Monitorování počítačů zaměstnanců: 5 bezplatných nástrojů pro malé firmy

Obliba softwaru pro monitorování zaměstnanců je na vrcholu. - 96% firem na dálku a 85 % osobních pracovníků je nějakou formou monitorováno. 81% podniků, které zavedly sledovací software, zaznamenalo zvýšení výkonnosti zaměstnanců. Monitorovací software může zaznamenávat a analyzovat činnost zaměstnanců a pomáhat identifikovat a řešit problémy s produktivitou. Díky tomu mohou zaměstnavatelé tyto problémy včas řešit a snížit náklady spojené se ztrátou produktivity, fluktuací zaměstnanců a právními závazky.

Shromážděné údaje o produktivitě mohou odhalit mezery ve znalostech, což umožní vytvořit cílené programy školení a rozvoje.

Monitorování činnosti zaměstnanců na počítači může pomoci odhalit a zabránit bezpečnostním hrozbám, jako je neoprávněný přístup nebo únik dat.

Výhody monitorování počítačů zaměstnanců lze jen těžko podcenit: řešení problémů s produktivitou a bezpečností je pro firmy všech velikostí životně důležité. Zatímco větší společnosti mají více prostředků na výběr vhodného řešení, malé podniky si často nemohou dovolit software pro monitorování zaměstnanců kvůli vysokým licenčním a provozním nákladům a složité implementaci.

V tomto článku najdete přehled pěti bezplatných nebo cenově dostupných nástrojů pro sledování činnosti zaměstnanců na počítačích, které jsou vhodné pro malé firmy.

CleverControl je pokročilé řešení pro sledování používání počítačů zaměstnanci. Mezi jeho základní funkce patří zaznamenávání kláves, snímky obrazovky, sledování internetové aktivity a vyhledávacích dotazů, monitorování používání sociálních sítí, zachycování událostí schránky a úloh tiskárny, sledování webové kamery a zvuku a další. Software nabízí také funkci sledování času. Automaticky sleduje docházku a zachycuje začátek a konec pracovního dne, celkový počet hodin práce a aktivní/neaktivní čas podle zaměstnanců, týmů nebo celé společnosti.

CleverControl následně analyzuje shromážděná data a prezentuje statistiky produktivity: pracovní dobu, dynamiku používání aplikací, webu a sociálních médií, nejpoužívanější weby a aplikace a další. Nedávno přidaná funkce AI Scoring odhadne výkonnost každého zaměstnance a pomocí umělé inteligence upozorní na neproduktivní vzorce.

CleverControl umožňuje sledovat obrazovky zaměstnanců v reálném čase - můžete sledovat přenosy z jejich počítačů, jako byste seděli přímo před nimi. Program může také přenášet video z webové kamery počítače, čímž se z něj stane jednoduchý, ale účinný sledovací systém.

Mezi pokročilé funkce softwaru CleverControl patří nahrávání obrazovky, nahrávání hovorů a rozpoznávání obličeje.

Na online panelu můžete dostávat datové zprávy, které si můžete stáhnout pro offline prohlížení. Kromě toho můžete naplánovat zasílání denních, týdenních nebo měsíčních zpráv e-mailem.

CleverControl je ideální pro malé podniky, protože v jednom řešení kombinuje komplexní sledování zaměstnanců, sledování pracovní doby a základní funkce ochrany dat. Díky tomu mohou firmy získat komplexní řešení sledování, snížit náklady na software a předat cenné zdroje na růst a rozvoj.

Řešení nabízí bezplatnou 14denní zkušební verzi, přijatelné ceny od 4,70 USD za počítač měsíčně a slevy.

Výhody

• Komplexní software pro podrobné sledování používání počítače a docházky zaměstnanců

• Snadná a rychlá instalace nevyžaduje technické znalosti

• Uživatelsky přívětivé rozhraní a flexibilní vzdálená nastavení

• Více podúčtů správce s nižší úrovní oprávnění

• Self-monitoring: zaměstnanci mohou vidět statistiky své produktivity a analyzovat je.

• Blokování stránek

• K dispozici pro Windows a macOS

• Cenově dostupné ceny a slevy

Nevýhody

• Žádný bezplatný plán

DeskTime je software pro sledování času určený pro zvýšení produktivity a zlepšení pracovních postupů, vhodný pro firmy všech velikostí i jednotlivce. Automaticky sleduje veškerou činnost na počítači, čímž eliminuje nutnost vyplňovat pracovní výkazy a hlášení. Pokud práce probíhá offline - například týmová schůzka nebo oběd s klientem - může ji zaměstnanec do výkazu doplnit ručně, aby se ujistil, že je tento čas započítán. Manažeři mohou plánovat nepřítomnosti zaměstnanců, jako jsou dovolené, dny volna, nemocenské apod. a označit je v kalendáři pro rychlý přehled.

