As an employer, one of your primary tasks is to foster a productive and aligned workforce. Most employees perform their tasks to the best of their abilities, but some may take advantage of the company. Theft, deception, and idleness can pose significant risks to your company's health if you do not have the right techniques and policies to address them.
V tomto článku se budeme zabývat třemi samostatnými případy, které se zabývají krádeží, podvodem a leností. Než tak učiníme, je nutné pochopit, co tyto tři pojmy přesně obnášejí.
Definování výzev: Krádež, podvod a lenost
Než se budeme zabývat tím, jak reagovat, měli bychom definovat tyto tři kategorie pochybení na pracovišti.
Co je to krádež zaměstnance?
Krádež ze strany zaměstnanců označuje krádeže zaměstnanců vůči svým zaměstnavatelům. Existují různé stupně krádeží ze strany zaměstnanců. Nejznámější je zpronevěra, protože se týká zaměstnance, který zneužívá firemní zdroje – peníze nebo majetek – které má v péči. Krádež je další forma krádeže ze strany zaměstnanců, která se týká krádeže menších předmětů, jako jsou kancelářské potřeby, nebo většího množství.
Generally, employee theft commonly falls along the lines of occupational fraud, which is the use of one's occupation as a way of personal enrichment through misusing or misallocating company resources.
Co je podvod se zaměstnanci?
Klamání zaměstnanců, které obvykle spadá pod podvody ze strany zaměstnanců, označuje lži nebo klamání ze strany zaměstnavatele s cílem získat od svého zaměstnavatele více. Krádež dat, porušení důvěrnosti, účetní podvody, úplatkářství a dokonce i některé typy krádeží spadají do kategorie klamání zaměstnanců.
Co je chronická nečinnost zaměstnanců?
Nečinnost na pracovišti označuje neustálé plýtvání placenou pracovní dobou nepracovními aktivitami. Nejedná se o občasnou přestávku, ale o trvalý vzorec, který poškozuje produktivitu. Projevuje se jako chronická prokrastinace, nadměrné osobní setkávání, nevysvětlitelná absence na schůzkách nebo zvyk vymýšlet si výmluvy pro zmeškané termíny. Výsledkem je značná část pracovního dne, kdy je zaměstnanec nezaujatý a neproduktivní.
A Manager's Framework for Addressing Workplace Misconduct
Když máte podezření na krádež, podvod nebo chronickou nečinnost, nebo je odhalíte, může reaktivní, emocionální reakce vést k právnímu riziku, nízké morálce týmu a nespravedlivým výsledkům. Místo toho se řiďte tímto strukturovaným rámcem založeným na důkazech, abyste zajistili konzistentní, spravedlivou a efektivní reakci.
Krok 1: Shromážděte objektivní důkazy
Před jakoukoli konverzací nebo obviněním se přesuňte od podezření k faktům. Využijte data z monitorovacích nástrojů (jako jsou snímky obrazovky nebo protokoly aktivit CleverControl), přístupové záznamy, finanční audity nebo systémy řízení projektů. Tyto důkazy tvoří nezaujatý základ pro celý váš proces a odstraňují osobní zaujatost z původního rozhodnutí.
Krok 2: Proveďte důkladné a nestranné vyšetřování
Vyslechněte zaměstnance v soukromí a nechte ho vysvětlit své jednání. Cílem je pochopit kontext a záměr. Jednalo se o úmyslný čin, chybu z nedbalosti nebo příznak většího problému, jako je špatné školení či syndrom vyhoření? Diskrétně si také promluvte s případnými relevantními svědky, abyste potvrdili fakta.
Krok 3: Klasifikace závažnosti a úmyslu
Na základě vašich důkazů a vyšetřování kategorizujte incident. To bude vodítkem pro vaši reakci:
Neúmyslné/nedbalé: Zaměstnanec se dopustil chyby z důvodu nedostatku znalostí, školení nebo pozornosti, ale bez zlého úmyslu. (Příklad: Omylem odeslal důvěrný e-mail nesprávné osobě).
Úmyslné porušení pravidel: Zaměstnanec vědomě porušil zásady pro osobní pohodlí nebo zisk, ale bez závažné škody. (Příklad: Soustavné falšování výkazů odpracované doby).
Hrubé porušení povinností/zlý úmysl: Zaměstnanec se dopustil závažného, úmyslného činu, který poškodil společnost, jako je krádež, podvod nebo sabotáž dat. To často vyžaduje nejpřísnější disciplinární opatření.
