Software pro monitorování zaměstnanců v Pensylvánii: Nejlepší postupy pro regulovaná odvětví

Můžete řídit banku v Pittsburghu nebo řídit nemocnici v Harrisburgu. Nebo možná vaše pojišťovací firma ve Filadelfii zpracovává tisíce citlivých klientských záznamů každý den. Ve všech těchto případech mají vaši zaměstnanci přístup k citlivým údajům, které by v případě úmyslného nebo náhodného nesprávného zacházení mohly vést k vážným právním, finančním a reputačním důsledkům.

V celé Pensylvánii podléhají organizace v oblasti bankovnictví, financí, pojišťovnictví a zdravotnictví přísným požadavkům na zabezpečení a dodržování předpisů. Software pro monitorování zaměstnanců je kritickou součástí pro splnění těchto požadavků, řízení rizik a zvýšení bezpečnosti.

Ale jak to lze správně implementovat v Pensylvánii? Pojďme toto téma prozkoumat v dnešním článku.

Pochopení státních a místních předpisů na ochranu soukromí je zásadní pro implementaci monitorování zaměstnanců v jakémkoli odvětví; v regulovaných oblastech je to však dvojnásob kritické. Software pro monitorování zaměstnanců pomáhá zajistit ochranu dat klienta nebo pacienta a správné zacházení s nimi. Přitom shromažďuje velké množství dat o činnosti zaměstnanců a může nechtěně zachytit i citlivá data klientů nebo pacientů. Takže při implementaci sledovacího softwaru v regulovaných odvětvích v Pensylvánii byste měli zvážit následující:

1. Jak dobře pomáhá chránit citlivá klientská data?

2. Splňuje požadavky specifické pro dané odvětví?

3. Podporuje práva zaměstnanců týkající se údajů o nich shromážděných?

K zodpovězení těchto otázek je nezbytná znalost právního prostředí v Pensylvánii. Začněme předpisy pro konkrétní odvětví.

Ve zdravotnictví musí zaměstnavatelé dodržovat HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Vyžaduje maximální ochranu chráněných zdravotních informací (PHI), což jsou individuálně identifikovatelné zdravotní informace, jako je anamnéza, výsledky testů, informace o pojištění nebo jakákoli data, která se týkají fyzického nebo duševního zdraví osoby, poskytnuté zdravotní péče nebo platby za zdravotní péči.

Pensylvánské zákony také zakazují zveřejňovat informace související s HIV a záznamy o duševním zdraví nebo léčbě zneužívání návykových látek bez písemného souhlasu.

Software pro monitorování zaměstnanců, je-li správně implementován, funguje jako bdělý strážce, který vám pomáhá odhalit a předcházet potenciálnímu narušení těchto citlivých údajů.

Společnosti působící ve financích musí dodržovat zákon GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Vyžaduje ochranu neveřejných osobních údajů spotřebitele (NPI). NPI je jakákoli informace, která:

1. Klient poskytuje k získání finančního produktu nebo služby (jméno, adresa, příjem atd.)

2. Výsledky jakékoli transakce provedené pro klienta (čísla účtů, platba, historie, zůstatek atd.)

3. Finanční společnost získává o klientovi za účelem poskytnutí služby nebo produktu (soudní protokoly, spotřebitelské zprávy atd.)

Monitorování zaměstnanců je zásadní pro včasnou identifikaci bezpečnostních hrozeb a jejich nápravu.

V oblasti pojištění vyžaduje zákon o zabezpečení dat v Pensylvánii (PIDSA), platný od prosince 2023, robustní zabezpečení pro neveřejné informace, reakce na incidenty a školení zaměstnanců týkající se kybernetické bezpečnosti a monitorování.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

I když zákon o odposlechu omezuje nahrávání zvuku, obecně nezakazuje sledování videa, pokud není nahráván žádný zvuk. Video monitorování je zakázáno na toaletách, šatnách a dalších prostorách, kde zaměstnanci přiměřeně očekávají soukromí.

Federální zákon o ochraně osobních údajů v elektronických komunikacích (ECPA) je podobný zákonu o Wiretap. Zakazuje zaměstnavatelům odposlouchávat elektronickou komunikaci bez souhlasu, ale poskytuje výjimky při monitorování systémů vlastněných zaměstnavateli, zejména z legitimních obchodních důvodů.

Podle zákona Pennsylvánie nejsou zaměstnavatelé povinni informovat zaměstnance o monitorování, s výjimkou monitorování komunikace.

Toto byl jen stručný přehled pensylvánských předpisů. Před implementací monitorování zaměstnanců doporučujeme vyhledat radu právního odborníka.

Proč ale musí být zaměstnanci v odvětvích, jako je finance, pojišťovnictví a zdravotnictví, na prvním místě sledováni?

