Problémy moderního kancelářského pracovníka

Moderní pracoviště se v poslední době výrazně změnilo a kancelářští pracovníci se museli přizpůsobit novým výzvám. V minulosti byla většina zaměstnanců zaměstnána na tradičních pozicích, jako jsou sekretářky, písařky a úřednice.

S rozvojem technologií však byla řada pracovních míst automatizována nebo outsourcována. Zaměstnanci tak nyní musí být kvalifikovaní v různých úkolech, od používání počítačů a softwaru až po vyřizování dotazů zákazníků.

Práce v kanceláři může být velmi stresující. Kromě tlaku na dodržování termínů a zapůsobení na klienty se zaměstnanci musí potýkat také s nevhodným chováním svých kolegů, dlouhou pracovní dobou a nedostatkem samostatnosti. Není proto divu, že je mnoho kancelářských pracovníků nešťastných.

Nejzjevnějším účelem tohoto druhu softwaru je sledování produktivity zaměstnanců. Kolik času tráví na projektu a kolik na zábavných videích s kočkami na Youtube? Zapojují se do pracovního procesu, nebo si dělají každých 10 minut přestávku na kávu? Googlují informace týkající se práce, nebo levné letenky do Las Vegas na víkend? Aplikace pro monitorování zaměstnanců jsou navrženy tak, aby odpovídaly přesně na tyto otázky.

Dnešní kancelářští pracovníci čelí jedinečným výzvám, které ovlivňují jejich zdraví a pohodu. Pochopením některých nejčastějších problémů, kterým zaměstnanci čelí, mohou podniknout kroky k jejich řešení.

Moderní kancelářský pracovník čelí jedinečným výzvám. V éře neustálých technologických změn se pracovníci musí neustále přizpůsobovat novým nástrojům a metodám. Zároveň je na zaměstnance vyvíjen velký tlak, aby byli ve své práci produktivní a efektivní.

Podle nedávné studie s příklady uvádíme sedm nejčastějších problémů, se kterými se dnes potýkají kancelářští pracovníci:

Vzhledem k neustále rostoucím nárokům na pracovišti se může snadno stát, že vám práce pohltí čas a energii. To může způsobit vyhoření, deprese a úzkosti. Následovat mohou i fyzické zdravotní problémy.

Abyste se těmto problémům vyhnuli, je nutné věnovat si čas i mimo práci. To znamená, že si každý den vyčleníte čas na činnosti, které vás baví, jako je čtení, procházky nebo dokonce trávení drahocenného času s přáteli a rodinou.

Tracy musela říct, že se jí daří udržovat zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem: "Dbám na to, abych si každý den vyhradila alespoň 30 minut na oběd, i když musím jíst u svého stolu. Také se snažím každou hodinu vstát a projít se, abych si udržela energii. Na konci dne se snažím odpojit od práce, abych mohla trávit čas s rodinou a přáteli."

Dehydratace představuje pro zaměstnance vážný problém. Při celodenním sezení u pracovního stolu snadno dojde k dehydrataci, aniž byste si to uvědomovali. Dehydratace může způsobit únavu, bolesti hlavy a potíže se soustředěním. Kabiny a stísněné pracovní prostory ztěžují udržení hydratace a neustálé zírání na obrazovky počítačů může způsobit vážné namáhání očí.

Existují však jednoduchá opatření, která mohou kancelářští pracovníci přijmout, aby tato rizika snížili. Pokud budete mít v dosahu láhev s vodou, zajistíte si hydrataci po celý den a pravidelné přestávky, během nichž se budete dívat na něco jiného než na obrazovku, pomohou snížit namáhání očí.

Makayla je moderní kancelářská pracovnice, která celé dny sedí za stolem u počítače. "Často se potýkám s dehydratací a únavou očí. Obvykle jsem tak soustředěná na práci, že zapomínám pít dostatek vody; ke konci dne mám oči suché a podrážděné. Vyzkoušel jsem několik různých řešení, ale nic nepomáhalo, dokud jsem neobjevil brýle, které filtrují modré světlo. Nyní dbám na to, abych během dne pila hodně vody, a na konci dne nemám oči zdaleka tak namáhané."

V době internetu máme přístup k více informacím než kdykoli předtím. Tento neustálý příval dat nás však může zahltit a vést ke snížení produktivity.

Pro boj s tímto problémem je nezbytné vyvinout účinné strategie správy informací. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je vytvořit systém třídění a kategorizace informací. To vám pomůže rychle najít potřebná data, když je potřebujete.

Další účinnou strategií je vyhradit si určitou denní dobu pro kontrolu e-mailů a jiných zdrojů informací. To vám pomůže zabránit rozptylování a umožní vám to soustředit se na jiné úkoly.

