Jak si naplánovat den, když jste proti pevnému rozvrhu?

Mnozí tvůrčí lidé se brání jakýmkoli pravidlům, odmítají samotnou myšlenku plánování a jejich život tak ztrácí tolik žádoucí harmonii.

Pokud jste takový člověk a nejste připraveni vypořádat se s rutinou, je načase odmítnout myšlenku organizovat si čas podle něčích pravidel a zlepšit svou osobní efektivitu podle vlastního tvůrčího tempa, životního rytmu a jeho tepu.

Designér a autor knih o designu Stephen Bradley jednou poznamenal: "Ať už to víte, nebo ne, design má vždy svůj vnitřní rytmus. Vnáší do prostoru smysl a vytváří určitou náladu. Právě díky rytmu mohou lidé design ocenit."

Pokud je vám tento přístup povědomý, podělím se s vámi o několik myšlenek, které jsem získala během svého profesního života a pracovních zkušeností jako trenérka time managementu. Pomohou vám efektivně rozdělit čas, který máte k dispozici, a také vaše síly, zájmy a úkoly.

Obvykle člověk stihne během měsíce více, pokud si příliš neplánuje. Přirozený rytmus většiny lidí napovídá, že za měsíc lze dokončit jeden velký projekt nebo dosáhnout jednoho osobního cíle. Neznamená to, že musíte celý měsíc věnovat pouze tomuto cíli nebo projektu, někdy je třeba řešit složitější záležitosti, jako je například výběr a instalace nového softwaru nebo organizace prostoru ve studiu. Když si na měsíc naplánujete tři takové záležitosti, těžko uspějete v některé z nich. Pokud však věnujete měsíc jednomu určitému úkolu, s největší pravděpodobností jej dokončíte nebo se k dokončení přiblížíte. Vezměte tento měsíční rytmus v úvahu a získáte větší uspokojení.

Kromě toho byste měli zvážit, jak jsou vaše síly a energie rozloženy během týdne. Výjimky jsou samozřejmě možné, ale většina lidí je schopna uskutečnit maximálně dvě cesty měsíčně a neztratit rytmus. Zvažte také emocionální náklady spojené s pořádáním večírků nebo hosty. To vše vnáší do vašeho života příjemné zpestření, ale vyřadí vás z rytmu, zejména když se výjimka změní v pravidlo.

Projekty, schůzky a nutná práce se mění týden od týdne, ale měli byste se chytit rytmu týdne, který bude pro vaše aktivity nejvhodnější. Přemýšlejte jako projektant: vytvořte si návrh a poté upravte svůj rozvrh podle určitého projektu (v tomto případě pracovního týdne).

Po dlouhém experimentování jsem si stanovil následující dokonalý rytmus:

• V pondělí ráno mám několik "úvodních" hodin, které věnuji sestavení týdenního plánu a zpracování informací získaných během víkendu.

• Ve středu odpoledne se plně věnuji hlavnímu projektu. Celý týden se věnuji drobnostem, ale když se potřebuji soustředit na důležitou práci - například na psaní knihy - je lepší půl dne od schůzek oprostit. Pak si zajdu do své oblíbené kavárny a pracuji bez rozptylování a bez přestávek. Zde bych měl uvést dvě hlavní výhody: moje práce pokračuje a zároveň si krátce odpočinu od každodenní rutiny.

• Příprava na víkend v pátek večer. Asi tři hodiny věnuji dokončení všech prací, které vyžadovaly více času, než jsem očekával, vyřizování plateb a účtů, které by bylo lepší vyřídit před víkendem.

Alespoň jeden večer v týdnu věnujte řešení osobních problémů nebo odpočinku. Jsem nesmírně společenský, ale i extraverti potřebují čas od času den volna.

Všechny tyto položky lze samozřejmě kdykoli vyměnit a upravit. Já však dávám přednost tomuto rytmu, protože mi umožňuje získat maximální uspokojení z vykonané práce a vyrazit na víkend věnovaný rodině a odpočinku.

Nikdo nikdy nedokázal vytvořit univerzální vzorec denního rozvrhu. Někteří lidé se vyhýbají ranní kontrole e-mailů, jiní doporučují pravý opak. Jde o to, abyste si upřímně přiznali, jaký je nejlepší způsob rozdělení 24 hodin pro maximální efektivitu osobně pro vás.

Pokud jde o mě, první hodinu nebo hodinu a půl věnuji plánování dne, e-mailům a drobným neodkladným úkolům, pak se soustředím na náročnější práci. Od 10 do 11 hodin odpovídám na telefonáty klientů. Na schůzkách raději trávím maximálně čtyři hodiny denně a poslední půlhodinu nechávám na shrnutí výsledků. Někteří z mých klientů dávají přednost ranní kontrole e-mailů doslova na pár minut a pak se do oběda věnují hlavní práci. Po polední pauze si domlouvají schůzky nebo řeší naléhavé úkoly.

Je třeba poukázat na vaše osobní preference: kdy jste nejvíce soustředěni, kdy je pro vás nejvhodnější domlouvat schůzky a jaký čas byste měli věnovat zpracování složitých informací a plánování postupu potřebným směrem.

Buďte k sobě upřímní - dovolte si věnovat čas úpravě denního plánu, jinak budete vždy "nestíhat" a vyčítat si, co jste nestihli.

Bylo by například rozumné věnovat den před dovolenou a den po ní tomu, abyste si udělali pořádek ve svých záležitostech, a neorganizovat v tyto dny žádné schůzky. Bude správné, když polovinu dne po konferenci jiné velké události ponecháte na posílení osobních vazeb, navázání známostí a prohlédnutí poznámek - jen tak z uplynulé akce vytěžíte maximum. Jedna moje známá mi jednou řekla, že po konferenci v jiném městě raději odlétá domů ráno, nikoli večer. Noc v hotelu jí dává příležitost dokončit veškerou práci před návratem domů. A nezapomeňte: čím výrazněji stojí akce proti vaší běžné denní rutině, tím více času budete potřebovat na obnovení svého běžného pracovního rytmu.

Upravte si měsíční, týdenní a denní rytmus a získáte potřebný řád v práci a tolik potřebnou flexibilitu v rozhodování. Je na čase, abyste zjistili, jaké tempo a rytmus vám osobně vyhovují.