Průvodce newyorských zaměstnavatelů při zavádění softwaru pro monitorování zaměstnanců

Studium zákonných požadavků by mělo být prvním krokem pro každého zaměstnavatele v New Yorku, který chce zavést nebo v současné době používá. software pro monitorování zaměstnanců Cílem federálních a státních zákonů je chránit práva zaměstnanců (včetně práva na soukromí). Mohou stanovit významná omezení pro monitorovací postupy, které mohou podniky používat.

Federální zákony

Na federální úrovni je významným právním předpisem zákon o ochraně soukromí v elektronických komunikacích (ECPA) z roku 1986. Podle něj je zakázáno úmyslné zachycování odposlechu, ústní a elektronické komunikace. Pro zaměstnavatele však existují dvě výjimky:

• Mohou sledovat komunikaci, pokud mají oprávněný obchodní zájem (výjimka pro obchodní účely).

• Zaměstnavatelům je povoleno sledování, pokud s tím souhlasí alespoň jedna strana komunikace (výjimka souhlasu). V ideálním případě by tento souhlas měl být výslovný. Ačkoli soudy často vykládají používání zařízení poskytnutých společností zaměstnancem po upozornění na sledování jako implicitní souhlas, výslovný souhlas je vždy bezpečnějším přístupem.

Zaměstnavatelé mohou sledovat pouze zařízení a systémy ve vlastnictví společnosti. Pokud chtějí sledovat osobní komunikaci nebo zařízení, mohou tak činit pouze s výslovným souhlasem nebo v případě vzácných výjimek.

Zákon o uložených komunikacích (Stored Communications Act, SCA) je součástí zákona ECPA, který upravuje přístup zaměstnavatele k uloženým elektronickým komunikacím. Příkladem takové komunikace jsou e-maily nebo nahrávky pracovních hovorů uložené na firemních serverech. Obecně platí, že zaměstnavatelé mají přístup k uložené komunikaci ve svých systémech. Přístup k osobním účtům zaměstnance (např. soukromý Gmail) však vyžaduje souhlas zaměstnance nebo právní základ, např. soudní příkaz.

Zákony státu New York

New York má několik významných předpisů, které doplňují federální zákon. Prvním z nich je zákon o elektronickém monitorování (§ 52-c zákona o občanských právech), který nabyl účinnosti 7. května 2022. Vztahuje se na všechny soukromé zaměstnavatele v oblasti bez ohledu na jejich velikost, kteří monitorují elektronickou komunikaci zaměstnanců.

Podle zákona o elektronickém monitorování musí organizace při nástupu do zaměstnání a následně každý rok písemně informovat zaměstnance o tom, že jejich komunikace může být monitorována. Zaměstnanci musí přijetí tohoto oznámení potvrdit písemně nebo elektronicky. Kromě toho musí zaměstnavatelé tato oznámení umístit na viditelná místa, kde je mohou vidět všichni zaměstnanci (fyzické plakáty nebo elektronická oznámení na přihlašovacích obrazovkách nebo interních sítích).

Dalším zásadním předpisem je newyorský zákon o ochraně osobních údajů zaměstnanců, který vstoupí v platnost 12. března 2024. Podle něj zaměstnavatelé nesmějí od zaměstnanců nebo uchazečů o zaměstnání požadovat ani vyžadovat, aby sdělovali uživatelská jména, hesla nebo jiné autentizační údaje k osobním účtům (například na sociálních sítích). Zaměstnavatelé rovněž nesmí požadovat, aby se zaměstnanci přihlašovali ke svým účtům v přítomnosti zaměstnavatele.

Kromě těchto již existujících předpisů mohou navrhované právní předpisy dále změnit postupy monitorování. V roce 2023 navrhl Senát státu New York návrh zákona 7623, který by omezil zaměstnavatele v používání plně automatizovaných rozhodovacích nástrojů. Zaměstnavatelé by tyto nástroje nemohli používat k prověřování uchazečů ani k přijímání jiných rozhodnutí, která mají dopad na pracovní rozvrhy, odměny, disciplinární opatření, hodnocení výkonu a další podmínky zaměstnávání. S ohledem na rychlý vývoj umělé inteligence a její potenciálně neobjektivní výstupy jsou taková nařízení rozumná. Kromě toho senátní návrh zákona č. 7623 navrhuje další omezení monitorování pracoviště, jako je používání co nejméně rušivých metod, minimalizace shromažďování údajů, proporcionalita a podrobné oznámení o tom, jaké údaje jsou shromažďovány, jak, kdy a za jakým účelem.