Krok 4: Určení proporcionální odezvy
Přizpůsobte své jednání závažnosti a záměru pochybení. Cíl může být nápravný nebo ochranný.
Nápravná opatření (za neúmyslné/nedbalostní nebo méně závažné úmyslné pochybení):
• Koučování a rekvalifikace: Řešení mezer v dovednostech nebo znalostech.
• Ústní nebo písemné varování: Formálně zdokumentujte problém a očekávání ohledně zlepšení.
• Plán zlepšení výkonu (PIP): Strukturovaný plán s jasnými cíli a časovým harmonogramem.
Ochranná opatření (v případě hrubého porušení povinností):
• Pozastavení: Během úplného vyšetřování může být nutné placené pozastavení činnosti.
• Ukončení pracovního poměru: Okamžité ukončení pracovního poměru z důvodu činů, které zásadně narušují důvěru a firemní politiku.
Krok 5: Konzultujte s personálním oddělením a vše zdokumentujte
Než podniknete konečné kroky, vždy se poraďte s personálním oddělením nebo právním zástupcem. Zajistí dodržování firemních politik a místních zákonů o zaměstnanosti. V průběhu celého procesu pečlivě dokumentujte každý krok: počáteční důkazy, poznámky z pohovoru, závěry a konečné rozhodnutí. Vytvoříte tak důležitou papírovou stopu.
Dodržováním tohoto rámce se z role soudce stanete profesionálním vyšetřovatelem a manažerem, který chrání vaši společnost a zároveň poskytuje zaměstnancům spravedlivý proces.
Případová studie 1: Talentovaný zaměstnanec omylem prozradí obchodní tajemství
Únik důvěrných informací neoprávněné třetí straně může být jedním z největších problémů, kterým musí společnost čelit. Když poprvé zjistíte, že došlo k úniku informací, je třeba podniknout několik různých kroků. Tyto kroky vám pomohou lépe pochopit, co se stalo špatně, a také vám poskytnou účinnější nástroje pro nápravu situace.
Shromažďování důkazů
In the case of your employee accidentally revealing commercial secrets to a competitor, the first thing you will need to determine is exactly how the leak happened. Usually, there are two options in this case. The first is that the employee in question did not follow the security policies for securing the document and data you have on file. That led to a competitor gaining access to your company's data.
Druhým scénářem může být, že vaše společnost nemá jasné zásady pro nakládání s údaji. Zaměstnanec sdílel informace způsobem, který se zdál legitimní, protože neexistovala žádná jasná politika, která by to zakazovala.
Vyšetřování a klasifikace úmyslu
Tento krok je klíčový pro rozhodnutí o vaší reakci. Proveďte rozhovor se zaměstnancem, abyste pochopili jeho argumentaci.
• Pokud vyšetřování potvrdí první scénář, jedná se o nedbalost. Zaměstnanec znal pravidla, ale nedodržoval je, což vedlo k neúmyslnému porušení.
• Pokud vyšetřování potvrdí druhý scénář, chyba je na straně společnosti, nikoli na zaměstnanci. Nebyl zde žádný zlý úmysl a zaměstnanec neporušoval známé pravidlo.
Určení přiměřené reakce
Vaše akce musí být úměrná zjištěním.
V prvním případě, ačkoli zaměstnanec neúmyslně pomohl vašemu konkurentovi získat přístup k firemním tajemstvím, skutečně přistupoval k datům a prováděl úkoly bez dodržování protokolů a zásad, které vaše společnost zavedla. Proto je na vás, abyste rozhodli, jak budete postupovat.
Normally, re-training is necessary in these cases. Besides, you will need to ensure that none of your employees will make the same mistakes. Simply restricting the employee's access to data and information will not always work in these cases. That is why it is often best to consider what specific changes are required to how the employees are trained so that greater trust within the company can be established.
Pokud k úniku dat nedošlo proto, že zaměstnanec omylem nedodržel správné postupy, ale proto, že nebyly zavedeny žádné správné zásady, které by této situaci mohly zabránit, pak chyba není na straně zaměstnance. Na vás jako zaměstnavateli bude, abyste se k tomuto nedopatření přiznali a začali vytvářet nové zásady, které pomohou chránit data a zabrání tomu, aby se taková událost opakovala.
