Profesionální kultura: Jak se vypořádat s pozdním příchodem?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Nejprve je samozřejmě třeba prozkoumat kontext situace, bez něhož není možné učinit správné rozhodnutí. Každý typ činnosti, každá situace na trhu a každá profesní kultura je jedinečná. Proto je třeba probrat, jak se vypořádat se zpožděním, v různých situacích, kdy...

Nelze nesouhlasit s tím, že pokud se kancelář otevírá v 10:00, musí být sekretářka připravena přijímat hovory v 9:59.

Jediný prodavač v obchodě by měl být přítomen na pracovišti od 9 do 21 hodin, pokud je to uvedeno na informační ceduli.

Pilot se nesmí opozdit na let.

Takový požadavek kázně je zpravidla díky zdravému rozumu snadno kontrolovatelný, protože je jasný, praktický a nevyvolává žádné pochybnosti. Při nástupu do zaměstnání, jehož realizace bude probíhat v jasných časových hranicích, budoucí zaměstnanec pochopí, že dochvilnost je jeho základním klíčovým ukazatelem výkonnosti.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Každý slušně vychovaný člověk ví, že nechat někoho čekat je nezdvořilé.

Stejně neslušné je přijít pozdě na schůzku s klienty a kolegy, k lékaři nebo do kosmetického salonu.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

Je příjemnější s takovými lidmi neformálně hovořit, spřátelit se, lépe se poznat a více si důvěřovat, pokud jste kolegové.

Pokud jste jejich zákazníkem, je příjemnější u nich nakupovat a poslouchat jejich propagační nabídky. To znamená, že zákazníci a partneři budou raději spolupracovat s někým, kdo má "zdvořilost králů".

Zdvořilost se vyplácí a úcta k času druhých je projevem zdvořilosti. Žádat zaměstnance o dodržování časových opatření je proto nutné a ze zřejmých důvodů i racionální.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Pokud výkon vašich zaměstnanců není přímo závislý na tom, kdy začnou svůj den v 10:00 nebo 10:30, proč byste vyžadovali dochvilnost? Možná proto, že obecně nejste spokojeni s kvalitou a kvantitou práce zaměstnanců a jejich přístupem?

Počet klientů je nižší, než by mohl být, prodeje klesají. Obchodním manažerům je to však zřejmě jedno: dál chodí po kanceláři, jako by se nic nestalo, a mluví o tom, jak stráví víkend. K obchodním a dalším cílům firmy se ani nepřiblížíte... ale ke kterým přesně?!

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Fungujeme dobře, pokud:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• Každý měsíc kontrolujeme roční plán úkolů, abychom se ujistili, že dodržujeme harmonogram: realizujeme firemní projekty v předem stanoveném tempu, budujeme obchodní procesy, testujeme nové produkty atd.

Všimněte si, že v příkladu jsou uvedeny nejen ekonomické ukazatele, ale také ukazatele předem plánovaného vývoje kvality podniku!

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Je nepravděpodobné, že by realizace plánu závisela na třiceti minutách práce, že? Spíše záleží na znalostech, dovednostech a samozřejmě motivaci.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Je nepravděpodobné, že bychom přišli pozdě do kina, na důležitou přednášku nebo na zajímavou odbornou konferenci, protože se tam chceme bavit a získat nějaké znalosti!

Každý z nás alespoň jednou v životě dělal něco, co ho bavilo, a všichni víme, že když je potřeba, přijdete dřív a práce vás baví. Podniky by se proto neměly zaměřovat na boj proti pozdnímu příchodu, ale na to, aby pracovní podmínky byly příjemné a produktivní, a na hledání lidí, kteří své povolání skutečně milují, lidí, kteří prožívají hlubokou psychickou potřebu tvrdě pracovat.

Proto je ve světě stále více firem, ve kterých se za pozdní příchod neplatí žádné sankce, a navíc neexistuje ani samotný pojem pozdní příchod. Tyto společnosti si nekladou za úkol kontrolovat pracovní dobu. Místo toho se snaží vytvořit prostředí, ve kterém lidé chtějí být, pobývat, hrát si, vymýšlet a jednat!

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Tvrdě pracuje, aby odvedl dobrou práci. Líbí se mu to.

Jeho manažer si jen láme hlavu s tím, jak ho přimět, aby si bral více dní volna.

Společnost vynakládá maximální úsilí na to, aby si vybrala takové zaměstnance, jako je můj přítel po celém světě, a aby pro ně byla atraktivní.

Tyto společnosti obvykle nemají problémy se zpožděním. Jsou však situace, kdy...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Tento typ manažera podporuje přísně hierarchický model firmy - od shora dolů - a ví, že jeho základními nástroji řízení jsou mračení a velitelský hlas.

Někdy to není ani proto, že se něco pokazí. Manažer se prostě domnívá, že v okamžiku, kdy se uvolní, nastane chaos.

Zbavte takového manažera atributů autoritativního stylu řízení, přimějte ho komunikovat s podřízenými jako rovný s rovným a okamžitě se bude cítit slabý.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Úspory v jiné situaci vedou ke skryté sabotáži, zatajování poznatků a malicherné pomstě, zejména pokud k nim neexistují objektivní důvody.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

Co dělat? Analyzujte problém v celé jeho komplexnosti, včetně firemní kultury, obchodních procesů, hierarchie a manažerských dovedností. Jen v takovém případě budete schopni navrhnout řešení, které bude pro vaši společnost efektivní!

Dobrým způsobem, jak udržet kázeň a kontrolovat pozdní příchody, je sledování zaměstnanců. Monitorovací software sleduje, kdy zaměstnanec přichází a odchází a kolik času stráví prací. To bude výhodné zejména pro kanceláře, kde jsou rozvrhy zaměstnanců flexibilní, protože to vedoucímu ušetří spoustu času při kontrole docházky. Zároveň bude software pro zaměstnance mnohem méně stresující metodou monitorování než přímá kontrola vedoucího. Dnešní trh nabízí spoustu řešení pro sledování zaměstnanců pro každý vkus a rozpočet. Pokud chcete vědět, jak vybrat to nejlepší pro vaši firmu, podívejte se na článek náš průvodce.