Jak učinit monitorování pro zaměstnance méně stresující?

Dne 30. května 2023 zveřejnil deník Guardian zprávu článek citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.

Samozřejmě by bylo neupřímné ignorovat vliv monitorování zaměstnanců na zaměstnance, a proto jsme se rozhodli nahlédnout do hlubin odvětví monitorování zaměstnanců, abychom lépe porozuměli vlivům a tlakům, které jsou součástí monitorovacích funkcí v podnicích. Protože jako průkopnický dodavatel řešení pro monitorování zaměstnanců víme z první ruky, že neustálý dohled nad granulárními pracovními postupy není zrovna nejlepší způsob, jak vybudovat zdravé pracoviště.

Nástroje pro monitorování zaměstnanců jsou v současné době jistě důležitým prvkem na pracovišti. Téměř každý, koho známe, se spoléhá na nějakou formu řešení pro monitorování zaměstnanců, a jak jsme již upozorňovali v našich dřívějších článcích, toto spoléhání vede také ke zvýšení produktivity zaměstnanců. Přečtěte si naše článek o tom, jak společnost CleverControl podpořila podniky při zvyšování produktivity zaměstnanců o více než 5 % během experimentování se čtyřdenním pracovním týdnem.

Pro účely tohoto článku však chceme zdůraznit psychologický účinek neustálého dohledu a to, jak mohou podniky skutečně využít řešení dohledu k vytvoření produktivnějšího a zdravějšího pracovního prostředí.

Jako příklad uveďme některé z následujících nejčastějších psychologických faktorů spojených s monitorovacími systémy, které jsou známé jako příčiny stresu:

• Pocit, že vás někdo neustále sleduje - nemožnost vypustit páru.

• Soutěž mezi zaměstnanci založená na výsledcích sledování, nikoli na výkonu.

• Strach ze zbytečného narušení - tj. ze vstupu zaměstnavatele do osobního prostoru.

• Různé hodiny a úrovně produktivity

• Pocit nedůvěry a neúcty, který vede k nedostatku odpovědnosti a odhodlání pracovat.

• Zbytečný tlak spojený s uspěchanou prací, který vyvolává strach z chyby nebo z nedodržení termínů, zejména pokud je neustále kontrolován.

Je známo, že výše uvedené problémy způsobují, že se zaměstnanci cítí stresovaní a nespokojení s pracovním prostředím, což je pochopitelné. Vždyť kdo by chtěl být pod neustálým dohledem svých kolegů a nadřízených a zároveň se cítit, že si takovou kontrolu nezaslouží?

Jsou však tyto problémy skutečně důsledkem používání monitorovacích nástrojů? Nebo jde o něco hlubšího - něco, co lze řešit zdravým přístupem k monitorování?

Odpověď na tuto otázku ukazuje, "kdo" nástroj používá a "jak" to dělá. Ve skutečnosti všechny výše uvedené faktory naznačují, že zaměstnanci se nemusí nutně obávat použití monitorovacího nástroje, ale obávají se rozsahu jeho použití a možnosti, že monitorovací údaje budou použity proti nim bez odpovídajícího uvážení. To je rozhodně něco, čeho by se podniky měly obávat.

Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.

Za tímto účelem uvádíme několik okamžitých opatření, která mohou podniky přijmout k řešení tohoto problému:

1. Stanovení dosažitelných cílů produktivity

   Lidé nemohou být neustále produktivní; musí mít čas na přemýšlení, odpočinek a zaměstnání. V opačném případě jim hrozí vyhoření. Při stanovování cílů produktivity zvažte možnost přestávek a přemýšlení o pracovní činnosti. Při analýze monitorovacích údajů navíc berte v úvahu specifické rysy pracovní síly. Někteří lidé raději mapují své myšlenky na papíře než na počítači; program může tento čas považovat za nečinnost.

2. Vytvoření jasného kontextu

   Zaměstnavatelé musí transparentně vysvětlovat, proč se monitorování provádí a jak pomůže podniku a jeho zaměstnancům. Je důležité stanovit jasná pravidla a předpisy, které upřesní, co je sledováno, jak budou informace využity a co se od zaměstnanců očekává z hlediska ochrany soukromí.

3. Navázání důvěry

   Klíčové je budování důvěry. Zaměstnavatelé musí mít na paměti, že účelem monitorování není mikromanagement nebo zpochybňování kompetencí pracovníků, ale spíše zvýšení produktivity, posílení bezpečnosti a dodržování předpisů. Projevení důvěry ve schopnosti a pracovní etiku zaměstnanců může zmírnit stres.