Pokud k úniku došlo proto, že zaměstnanec sdílel informace s nesprávným příjemcem – i když neúmyslně – stále se jedná o porušení důvěrnosti vyplývající z nedbalosti. Reakce by měla odpovídat závažnosti nedbalosti: šlo o ojedinělou chybu z nedbalosti nebo o opakovanou nepozornost? To určí, zda situace vyžaduje další školení nebo závažnější disciplinární opatření, včetně možného propuštění.
It will be up to you to determine the severity of the situation and what exactly happened to decide whether to terminate your employees' contract or simply offer them more training.
Pokud se rozhodnete zaměstnance ponechat, můžete zvážit zavedení softwaru pro monitorování zaměstnanců, abyste přijali příslušná opatření. Více informací o systémech pro monitorování zaměstnanců a o tom, jak si vybrat ten nejlepší, naleznete zde. zde.
Případová studie 2: Zaměstnanec tráví polovinu pracovního dne na YouTube
Monitorování pomocí CleverControl vám poskytne spoustu informací o tom, co vaši zaměstnanci dělají a jak tráví svůj pracovní čas. Pokud se zjistí, že zaměstnanec tráví polovinu dne na YouTube, možná vás zajímá, zda je to důvod k propuštění. Než se rozhodnete, zde je několik věcí, které budete muset zjistit.
Shromažďování důkazů
Your monitoring data is your starting point. Use CleverControl's reports to determine:
• Konkrétní denní doby, kdy k tomuto chování mimo úkol dochází.
• Whether it's a daily pattern or linked to specific days/projects.
• Pokud zaměstnanec i přes vyrušování stále dodržuje své základní termíny.
Vyšetřování a klasifikace úmyslu
This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:
Neúmyslné / Příznak většího problému: Zaměstnanec může používat YouTube jako hluk na pozadí, má potíže s koncentrací kvůli syndromu vyhoření, nebo možná dokončil své přidělené úkoly a chybí mu nové. Možná si neuvědomuje rozsah stráveného času.
Úmyslné porušení pravidel: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.
Determining a proportional response
Your action should be based on the root cause identified in your investigation.
Pokud je příčina neúmyslná (např. syndrom vyhoření, nejasné úkoly, nedostatek výzev), je dobrým postupem se zaměstnancem vážně promluvit a zjistit, proč mu chybí nadšení. Může být nutné přehodnotit jeho úkoly, pracovní vytížení a zájem o práci. Reakce by měla být podpůrná a nápravná:
• Koučování: Diskutujte strategie řízení času a důležitost soustředěné práce.
• Restrukturalizace pracovní zátěže: Vyjasněte priority, zadejte náročnější úkoly nebo řešte problémy s pracovním postupem.
• Stanovení jasných očekávání: Zopakujte firemní zásady týkající se osobního používání internetu.
V případech úmyslné nečinnosti je nutný vážný rozhovor. Dobrým postupem by bylo dát jim podmínku na určitou dobu a důkladněji sledovat jejich jednání. Reakce se posouvá k formálnějšímu a disciplinárnějšímu přístupu:
• Formální varování: Udělejte ústní nebo písemné varování, které popisuje zdokumentované porušení zásad.
• Plán zlepšení výkonnosti (PIP): Implementujte PIP s jasnými, měřitelnými cíli produktivity a striktním časovým harmonogramem pro zlepšení.
• Průběžné monitorování: Použijte CleverControl k objektivnímu sledování pokroku v plnění cílů PIP.
The decision to fire an employee for this reason should not be based on the YouTube activity alone, but on their response to your intervention. If, after your discussion and a probationary period, they continue the same patterns of procrastination and fail to meet the agreed-upon standards, termination may be the necessary step to protect your team's overall productivity. If they show improvement, you have successfully salvaged a potentially valuable employee.
Případová studie 3: Zaměstnanec hledá práci a ukládá pracovní data na flash disk
Monitorování pomocí CleverControl může odhalit i další znepokojivé aktivity, jako je například kopírování pracovních dat na flash disk zaměstnancem a prohlížení pracovních stránek během pracovní doby. Tyto dva činy je třeba řešit samostatně, protože představují různé úrovně závažnosti.
Shromažďování důkazů
Vaše monitorovací data – návštěvy pracovních webů, jako je LinkedIn, Indeed atd., během pracovní doby a používání vyměnitelného USB disku ke kopírování a ukládání pracovních souborů – jsou již důkazem k přijetí opatření.
