Jak legálně a efektivně monitorovat zaměstnance

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% větší nárůst provozu. Pocit naléhavosti bude pokračovat, protože hrozba kybernetických útoků (zejména krádeží identity) je na vzestupu. V nedávné zprávě bylo uvedeno, že rostou i hrozby zevnitř. Ve skutečnosti, 43 % z celkového počtu narušení pochází od subjektů v rámci organizace.

Pak je tu samozřejmě pojem řízení výkonnosti, který může být účinným nástrojem pro zvýšení produktivity, podporu růstu a podporu kultury inovací. Vzhledem k tomu, že používání aplikací pro monitorování zaměstnanců přináší tolik výhod, je pochopitelné, proč se podniky nyní přiklánějí k investicím do jejich implementace. Než se však podniky odhodlají k nákupu, je nezbytné, aby nejprve provedly celkovou analýzu situace v oblasti monitorování zaměstnanců.

Otázky typu - Který monitorovací nástroj nejlépe vyhovuje mému obchodnímu modelu? Bude to efektivní způsob, jak zvýšit produktivitu a angažovanost zaměstnanců? Jak jej nainstalovat? Jak ovlivní jeho používání právní aspekty mého podnikání? Bylo by etické o monitorovat zaměstnance? Jak je to s ochranou soukromí a údajů zaměstnanců? Měly by být zavedeny stanovené zásady? - tyto otázky je třeba zodpovědět před samotným rozhodnutím o použití softwaru pro monitorování zaměstnanců.

Na pomoc vám přinášíme kontrolní seznam s několika pokyny, jak efektivně a legálně kontrolovat zaměstnance.

Před instalací softwaru pro monitorování zaměstnanců si prostudujte firemní zásady dodržování předpisů. Ujistěte se, že jsou všichni zaměstnanci seznámeni se zásadami ochrany dat a soukromí a také s možnými důsledky porušení těchto zásad. V zásadách monitorování zaměstnanců může být například uvedeno, že firma může monitorovat komunikaci s klienty a dodavateli nebo online aktivity svých zaměstnanců. Do zásad je také dobré zahrnout, že můžete monitorovat používání zařízení vlastněných společností. Zavedení těchto zásad pomůže omezit případné právní problémy v budoucnu týkající se používání softwaru pro monitorování zaměstnanců.

Právní prostředí může být složité. Zákony o ochraně soukromí a osobních údajů se v jednotlivých zemích liší. Před konečným rozhodnutím je nezbytné znát své právní povinnosti a místní předpisy upravující software pro monitorování zaměstnanců.

V Evropě například GDPR neboli Obecné nařízení o ochraně osobních údajů stanoví pravidla pro shromažďování osobních údajů, která musí dodržovat všechny společnosti v Evropské unii (EU). V USA je zákon ECPA neboli Electronic Communications Privacy Act trochu flexibilnější a umožňuje zaměstnavatelům sledovat aktivity na zařízeních ve vlastnictví společnosti. Zároveň však tento zákon klade překážku úmyslnému odposlechu ústní nebo elektronické komunikace.

Jinde ve světě, například v Indii, je to o něco volnější. Neexistují žádná zvláštní pravidla, která by upravovala používání softwaru pro monitorování zaměstnanců. Zatím je to šedá zóna. Obecně je však používání takového softwaru povoleno, pokud nevede k narušení soukromí. A zaměstnavatelům se doporučuje najít rovnováhu mezi sledováním zaměstnanců a respektováním jejich soukromí. (Více o tom v následující části)

Pro zajištění bezproblémového právního postupu je tedy důležité vybrat si nástroj pro monitorování zaměstnanců, který je v souladu se zákony na ochranu osobních údajů a soukromí ve vaší zemi nebo regionu. Doporučujeme vyhledat právního poradce nebo se poradit se společnostmi, které se specializují na právo v oblasti ochrany soukromí a dat. Ty vám budou schopny poradit ohledně legálnosti používání softwaru pro monitorování zaměstnanců. Můžete to také projednat přímo s dodavatelem softwaru, kterého jste si vybrali.

