Jak jsme zvýšili efektivitu zaměstnanců o 15 %

Společnost, která prodává náhradní díly pro automobily, nebyla spokojena s prací svého nákupního oddělení. Neustálá zpoždění dodávek, chybějící rychloobrátkové zboží na skladě a zhoršující se vztahy s dlouhodobými dodavateli byly jen některé z důvodů, které trápily celou firmu.

Aby vedoucí nákupu situaci napravil, nainstaloval kontrolní systém nabízený společností CleverControl, která se specializuje na monitorování zaměstnanců, sledování výkonnosti a optimalizaci produktivity. Po intenzivním sledování byla společnost schopna přesně určit oblasti, které způsobovaly neefektivitu jejího nákupního oddělení, a mohla rychle přijmout opatření.

Okamžitě proto vyvstává otázka, jak vést firmu k úspěchu a jak k němu motivovat zaměstnance. Pomůže vám představa dokonalého lídra - předjezdce a megařidiče? Nepochybně ano. Ale je to klíčový faktor úspěchu firmy? Těžko. Kolik takových lidí znáte osobně? V reálném životě jde především o to, aby ředitel rozuměl potřebám zaměstnanců a vytvářel správnou strategii. Kompetentní ředitel vidí své poslání v podpoře zaměstnanců, ale jak to udělat co nejefektivněji a nikoho neurazit?

Celé oddělení zaznamenalo výrazné zlepšení pracovních postupů a jeho efektivita se zvýšila o 15 %.

Společnost je známým prodejcem náhradních dílů pro automobily. Je hrdá na dlouhodobé vztahy se svými dodavateli a na služby, které poskytuje svým zákazníkům. Jejich úspěch v oboru jim umožnil rozšířit nabídku produktů a přidat také oddělení zákaznického servisu a logistiky. Spolupracují s několika dlouhodobými dodavateli, kteří jsou strategicky umístěni a poskytují vysoce kvalitní výrobky.

Zatímco jejich podnikání zaznamenalo úspěch, za mnohé problémy společnosti bylo obviňováno oddělení nákupu. Často docházelo ke zpožďování dodávek, což vedlo k nespokojenosti zákazníků a špatné pověsti společnosti. Oddělení se také potýkalo s problémy při řízení zásob. Existovaly rychle se obracející položky, které často zůstávaly nezvěstné, a jiné, které vykazovaly malý nebo žádný pohyb, což vedlo k vysoké míře vrácených zboží a nespokojenosti zákazníků.

Kvůli těmto problémům začalo vedení společnosti bedlivě sledovat zaměstnance pracující v oddělení nákupu. Ke svému překvapení však u svých zaměstnanců nezaznamenalo žádné známky problematického chování. Naopak, většina z nich zdánlivě pracovala nepřetržitě, nikomu nechyběla formální kancelářská disciplína, nikdo nebyl ležérní a byl neustále u svých systémů.

Když vedení nebylo schopno interně odhalit žádné problémy, rozhodlo se jednat a zavést kontrolní systém pro sledování efektivity nákupního oddělení. Smyslem instalace systému CleverControl bylo zjistit pracovní návyky zaměstnanců, chování při používání systému a další informace. Společnost chtěla zjistit, jak by mohla zlepšit pracovní postupy v oblasti nákupu zvýšením efektivity zaměstnanců a dostat oddělení na produktivnější cestu.

Řešení společnosti CleverControl pro monitorování zaměstnanců jsou vybavena funkcemi pro analýzu a optimalizaci výkonu. Vedení v podstatě využilo monitory používání internetu, funkce nahrávání, funkce kontroly videa a zvuku, monitory aktivity na sociálních sítích a monitory aktivity na internetových messengerech.

Z těchto možností se pro management ukázalo jako velmi životaschopné živé zobrazení, monitorování webu, nahrávání obrazovky, snímky obrazovky a činnost programu. Monitorovací software CleverControl zachycoval a zobrazoval snímky obrazovky v reálném čase spolu s historií prohlížení webu a programovou aktivitou každého zaměstnance. Kromě toho aplikace pro monitorování webu poskytovala vedení přehled o tom, kdy a jak se změnila webová aktivita zaměstnance. Monitorování aktivit na sociálních sítích a monitor aktivit na messengeru se ukázaly jako užitečné pro analýzu používání sociálních médií zaměstnanci, když byli v práci.

Všechny metriky (například nejnavštěvovanější stránky, čas strávený na stránkách, události na klávesnici atd.) byly zpracovány pomocí intuitivních ovládacích panelů, které poskytují data ve snadno srozumitelné vizualizované podobě. Vedení mohlo celý proces monitorování řídit pomocí centralizované konzole pro správu, která jim umožňovala nastavovat výstrahy, zobrazovat historické záznamy o prohlížení webových stránek zaměstnanci a vytvářet akční plány.

Díky integraci všech výše uvedených funkcí do pracovního postupu organizace mohlo vedení analyzovat své pracovní postupy, kategorizovat různé úkoly a činnosti a určit, které činnosti způsobují největší problémy. Ve skutečnosti byly výsledky jednoduše ohromující. Zde jsou informace, které vedení získalo:

1. Polovina zaměstnanců se věnuje online hrám - chybí jim disciplína na pracovišti

   Dva ze čtyř zaměstnanců nákupního oddělení hráli většinou online poker nebo jiné online hry, v pracovní době dokonce sledovali filmy. Takové chování bylo v přímém rozporu s očekáváním a požadavky vedení. A co hůř, jejich práce byla stále nedbalejší a míra produktivity se dostala na samé dno.

2. Pilní a tichí kolegové byli přepracovaní

   Lenoši se spoléhali především na pilné a tiché kolegy, kteří pracovali od začátku do konce. Kontrolní systém ukázal, že tito zaměstnanci byli on-line přibližně 11 hodin denně a nedělali si výrazné přestávky. Tento pracovní režim naznačoval psychický tlak, který by měl v dalším průběhu vážné zdravotní důsledky.

3. Vysoký odliv zákazníků - nespokojení zákazníci

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

Vedení bylo schopno provést důkladnou analýzu výkonnosti svého nákupního oddělení, identifikovat problémové oblasti zaměstnanců a také je napravit. Například dva zaměstnanci, kteří se podíleli na online hrách, byli na určitou dobu suspendováni a museli absolvovat školení. Naopak pilní zaměstnanci byli odměněni několika pobídkami a bonusy.

Tady je to, co vedení společnosti hlásilo po použití softwaru CleverControl:

• Efektivita nákupního oddělení se zvýšila o 15 %

• Počet stížností klesl o 85 %

• Tržby se za rok zvýšily o 15 %

Software společnosti CleverControl dokázal odhalit chování zaměstnanců a problémy související s výkonem. Tyto problémy zde byly po celou dobu, ale nebylo snadné je odhalit. Pokud se s podobnými problémy potýká i vaše společnost, CleverControl vám může pomoci. Spojte se s námi ještě dnes!