Efektivní implementace softwaru pro monitorování zaměstnanců přesahuje pouhé dodržování příslušných předpisů o ochraně osobních údajů. Zaměstnavatelé by měli myslet také na etickou stránku věci a potenciální dopady monitorování na morálku a motivaci zaměstnanců. Pokud spojíme právní požadavky a etické aspekty, můžeme uvést následující osvědčené postupy pro implementaci monitorovacího softwaru:

• Transparentnost: Informujte své zaměstnance o existenci, povaze a účelu monitorování. Získejte souhlas zaměstnanců se sledováním, zejména pokud sledujete jejich komunikaci.
• Omezte sledování na legitimní obchodní účely: sledujte pouze činnosti, které přímo souvisejí s vašimi stanovenými obchodními cíli, jako je hodnocení výkonu nebo ochrana obchodního tajemství. Vyhněte se sledování osobní komunikace zaměstnanců nebo oblastí, kde zaměstnanci důvodně očekávají soukromí.
• Minimalizujte sběr dat: shromažďujte pouze údaje nezbytné pro dosažení cíle monitorování. Čím méně citlivých údajů shromažďujete, tím nižší je riziko zneužití nebo narušení dat. Odstraňte data, která již neslouží svému účelu.
• Nikdy nesledujte soukromé účty zaměstnanců na sociálních sítích ani je nežádejte o poskytnutí uživatelských jmen nebo hesel k jejich soukromým účtům.
• Vyhledejte odborného právního poradce: oblast práva může být složitá a proměnlivá. Tento článek je obecným přehledem a nemusí odhalit všechny složitosti newyorských předpisů a jedinečných okolností vašeho podnikání. V případě pochybností se poraďte s právníkem specializujícím se na newyorské pracovní právo, abyste se ujistili, že vaše plány monitorování, zásady a metody provádění jsou plně v souladu s předpisy.
• Vypracujte komplexní politiku monitorování zaměstnanců: tato politika by měla zahrnovat rozsah shromažďovaných údajů, podmínky jejich ukládání a používání a postupy monitorování. Tato politika by měla být snadno dostupná všem zaměstnancům.
• Pravidelně revidujte a aktualizujte zásady: Technologie se rychle mění, stejně jako zákony a osvědčené postupy. Pravidelně revidujte zásady a postupy monitorování, abyste se ujistili, že jsou v souladu s platnými federálními zákony a zákony státu New York a že stále účinně a eticky slouží svému účelu.
• Zajistit konzistentnost a nediskriminaci.

Nezbytnou součástí monitorování zaměstnanců je jasná, komplexní a dobře vypracovaná politika monitorování zaměstnanců. Díky ní jsou postupy sledování jasné zaměstnancům i zaměstnavateli a minimalizují se případná právní a etická úskalí. Měla by obsahovat následující klíčové součásti:

• Jasné vyjádření účelu monitorování
• Rozsah monitorování: jaké činnosti a komunikace jsou sledovány
• Metody používané pro monitorování (kamerový systém, síťové protokoly, monitorovací software atd.).
• Popis způsobu použití shromážděných údajů, doby jejich uchovávání a toho, kdo k nim má přístup.
• Jasné prohlášení, že zaměstnanci by neměli očekávat soukromí při používání zařízení, sítí a systémů ve vlastnictví společnosti, bez ohledu na to, zda se jedná o pracovní nebo osobní použití.
• Dodržování právních předpisů
• Důsledky porušení zásad
• Část, kde zaměstnanci podpisem nebo elektronicky potvrdí, že zásady obdrželi, přečetli a porozuměli jim.

Po dokončení prvního návrhu zásad požádejte právního poradce se zkušenostmi s pracovním právem v New Yorku, aby je přezkoumal. Tak budete mít jistotu, že je v souladu s aktuálními státními a federálními předpisy.

Po dokončení zásady rozdělte mezi zaměstnance. Shromažďujte písemná nebo elektronická potvrzení o přijetí od všech zaměstnanců, zejména od nových zaměstnanců při nástupu. Uchovávejte záznamy o těchto potvrzeních.

Zásady by měly být vždy k dispozici všem zaměstnancům. Můžete ji například umístit do příručky pro zaměstnance, na firemní intranet nebo do společných prostor.

Nezapomeňte zásady pravidelně revidovat a aktualizovat v návaznosti na vývoj technologií a právního prostředí.

Zavedení monitorování zaměstnanců v New Yorku vyžaduje pečlivé zvážení federálních a přísných státních předpisů a vytvoření komplexní politiky monitorování. Upřednostnění legitimních obchodních účelů, uplatňování minimalizace údajů a vyhledání právního poradce jsou základními kroky při vytváření vyhovujícího a etického monitorovacího programu, který je přínosem pro zaměstnavatele i zaměstnance. Zodpovědná implementace je klíčem k efektivnímu využívání monitorovací technologie při dodržování zákonných povinností a podpoře důvěryhodného pracovního prostředí.