4. Stanovení jasných zásad a cílů monitorování

   Vypracujte dobře definované a snadno dostupné zásady monitorování, které stanoví účel, rozsah a omezení monitorovacích činností. Zaměstnanci by měli mít jasnou představu o tom, co bude monitorováno a jak je to v souladu s cíli organizace.

   Každý zaměstnanec by měl také znát svůj cíl produktivity a tolerance (přípustné odchylky od něj). Musí být informováni, že údaje o jejich produktivitě nejsou veřejně přístupné a používají se pouze v rámci řízení výkonnosti.

   Hlavní myšlenkou by mělo být informování zaměstnanců o tom, jaký systém monitorování je zaveden a proč. Abyste totiž snížili nervozitu, začněte zaměstnance monitorovat postupně.

5. Zajistěte souběh soukromí a odpovědnosti

   Snažte se najít rovnováhu mezi ochranou soukromí zaměstnanců a zajištěním jejich odpovědnosti. Měly by se používat minimálně rušivé strategie sledování se zaměřením na činnosti související s prací. Je třeba se vyhnout nadměrnému monitorování, které přesahuje rámec toho, co je nutné ze skutečných obchodních důvodů - což CleverControl bez problémů umožňuje.

   Například, dohled přes webovou kameru a funkce nahrávání zvuku jsou volitelné a ve výchozím nastavení nejsou zapnuté. Z bezpečnostních důvodů mohou být pro některé firmy nebo pracovní funkce, jako jsou platformy pro online výuku, nezbytné, ale pokud je zaměstnavatel nepotřebuje nebo je považuje za rušivé, může je nechat vypnuté.

6. Zajistěte pravidelnou zpětnou vazbu a uznání

   Vytvořte kulturu konstruktivní zpětné vazby a uznání. Využívejte údaje z monitorování k tomu, abyste zaměstnancům pomáhali se zlepšovat, nikoli k jejich trestání a špehování. A pravidelně komunikujte se zaměstnanci o jejich výkonu, pokroku a úspěších. Uznání jejich úsilí může pomoci zmírnit stres spojený s monitorováním a vytvořit pozitivní pracovní prostředí.

7. Ochrana dat a soukromí

   Přijměte opatření na ochranu soukromí a údajů svých zaměstnanců. Zajistěte, aby byla získaná data bezpečně uchovávána (v lokálních i cloudových systémech), aby k nim měly přístup pouze oprávněné osoby a aby byla používána pouze k určenému účelu, a to zavedením důkladných bezpečnostních opatření. Jasně informujte o zavedených opatřeních na ochranu údajů, abyste zaměstnance uklidnili.

8. Mít orgán pro řešení stížností

   Zajistěte, aby zaměstnanci měli vždy k dispozici posluchače pro své problémy týkající se monitorovacích systémů. Za tímto účelem zajistěte lidskou pomoc při řešení problémů, které monitorovací systémy přinášejí a přehlížejí. Pohodlí a pohoda zaměstnanců jsou stejně důležité jako jejich produktivita, a proto jim musí být dána přednost. Zaměstnavatelé nesmí pouze předpokládat, že jejich zaměstnanci o monitorovacím systému vědí a souhlasí s jeho používáním.

9. Jděte pomalu

   Jasný přehled o detailech produktivity může být dostatečně lákavý, abyste je rychle zohlednili při hodnocení. Podnikům se však doporučuje zavádět monitorovací nástroje postupně a vždy mít na paměti, na co jsou zaměstnanci ohledně své práce zvyklí a co to pro ně znamená. Smyslem by mělo být vytvořit pozitivní posun v myšlení, díky němuž se zaměstnanci budou cítit pohodlněji.

10. Respektování hranic

    Je třeba respektovat osobní prostor zaměstnanců a dobu mimo službu. Vyhněte se proto invazivním dohledovým praktikám, které zasahují do soukromého života zaměstnanců v mimopracovní době. To je obzvláště důležité, protože to může vést k psychickému stresu - což může vést ke zvýšenému odlivu zaměstnanců a připravit půdu pro problémy, jako je tichý odchod z práce.

Monitorování zaměstnanců je opakovanou praxí, proto je důležité mít jasně definovaný účel a neustále klást důraz na pohodu zaměstnanců. Pokud je monitoring prováděn promyšleně a s náležitou pozorností k bolestivým místům, na která jsou zaměstnanci citliví, povede k pozitivním výsledkům.

Přemýšlíte o nastavení funkce monitorování? Pomůžeme vám najít způsoby, jak ji učinit užitečnější v kontextu vašeho jedinečného podnikání a zároveň respektovat soukromí zaměstnanců. Kontaktujte nás ještě dnes!