DeskTime umožňuje manažerům plánovat směny a upozorňovat zaměstnance, kdy mají pracovat a kolik hodin. Zaměstnanci mohou také zadávat požadavky na směny s preferovanými daty a časy.

Funkce softwaru DeskTime se neomezují pouze na sledování času - software zaznamenává webové stránky a aplikace, které zaměstnanci používají během dne, s časovými značkami a délkou používání. Každá webová stránka nebo aplikace je označena jako produktivní, neutrální nebo neproduktivní. Na základě těchto údajů program poskytuje individuální statistiky výkonnosti, například celkové množství produktivního času a úroveň produktivity a efektivity. Tyto přehledy pomáhají odhalit nejvýkonnější pracovníky a flákače.

DeskTime navíc dokáže zachytit snímky obrazovky a názvy dokumentů, předměty e-mailů, názvy kanálů na Slacku atd. a přesně sledovat, kolik času se věnuje jednotlivým projektům a úkolům. Můžete si tak být jisti, že se všichni soustředí na své úkoly.

Zprávy jsou aktualizovány v reálném čase a lze je stáhnout pro archivaci nebo další analýzu. Nástroj lze integrovat s oblíbenými aplikacemi pro správu projektů a kalendářů, jako jsou Trello, Jira, Kalendář Google a další.

Bezplatná verze DeskTime je omezena pouze na čas, aplikace a URL. Plná funkčnost vás bude stát od 7 dolarů za uživatele měsíčně.

Výhody

• Přesné automatické výkazy práce zjednodušují mzdy

• Sledování času stráveného na úkolu nebo projektu.

• Integrace softwaru pro správu projektů a kalendáře

Nevýhody

• Bezplatná verze má omezené funkce a nemusí být vhodná pro týmy.

• Plná verze může být drahá

• Nedostatek podrobného sledování činnosti zaměstnanců

Traqq je další řešení pro sledování času vhodné pro jednotlivce i firmy jakékoli velikosti. Jeho funkce zahrnují automatické a manuální sledování času, zaznamenávání aktivní a nečinné doby a statistiky pracovní doby. Traqq zasílá upomínky zaměstnancům, kteří zapomněli zapnout nebo vypnout časovač, aby nepřišli o zúčtovatelné hodiny.

Traqq analyzuje úroveň aktivity každého zaměstnance během dne sledováním pohybů myši a stisků kláves. Údaje o denní aktivitě zobrazuje v podobě barevného grafu, kde zelená barva představuje hodiny s vysokou aktivitou, žlutá - normální aktivitu a červená - hodiny s nízkou aktivitou. Tento graf umožňuje sledovat produktivitu zaměstnanců na první pohled, vidět vrcholy a poklesy a analyzovat příčiny poklesu.

Traqq upozorňuje zaměstnance na dlouhou nečinnost, aby jim pomohl vrátit se zpět na cestu. A naopak, pokud je zaměstnanec přepracovaný, Traqq mu připomene, aby si udělal přestávku a předešel tak vyhoření.

Software nabízí základní sledování činnosti zaměstnanců na počítači. Zachycuje všechny aplikace a webové stránky, na kterých zaměstnanec stráví více než 10 sekund, a každých 15 minut zobrazuje 3 nejpoužívanější aplikace a webové stránky. Veškerá aktivita se zobrazuje v podobě barevného koláčového grafu a seznamu 10 nejnavštěvovanějších webů a aplikací.

Traqq umožňuje omezit sledování na určité dny a hodiny. Tato funkce je nejvhodnější pro vzdálené zaměstnance, kteří pracují na osobních zařízeních a chtějí si zachovat soukromí. Zabraňuje také neoprávněným přesčasům a pomáhá předcházet vyhoření zaměstnanců.

Všechny časové přehledy a přehledy o činnosti jsou k dispozici na online ovládacím panelu, kde je lze prohlížet, stahovat a sdílet e-mailem. Údaje můžete sdílet s více manažery nebo zaměstnanci a pomoci jim tak analyzovat a vyhodnocovat jejich výkon.

Všechny funkce Traqq jsou k dispozici zdarma až pro tři místa. Větší týmy si mohou pořídit plán Premium za 7 USD na uživatele/měsíc.

