Řízení vzdálených týmů: Software pro monitorování zaměstnanců a strategie pro úspěch

Práce na dálku neztrácí na popularitě. Podle nedávného průzkumu Pew Research Center studium, přibližně 22 milionů zaměstnaných Američanů, tedy 14 % dospělé pracovní síly, pracuje z domova neustále. (název odkazu: Statistiky práce na dálku) Očekává se, že toto číslo dosáhne 32,6 milionu v roce 2025.

Na první pohled je práce na dálku a hybridní práce požehnáním pro zaměstnance a prokletím pro zaměstnavatele. Pokud se však ponoříme hlouběji, zjistíme, že tento způsob práce je pro organizace významným přínosem.

Podniky získají přístup k širšímu okruhu talentů a mohou najímat odborníky odkudkoli bez geografických omezení.

Práce na dálku zlepšuje morálku zaměstnanců. Podle společnosti Quantum Workplace zpráva, Práce na dálku pomáhá zaměstnancům dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem a snižuje stres, což vede k větší spokojenosti s prací a k udržení zaměstnanců.

V neposlední řadě mohou zaměstnavatelé výrazně ušetřit na kancelářských prostorách, službách a dalších provozních výdajích.

Výhody práce na dálku jsou však pro zaměstnavatele spojeny s řadou problémů.

Řízení týmu na dálku představuje jedinečné problémy, které vyžadují pečlivé zvážení a strategické přístupy. Zde jsou hlavní výzvy, které zaměstnavatelům přináší práce na dálku.

Zajistit, aby členové vzdáleného týmu rozuměli svým rolím a povinnostem, může být bez pravidelných osobních kontaktů náročnější. Totéž platí pro hodnocení jejich výkonu. Bez přímého dohledu nemusí manažeři plně vidět pracovní procesy, přesně hodnotit práci zaměstnanců a poskytovat včasnou a konstruktivní zpětnou vazbu.

V neposlední řadě je při práci na dálku náročnější zajistit, aby zaměstnanci dodržovali termíny a plnili úkoly.

Jak jsme již zmínili výše, nejvyšší míru angažovanosti vykazují pracovníci na dálku, i když tento způsob práce nemusí být inspirativní pro všechny. Podle průzkumu Pew Research Center se 53 % zaměstnanců pracujících na dálku cítí odloučeno od svých spolupracovníků, což může vést k izolaci a osamělosti.

Kromě toho, pokud zaměstnanci nejsou fyzicky přítomni v kanceláři, mohou mít pocit, že si vedení nevšímá jejich úspěchů a přínosu. Pocit neuznání a nedocenění může výrazně ovlivnit morálku a motivaci zaměstnanců.

Zůstat v kontaktu se spolupracovníky a být informován o novinkách v projektu a důležitých novinkách je důležité jak pro pracovníky v kanceláři, tak pro pracovníky na dálku. Při práci na dálku je však komunikace obtížná kvůli rozdílům v časových pásmech, nespolehlivým konferenčním nástrojům, problémům s internetovým připojením a nedostatku osobních kontaktů.

Další výzvou při práci na dálku je budování týmové kultury, která se odvíjí od komunikačních bariér. Problémy začínají již v prvních fázích nástupu nového člena týmu. Noví zaměstnanci nemohou fyzicky oslovit svého mentora nebo spolupracovníky a požádat je o pomoc. Potíže v počátečních krocích mohou negativně ovlivnit morálku a loajalitu zaměstnance k organizaci.

Bez sdíleného fyzického prostoru je také náročné vytvářet příležitosti pro osobní kontakty členů týmu, jako jsou večírky v rámci celé kanceláře, narozeniny a neformální setkání.

Řízení vzdáleného týmu je náročný úkol. Se zaměstnanci rozptýlenými v různých časových pásmech a na různých místech může být zajištění produktivity, odpovědnosti a soudržnosti týmu náročné. Navrhujeme několik osvědčených strategií, jak tyto problémy překonat a vytvořit vysoce výkonný tým.

Vše začíná cílem. Zaměstnanci by měli chápat, co se od nich očekává, jaké jsou jejich povinnosti a výkonnostní cíle. Jako manažer můžete uspořádat týdenní nebo dvoutýdenní kontrolní schůzky, abyste se ujistili, že jsou všichni na stejné vlně a jsou informováni o novinkách a změnách.

Technologie usnadňují a zefektivňují řízení výkonu vzdáleného týmu. Software pro sledování zaměstnanců automaticky sleduje docházku, pracovní dobu a neaktivní období - zaměstnanec se pouze přihlásí a odhlásí.

Moderní programy, jako je CleverControl, však jdou nad rámec prostého sledování času. CleverControl je výkonný software pro monitorování zaměstnanců, který vám pomůže řešit problémy spojené s řízením vzdálených týmů. Shromažďuje podrobné údaje o činnosti zaměstnanců a nabízí přehled o jejich typických pracovních postupech. Například nejnovější funkce softwaru CleverControl - AI Scoring - může pomoci odhalit činnosti, které znamenají ztrátu času, a neproduktivní návyky. Výkonná AI poskytuje individuální skóre produktivity s krátkými osobními analýzami práce každého zaměstnance. Tyto poznatky jsou vynikající pro odhalení neefektivity a oblastí pro zlepšení.

