Jak sledovat používání internetu zaměstnanci?

Digitální svět přispívá k mnoha změnám v našem životě. Nemá smysl popírat, že pokrok nejmodernějších IT technologií podporuje korespondenci mezi lidmi. Každý se snaží tvořit, vyvíjet, navrhovat něco nového. Neustále se vyvíjí také online monitoring. Podnikatelé jdou kupředu a kladou si otázky, jak zvýšit produktivitu každého zaměstnance. V důsledku toho vznikly takové inovativní technologie, jako je software pro monitorování zaměstnanců. Dnešní článek se bude zabývat všemi základy jedné z funkcí monitorování zaměstnanců - používáním internetu.

Online sledování používání internetu zaměstnanci je nástroj, který slouží ke sledování a zaznamenávání aktivit zaměstnanců během pracovní doby. Jeho hlavním cílem je:

1. zajistit dodržování zásad společnosti
2. zvýšení produktivity
3. ochrana před bezpečnostními riziky

Ochrana před bezpečnostními riziky znamená sledování navštívených webových stránek, času stráveného online a využití šířky pásma.

ScienceDirect , přední platforma pro recenzovanou odbornou literaturu, provedla výzkum a dospěla k následujícímu závěru:

"Zaměstnanci tráví přibližně 2 hodiny denně kybernetickým flákáním (tj. používáním internetu v práci k nepracovním účelům), což stojí organizace téměř 85 miliard dolarů ročně."

Výsledkem je, že již v roce 2001 80 % světových společností používalo monitorování používání internetu zaměstnanci, jak potvrdila studie American Management Association . Od té doby se situace nijak zásadně nezměnila: o něco více firem používá ten či onen software pro sledování zaměstnanců s cílem zvýšit jejich produktivitu. Podle průzkumu společnosti Spiceworks , 80 % společností také dodržuje zásady ochrany osobních údajů, které informují uživatele o tom, že mohou být sledováni při používání firemních sítí, zařízení a služeb.

Sledování používání internetu zaměstnanci je oprávněné pouze v rámci pracovní doby. Pokud společnosti a jejich administrativní pracovníci neporušují zákonná práva zaměstnanců, proč tedy takové inovativní produkty nepoužívat?

Existuje samozřejmě mnoho důvodů, proč společnosti tuto funkci využívají. My jsme však zjistili ty nejvýznamnější:

• Produktivita: Tato softwarová funkce pomáhá téměř vyloučit nepracovní činnosti v kanceláři. Jak jsme již zmínili, téměř každý zaměstnanec stráví denně 2 hodiny kybernetickým flákáním. Takový software pro sledování používání internetu umožňuje kontrolu pracovního procesu a zvyšuje celkovou produktivitu.
• Zabezpečení: Kontrola používání internetu pomáhá chránit citlivá data společnosti před krádeží v kyberprostoru. Kromě toho je zakázán přístup k malwaru a škodlivým webovým stránkám.
• Optimalizace zdrojů: Sledováním využití šířky pásma mohou společnosti lépe spravovat síťové zdroje. Zaručuje to, že kritické podnikové operace dostanou potřebnou šířku pásma a nebudou zpomalovány nedůležitým používáním.
• Řízení rizik: Tato možnost pomáhá zmírnit rizika prostřednictvím identifikace a řešení nevhodného nebo nebezpečného chování, například přístupu k zakázanému obsahu. Nezabránění takovému chování by mohlo vést k právním problémům nebo k poškození pověsti společnosti.

První z nich - instalace agenta: Nejprve nainstalujte agenta do cílových zařízení - počítačů, notebooků, tabletů. Tyto programy se provozují bez přetížení. Zato zachycuje internetovou aktivitu, aniž by zasahoval do běžného používání počítače. Nainstalovaný agent bude shromažďovat následující údaje:

• Navštívené webové stránky
• Spuštěné aplikace a doba používání
• Nahrané nebo stažené soubory
• Stisky kláves a text na obrazovce
• Snímky obrazovky

Druhý krok - shromažďování a ukládání dat: V uvedených časových intervalech software odešle přijatá data do vybraného cloudového úložiště. Informace přenášené z monitoru surfování zaměstnanců na webu mohou být dvojího typu: anonymizované a asociované. Tato data jsou řádně zašifrována a bezpečně uložena. Přístup k nim mají pouze oprávnění manažeři.

Třetí krok - podávání zpráv a analýzy: Mnoho softwaru pro monitorování zaměstnanců poskytuje přehledy v reálném čase. Tyto tabule zobrazují průběžné činnosti zaměstnanců. Tyto panely mohou zobrazovat aktuální aktivní uživatele: jaké aplikace nebo webové stránky jsou používány. Poskytují také údaje o úrovni produktivity. Takové dashboardy nejsou jediným způsobem, jak analyzovat získaná data. Mezi vykazované údaje patří např:

• Protokoly o činnosti
• Použití aplikace
• Kategorizace webových stránek
• Software pro sledování času

K dispozici jsou také další funkce, jako je monitorování v reálném čase, oznámení a upozornění, blokování uživatelů a optimalizace produktivity. Stručně řečeno, software poskytuje přístup k těm údajům, které jsou nezbytné k tomu, aby přispěly k produktivitě zaměstnanců.

Existuje mnoho možností, jak mít používání internetu pod kontrolou. Software pro monitorování zaměstnanců takovou možnost nabízí. Jako příklad si můžeme vzít společnost CleverControl a její hlavní softwarové produkty. Podívejme se důkladně na to, co nám toto odvětví nabízí.

