Sledování výkonu zaměstnanců: Osvědčené strategie pro zvýšení produktivity a angažovanosti zaměstnanců

Monitorování zaměstnanců se stalo běžnou praxí moderních podniků. Podle Resume Builder , Resume Builder, 79 % firem v kanceláři sleduje docházku zaměstnanců a 37 % vzdálených organizací sleduje zaměstnance více než 4 hodiny denně pomocí kamerového systému. Forbes , uvádí, že 43 % zaměstnanců je svými zaměstnavateli sledováno na internetu; 73 % manažerů, uchovávat zprávy, e-maily a telefonáty pro budoucí hodnocení výkonu.

Monitorování zaměstnanců přináší významné výhody, od nejzřetelnějšího zvýšení produktivity až po zlepšení komunikace. Monitorování výkonu zaměstnanců odhaluje oblasti, ve kterých mohou mít pracovníci problémy, odhaluje silné a slabé stránky jednotlivců a usnadňuje zpětnou vazbu a rozhodování na základě dat. Jak ale monitorovat výkon zaměstnanců, abyste z něj vytěžili co nejvíce?

O invazivní povaze sledování zaměstnanců se samozřejmě vedou diskuse, a to oprávněně. Zaměstnanci by po celém světě měli mít právo dát souhlas s tím, co je monitorováno, a společnosti by měly toto očekávání dodržovat a zároveň zajistit, aby při tomto procesu nebyla ohrožena morálka zaměstnanců - právě proto

V tomto článku se budeme zabývat klíčovými složkami efektivního sledování výkonu zaměstnanců, osvědčenými postupy, rolemi supervizorů a nástroji.

Dříve než se budeme zabývat tím, jak, měli bychom si odpovědět na neméně důležitou otázku: kdo by měl sledovat výkonnost zaměstnanců? První zřejmou odpovědí by byl ředitel společnosti, ale ve skutečnosti to není tak jednoznačné. Zatímco majitelé malých začínajících firem mohou řídit všechny členy týmu a procesy, šéfové středních a velkých firem nemohou sledovat výkonnost sami (pokud ovšem nejsou superpočítači). V takovém případě připadá odpovědnost za sledování výkonnosti zaměstnanců na několik rolí v organizaci, v závislosti na velikosti a struktuře firmy.

Obvykle, přímí nadřízení a manažeři jsou zodpovědní za každodenní sledování výkonu. Vedoucí pracovníci sledují plnění úkolů, produktivitu a celkovou kvalitu práce a zajišťují soulad s cíli společnosti.

Oddělení lidských zdrojů je jasnou volbou pro sledování dlouhodobé výkonnosti zaměstnanců. Personalisté mohou sledovat produktivitu prostřednictvím formálních hodnocení výkonnosti, stanovovat klíčové ukazatele výkonnosti a řídit celkový rozvoj zaměstnanců. Personální oddělení zajistí, aby hodnocení výkonnosti bylo spravedlivé, transparentní a pomáhalo řídit profesní růst.

Vedoucí oddělení vidí celkový obraz, a proto jsou ideální pro sledování výkonu celého týmu, nikoli jednotlivých zaměstnanců. Jejich úkolem je zajistit plnění cílů oddělení a podpořit a povzbudit zaměstnance s horšími výsledky.

A konečně, zapojení zaměstnanci při sledování jejich pokroku a výsledků je velmi účinný postup. Sebehodnocení a sledování osobního výkonu umožňuje zaměstnancům převzít odpovědnost za svůj rozvoj a produktivitu.

Stručně řečeno, rozdělení sledování výkonu zaměstnanců mezi nadřízené, personalisty a vedoucí oddělení a podpora vlastní kontroly zaměstnanců může snížit pracovní zátěž spojenou se sledováním a vytvořit vyvážený přístup, který podporuje odpovědnost, růst a zapojení.

Podle Folks RH , manažeři stráví řízením výkonu přibližně 210 hodin, což je o něco více než 26 pracovních dní. Navzdory takto vysokým časovým nárokům je 90 % hodnocení výkonnosti neefektivních. Taková neefektivita brzdí pokrok společnosti a silně ovlivňuje udržení zaměstnanců: 24 % zaměstnanců je připraveno odejít z důvodu neefektivního hodnocení výkonu a nedostatečného uznání. Jak tedy sledovat výkonnost zaměstnanců s maximálním přínosem pro firmu? Zde jsou klíčové strategie.

