Jak reagovat na krádeže, podvody a nečinnost zaměstnanců?

Jedním z hlavních úkolů, na které se jako zaměstnavatel musíte zaměřit, je udržet produktivitu a soulad svých zaměstnanců. Pro většinu zaměstnanců bude plnění úkolů podle jejich nejlepších schopností relativně přirozené, ale vždy se může najít někdo, kdo bude využívat výhod společnosti, pro kterou pracuje. Krádeže, podvody a nečinnost lze považovat za ostré nože, které by vaší společnosti uškodily, pokud byste neměli správné techniky a zásady, jak na ně reagovat.

V tomto článku se budeme zabývat třemi samostatnými případy, které zkoumají krádež, podvod a zahálku. Ještě předtím je však nutné pochopit, co přesně tyto tři případy obnášejí.

Krádež zaměstnance znamená, že zaměstnanci okrádají své zaměstnavatele. Existují různé stupně krádeží zaměstnanců. Nejznámější je zpronevěra, která se týká zaměstnance, jenž zneužívá firemní prostředky - peníze nebo majetek -, které má ve své správě. Dalším názvem pro krádeže zaměstnanců je rozkrádání, které se týká krádeží menšího množství.

Krádeže zaměstnanců obecně spadají do kategorie profesních podvodů, což je využívání zaměstnání k osobnímu obohacení prostřednictvím zneužití nebo nesprávného přidělení podnikových zdrojů.

Podvádění zaměstnanců, které obvykle spadá pod podvod na zaměstnancích, se týká lhaní nebo klamání zaměstnance, aby získal od svého zaměstnavatele více. Do kategorie zaměstnaneckého podvodu spadá krádež dat, porušení mlčenlivosti, účetní podvod, úplatkářství, a dokonce i některé druhy krádeží.

Nečinnost zaměstnanců se vyskytuje v různých variantách a v podstatě se týká zaměstnanců, kteří v pracovní době plýtvají časem na jiné úkoly než na práci. Ať už je důvodem zaměstnanecké nečinnosti prokrastinace, což znamená, že zaměstnanec je v pracovní době v kanceláři nebo je přihlášen, ale neplní své úkoly, nebo si bere několik dní nemocenské či bez dobré omluvy chybí na schůzkách, jedná se o hodiny, které měl zaměstnanec strávit prací a místo toho chyběl.

V kanceláři se obvykle objevují i jiné varianty zahálky. Někteří zaměstnanci se mohou neustále vymlouvat na to, proč nedokončili úkoly, nedostavili se na schůzku nebo dokonce nepřišli včas. Tito zaměstnanci obvykle vykazují známky lenosti, pokud jde o jejich práci. A konečně někteří tráví pracovní dobu roztěkaně a společensky se všemi v kanceláři, přičemž přecházejí od stolu ke stolu. Tito zaměstnanci jsou obvykle nečinní poměrně dlouhou dobu, aniž by si to uvědomovali.

Jaké jsou tedy případy krádeží, podvodů a nečinnosti a jak byste měli jako zaměstnavatel reagovat?

Únik důvěrných informací neoprávněné třetí straně může být jedním z největších problémů, kterým musí společnost čelit. Když poprvé zjistíte, že došlo k úniku informací, je třeba podniknout několik různých kroků. Tyto kroky vám pomohou lépe pochopit, co se stalo špatně, a také vám poskytnou účinnější nástroje pro nápravu situace.

V případě, že váš zaměstnanec omylem prozradí obchodní tajemství konkurenci, musíte nejprve zjistit, jak přesně k úniku došlo. Obvykle v tomto případě existují dvě možnosti. První je, že dotyčný zaměstnanec nedodržel bezpečnostní zásady pro zabezpečení dokumentů a dat, které máte v evidenci. To vedlo k tomu, že konkurent získal přístup k datům vaší společnosti.

Kvůli tomu obětovali řadu plánovaných témat, ale s výsledkem byli velmi spokojeni.

V tomto případě sice zaměstnanec neúmyslně pomohl vašemu konkurentovi získat přístup k firemním tajemstvím, ale získal přístup k datům a prováděl úkoly, aniž by dodržoval protokoly a zásady, které vaše společnost zavedla. Proto by bylo na vás, abyste určili, jak postupovat.

Obvykle je v těchto případech nutné přeškolení. Kromě toho je třeba zajistit, aby žádný z vašich zaměstnanců nedělal stejné chyby. Pouhé omezení přístupu zaměstnance k datům a informacím v těchto případech vždy nefunguje. Proto je často nejlepší zvážit, jaké konkrétní změny jsou nutné ve způsobu školení zaměstnanců, aby bylo možné nastolit větší důvěru ve firmě.

Pokud k úniku dat nedošlo proto, že zaměstnanec omylem nedodržel správné postupy, ale proto, že nebyly zavedeny žádné správné zásady, které by této situaci mohly zabránit, pak chyba není na straně zaměstnance. Na vás jako zaměstnavateli bude, abyste se k tomuto nedopatření přiznali a začali vytvářet nové zásady, které pomohou chránit data a zabrání tomu, aby se taková událost opakovala.

