Hybridní kancelář roku 2024 - v čem se liší a jak se na ni mohou firmy připravit?

Každý, kdo v době pandemie COVID-19 pracoval z kanceláře, by mohl namítnout, že společnosti neměly příliš mnoho času na přípravu na radikálně flexibilní způsob práce. Jejich kultura, postupy, technologie a zásady nebyly navrženy tak, aby se přizpůsobily této velké změně, která se odehrála ze dne na den.

Work-from-home became a necessity rather than an afterthought, and understandably so. But as the pandemic subsided into a more manageable situation, the world of work began to grapple with the question: "What now?"

Jak nyní víme, odpovědí je vznik hybridní kanceláře. V roce 2022 přešlo na hybridní práci téměř 30 % organizací. V roce 2024, 60 % zaměstnavatelů přednostně přecházíte na práci v kanceláři 2-3 dny v týdnu. Zajímavým vývojem je posun od plně vzdáleného k hybridnímu způsobu práce. A 2024 survey zdůrazňuje, že 29 % pracovníků chce pracovat v hybridním uspořádání, zatímco 23 % dává přednost práci na dálku.

Zejména rok 2024 se pro hybridní kancelář stává klíčovým.

"Hybridní práce z domova zlepšuje udržení zaměstnanců, aniž by to mělo negativní vliv na jejich výkonnost," uvádí se v závěru nedávné studie. studium zveřejněné v mezinárodně uznávaném časopise Nature. Tato studie čerpala výsledky z šestiměsíční analýzy účinků hybridní práce na 1612 zaměstnanců - jedná se o dosud nejrozsáhlejší studii na toto téma. Výzkumníci zjistili, že hybridní práce:

• Snížení úbytku pracovníků o 33 %, s významným pozitivním vlivem na osoby, které nejsou manažery, ženy a osoby, které musí hodně cestovat.

• Nemělo vliv na povyšování zaměstnanců a jejich výkonnost v následujících dvou letech.

Hybridní práce totiž není jen módní záležitostí, ale udržitelným a efektivním modelem, který přináší výhody jak zaměstnancům, tak zaměstnavatelům. Tuto myšlenku posiluje i samotný fakt, že zaměstnanci pracující v takovém uspořádání se mění méně než jejich kolegové v kanceláři. Např. Studie z roku 2023 společnosti Owl Labs uvádí, že v roce 2023 změní místo přibližně 23 % zaměstnanců. Z toho 26 % pracovalo z kanceláře a pouze 17 % bylo součástí hybridního nebo vzdáleného pracoviště.

Nyní, když se blíží rok 2024, je jisté, že hybridní model zůstane. Otázkou, zda jej lze zdokonalit a lépe využít pro lepší spolupráci a morálku, se však organizace musí zabývat přímo. Výzva spočívá v nalezení správné rovnováhy mezi flexibilitou a strukturou, samostatností a odpovědností a požadavky na lidské zdroje.

Hybridní kancelář již není jen dočasným pandemickým opatřením.

Prezidentka společnosti Global Workplace Analytics Kate Listerová říká, "Vzdálená a hybridní práce nevytvořila potřebu efektivnějších pracovních postupů, ale odhalila ji." Dá se říci, že tento názor výstižně vystihuje diskurz hybridní kanceláře, který přesahuje pouhou reakci na pandemii a stává se proaktivním a strategickým přístupem k práci. Dnes se jedná o základní způsob práce, který se vyznačuje:

1. "Záměrnost" nad "reakcí"

   
   

   Nejnovější vydání EY Future Workplace Index nastiňuje, že 80 % zaměstnanců pracuje z kanceláře tři a více dní v týdnu. A jedním z největších problémů, kterým zaměstnavatelé čelí, je "optimalizace kancelářských prostor".

   Ve skutečnosti existuje více výzev - podpora bezproblémové spolupráce, zajištění lepších sdílených prostor a ještě lepších individuálních zón pro soustředění, zavedení politik, které kladou do centra hodnocení výkonnost a produktivitu namísto "způsobu práce" atd.

   Through all this, what's clear is that the shift to a hybrid office model isn't a test-and-see activity. It isn't a collection of patchwork activities anymore. Businesses need to tailor their work setups to specific circumstances, driven by variables such as industry, nature of work, employee preferences, etc.

   Musí pochopit, že produktivita na dálku již není problémovým tvrzením. Jde o to, jak lze požadované úrovně produktivity dosáhnout investicemi do kultury, inovací a technologií.

2. Technologie jako velký hybatel

   
   

   Mark Grinis ze společnosti EY je toho názoru, že vedoucí představitelé podniků musí "vydělat si na dojíždění" a právem. Zdůrazňuje, že "nyní se věnuje zvýšená pozornost investicím do pracovních míst - od integrace umělé inteligence až po rozšíření kanceláří a zdrojů pro virtuální spolupráci".

   Hybridní kancelář je jednoduše řečeno hřištěm pro technologické inovace a je třeba, aby tomu tak bylo. Představte si ji jako dokonalé dálkové ovládání práce - firmy i zaměstnanci si nyní mohou vyladit prostředí tak, aby maximalizovali produktivitu.