Společnost Folks RH uvádí, že 65 % zaměstnanců si přeje, aby jejich pracovní cíle, úkoly a povinnosti byly jasnější. Nemůžete očekávat vysokou produktivitu od zaměstnance, který nezná rozsah svých povinností nebo neví, co se od něj očekává. Jasné cíle pomáhají zaměstnancům soustředit se na úkoly, které jsou v souladu s cíli organizace. Kromě toho zapojení zaměstnanců do stanovování cílů zvyšuje pravděpodobnost motivace vašich zaměstnanců 3,6krát.

Pokud si zaměstnanci nejsou jisti svými povinnostmi, mohou váhat, zvažovat své kroky nebo neustále hledat vysvětlení a souhlas. Stanovení přesných očekávání odstraňuje nejednoznačnost, šetří čas potřebný na zpětnou komunikaci, podporuje samostatnost a zvyšuje sebedůvěru.

Při sdělování povinností, cílů a očekávání buďte konkrétní a přímí. Podrobně vysvětlete požadované výsledky a jasně popište odpovědnosti a úkoly spojené s každou rolí.

Na stránkách Přístup založený na cílech SMART je účinnou metodou, jak ověřit, zda jsou stanovené cíle jasné, dosažitelné a zda přinášejí společnosti hodnotu. SMART je zkratka, která znamená:

• Konkrétní: cíl by měl jasně vymezovat, čeho je třeba dosáhnout, požadované kroky a odpovědné osoby;

• Měřitelné: musíte mít kritéria pro hodnocení pokroku a úspěchu;

• Dosažitelné: cíl by měl být realistický a splnitelný, ne příliš snadný nebo příliš ambiciózní;

• Relevantní: cíl by měl být v souladu s širšími obchodními cíli;

• Časově omezené: cíl by měl mít stanovenou lhůtu nebo časový rámec pro dokončení.

Cíle SMART poskytují zaměstnancům a manažerům jasný plán, díky němuž všichni vědí, jak vypadá úspěch a jak ho dosáhnout. Zvyšují také odpovědnost a usnadňují měření pokroku a výsledků.

Jedním z kroků přístupu SMART goals je vytvoření souboru jasných a měřitelných výkonnostních ukazatelů, na které se budete odvolávat při sledování výkonu zaměstnance. Mezi klíčové metriky obvykle patří:

• dokončení úkolu

• dodržování termínů

• kvalita práce

• efektivita a produktivita: vynaložený čas vs. vyprodukovaný výstup.

• docházka

Jasné a měřitelné výkonnostní ukazatele usnadňují sledování produktivity zaměstnanců a pomáhají vyhnout se subjektivitě v procesu hodnocení.

Sledování produktivity zaměstnanců lze provádět pomocí kombinace nástrojů, metrik a technik, které poskytují přehled o tom, jak efektivně zaměstnanci využívají svůj čas a zdroje. V závislosti na stanovených cílech a zvolených metrikách můžete sledovat výkonnost zaměstnanců pomocí softwaru pro sledování času, správu úkolů a monitorování zaměstnanců.

Řízení projektu Platformy jako Trello, Asana a Jira umožňují zadávat úkoly, rozdělovat pracovní zátěž, stanovovat termíny a sledovat plnění úkolů a průběh projektu v reálném čase. Nástroje pro správu projektů představují pohodlný způsob, jak získat přehled o širším záběru projektu a o tom, jak jsou členové týmu v průběhu času produktivní.

Aplikace pro sledování času, jako jsou Toggl, Time Doctor a Hubstaff, jsou navrženy tak, aby sledovaly, kolik času zaměstnanec stráví jednotlivými úkoly. V závislosti na funkcích aplikace mohou sledovače času zaznamenávat, kolik času stráví člověk nad úkolem nebo projektem, jak dlouho používá konkrétní aplikaci nebo webovou stránku, sledovat nepřítomnost atd. Na základě těchto informací může program vypočítat výplatní pásky, náklady na projekty a rozpočty a pomoci identifikovat vysoce výkonné a problémové zaměstnance.

Řešení pro monitorování zaměstnanců, jako např. CleverControl , , ActivTrak a Insightful, sledují produktivitu zaměstnanců a efektivitu rozvržení jejich pracovního času. Tyto programy sledují činnost zaměstnance na jeho pracovním počítači, například používané aplikace a webové stránky, vyhledávací dotazy, nečinnost a aktivní čas, začátek a konec práce a mnoho dalšího. Řešení pak analyzuje shromážděná data a prezentuje je v podobě statistik a protokolů cenných pro vyhodnocení výkonu.