Výhody

• Podrobné timesheety s dynamikou produktivity

• Offline sledování času

• Podporuje systémy Windows, macOS a Linux

• Více podúčtů správce s různými úrovněmi oprávnění

Nevýhody

• Nesleduje podrobně počítačovou aktivitu zaměstnanců

• Žádná integrace se softwarem pro řízení projektů a rozpočtování

ActivTrak je monitorovací systém zaměřený na ochranu soukromí zaměstnanců, který poskytuje hloubkovou analýzu vzorců produktivity. Shromažďuje omezené údaje o používání aplikací a webových stránek zaměstnanci, jako je název aplikace/ webu, doba trvání, adresy URL a volitelné snímky obrazovky. ActivTrak nezaznamenává skutečné stisky kláves, video z obrazovky nebo webové kamery ani jiné podrobnosti o činnosti uživatele. Shromážděná data jsou kategorizována jako produktivní/neproduktivní, soustředění/multitasking, e-mail/schůzka/sociální média atd. a systém je analyzuje. Výsledkem jsou podrobné grafy různých aspektů produktivity, jako je produktivní čas, hodiny soustředění a hodiny multitaskingu. Tyto statistiky můžete porovnávat mezi jednotlivými týmy a odhalit nedostatečně vytížené a přetížené týmy. Statistiky vám umožní prozkoumat dynamiku produktivity a vliv vzdálené nebo hybridní práce na ni, rozptylování, pracovní vzorce a zaměstnance na pokraji vyhoření.

ActivTrak má flexibilní nastavení, které umožňuje ručně kategorizovat činnosti jako produktivní/neproduktivní a nastavit cíle produktivity a rozvrhy, aby se zabránilo sledování mimo pracovní dobu.

ActivTrak je zdarma až pro tři uživatele, jeho funkce jsou však omezeny na sledování času, aplikací a aktivit na webových stránkách. Pokud chcete sledovat produktivitu zaměstnanců a získat úplné informace, můžete si vybrat z několika plánů od 10 USD za uživatele/měsíc.

Výhody

• Hloubková analýza produktivity založená na umělé inteligenci

• Integrace s obchodními aplikacemi a kalendáři třetích stran

• Měřitelná návratnost investic během několika týdnů

• Zaměření na soukromí zaměstnanců a bezpečnost shromážděných dat

Nevýhody

• Rozhraní a statistiky jsou pro mnoho uživatelů komplikované a matoucí.

• Neposkytuje podrobné zprávy o akcích uživatelů, což umožňuje zaměstnancům předstírat činnost.

WorkTime je software pro monitorování počítače zaměstnanců s funkcemi pro sledování času a produktivity. Dokáže zaznamenávat časy přihlášení a odhlášení, sledovat docházku s rozdělením na práci na dálku a v kanceláři, sledovat aktivní/neprázdný čas a přesčasové hodiny a dokonce má i žebříček docházky! Tyto funkce pomáhají odhalit obvyklé pozdní příchody a předčasné odchody, odhalit a zabránit podvodům s přesčasy a udržet v kanceláři disciplínu.

WorkTime má základní funkce pro sledování produktivity zaměstnanců. Zaznamenává všechny používané aplikace a navštívené webové stránky, kategorizuje je jako produktivní nebo neproduktivní a poskytuje zprávu o produktivitě, která se aktualizuje v reálném čase. V dalších přehledech jsou uvedeny nejpoužívanější sociální sítě, adresy URL a zaměstnanci, kteří tráví nejvíce času online, s uvedením doby používání. Přehledy o využívání internetu mohou zobrazovat statistiky podle zaměstnanců, oddělení nebo celé společnosti.

Sledování času stráveného na online schůzkách je zajímavá funkce, která poskytuje přehled o tom, kolik pracovního času zabírají a jak ovlivňují produktivitu. Díky tomu můžete optimalizovat postupy při schůzkách, odstranit zbytečné hovory a zefektivnit ty potřebné.

Bezplatná verze WorkTime je k dispozici až pro tři zaměstnance. Tato verze nabízí omezené přehledy o používání aplikací a webu, protokoly a přehledy aktivit. Data se ukládají po dobu dvou týdnů a přístup k nim má pouze jeden správce. Další funkce jsou k dispozici v plánech Basic, Premium a Enterprise, které začínají na 6,99 USD za zaměstnance/měsíc.

Výhody

• Statistiky času, produktivity a docházky s žebříčky.

• Blokování stránek

• Zjišťuje zaměstnance, kteří si prohlížejí pracovní stránky

• Skóre rozptýlení

Nevýhody

• Design rozhraní by mohl být vylepšen

• Design rozhraní by mohl být vylepšen

Sledování činnosti zaměstnanců na počítači může nejen zvýšit produktivitu, ale také zjistit, kam se ztrácí pracovní čas. Analýza toho, jak zaměstnanci rozdělují svůj pracovní čas, odhalující rozptylování a neefektivní využívání zdrojů, pomáhá malým firmám vytvářet efektivní procesy, experimentovat s pracovními postupy a vybírat nejlepší vzory.

Monitorování zaměstnanců přináší největší hodnotu, pokud je prováděno otevřeně a transparentně. Tým by měl vědět, jaké informace jsou shromažďovány a proč. Zprávy o produktivitě by měly sloužit k podpoře zaměstnanců, odhalovat jejich slabá místa a radit, jak se zlepšit, nikoliv je trestat. Tyto jednoduché postupy pomohou vyhnout se zbytečnému stresu, důvěře a problémům se soukromím.