Digitální svět přináší do našich životů mnoho změn. Nelze popřít, že pokrok nejmodernějších IT technologií podporuje komunikaci mezi lidmi. Každý se snaží vytvářet, rozvíjet a navrhovat něco nového. Neustále se vyvíjí i online sledování. Zaměstnavatelé si stále více kladou otázku, jak zvýšit produktivitu každého zaměstnance. V důsledku toho vznikly inovativní technologie, jako je software pro monitorování zaměstnanců. Dnešní článek se bude věnovat základům jedné z funkcí monitorování zaměstnanců – sledování využívání internetu.
Co je online sledování využívání internetu zaměstnanci?
Online sledování využívání internetu zaměstnanci je nástroj používaný k monitorování a zaznamenávání činností zaměstnanců během pracovní doby. Jeho hlavními cíli jsou:
- zajištění souladu s firemními zásadami
- zvýšení produktivity
- ochrana před bezpečnostními riziky
Ochrana před bezpečnostními riziky zahrnuje sledování navštívených webových stránek, času stráveného online a využívání šířky pásma.
Podle nedávného evropského průzkumu, který zahrnul více než 70 tisíc pracovníků z 27 členských zemí EU, má téměř každý čtvrtý zaměstnanec sledovanou internetovou aktivitu nebo je vystaven fyzické kontrole prostřednictvím kamer či sledování vozidel, přičemž u více než třetiny pracovníků zaměstnavatel automaticky eviduje pracovní dobu. Čeští zaměstnanci přitom využívají digitální technologie na úrovni srovnatelné s průměrem EU. Podle staršího průzkumu společnosti truconneXion věnovali čeští zaměstnanci mimopracovním aktivitám na internetu v průměru přes hodinu denně, což ukazuje, že téma zůstává pro firmy v Česku dlouhodobě aktuální.
Monitorování využívání internetu zaměstnanci je oprávněné pouze v rámci pracovní doby. A dokud firmy a jejich manažeři neporušují zákonná práva zaměstnanců, není důvod taková inovativní řešení nevyužívat.
Účel sledování využívání internetu zaměstnanci
Existuje samozřejmě mnoho důvodů, proč firmy tuto funkci využívají. Zde jsou ty nejdůležitější:
- Produktivita: tato funkce softwaru pomáhá téměř úplně eliminovat činnosti nesouvisející s prací v kanceláři. Jak jsme již zmínili, řada zaměstnanců tráví část pracovní doby na internetu mimopracovními aktivitami. Software pro sledování využívání internetu umožňuje kontrolu nad pracovním procesem a zvyšuje celkovou produktivitu.
- Bezpečnost: kontrola využívání internetu pomáhá chránit citlivá firemní data před kybernetickými krádežemi. Kromě toho blokuje přístup ke škodlivému softwaru a nebezpečným webovým stránkám.
- Optimalizace zdrojů: sledováním využívání šířky pásma mohou firmy lépe spravovat síťové zdroje. To zase zajišťuje, že důležité obchodní procesy získají potřebnou šířku pásma a nejsou zpomalovány zbytečným využíváním.
- Řízení rizik: tato možnost pomáhá zmírňovat rizika identifikací a řešením nevhodného či nebezpečného chování, jako je přístup na zakázaný obsah. Pokud se takovému chování nezabrání, může to vést k právním problémům nebo poškodit pověst firmy.
Jak funguje sledování internetové aktivity zaměstnanců?
Za prvé – instalace agenta: nejprve je třeba nainstalovat agenta na cílová zařízení – počítače, notebooky a tablety. Tyto programy běží bez zatěžování systému. Zaznamenávají internetovou aktivitu, aniž by narušovaly běžné používání počítače. Nainstalovaný agent shromažďuje:
- navštívené webové stránky
- spuštěné aplikace a dobu jejich používání
- nahrané nebo stažené soubory
- stisky kláves a text zobrazený na obrazovce
- snímky obrazovky
Za druhé – sběr a ukládání dat: ve stanovených časových intervalech odesílá software získaná data do zvoleného cloudového úložiště. Informace přenášené z nástroje pro sledování internetové aktivity zaměstnance mohou být dvojího typu: anonymizované a přiřazené ke konkrétní osobě. Tato data jsou řádně šifrována a bezpečně uložena. Přístup k nim mají pouze oprávnění manažeři.
Za třetí – reporting a analýza: mnoho programů pro monitorování zaměstnanců nabízí dashboardy v reálném čase. Tyto přehledy zobrazují aktuální činnosti zaměstnanců – jaké aplikace nebo webové stránky jsou právě používány, i úroveň produktivity. Dashboardy nejsou jediným způsobem analýzy získaných dat. Vykazovaná data zahrnují:
- záznamy aktivit
- využívání aplikací
- kategorizaci webových stránek
- software pro sledování času
Existují také další funkce, jako je sledování v reálném čase, upozornění a výstrahy, blokování uživatelů či optimalizace produktivity. Stručně řečeno, software poskytuje přístup k datům potřebným pro zvýšení produktivity zaměstnanců.
Jak firmy sledují využívání internetu zaměstnanci?
Existuje mnoho možností, jak dostat využívání internetu pod kontrolu. Software pro monitorování zaměstnanců takovou možnost nabízí. Jako příklad si vezmeme CleverControl a jeho hlavní softwarové produkty. Podívejme se blíže na to, co nám tato oblast nabízí.