Vyšetřování a klasifikace úmyslu
This requires a careful investigation to understand the employee's motives for each action.
Pokud váš zaměstnanec tráví pracovní dobu hledáním jiné práce, ukazuje to, že není oddaný vaší společnosti ani práci, kterou děláte. Měli byste to se svým zaměstnancem probrat a pokusit se zjistit, proč je nespokojený a snaží se najít novou práci. Mohlo by to vaší společnosti pomoci změnit její zásady tak, abyste si co nejlépe udrželi talenty.
I když je hledání práce neprofesionální, je obvykle projevem odcizení, nikoli zlého úmyslu. Záměrem je často firmu opustit, ne ji poškodit.
Pokud si však tento zaměstnanec také ukládá svá pracovní data na flash disk, máte mnohem větší problémy, než jen to, že si hledá jinou práci. Krádež dat tohoto druhu obvykle spadá pod firemní špionáž nebo může být někdy použita jako zákeřná konkurenční taktika. Informace, které si váš zaměstnanec ukládá na flash disk, jsou nejen nechráněné, jakmile opustí vaše prostory, ale mohly by také uniknout, což by mohlo vaší společnosti způsobit škodu.
Jedná se o úmyslný čin, který porušuje protokoly zabezpečení dat. Záměrem může být předat důvěrné informace konkurenci, uchovat je jako páku nebo pro jiné neoprávněné účely. Jedná se o závažný čin s potenciálně zlým úmyslem.
Určení přiměřené reakce
Tyto dvě aktivity vyžadují kombinovanou, ale odlišnou reakci.
Pokud jde o hledání práce, měli byste o tom se svým zaměstnancem prodiskutovat a informovat ho, že toto hledání během pracovní doby není povoleno. Zda ho z těchto důvodů propustíte, bude do značné míry záviset na tom, zda své úkoly splní včas. Pokud váš zaměstnanec i nadále pilně pracuje a jednoduše se snaží postoupit z vaší společnosti, není zatím důvod, abyste ho propouštěli. Stanovte si však jasná očekávání ohledně toho, co od něj očekáváte během jeho působení ve funkci, a také ohledně včasného nalezení a zaškolení jeho náhrady.
Dalším problémem je narušení bezpečnosti dat. Jedná se o hrubé porušení pracovního postavení. Pokud zjistíte, že některý z vašich zaměstnanců úmyslně ukládá pracovní data na takovém zařízení, budete muset zahájit vyšetřování, abyste zjistili, proč to dělá, jaká data ukládá a kdo další k nim mohl získat přístup.
In most cases, this is grounds for the termination of the employee's contract, as they have taken deliberate actions that could hurt your business and your clients if that sensitive information is leaked. Securing the information should be your top priority in these cases.
You should also examine your existing policies to ensure this does not happen again. High security and information protection policies can be necessary if you want to keep your company's data protected. Non-disclosure agreements and tracking of the sharing and movement of sensitive information can also help you keep your information safer, as well as be able to track where a data breach came from.
Větší monitorování dat může pomoci ochránit vaši společnost. Mělo by se však jednat o celopodnikovou politiku, nikoli o něco, co je určeno jednomu zaměstnanci, který se úmyslně rozhodl porušit důvěrnost a bezpečnost. S největší pravděpodobností by měl být propuštěn, protože se pokusil ukrást data.
Závěr:
Řešení krádeží, podvodů a chronických problémů s produktivitou je jedním z nejnáročnějších aspektů managementu. Konzistentní přístup založený na důkazech, přizpůsobený každé jedinečné situaci, je nezbytný a zároveň vaší nejlepší obranou. Přechodem od podezření k vyšetřování a přizpůsobením vaší reakce konkrétnímu záměru a závažnosti pochybení chráníte svou společnost a zároveň zajišťujete spravedlnost. Tento strukturovaný rámec vám v konečném důsledku umožňuje činit těžká rozhodnutí s jistotou, ať už cesta vede k nápravnému školení nebo nutnému propuštění.
Nejúčinnější strategií je však proaktivní. Jasné zásady, pravidelná školení, pozitivní firemní kultura a inteligentní využívání monitorovacích nástrojů k identifikaci a podpoře zaměstnanců, kteří mají potíže – nejen k trestání – vybudují bezpečnější, transparentnější a produktivnější pracoviště pro všechny.
