Jak ušetřit peníze díky automatizaci sledování pracovní doby?

Přibližně 5-15 % pracovní doby je promarněno. Pokud však víte, kdo a jak plýtvá drahocennými minutami, můžete ztráty snížit. K tomu vám může pomoci monitorovací software.

V těchto těžkých ekonomických časech se otázka materiálních pobídek mění na srozumitelnější: kolik někomu zaplatit? Poskytovat privilegia zasloužilejším jedincům je důležité z hlediska společenské odpovědnosti a stejně důležité je to i pro podniky, protože jinak se zvyšuje cena lidských a administrativních chyb. Je nebezpečné platit klíčové odborníky nedostatečně, protože mohou z firmy odejít. A samozřejmě je neúčelné přeplácet zaměstnance, kteří pracují bez závazku na plný úvazek.

Problém efektivního rozdělování mzdových prostředků úzce souvisí s několika dalšími, které přesahují rámec řízení lidských zdrojů. Před vyvozením dalekosáhlých závěrů je však nutné získat komplexní srovnávací údaje.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Díky detailnímu obrazu o tom, jak probíhají pracovní dny jednotlivých zaměstnanců ve všech odděleních i ve firmě jako celku, je možné vyvodit závěry o tom, kdo zpracovává a plní úkoly někoho jiného, kdo není pracovně vytížen a kdo sabotuje firemní procesy.

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

Promarněná pracovní doba obvykle představuje 5-15 % veškeré pracovní doby. Podrobnosti je třeba posuzovat v každém případě zvlášť, protože lidé nejsou roboti a v některých případech jsou pro udržení pozornosti a výkonu na určité úrovni nezbytné malé přestávky. Pokud je však pouze 60 % pracovní doby produktivní (a takové údaje jsme od našich uživatelů skutečně obdrželi), pak to znamená, že ve skutečnosti lze 40 % mzdového fondu považovat za přímé ztráty způsobené tím, že zaměstnanci neplní své úkoly.

Podle našich údajů se v každé třetí firmě se 40 a více zaměstnanci najde alespoň jeden nebo dva zaměstnanci, kteří jsou fyzicky přítomni na pracovišti, ale prakticky nevykonávají žádné užitečné úkoly.

Oddělení logistiky se může zdát příkladné při včasném a bezchybném zadávání nových položek do databáze. Ale co když systém sledování pracovní doby ukazuje, že 70 % úkolů v databázi provádí pouze jeden člověk? Možná budete muset přehodnotit pokyny pro zaměstnance nebo uvažovat o snížení počtu pracovníků v oddělení.

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

Mnohá porušení pracovní kázně nelze zaznamenat jinak než automatickým sledováním. Řekněme, že zaměstnanec přišel do kanceláře v 9:00, což se může zdát dobré, protože nepřišel pozdě. Ale pokud první činnost na počítači byla až v 9:35, znamená to, že tento zaměstnanec nezačal pracovat okamžitě.

Prostoje by také neměly být registrovány selektivně. Třeba se v nešťastném okamžiku kontroly odehrála ve chvíli, kdy měl zaměstnanec nutnou přestávku po dokončení nervydrásajícího mimořádného úkolu a před zahájením nového. Nebo naopak byl zaměstnanec náhodou přistižen ve vzácném okamžiku, kdy dělal něco produktivního.

Program průběžně sleduje. Poskytuje spolehlivý číselný odhad bez jakýchkoli spekulací a předpokladů. Řekněme tedy, že máte kompletní přehled o efektivním využití a ztrátách pracovní doby. Co bude následovat?

Mnoho společností si po dlouhé době používání systému sledování (více než jeden rok) na základě celkového časového průběhu všech procesů vytváří vlastní systém řízení času, který zahrnuje systém klíčových ukazatelů výkonnosti. Na základě těchto norem a klíčových ukazatelů výkonnosti se pak přijímají veškerá rozhodnutí týkající se rozdělení úkolů, hodnocení výkonnosti a nakonec i rozhodnutí o rozdělení mzdových prostředků, náboru a rotaci či snižování počtu zaměstnanců.

Prvním výsledkem automatizace sledování pracovní doby v každé společnosti je obvykle schválení povoleného procenta neproduktivní doby. Většina manažerů považuje za maximální hodnotu tohoto ukazatele 10 %, i když někteří se snaží snížit časové ztráty na absolutní nulu.

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

Některé systémy pro sledování pracovní doby navíc poskytují zaměstnancům možnost sebekontroly. Za tímto účelem je vytvořen seznam typických úkolů jednotlivých zaměstnanců a každý z nich může systému oznámit, jaké procesy na jeho počítači běží. Tyto informace se snadno vnutí do statistik využití počítače zaměstnance, aby se zjistilo, zda úkoly v systému uvedl správně. Tyto souhrnné přehledy dávají představu nejen o vytíženosti zaměstnanců, ale také o tom, kdy, které a čí činnosti přinášejí firmě největší zisk. Jednoduchá časová evidence využívání softwaru v kanceláři se tak stává nástrojem personální politiky a při pozorném zacházení může pomoci i při marketingové a finanční politice.

Po zavedení automatizovaného systému sledování pracovní doby lze finanční ztráty způsobené zneužitím pracovní doby snížit v průměru o polovinu. Za rok je možné získat dodatečný zisk snížením nákladů na personál a kancelářskou infrastrukturu (například díky přechodu některých zaměstnanců na práci na dálku), optimalizací daní a snížením ušlého zisku.

Doba návratnosti investice do takového systému je podle mých zkušeností přibližně šest měsíců. Existují dvě hlavní proměnné:

1. Cena systému. Nejlevnějšími řešeními jsou v současné době bezplatné systémy, jako je CleverControl Employee Monitoring, který umožňuje sledovat až 9 zaměstnanců bez jakýchkoli nákladů. To je pro malou firmu nebo středně velkou společnost s několika klíčovými pracovníky zcela dostačující. Pro společnosti s více zaměstnanci existují placené možnosti, ale stále s rozumnou cenou, jako je Spyrix Employee Monitoring a podobně. Ty nejdražší mohou stát až 90-100 dolarů za uživatele. I když jak ty levné, tak ty drahé mají zhruba stejné funkce.

2. Metodika aplikace. Omezíte-li sledování na prosté sledování pracovní doby, doba návratnosti se prodlouží. V případě komplexní analýzy a mnohostranného využití získaných dat se může proces návratnosti investice výrazně urychlit a je vhodnější hovořit spíše o optimalizaci podnikových procesů než o prostých úsporách.

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. Vyberte si systém sledování pracovní doby s dostatečně flexibilními funkcemi.

2. Nainstalujte ji a nezapomeňte informovat zaměstnance o nových pravidlech hry (žádné tajné sledování, je to přímá cesta ke konfrontaci místo zvýšení produktivity).

3. Přestaňte platit za plýtvání pracovním časem.

4. Přestaňte platit za absenci a pozdní příchody.

5. Snížení výdajů na software.

6. Vyloučit zbytečné výdaje na nadbytečné zaměstnance.

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. Zavedení podnikových soutěží KPI mezi odděleními a zaměstnanci.

9. Blahopřejte vítězům a odměňte je.