Software pro monitorování zaměstnanců v New Jersey: Zabezpečení dat a dodržování předpisů

Počet společností, které sledují své zaměstnance, se v USA výrazně zvýšil kvůli nárůstu vzdálené a hybridní práce. Podniky v New Jersey odrážejí národní trend: používají sledovací nástroje ke zvýšení efektivity práce a ochraně proti únikům dat a kybernetickým útokům. Jak ale mohou podniky v New Jersey vyvážit potřebu monitorování s požadavky na bezpečnost dat a soukromí zaměstnanců?

Tento článek zkoumá tyto dva klíčové aspekty a nabízí postřehy pro podniky z New Jersey, které chtějí implementovat nebo zdokonalit své strategie monitorování zaměstnanců. Prozkoumáme, jak robustní kybernetická bezpečnost a ochrana osobních údajů musí tvořit základ každého monitorovacího programu a proč holistický přístup, integrující monitorování s řízením přístupu, není jen dobrý nápad – je to nutnost pro komplexní zabezpečení a dodržování předpisů.

Ve svém jádru je monitorování více než pouhé sledování produktivity. Tento termín také zahrnuje ochranu majetku společnosti a snižování rizik narušení a úniku dat.

Monitorování zaměstnanců je důležitou součástí každého bezpečnostního systému, chrání důvěrná data a duševní vlastnictví. To není překvapení, vezmeme-li v úvahu, že chyby zaměstnanců způsobují nebo výrazně zhoršují 88 % všech úniků dat. Software Specialized Data Leakage Prevention (DLP) dokáže odhalit neoprávněný přístup k souborům, podezřelé komunikační vzorce nebo neobvyklé chování při přihlašování dříve, než přerostou v plnohodnotné incidenty.

Software Specialized Data Leakage Prevention (DLP) dokáže odhalit neoprávněný přístup k souborům, podezřelé komunikační vzorce nebo neobvyklé chování při přihlašování dříve, než přerostou v plnohodnotné incidenty.

Kontrola, zda vaše organizace dodržuje předpisy, je další oblastí, kde může monitorování zaměstnanců pomoci. Například poskytovatelé zdravotní péče musí dodržovat HIPAA a finanční instituce FINRA. Některé společnosti z New Jersey možná budou muset zvážit GDPR, pokud mají zaměstnance z Evropy. Monitorování vytváří auditní stopu a zajišťuje odpovědnost, což usnadňuje prokazování souladu.

Manažeři mohou pomocí monitorovacích nástrojů odhalit nečinné a přetížené zaměstnance, změnit přiřazení úloh, odhalit překážky a celkově zlepšit pracovní procesy. Nejde o mikrořízení – jde o získávání objektivních informací a efektivnější rozhodování.

Ale s těmito výhodami přicházejí výzvy. New Jersey má robustní pracovní ochranu; kromě toho si zaměstnanci stále více uvědomují svá práva na soukromí. Tyto faktory nutí podniky postupovat opatrněji na monitorovací půdě. Musí vyvážit množství nezbytného dohledu a respektování soukromí zaměstnanců a právních předpisů.

Monitorování zaměstnanců znamená shromažďování dat, často citlivých. I když shromažďujete pouze nezbytně nutná data, výsledná digitální stopa může být obrovská: snímky obrazovky, protokoly e-mailů a chatů, historie procházení webu a další. Uchovávání a zabezpečení osobních údajů vašich zaměstnanců je nesmírnou odpovědností.

Prvním krokem k odpovědnému zacházení s daty je definovat, jaká data vaše organizace potřebuje shromažďovat a proč. Toto je princip minimalizace dat: shromažďování pouze těch údajů, které jsou nezbytně nutné k dosažení vašich legitimních obchodních cílů. Potřebujete logovat každý stisk klávesy, nebo vám postačí souhrn použitých aplikací? Měli byste protokolovat webovou historii, pokud je vaším cílem sledovat návštěvnost? Položením těchto otázek předem můžete svou společnost zachránit před problémy později.