Ať už se rozhodnete pro jakékoli řešení, otevřeně ho implementujte a vysvětlete jeho účel zaměstnancům, abyste předešli zbytečnému stresu a tlaku. Prostudujte státní a místní zákony, abyste zajistili, že vaše zásady monitorování jsou v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.

Z článku Folks RH vyplývá, že 69 % podniků provádí pouze roční nebo pololetní hodnocení výkonnosti. 19 % zaměstnanců dostává zpětnou vazbu pouze jednou ročně. Zároveň 80 % zaměstnanců dává přednost pravidelné zpětné vazbě před ročním hodnocením výkonu. Roční hodnocení výkonu se pro zaměstnance často stává zdrojem stresu, protože nevědí, co mohou očekávat. Naopak pravidelná zpětná vazba, individuální schůzky, vzájemné hodnocení a další metody zpětné vazby pomáhají zaměstnancům zamyslet se nad svou prací, identifikovat oblasti ke zlepšení a získat cenné hodnocení od kolegů a vedoucích pracovníků.

Provádějte formální hodnocení výkonnosti alespoň dvakrát ročně. Tato hodnocení by se měla zaměřit na konkrétní, využitelnou zpětnou vazbu a možnosti rozvoje, nikoli pouze na kritiku minulého výkonu. Pravidelná konstruktivní zpětná vazba může zvýšit produktivitu, snížit fluktuaci až o 14,9 % a zvýšit angažovanost zaměstnanců: 65 % zaměstnanců je angažovaných, pokud společnosti využívají průběžnou zpětnou vazbu a další moderní postupy.

Angažovanost má zásadní význam pro produktivitu zaměstnanců: angažovaní zaměstnanci jsou pravděpodobněji produktivní, motivovaní a oddaní své práci. Podle Gallup , podniky s kulturou vysoké angažovanosti dosahují lepších výsledků: mají vyšší angažovanost zákazníků, o 17 % vyšší produktivitu, nižší fluktuaci, méně nehod a o 21 % vyšší ziskovost. Pokud vaši zaměstnanci podávají nízké výkony, stojí za to zkontrolovat úroveň jejich angažovanosti - je pravděpodobné, že je nízká. Jak ale sledovat angažovanost zaměstnanců? Zde je několik účinných metod.

Průzkumy mezi zaměstnanci a pulzní kontroly

Pravidelnými průzkumy (například průzkumy angažovanosti zaměstnanců nebo průzkumy pulsu) lze získat zpětnou vazbu o tom, jak se zaměstnanci cítí ve svých funkcích, u vedení a v celkovém pracovním prostředí.

Nástroje a platformy pro zpětnou vazbu

Používejte nástroje jako Officevibe nebo CultureAmp, které umožňují zaměstnancům pravidelně poskytovat zpětnou vazbu. Tyto nástroje mohou sledovat ukazatele angažovanosti a pomoci manažerům odhalit trendy naznačující neangažovanost.

Sledování účasti na schůzkách a iniciativách

Sledování toho, jak často se zaměstnanci aktivně účastní schůzek, školení nebo firemních iniciativ, může ukázat úroveň jejich zapojení. Zapojení zaměstnanci častěji přispívají svými nápady a spolupracují.

Sledování pracovních návyků a produktivity

Nástroje pro sledování zaměstnanců a řízení projektů mohou odhalit úroveň zapojení. Neangažovaní zaměstnanci často vykazují nižší produktivitu, více absencí a menší účast na společném úsilí.

Individuální schůzky

Pravidelné individuální schůzky umožňují manažerům zkontrolovat, jak se zaměstnanci cítí, jaké mají kariérní ambice a s jakými problémy se potýkají. Osobní přístup posiluje vztahy a pomáhá manažerům měřit angažovanost v reálném čase.

Sledování výkonu zaměstnanců je důležitou součástí úspěšného fungování moderního podniku. Poskytuje cenné informace, které pomáhají zvýšit produktivitu, zlepšit komunikaci a zajistit, aby práce zaměstnanců byla v souladu s cíli společnosti.

Efektivní monitorování zaměstnanců je víc než jen sledování aktivit. Jde o vytvoření plánu úspěchu s jasnými cíli, měřitelnými ukazateli výkonnosti, nástroji a metodami pro sledování produktivity a akční zpětnou vazbou zaměřenou na zlepšení, nikoli na kritiku nedostatečných výkonů v minulosti. Tyto postupy, pokud jsou prováděny transparentně a se správným záměrem, podporují odpovědnost, zapojení a růst, což v konečném důsledku vede ke zlepšení výkonnosti jednotlivců i organizace.