Vedoucí pracovník by si měl všímat nejen zaměstnanců, kteří mají problémy, ale také těch, kteří dosahují nejlepších výsledků. Ve vzdáleném prostředí je snadné přehlédnout úspěchy a vynikající práci zaměstnanců. Software pro sledování zaměstnanců je navržen tak, aby pokryl i toto slepé místo. Podrobné přehledy aktivit a skóre produktivity pomáhají odhalit a náležitě ocenit ty zaměstnance, kteří si to zaslouží.

Nástroje pro sledování také zvyšují viditelnost na pracovišti a motivují zaměstnance k větší odpovědnosti za svou práci.

Sejde z očí - sejde z mysli? To není nejlepší strategie pro řízení vzdáleného týmu. Aby tým zůstal motivovaný, zodpovědný a produktivní, měl by manažer provádět hodnocení výkonu a poskytovat zpětnou vazbu, která se dá využít.

Shromažďování a analýza individuálních údajů o produktivitě je již tak náročné a časově náročné; ve vzdálených prostředích je to ještě náročnější kvůli nedostatku přímého pozorování. Software pro monitorování zaměstnanců je skvělým nástrojem, který tento proces zefektivňuje. Poskytuje objektivní údaje o produktivitě, vzorcích činností a pracovních postupech a automaticky je analyzuje během několika sekund. Tyto poznatky poslouží jako skvělý základ pro zpětnou vazbu.

Chcete-li provádět efektivní hodnocení výkonu ve vzdáleném prostředí, zvažte použití videokonferenčních nástrojů pro osobní diskuse namísto e-mailů a chatových zpráv. Pravidelné kontroly a individuální schůzky pomohou řešit případné obavy a problémy.

Význam komunikace se ve vzdáleném prostředí zvyšuje desetkrát. Pravidelné plánované schůzky, například týdenní týmové porady, mohou pomoci udržet všechny v souladu a informovanosti. Písemná komunikace je sice pohodlná, ale osobní interakce prostřednictvím videokonferenčních nástrojů, jako je Zoom nebo Microsoft Teams, může podpořit pevnější vztahy a hlubší porozumění. Videohovory umožňují neverbální signály, jako je mimika a řeč těla, což činí komunikaci osobnější. Zaměstnanci by se tak měli cítit více propojeni se svými kolegy a vedením.

Je však důležité vyvážit četnost schůzek a jejich užitečnost. Buďme upřímní, nekonečné schůzky na Zoomu se mezi pracovníky na dálku staly mementem. Pokud máte denně pět schůzek, kdy máte dokončit své úkoly? Odpověď může spočívat v kombinaci synchronní a asynchronní komunikace. Asynchronní nástroje, jako je Slack nebo Jira, lze použít pro rychlé aktualizace, dotazy a sdílení souborů, což snižuje potřebu neustálé komunikace v reálném čase. Asynchronní komunikace je také ideální pro geograficky rozptýlené týmy v různých časových pásmech. Nikdo tak nemusí obětovat svůj spánek nebo osobní čas kvůli pracovní schůzce.

Vzdálené prostředí činí motivační metody náročnějšími. Přesto by se jich manažer neměl úplně vzdát. Jednou z účinných metod je poskytnout zaměstnancům samostatnost a svobodu v nakládání s vlastním časem. Špatná rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je metlou dnešní doby a příčinou nízké spokojenosti v zaměstnání a vyhoření. Svoboda volby pracovní doby umožňuje zaměstnancům lépe sladit osobní život a pracovní povinnosti, což v konečném důsledku vede ke zvýšení motivace, spokojenosti s prací a produktivity.

Práce mimo kancelář by neměla znamenat odepření možnosti profesního růstu. Zvažte možnost poskytovat zaměstnancům personalizované kurzy a školení na dálku a uvidíte, že jejich motivace a angažovanost vzroste.

V neposlední řadě nezapomeňte na uznání a ocenění. Veřejně oceňujte úspěchy zaměstnanců, a to i ty malé. I pouhé poděkování nebo virtuální dárkový poukaz může hodně přispět k posílení morálky.

Práce na dálku neznamená, že nemůžete uspořádat přestávku na kávu, kvíz nebo jinou týmovou aktivitu. Jen v tomto případě bude virtuální. Například služby jako CoffeePals nebo Mystery Coffee nabízejí pohodlné platformy pro sdružování zaměstnanců pro virtuální přestávky na kávu.

Dalšími skvělými aktivitami, které mohou sblížit váš tým, jsou virtuální únikové místnosti a drobné úkoly. V prvním případě zaměstnanci řeší hádanky, aby "unikli" z virtuální místnosti. V případě výzev se zaměstnanci spojí do týmů a soutěží v triviálních otázkách na různá témata.

Existují desítky virtuálních teambuildingových aktivit, které můžete vyzkoušet: knižní kluby, domácí lovy, show and tell, a dokonce i talentové show. Vyberte si ty, které nejlépe vyhovují osobnostem vašich týmů, a uvidíte pozitivní efekt.

Řízení týmu na dálku představuje jedinečnou výzvu, která však není nepřekonatelná. Jasná komunikace, poznatky ze softwaru pro monitorování zaměstnanců a pravidelné kontroly pomohou organizacím odhalit potenciální problémy a najít včasná řešení. Podporou silné firemní kultury, oceňováním a odměňováním zaměstnanců a poskytováním příležitostí k růstu a rozvoji mohou zaměstnavatelé vytvořit prosperující vzdálenou pracovní sílu, která bude hnací silou inovací a úspěchu.