Imran je projektový manažer, který pracuje v kanceláři s 50 dalšími zaměstnanci. Jeho společnost právě začala zavádět nový software, který jí pomůže zefektivnit pracovní postupy a zlepšit komunikaci mezi odděleními. Přechod je však obtížný a Imran se často cítí zahlcen množstvím informací, které musí denně zpracovávat. Navíc musí často řešit dotazy svých kolegů, jak nový systém používat, což může být časově náročné a frustrující. V důsledku toho Imran zjistil, že se zhoršila jeho rovnováha mezi pracovním a soukromým životem, a většinu času má pocit, že se topí v moři dat.

Moderní kancelář může být ohniskem konfliktů. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci tráví dlouhé hodiny v těsných prostorách, není divu, že někdy dochází ke vzplanutí emocí. Lze však zvážit několik kroků, které pomohou konfliktům na pracovišti předcházet a řešit je. Zaprvé je důležité podporovat otevřenou komunikaci. Pokud mají kolegové pocit, že mohou otevřeně vyjádřit své obavy, je méně pravděpodobné, že budou své emoce dusit v sobě a nechají je vyvřít.

Zadruhé, zaškrtněte si úkol poznat své spolupracovníky. Čím lépe porozumíte něčí minulosti a motivacím, tím snadněji najdete společnou řeč a vyhnete se nedorozuměním. A konečně, neodkládejte vyhledání odborné pomoci, pokud se situace příliš vyhrotí.

Tony, podnikový právník, to zažil na vlastní kůži. "Zažil jsem spoustu velkých sporů s kolegy," říká. "Ale také jsem se naučil, že je důležité udržet si nadhled." I když jsou občasné neshody nevyhnutelné, Tony zjistil, že udržení pozitivního přístupu a efektivní komunikace obvykle vyřeší všechny problémy dříve, než přerostou v plnohodnotný konflikt.

Neustálé rozptylování sociálními médii a dalšími online platformami ztěžuje produktivitu během pracovního dne. Pro pracovníky je do jisté míry obtížné zůstat soustředěný a plnit úkoly.

Software pro sledování zaměstnanců, jako je CleverControl, může pomoci snížit jejich rozptylování sledováním aktivit zaměstnanců a identifikací vzorců chování. Zjištění, kteří zaměstnanci tráví nejvíce času nepracovními aktivitami, jako je osobní e-mail nebo sociální média, umožní manažerům podniknout kroky k řešení tohoto problému. V některých případech může pouhé zavedení softwaru povzbudit zaměstnance k samoregulaci jejich chování.

Samantha při své práci vedoucí kanceláře na vlastní kůži poznává, jaký negativní dopad může mít rozptýlení a nedostatek sebekontroly na produktivitu. "V dnešní realitě jsme neustále bombardováni oznámeními, e-maily a aktualizacemi ze sociálních sítí," říká. "Je velmi snadné nechat se unést neustálým proudem informací a přestat se soustředit na to, co máme dělat."

Modernímu kancelářskému pracovníkovi není prokrastinace cizí. S tolika rozptýleními a pokušeními, která máme na dosah ruky, je snadné pochopit, že je pro nás někdy velmi náročné soustředit se na úkol.

Prokrastinace je v moderním pracovním prostředí problém, se kterým se obchodní konzultantka Rachel setkává až příliš často. "Pracuji s mnoha milými klienty, kteří jsou ve svém oboru velmi úspěšní, ale mají tendenci prokrastinovat, když přemýšlejí o tom, že by měli udělat určité úkoly," říká. "Například odkládají psaní zpráv nebo návrhů na poslední chvíli." Vždycky se jim stane, že se jim to nepodaří.

V psychologii se stav duševního, fyzického a emocionálního vyčerpání nazývá vyhoření. Jeho nejčastější příčinou je nadměrný a dlouhodobý stres. Dochází k němu tehdy, když se jedinec cítí poněkud přetížen, beznadějný a neschopný dostát nárokům své práce nebo životního stylu. Vyhoření může vést k výraznému poklesu produktivity, nárůstu absencí a snížení spokojenosti s prací.

Steve je vývojář softwaru, který na vlastní kůži poznal, jaké důsledky má vyhoření na moderního kancelářského pracovníka. "Pracoval jsem v prostorné kanceláři, kde se pracovalo jen 'práce, práce, práce'," říká. "Od lidí se očekávala dlouhá pracovní doba a minimální prostoje. Výsledkem bylo, že lidé byli neustále ve stresu a obávali se o svůj pracovní výkon." To vedlo k několika problémům, včetně vysoké absence, fluktuace zaměstnanců a problémů s produktivitou.

Pracovníci v kancelářích se stále častěji potýkají s negativními dopady práce v kanceláři. Tento problém má řadu řešení, ale ke zlepšení situace je zapotřebí společného úsilí zaměstnavatelů i zaměstnanců.

Monitorování zaměstnanců může sloužit jako účinný způsob, jak čelit většině jmenovaných problémů. Vícefunkční software pro monitorování zaměstnanců může zablokovat přístup k rozptylujícím webovým stránkám, odhalit nečinné zaměstnance nebo dokonce ty, kteří jsou na pokraji vyhoření, a pomoci vytvořit zdravější pracovní prostředí.