Představte si data, se kterými denně nakládají. Čísla sociálního pojištění, zůstatky na účtech, anamnéza, osobní identifikátory a mnoho dalších cenných údajů. Jak jsme se dozvěděli v předchozí části, tato data jsou chráněna zákonem, který ukládá povinnosti organizacím, které s nimi nakládají. Software pro monitorování zaměstnanců může pomoci:

1. Zajistěte neustálé dodržování předpisů a vygenerujte auditní záznam.

2. Odhalit neoprávněný přístup k citlivým datům, neobvyklé přenosy dat nebo jinou podezřelou aktivitu, která by mohla naznačovat potenciální únik dat.

3. Řešit vnitřní a vnější hrozby.

4. Ujistěte se, že data jsou zpracovávána podle zavedených protokolů.

Zavádění monitorování zaměstnanců může být složitý a matoucí proces, zejména v regulovaných odvětvích, kde mohou být chyby drahé. Zde je sedm osvědčených postupů šitých na míru vedoucím podniků v Pensylvánii.

Jaká data vaše organizace uchovává? Kdo má přístup? Kde jsou slabá místa?

Před nákupem softwaru zhodnoťte svá rizika. Banka zpracovávající bankovní převody má jiné potřeby než klinika, která řídí příjem pacientů.

Ne každý monitorovací software je vhodný pro regulovaná odvětví. Vámi vybraný software musí jasně uvádět, že je v souladu s HIPAA nebo jinými platnými předpisy ve vašem odvětví. Hledejte funkce jako:

1. Šifrované auditní záznamy (HIPAA vyžaduje uchování po dobu 6 let)

2. Logování přístupu na základě rolí

3. Integrace se systémy DLP a SIEM

4. Upozornění na podezřelé chování (např. přístup mimo pracovní dobu, hromadné stahování)

Sledování překvapení se může vymstít. Místo toho buďte otevření. Vypracujte jasnou, písemnou politiku, která výslovně stanoví, co bude monitorováno, proč je to nutné a jak budou shromážděná data využívána a zabezpečena. Uspořádejte krátkou schůzku. Vysvětlete, že monitorování neslouží k odchytu lidí, ale k ochraně klientů a plnění zákonných povinností.

Ačkoli v Pensylvánii obecně nepotřebujete souhlas k vizuálnímu nebo počítačovému monitorování na pracovišti, transparentnost snižuje odpor a podporuje spolupráci.

Není třeba zaznamenávat každý stisk klávesy. Definujte jasné cíle pro váš monitorovací program. Je to proto, aby se zabránilo exfiltraci dat? Zajistit dodržování konkrétních bezpečnostních protokolů? Omezte své monitorovací aktivity na to, co je nezbytně nutné k dosažení těchto stanovených cílů.

Zaměření na vysoce rizikové systémy: databáze pacientů, finanční platformy, nástroje pro zpracování pojistných událostí. Aplikujte monitorování na základě role a citlivosti dat. Recepční nepotřebuje stejný dohled jako likvidátor pojistných událostí.

Protokoly, které shromažďujete, jsou citlivé. Mohou obsahovat osobní údaje vašich zaměstnanců a neúmyslně zachycená data klientů.

Zacházejte s daty shromážděnými vaším monitorovacím softwarem se stejnou úrovní zabezpečení, jakou aplikujete na citlivé informace vašich klientů. Pokud někdo hackne váš monitorovací systém, může vidět všechno. Takže zabezpečte, zašifrujte a omezte přístup k němu na omezený počet zaměstnanců a proveďte audit, kdo si prohlíží protokoly.

Manažeři by měli rozumět tomu, co software dělá, zásadám monitorování společnosti, širším bezpečnostním postupům a důležitosti dodržování předpisů. Zaměstnanci by měli znát své povinnosti. A vedoucí pracovníci potřebují modelovat etické chování – žádné výjimky.

Pravidla se mění. Dochází k obměně zaměstnanců. Technologie se vyvíjí. Přehodnoťte své zásady monitorování alespoň jednou ročně. Osvědčenými postupy jsou také provádění falešných auditů a testování vašeho plánu reakce na incidenty.

Stručně řečeno, monitorování zaměstnanců v regulovaných oblastech je o odpovědnosti.

Pokud vaše společnost působí ve zdravotnictví, pojišťovnictví nebo financích v Pensylvánii, zpracovává některé z nejcitlivějších informací, které lidé mají. Vaši klienti, pacienti a zákazníci spoléhají na to, že je budete chránit.

Při promyšlené implementaci je monitorovací software štítem. Způsob, jak zachytit chyby dříve, než se stanou porušením. Způsob, jak prokázat shodu, když nastane čas auditu.

Konečným cílem monitorování není podporovat atmosféru podezření, ale spíše kultivovat bezpečné a vyhovující prostředí, které chrání vaši organizaci, vaše klienty a vaši pověst.