Nedávná studium odhalil, že 83 % bývalých zaměstnanců mělo přístup k účtům svých bývalých společností. Ve skutečnosti 24 % bývalých zaměstnanců potvrdilo, že si své přihlašovací údaje na profilu ponechalo aktivní záměrně. Ačkoli je náročné rozeznat psychologii, která se za takovým chováním skrývá, alarmující je spíše důsledek, že 56 % bývalých zaměstnanců mělo zlovolné motivy a snažilo se sabotovat své bývalé společnosti.

Když se bývalí zaměstnanci stanou pro organizaci hrozbou, je to docela problematické. Začnou využívat profil a údaje ke krádeži identity zákazníků, předávají/prodávají informace jiným organizacím nebo bezohledným konkurentům a porušují duševní vlastnictví svých bývalých zaměstnavatelů.

Protože však neexistují stanovené zásady, manažerské schopnosti a odpovídající nástroje pro řešení těchto problémů, podniky se často ocitají na špatné straně boje s touto hrozbou. Ba co víc, pro management je docela záhadou zjistit hlavní příčinu těchto hrozivých nekalých praktik.

Vzhledem k tomu, že většina organizací si není vědoma příčin převzetí účtů a není schopna předvídat události, které tyto následky způsobují, je nezbytné, aby podniky zavedly určitá pravidla, vyčlenily tyto rušivé aktivity a zajistily, aby se s protivníky, kteří tyto věci provádějí, okamžitě vypořádaly.

Jak mohou zaměstnanci poškodit vaši firmu, když ji opustí?

V souladu s výše uvedenou studií potvrdila nedávná analýza také to, že více než 70% odcházejících zaměstnanců si s sebou odneslo těžce nabytá cenná data svého zaměstnavatele. Tím se organizace může dostat do nebezpečí. Může to vést například k následujícím situacím:

  • Ztráta zákazníků

    Odcházející zaměstnanci mohli použít chráněné údaje společnosti k uvedení zákazníků v omyl nebo cenné údaje předat či prodat konkurenci nebo třetí straně. A předpokládejme, že citlivé údaje byly odcházejícími zaměstnanci upraveny nebo poškozeny. V takovém případě existuje možnost, že by k vám zákazníci ztratili důvěru - což by nakonec vedlo ke zhoršení vztahů.

  • Ztráta regulačních údajů

    Zvláštní význam má dodržování právních předpisů. Pokud odcházející zaměstnanci přebírají údaje, které podléhají předpisům, může to vést k sankcím a poškození pověsti společnosti, jakož i k neúspěchu v podnikání.

  • Ztráta konkurenční výhody

    Výhoda, kterou získá vaše konkurence (prostřednictvím bývalých zaměstnanců), jí samozřejmě dává páku k dobytí vašeho podílu na trhu. Mohou vstoupit na trh s využitím vaší infrastruktury, obchodních tajemství a zpronevěřených údajů o zákaznících.

  • Správní náklady

    Administrativní náklady spojené s nápravou skutečných nebo potenciálních ztrát a obnovením kritických kontrolních mechanismů pro minimalizaci škod se jistě nasčítají.

Není tedy pochyb o tom, že 74% zaměstnavatelů uvádí, že byli poškozeni porušením ze strany odcházejícího nebo bývalého zaměstnance.

Co lze udělat, aby k tomu nedošlo?

Nejlepším způsobem, jak tomu zabránit, je zavést jasné řízení a zásady pro řešení takových případů. Tyto zásady by spolu s technologickými zásahy měly sloužit jako prevence takových případů. Za tímto účelem se ponořme do hloubky opatření, která lze přijmout k zabezpečení a ochraně organizace před těmito hrozbami.

  • Pochopení možných příčin

    Neoprávněný přístup k údajům ze strany bývalých zaměstnanců může mít různé příčiny. Může jít například o čistě zlý úmysl - zaměstnanci si mohou chtít vyřídit účty se svým zaměstnavatelem nebo se mu pomstít a poškodit jeho pověst. Na druhé straně může jít o zcela neúmyslné jednání, kdy zaměstnanci nemají ani tušení (nebo povědomí) o tom, že porušují zásady stanovené organizací. Vzhledem k obrovským rozdílům v těchto důvodech je třeba identifikovat a řešit příčinu, aby bylo možné vyvodit odpovídající opatření.

  • Vytváření politik

    A jaká by mohla být případná opatření? To je to, čemu politika udává tón. Je však důležité, aby zásady poskytovaly komplexní pokrytí - tj. když zaměstnanci pracují v rámci společnosti, když odcházejí, když byli propuštěni a když pracují v jiné organizaci. Je zřejmé, že toho nelze dosáhnout jedinou politikou. Řešením je integrace více takových politik. Kromě toho by tyto politiky měly být promyšleně sestaveny, aby lépe sloužily svému účelu.

    Zde je kontrolní seznam, který zajistí, že všechny zúčastněné strany (zejména bývalí zaměstnanci) budou zcela spokojeni s ustanoveními zásad.

      Využití technologie

      Iniciativy zahájené organizacemi mohou svým způsobem pomoci, ale dalekosáhlým řešením je technologie. Zavedení monitorovacích systémů - nejnovějšího přírůstku do arzenálu nástrojů - může pomoci obnovit data a soubory, které byly ohroženy odcházejícími nebo bývalými zaměstnanci. Zde je důkladnější pohled na to, jak lze invazi porazit.

        Fyzická opatření

        Zatímco zásady, kontrolní systémy, CMS a virtuální plochy mají pomoci v boji proti bývalým zaměstnancům (většinou viníkům), fyzická opatření, jako je úschova zařízení a souborů, mohou pomoci zabránit jejich průniku do organizace. Tato opatření lze komplexně zahrnout do výše uvedeného plánu vypracování zásad.

      V kostce

      Aktualizace stávajících bezpečnostních opatření a zásad je jedním z nejbezpečnějších způsobů, jak zabránit bývalým zaměstnancům v tichosti převzít kontrolu nad citlivými informacemi. Zavedení kontrolních mechanismů a opatření na všech úrovních má zásadní význam pro prevenci ztráty dat, zabezpečení sítí a ochranu identity uživatelů.

      Celkově musí organizace pečlivě definovat parametry, jakým způsobem lze s odcházejícími nebo bývalými zaměstnanci nakládat. Mohou také přistupovat inovativně a integrovat moderní nástroje a kontrolní systémy pro monitorování koncových bodů.

      Výše uvedená opatření musí být v ideálním případě převedena do realizovatelných politik, které tato ustanovení všem jasně vyloží. To dává pocit odpovědnosti všem, kteří jsou si těchto ustanovení vědomi, a zároveň jim umožňuje se jimi řídit. V důsledku toho lze odradit i přirozený sklon pořizovat si kopie informací organizace.