Jak bylo vysvětleno výše, před zavedením monitorovacího nástroje je důležité zajistit vstupy zaměstnanců. Pokud zaměstnanci o monitorovacím nástroji vědí, je pravděpodobnější, že se jím budou řídit. Transparentnost monitorovacího nástroje pomůže zlepšit vztahy mezi zaměstnanci a jejich zaměstnavatelem, sníží napětí a zvýší produktivitu. Navíc budou zaměstnanci pravděpodobně loajálnější ke své společnosti, pokud budou věřit, že jejich zaměstnavatel respektuje jejich práva a chrání je.

Transparentnost, váš etický kompas, vašemu podnikání rozhodně neuškodí. Ukazuje to, že jste ochotni udělat skok do neznámé budoucnosti. Tato úroveň otevřenosti v komunikaci vám umožní budovat trvalé vztahy, důvěru a loajalitu - což může přispět ke zlepšení image značky, snížení odlivu zákazníků a zvýšení angažovanosti.

Když se vrátíme k efektivitě nástroje pro monitorování zaměstnanců, je důležité pochopit, jaké funkce vaše firma skutečně potřebuje. Navíc byste měli pochopit, jak zajistit, aby software fungoval efektivně. Někteří majitelé firem se obracejí na monitorování zaměstnanců až poté, co se potýkají s nějakým problémem, například s nízkou produktivitou nebo vysokou fluktuací. To je reaktivní a neoptimální strategie. Nejúčinnějším způsobem, jak zajistit správné a efektivní využití monitoringu zaměstnanců, je zavést jej již v počáteční fázi.

Při tom je třeba mít na paměti následující informace:

• Nástroj je vyčerpávající, protože dokáže sledovat používání internetu, zaznamenávat obrazovky, zaznamenávat stisky kláves, sledovat čas a polohu zaměstnanců atd.

• Snadno se konfiguruje a rozšiřuje se podle toho, jak roste vaše firma.

• Nástroj umožňuje informativní a snadno pochopitelné vizualizace přístrojové desky.

• Nástroj umožňuje snadnou správu a údržbu.

• Snadno se instaluje a nevyžaduje žádné další vybavení.

• Nástroj doplňuje vaši obchodní strategii a cíle.

• Nástroj funguje ve všech hlavních operačních systémech: Windows, MacOS.

• Snadno se nastavuje a nasazuje na více místech.

• Právní postavení softwaru je definováno a výslovně uvedeno v zásadách používání.

Monitorování zaměstnanců je často vnímáno jako způsob, jak nad nimi vykonávat kontrolu. Ne vždy je tomu tak. Ve skutečnosti jej lze využít i jako účinný nástroj, který podporuje samostatnost a umožňuje zaměstnancům vykonávat jejich práci efektivněji. Například software, který monitoruje používání internetu zaměstnanci, může zefektivnit práci tím, že omezí zpětnou komunikaci mezi zaměstnanci a jejich manažery. To může významně ovlivnit psychologické klima na pracovišti.

V tomto světle doporučujeme následující: Vyberte si monitorovací nástroj, který se může "přizpůsobit" vašemu obchodnímu modelu. Například jednoduchý samoobslužný způsob implementace a sledování produktivity zaměstnanců posílí postavení zaměstnanců - a zároveň sníží kognitivní zátěž nadřízených.

Ujistěte se, že při zavádění nástroje pro monitorování zaměstnanců neztrácíte své cíle ze zřetele. Je velmi důležité neustále měřit účinnost softwaru při plnění vašich obchodních cílů.

Vezměte si, že systém Clever Control zavedla organizace v důsledku nelegálního přístupu k datům a úniku důvěrných informací. Brzy se jim podařilo zjistit, kdo k důvěrným informacím přistupuje, a tím úniky omezit. Ve skutečnosti jim implementace zachránila 500 hodin času správců IT - díky automatizovanému řízení přístupu, které bylo zavedeno s cílem minimalizovat přístup k důvěrným informacím.

Tyto výhody nejsou vždy zaručeny, nicméně ve většině případů můžete očekávat zvýšení produktivity, vyšší míru angažovanosti zaměstnanců a možnost přesnějšího měření výkonnosti - to vše při nižších nákladech.

Monitorování zaměstnanců není snadné téma. Strukturovaný a etický přístup však sníží právní odpovědnost a zajistí, že zájmy a hodnoty vaší společnosti budou v souladu - v konečném důsledku bude celý proces výhodný pro všechny.

Chcete ve své organizaci nastavit monitorování zaměstnanců? Spojte se s námi a proberte své možnosti.