Po definování rozsahu potřebných dat a zahájení monitorování se bezpečnost shromážděných informací stává prvořadou. Měl by být chráněn nejen před vnějšími útoky, ale i před neoprávněným přístupem zevnitř firmy. Klíčové aspekty ochrany jsou:

1. Šifrování: Monitorovací data by měla být šifrována jak při pohybu (pomocí protokolů jako TLS/SSL), tak při ukládání na serverech (typicky pomocí algoritmů jako AES-256). Ověřte si u svého poskytovatele softwaru pro monitorování zaměstnanců, zda šifruje data v klidu a při přenosu.
2. Řízení přístupu: Je důležité, kdo vidí shromážděná data. Váš monitorovací systém by měl mít přísnou kontrolu přístupu na základě rolí (RBAC). Obvykle se to provádí vytvořením účtu správce a několika podúčtů, například pro manažery, aby viděli pouze data svého týmu.
3. Bezpečné úložiště: Ať už se rozhodnete pro cloudová nebo on-premise řešení, zajistěte, aby prostředí úložiště bylo bezpečné. To zahrnuje zabezpečená datová centra, pravidelné zálohování a dobře definovaný plán obnovy po havárii.
4. Správa zranitelnosti: Žádný software není neprolomitelný. Proto byste měli provádět pravidelné bezpečnostní audity, penetrační testy a včas aktualizovat svůj monitorovací nástroj. Tato opatření umožňují opravit potenciální zranitelnosti dříve, než je lze zneužít.

New Jersey, stejně jako mnoho států, má své vlastní právní prostředí týkající se soukromí zaměstnanců. Zatímco konkrétní právní poradenství by mělo vždy pocházet od kvalifikovaného právníka, v tomto článku prozkoumáme obecné zásady.

V New Jersey se hlavní regulační pozornost v posledních letech soustředila na sledování vozidel na pracovišti, elektronickou komunikaci, video dohled a širší právo na soukromí zaměstnanců.

Upozornění před sledováním vozidla (účet č. 3950 o montáži)

Od 18. dubna 2022 musí zaměstnavatelé v New Jersey poskytnout zaměstnancům písemné upozornění před použitím jakéhokoli elektronického nebo mechanického sledovacího zařízení ve vozidle používaném zaměstnancem. To platí bez ohledu na to, zda je vozidlo ve vlastnictví společnosti nebo zaměstnance.

Elektronická komunikace a dohled

Zákon New Jersey o odposlechu a elektronickém dohledu zakazuje odposlech telefonické nebo elektronické komunikace zaměstnanců, pokud s tím alespoň jedna strana nesouhlasí. Zaměstnavatelé obvykle zajišťují tento souhlas prostřednictvím zaměstnaneckých zásad nebo příruček.

I když zaměstnanci do jisté míry očekávají soukromí, monitorování je často povoleno, pokud byli zaměstnanci informováni a monitorování slouží legitimním obchodním účelům.

Video dohled

Organizace mohou sledovat zaměstnance ve společných prostorách, jako jsou kanceláře. Video monitorování je ale přísně zakázáno na místech, kde zaměstnanci očekávají soukromí, jako jsou toalety nebo šatny.

Zákon ne vždy vyžaduje, aby byli zaměstnanci informováni o kamerovém sledování. Zaměstnavatelům se však stále doporučuje, aby tak učinili.

Sledování e-mailu, používání internetu a počítačové aktivity

Zaměstnavatelé jsou ze zákona oprávněni monitorovat používání počítače zaměstnanců, včetně procházení webu a e-mailů, pokud existuje jasně sdělená politika.

Osobní účty sociálních médií

Někteří zaměstnavatelé se domnívají, že mají právo sledovat online chování svých zaměstnanců mimo pracovní dobu nebo dokonce požadovat přístup k jejich osobním účtům. To je přísně zakázáno zákonem New Jersey.