Software pro vzdálené monitorování se dělí na dvě různé funkce. Jedná se o vzdálené monitorování prostřednictvím zabezpečených webových účtů a monitorování v reálném čase. Podívejme se na hlavní funkce.

Vzdálené monitorování prostřednictvím zabezpečených webových účtů tak nabízí následující možnosti:

• Jak se váš pracovní prostor mění minutu po minutě
• Jaké úkoly se objevují a jsou primární
• Jaké jedinečné myšlenky jsou vyjadřovány a diskutovány

Pokud hovoříme o živém monitorování v reálném čase, máme na mysli, že administrativní pracovníci mohou získat přístup k následujícím položkám nainstalovaným v počítači zaměstnance:

• aplikace
• webové stránky
• soubory
• zprávy
• e-maily.

Mějte však na paměti, že každý zaměstnanec má zákonné právo vědět, zda je sledován. Zákony a předpisy týkající se tohoto používání se neustále mění. Získejte více informací a buďte si vědomi. Ale obecně, jak řekl HR DIVE , 68 % manažerů je přesvědčeno, že monitorování zlepšuje výkonnost, ale ostatní s tím nesouhlasí.

Co dalšího je k dispozici na CleverControl a dalších platformách:

• Keylogger
• Snímky obrazovky
• Monitorování vyměnitelných úložných zařízení (USB, HDD, SD)
• Kontrola tisku

Keylogger například umožňuje okamžitě zjistit, jaký text zaměstnanec píše, a zaznamenává stisky kláves v jakékoli aplikaci. Kromě toho může zkontrolovat, zda se ve stiscích kláves zaměstnanců nevyskytují nežádoucí výstražná slova.

Každá z uvedených funkcí je zaměřena na omezení používání internetu při činnostech nesouvisejících s prací.

Co ještě firmy používají ke sledování aktivit a používání internetu zaměstnanci? Kontrola obrazu a zvuku zahrnuje rozpoznávání obličejů, snímky, zvukové záznamy z mikrofonu, video z webové kamery. Šéf může monitorovat sociální média, pokud jsou používána k pracovním účelům.

Všechny uvedené možnosti softwaru ukazují, že podnikatelé se snaží co nejvíce zvýšit produktivitu kvůli zvýšené míře kybernetického úniku.

Jistě, je! Zákony a předpisy závisí na tom, v jaké zemi nebo státě USA žijete. Podívejme se, ve kterých zemích je sledování používání internetu zaměstnanci zcela legální.

Spojené státy, potvrzené Zákon o ochraně soukromí v oblasti elektronických komunikací z roku 1986, mohou používat software pro sledování zaměstnanců. Je zde však důležitá poznámka, že zákony se mohou lišit v závislosti na státě. Předpisy některých států USA vyžadují, aby společnosti informovaly každého zaměstnance, že je monitorován.

Evropská unie se zeměmi, jako je Španělsko, Francie nebo Německo, nemá žádné přísné předpisy týkající se tohoto článku. EU vychází z toho, že Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Podle tohoto nařízení by měl pronajímatel zaměstnance upozornit před instalací jakéhokoli softwaru.

Pokud jsou informace získány v zákonných rámcích, mohou být monitorovány, zaznamenávány a analyzovány.

Například Čína monitoruje používání internetu zaměstnanci. Monitorování je chráněno a regulováno předpisy o bezpečnosti a ochraně počítačových informačních systémů z roku 1994 a správními pravidly o bezpečnosti a ochraně mezinárodního spojení prostřednictvím počítačových informačních sítí z roku 1997. Každý zaměstnavatel by měl zaměstnance informovat o tom, jaký software ke shromažďování těchto údajů používá.

Mezi nejčastější problémy patří:

• Obavy o ochranu soukromí
• Dodržování právních předpisů
• Morálka zaměstnanců
• Technické provedení
• Přetížení dat
• Náklady

V případě hybridního nebo vzdáleného režimu práce je možné použít stejné softwarové nástroje, které jsme uvedli výše. Zneužijte přístup k počítačům ze softwaru pro monitorování zaměstnanců.

Ano, mnoho společností skutečně monitoruje a zaznamenává provoz procházející jejich sítí z právních a bezpečnostních důvodů. Pokud používáte WiFi pro osobní účely, budou tyto údaje pravděpodobně zaznamenány. Vzhledem k tomu, že se po určitou dobu ukládají, mohou být také analyzována.

Šířku pásma sítě zaměstnanců můžete sledovat pomocí nástrojů pro monitorování sítě. Sledují využití šířky pásma, identifikují zdroje s vysokým provozem a analyzují tok dat v síti.

Shrneme si klíčové poznatky z výše uvedeného textu:

1. Ve většině případů je sledování používání internetu legální. Samozřejmě záleží na předpisech dané země, ale přesto je možné takový software používat.
2. V mnoha zemích by měl zaměstnavatel zaměstnance na instalaci tohoto softwaru upozornit.
3. Existuje mnoho nástrojů, funkcí a dílčích funkcí, které zaměstnavatelům pomáhají při kontrole činností jejich zaměstnanců.
4. Instalace agenta do cílového počítače nebo jiného zařízení a získání prvních záznamů zabere jen málo času.
5. Hlavním cílem tohoto sledování je snížit míru nepracovních činností. Jinými slovy, výrazně se zvýší produktivita zaměstnanců.