   To znamená víc než jen hovory Zoom; jde o začlenění technologií do struktury pracovního dne, od lepšího sledování produktivity až po inteligentní uspořádání kanceláří přizpůsobené individuálním potřebám.

3. Potřeba flexibility ̦a související faktory

   
   

   V průzkumu provedeném McKinsey, 87 % zaměstnanců uvedlo, že hybridní práce by pro ně byla produktivnější než přísná celotýdenní práce v kanceláři. Nejde jen o páteční práci z domova, ale o to, aby si zaměstnanci mohli vybrat, kde, kdy a jak se jim bude nejlépe pracovat.

   Půvab flexibility je totiž mimořádně silný. V mnoha případech může být rozhodující. To znamená, že společnosti, které lpí na rigidních pracovních strukturách, riskují ztrátu špičkových talentů ve prospěch přizpůsobivějších konkurentů.

   Tento půvab má rozhodně svou logiku. Flexibilita není jen o pohodlí, ale je hluboce spjata s pohodou a výkonností zaměstnanců. A Studie z roku 2023 zjistila souvislost mezi hybridní kanceláří a lepší rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem, vyššími úsporami a vyšší celkovou produktivitou.

   Když se nad tím zamyslíte, klíčovým rozlišovacím prvkem ve válce o talenty se stala také flexibilita. Potenciálním zaměstnancům signalizuje, že si firma cení jejich samostatnosti a důvěřuje jim, že si dokáží efektivně řídit svůj čas a práci.

Vzhledem k tomu, že ve hře je více faktorů, nejde samozřejmě jen o stanovení určitého počtu dnů, kdy by zaměstnanci měli pracovat z domova. Podniky musejí přehodnotit a přepracovat svůj přístup k práci - jak v teorii, tak v praxi - od designu kanceláří přes technologickou integraci až po kulturní dynamiku ve hře.

V centru této transformace stojí zásadní potřeba poznatků založených na datech, které omezí dohady a definují vzorce práce, co brání produktivitě zaměstnanců a jak hybridní kancelářský model ovlivňuje celkovou výkonnost.

Právě zde může být řešení pro měření a monitorování produktivity, jako je CleverControl, nesmírně užitečné. Zde je návod, jak na to:

CleverConrtol je komplexní monitorovací řešení - to znamená, že nabízí široký rozsah a hloubku funkcí, které zahrnují všechny kritické aspekty všech funkčních vrstev systému. sledování produktivity zaměstnanců. Vyniká například v:

• Vyčerpávající monitorování: Díky nahrávání obrazovky a videa, monitorování používání aplikací a webu, zaznamenávání stisků kláves atd. zajišťuje CleverControl pokrytí všech oblastí pracovního dne.

• Řízení času a podávání zpráv: CleverControl pomáhá podnikům rychle identifikovat problémy a najít cestu k vyšší produktivitě zaměstnanců: od správy časových výkazů až po generování podrobných zpráv o činnosti.

• Cloudové a lokální nastavení: Nástroj je k dispozici v cloudové i lokální variantě. Podniky si tak mohou na základě svých požadavků na zabezpečení, úroveň kontroly a nastavení práce vybrat tu, která jim dává větší smysl.

Podniky mohou snadno proměnit údaje o aktivitách zaměstnanců v rámci nastavení CleverControl v poznatky pomocí funkce AI Scoring. Pomocí poměrně sofistikovaného procesu sběru a analýzy dat umožňuje AI Scoring zaměstnavatelům bezproblémově:

• Analyzujte protokoly aktivit a výrazně snižte závislost na ručním procházení dat.

• Získejte objektivní poznatky z objektivních ukazatelů využití aktivit a pochopte nuance produktivity.

• Identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a vést související diskuse

Když už mluvíme o zlepšení, CleverControl nyní umožňuje zaměstnancům sledovat i sebe sama - díky personalizovanému panelu, na kterém si mohou prohlížet údaje o své činnosti. Zaměstnanci se mohou dozvědět o používání aplikací, době nečinnosti a aktivitě a další informace. Tyto poznatky se ukazují jako mimořádně důležité, protože jim pomáhají získat přehled o jejich zvyklostech na pracovišti.

V hybridních kancelářích může takové pochopení vlastních pracovních návyků významně napomoci k dosažení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, ke zjištění faktorů zvyšujících a snižujících produktivitu a oblastí, které je třeba zlepšit.

Pro ideální hybridní kancelář samozřejmě neexistuje univerzální řešení. Z nedávných studií a průzkumů však jednoznačně vyplývá, že základem úspěšného pracoviště je flexibilita a technologie, které ji umožňují.

Právě tato dynamická dvojice umožňuje zaměstnancům pracovat v čase a místě, kde jsou nejproduktivnější, a zároveň podporuje pocit propojení, spolupráce, odpovědnosti a výkonnosti v knihách zaměstnavatele.

Podstata věci: Nejde o to, zda chcete hybridní kancelář, ale o to, jak můžete být s takovým uspořádáním úspěšní.

Skvělým začátkem je mít ve svých řadách řešení pro sledování produktivity zaměstnanců, jako je CleverControl. Zaregistrujte se k bezplatné zkušební verzi dnes.