raději vzdát?

Všechny slavnostní události jsou skvělým nástrojem k vytvoření příznivé atmosféry v týmu a zvýšení produktivity. Nelze však říci, že se výsledek dostaví okamžitě. Pomohou však zvýšit loajalitu zaměstnanců. Snad nejdůležitější věcí, kterou musíte mít jako manažer na paměti, je, že byste měli dodržovat pravidla vždy, a to nejen během krize, kdy zaměstnanci nutně potřebují mobilizaci. Díky kompetentnímu přístupu k motivaci a upřímným vztahům se zaměstnanci se firmám vždy daří přežít těžké časy s minimálními ztrátami.