Pokud však váš zaměstnanec tyto informace sdílel neúmyslně, a to tak, že je sdílel nesprávnému příjemci nebo třetí straně, která k nim neměla mít přístup, budete muset znovu prozkoumat své možnosti. Pokud váš zaměstnanec sdílel informace s třetí stranou a informace se tak dostaly do rukou vašeho konkurenta, stále se jedná o porušení důvěrnosti. V závislosti na vašem oboru to může vést k okamžitému ukončení smlouvy s vaším zaměstnancem nebo k dalšímu školení.

Je na vás, abyste určili závažnost situace a to, co se přesně stalo, a rozhodli se, zda se zaměstnanci ukončíte smlouvu, nebo jim jednoduše nabídnete další školení. Povaha situace vám také pomůže rozhodnout, zda by rozsáhlejší sledování zaměstnance mohlo být dobrým řešením.

Pokud se rozhodnete si zaměstnance ponechat, může být dobré ho podrobit přísnějšímu dohledu, abyste učinili preventivní opatření. Další informace o systémech monitorování zaměstnanců a o tom, jak vybrat ten nejlepší, najdete zde. zde.

Monitorování pomocí softwaru CleverControl vám poskytne velký přehled o tom, co váš zaměstnanec dělá a jak tráví svůj pracovní čas. Pokud se zjistí, že zaměstnanec tráví polovinu dne na YouTube, možná vás napadne, zda to není na vyhazov. No, než se rozhodnete, je třeba zjistit několik různých věcí.

Zatímco v prvním případě může stačit diskuse, protože zaměstnanec prostě dělá to, co mu pomáhá k nejlepšímu výkonu, v druhém případě si budete muset se zaměstnancem vážně promluvit. V případě úmyslné nečinnosti budete muset zjistit, proč vašemu zaměstnanci chybí nadšení a pracovní morálka.

Dobrým postupem by bylo uložit jim zkušební dobu a důkladněji sledovat jejich činnost. Pokud budou i po vaší diskusi pokračovat ve stejných praktikách, jako když prokrastinují na YouTube a nepracují, možná bude lepší, když s nimi ukončíte smlouvu.

Pokud vaši zaměstnanci tráví pracovní dobu hledáním jiné práce, svědčí to o tom, že nejsou oddáni vaší společnosti nebo práci, kterou děláte. Měli byste si o tom se zaměstnanci promluvit a informovat je, že tato hledání v pracovní době nejsou povolena. Měli byste se také pokusit zjistit, proč jsou nespokojeni a snaží se najít novou práci. Mohlo by to případně pomoci vaší společnosti změnit zásady tak, abyste si co nejlépe udrželi talentované pracovníky.

To, zda je za tato vyhledávání vyhodíte, bude do značné míry záviset na tom, zda své úkoly splní včas. Pokud váš zaměstnanec i nadále pilně plní své pracovní úkoly a pouze se chce posunout dál nebo dopředu z vaší společnosti, není zatím důvod, abyste ho propouštěli. Stanovte však jasná očekávání, co od něj očekáváte během jeho působení ve funkci, a také pokud jde o včasné nalezení a zaškolení jeho nástupce.

Pokud si však tento zaměstnanec ukládá na flash disk i svá pracovní data, máte mnohem větší problém, než že si hledá jinou práci. Krádeže dat tohoto druhu obvykle spadají pod firemní špionáž nebo mohou být někdy použity jako podpásová taktika konkurence. Informace, které si váš zaměstnanec ukládá na flash disk, jsou nejen nechráněné, jakmile opustí vaše prostory, ale může dojít i k jejich úniku, což by vaší společnosti způsobilo škodu.

Pokud zjistíte, že některý z vašich zaměstnanců záměrně ukládá pracovní data na takové zařízení, budete muset zahájit vyšetřování, abyste zjistili, proč tak činí, jaká data ukládá a kdo další k nim mohl získat přístup.

Ve většině případů je to důvod k ukončení smlouvy se zaměstnancem, protože se dopustil úmyslného jednání, které by v případě úniku citlivých informací mohlo poškodit vaši firmu a vaše klienty. Zabezpečení informací by mělo být v těchto případech vaší nejvyšší prioritou.

Měli byste také prověřit své stávající zásady, abyste se ujistili, že k tomu již nedojde. Pokud chcete, aby byla data vaší společnosti chráněna, mohou být zásady vysoké bezpečnosti a ochrany informací nezbytné. Dohody o mlčenlivosti a sledování sdílení a pohybu citlivých informací vám také mohou pomoci udržet vaše informace v bezpečí a také být schopni vysledovat, odkud únik dat pochází.

Větší monitorování dat může pomoci ochránit vaši společnost. Mělo by se však jednat o celopodnikovou politiku, nikoli o něco, co je určeno jednomu zaměstnanci, který se úmyslně rozhodl porušit důvěrnost a bezpečnost. S největší pravděpodobností by měl být propuštěn, protože se pokusil ukrást data.

Způsob, jakým zaměstnanci řeší situace týkající se krádeží, podvodů a nečinnosti, se vždy liší podle konkrétní povahy situace. Další školení a monitorování mohou být skvělými způsoby, jak udržet hladký chod firmy, když se něco pokazí. Existují však případy, kdy je ukončení pracovního poměru s někým nezbytným krokem k ochraně vaší společnosti.