Software pro vzdálené sledování
Software pro vzdálené sledování se dělí na dvě odlišné funkce: vzdálené sledování prostřednictvím zabezpečených webových účtů a živé sledování v reálném čase. Podívejme se na hlavní funkce.
Vzdálené sledování prostřednictvím zabezpečených webových účtů nabízí následující možnosti:
- jak se váš pracovní prostor mění minutu po minutě
- jaké úkoly vznikají a získávají prioritu
- jaké jedinečné nápady jsou vyjadřovány a diskutovány
Pokud jde o živé sledování v reálném čase, znamená to, že administrativní pracovníci mají přístup k následujícímu, nainstalovanému na počítači zaměstnance:
- aplikace
- webové stránky
- soubory
- zprávy
- e-maily
Mějte však na paměti, že každý zaměstnanec má zákonné právo vědět, zda je sledován. Zákony a předpisy týkající se tohoto využívání se neustále mění – proto je důležité být informován. Podle nedávného evropského průzkumu je internetová aktivita sledována přibližně u každého čtvrtého zaměstnance v EU, přičemž rozsah a míra monitorování se v jednotlivých členských zemích výrazně liší.
Co dalšího nabízí CleverControl a další platformy:
- snímky obrazovky
- sledování vyměnitelných úložných zařízení (USB, HDD, SD)
- kontrola tisku
Každá z uvedených funkcí je zaměřena na omezení využívání internetu k činnostem nesouvisejícím s prací.
Co dalšího firmy používají ke sledování online aktivity a využívání internetu zaměstnanci? Audio a video monitorování zahrnuje sledování zvuku, snímků obličeje, záznamů z webkamery a nahrávek z mikrofonu. Nadřízený může sledovat i sociální sítě, pokud jsou používány k pracovním účelům.
Všechny uvedené možnosti softwaru ukazují, že firmy se snaží co nejvíce zvýšit produktivitu kvůli rostoucí míře trávení pracovní doby mimopracovními činnostmi na internetu.
Je legální sledovat internetovou aktivitu zaměstnanců?
Rozhodně ano! Zákony a předpisy závisí na zemi, ve které organizace působí. Podívejme se na právní rámec platný v České republice jako členském státě Evropské unie.
V České republice se sledování zaměstnanců řídí nařízením GDPR Evropské unie a zároveň zákoníkem práce, konkrétně jeho § 316. Podle zákoníku práce nesmí zaměstnavatel bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze své činnosti narušovat soukromí zaměstnance sledováním jeho elektronické pošty nebo internetové komunikace; smí však kontrolovat, zda zaměstnanec nevyužívá pracovní e-mail a internet k soukromým účelům. Zaměstnavatel je zároveň povinen zaměstnance o možnosti a rozsahu takového sledování předem informovat – tento požadavek potvrdil i Evropský soud pro lidská práva v rozsudku ve věci Bărbulescu proti Rumunsku z roku 2017. Dohled nad dodržováním těchto pravidel v Česku vykonává Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).
Pokud jsou informace získávány v rámci právního rámce, mohou být sledovány, zaznamenávány a analyzovány.
Často kladené otázky
Jaké jsou výzvy při sledování využívání internetu zaměstnanci?
Mezi běžné výzvy patří:
- obavy týkající se soukromí
- dodržování právních předpisů
- morálka zaměstnanců
- technická implementace
- přetížení daty
- náklady
Jak sledovat využívání internetu zaměstnanci v případě hybridní nebo vzdálené práce?
V případě hybridního nebo vzdáleného režimu práce je možné použít stejné softwarové nástroje, které jsme uvedli výše, prostřednictvím vzdáleného přístupu k počítačům pomocí softwaru pro monitorování zaměstnanců.
Může zaměstnavatel sledovat využívání WiFi?
Ano, mnoho firem skutečně sleduje a zaznamenává provoz procházející jejich sítí z právních a bezpečnostních důvodů. Pokud používáte WiFi k soukromým účelům, tato data budou pravděpodobně zaznamenána. Jelikož jsou po určitou dobu uchovávána, mohou být také analyzována.
Jak mohu sledovat síťovou šířku pásma zaměstnanců?
Síťovou šířku pásma zaměstnanců můžete sledovat pomocí nástrojů pro monitorování sítě. Ty sledují využívání šířky pásma, identifikují zdroje vysokého provozu a analyzují tok dat ve vaší síti.
Shrnutí
Shrňme si hlavní závěry výše uvedeného textu:
- Ve většině případů je sledování využívání internetu legální. Samozřejmě to závisí na předpisech dané země, ale takový software lze i tak používat.
- V mnoha zemích musí zaměstnavatel zaměstnance o instalaci tohoto softwaru informovat.
- Existuje mnoho nástrojů, funkcí a dílčích funkcí, které pomáhají zaměstnavatelům kontrolovat činnost svých zaměstnanců.
- Instalace agenta na cílový počítač nebo jiné zařízení a získání prvních záznamů zabere jen krátkou dobu.
- Hlavním cílem takového sledování je snížit míru činností nesouvisejících s prací. Jinými slovy, produktivita zaměstnanců se výrazně zlepší.