Jak vidíme, klíčem ke splnění většiny právních požadavků je transparentnost a jasná politika monitorování. Dobře napsaná a dobře komunikovaná politika může zabránit nedorozuměním, zvládnout očekávání a dokonce poskytnout právní obranu, pokud vyvstanou otázky.

Představte si své bezpečnostní systémy nikoli jako izolované ostrovy, ale jako propojenou inteligentní síť. To je síla integrace monitorování zaměstnanců s vašimi systémy kontroly přístupu. Zprávy monitorovacího softwaru můžete propojit s daty ze systémů fyzického přístupu (jako jsou čtečky odznaků a biometrické skenery) a logických přístupových systémů (jako jsou přihlášení k síti a oprávnění aplikací). Takový přístup vytváří skutečně jednotnou obranu.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Jednotný přístup má významné výhody, jako jsou:

1. Lepší detekce hrozeb díky korelaci dat z různých zdrojů
2. Rychlejší identifikace zdroje a rozsahu narušení
3. Automatické prosazování zásad
4. Jednotný, konsolidovaný pohled na činnost zaměstnanců pro dodržování předpisů a vyšetřování
5. Správa jednotného systému namísto více odpojených systémů výrazně snižuje administrativní zátěž.

Dosažení této bezproblémové integrace vyžaduje pečlivé plánování:

1. Rozhraní API: Vaše vybraná řešení pro monitorování a řízení přístupu musí mít otevřená rozhraní API (Application Programming Interfaces) a musí splňovat průmyslové standardy, aby byla umožněna hladká výměna dat.
2. Synchronizace dat: Aby byla data efektivní, musí mezi systémy proudit v reálném čase nebo téměř v reálném čase. Zpoždění může vytvořit bezpečnostní mezery.
3. Škálovatelnost: Jak vaše firma v New Jersey roste, vaše integrované bezpečnostní řešení musí být schopno škálovat s ním a pojmout více zaměstnanců, míst a datových bodů bez ztráty výkonu.
4. Integrace: Upřednostněte řešení od dodavatelů, kteří aktivně prosazují a podporují integraci s jinými bezpečnostními platformami.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Vždy buďte se svými zaměstnanci informováni o monitorování – transparentnost by měla být vaší prioritou. Zaměstnanci by si měli být vědomi toho, proč jsou sledováni, jaké činnosti software zaznamenává, kdo může vidět jejich data a jaká práva k nim mají. Odpovědi na tyto otázky by také měly být uvedeny v jasné politice monitorování. Tyto zásady musí být kdykoli snadno dostupné.

Postupy monitorování se mohou a měly by se v průběhu času měnit. Předpisy a zásady vaší organizace se mění a starší přístupy ke sledování jsou méně efektivní. Proto musíte pravidelně kontrolovat své monitorovací postupy a kontrolovat, zda jsou v souladu a účinné. Pamatujte na počáteční cíle. Monitorování musí být vždy úměrné vašim cílům monitorování, aniž by bylo příliš rušivé.

A konečně, zaměstnanci musí být vyškoleni v oblasti bezpečnosti dat obecně. Dobře informovaná pracovní síla je vaší první obrannou linií.

Monitorování zaměstnanců je dnes více než jen nástroj pro řízení výkonu. Je důležitým prvkem bezpečnostního systému společnosti a nástrojem compliance.

Monitorování zaměstnanců může fungovat ještě lépe, pokud je integrováno se systémy kontroly přístupu. Ale bez ohledu na to, jak je používán, by měl být používán transparentně a shromážděná monitorovací data by měla být řádně zabezpečena. Pro lídry, kteří chtějí implementovat nebo již používají monitorování: poraďte se s právními odborníky a odborníky na kybernetickou bezpečnost, investujte do bezpečných, škálovatelných řešení a vždy komunikujte srozumitelně a empaticky. Správně provedené monitorování zaměstnanců posílí vaši organizaci, a to jak provozně, tak kulturně.

Pojďme za strachem řízený dohled a směrem k inteligentnímu, integrovanému a respektujícímu monitorování.