Jak si vybrat systém řízení času, který je pro vás vhodný?

Výběr správného systému monitorování zaměstnanců není lehký úkol. Na výběr máte z různých možností, od bezplatných až po špičkové systémy, přičemž každý z nich má své výhody i nevýhody. Je důležité, abyste pochopili, co tyto systémy nabízejí, jak si stojí v porovnání s ostatními, nakolik jsou v souladu s vašimi obchodními postupy, a hlavně, kolik stojí s rozšiřováním firmy.

Chyba při výběru nesprávného systému může mít vážné následky, mimo jiné vysoké náklady, nízkou produktivitu a nízkou návratnost investic. V nejhorším případě může dojít k právním problémům v důsledku nedodržení předpisů, což ještě umocní ekonomické riziko a riziko ztráty dobré pověsti, které s sebou nese volba nesprávného systému.

Nabízí se otázka - jak vybrat správný řídicí systém pro vaši firmu? V tomto článku se budeme zabývat taxonomií systémů pro monitorování zaměstnanců a zároveň vám poskytneme podrobný rozpis jejich schopností a použitelnosti pro vaši firmu.

Za tímto účelem vám přinášíme průvodce krok za krokem, který vám pomůže začít.

Začněte tím, že se důkladně podíváte na své obchodní postupy - způsoby, jakými pracujete, požadavky, které máte, a způsoby, jakými můžete škálovat. Na základě toho se rozhodnete, který systém monitorování zaměstnanců je pro vás nejvhodnější. Pokud například došlo k nárůstu výskytu podvodů ze strany zaměstnanců a chcete zlepšit interní kontroly, budete pravděpodobně hledat systém, který v této oblasti přináší přidanou hodnotu.

To je pravděpodobně nejdůležitější krok při výběru správného systému monitorování zaměstnanců pro vaši společnost. Jakmile vyhodnotíte potřeby své firmy, měli byste být schopni vytvořit kritérium, které můžete použít k vyčíslení hodnoty jednoho systému oproti jinému. Je důležité, abyste každý systém hodnotili objektivně, bez předsudků. Podle našich zkušeností byste měli systém posuzovat podle tří základních oblastí:

Funkčnost konkrétního systému se vztahuje k tomu, jak snadno může podporovat podnikání při dosahování jeho hlavních cílů. Jinými slovy jde o nejmenší společný jmenovatel toho, co může podnik od systému pro monitorování zaměstnanců očekávat. Za tímto účelem zahrnuje funkčnost následující atributy:

• Škálovatelnost: Systém je škálovatelný, pokud je schopen podporovat růst bez nutnosti nákladných upgradů.

• Snadná implementace: Čím méně složitý a náročný je proces instalace, nastavení a školení uživatelů, tím více můžete očekávat snížení celkových nákladů.

• Možnosti integrace: Systém je integrovaný, pokud se může snadno integrovat s ostatními systémy, čímž se zajistí, že nebudou ohroženy klíčové podnikové funkce.

• Kompatibilita: Správný systém musí být kompatibilní s nejnovějšími verzemi systémů Windows a Mac OS X. Kompatibilita s mobilními operačními systémy (Android a iOS) je další výhodou pro ty podniky, které spoléhají na přístup ke svým systémům na cestách nebo chtějí sledovat sociální média, internetové zprávy atd.

• Použitelnost: Rozhraní systému by mělo být jednoduché, intuitivní a snadno ovladatelné, abyste mohli rychle přijímat správná obchodní rozhodnutí.

• Analytika: Systém by měl poskytovat užitečné analýzy, ideálně v reálném čase, které vám pomohou lépe porozumět vašim pracovníkům.

Funkce zahrnují vše, co je v balíčku obsaženo, od sledování webových stránek přes sledování aplikací, sociální aktivity až po ovládání AV (audio video) a zálohování dat. Hlouběji jsou zde uvedeny funkce, které byste měli u systému pro monitorování zaměstnanců hledat:

Vzdálené sledování

V postpandemické době, kdy je hybridní pracovní kultura normou, je pro zaměstnavatele důležité, aby mohli sledovat zaměstnance na dálku prostřednictvím zabezpečeného webového účtu. To je obzvláště důležité v souvislosti s rostoucím počtem průniků do koncových bodů. Nedávno proběhla Výzkum Ponemon Institute uvedla, že přibližně 68 % organizací bylo vystaveno útokům na koncové body, které ohrozily jejich data a infrastrukturu. Kontrola aktivit vzdálených zaměstnanců v reálném čase je proto nezbytná.

Sběr dat v reálném čase

Okamžitý přístup k datům v reálném čase vám zajistí včasné rozhodování, minimalizaci rizik narušení provozu a identifikaci potenciálních problémů dříve, než se vyhrotí. Příkladem může být CleverControl Companion - mobilní aplikace, která podnikům umožňuje bezproblémově shromažďovat a kontrolovat informace v reálném čase ze systémů zaměstnanců.

Mnohostranné funkce nahrávání

Záznamy kláves, snímky obrazovky, monitorování přenosných zařízení, sledování rychlých zpráv a sledování GPS jsou jen některé příklady mnohostranných funkcí, které může monitorovací systém pro zaměstnance poskytovat. Je důležité se ujistit, že tyto funkce splňují vaše potřeby, protože právě tyto věci vám v konečném důsledku pomohou sledovat zaměstnance a zlepšit interní kontrolu.

Audio a video dohled

Možnost vzdáleně sledovat videokanály může pro mnoho podniků změnit pravidla hry. Snímky, zvukové záznamy z mikrofonu a videozáznamy z webových kamer mohou přinést mnoho informací o chování zaměstnanců a poskytnout zaměstnavatelům znalosti pro lepší rozhodování. Přesto je důležité, abyste vzali v úvahu právní důsledky a ochranu soukromí při monitorování. Podrobněji se jimi budeme zabývat v následující části.

Sledování času

Systémy monitorování zaměstnanců se stále více vyvíjejí a zahrnují funkce sledování času. Schopnost sledovat produktivitu zaměstnanců v reálném čase vám může pomoci sledovat a měřit výkon zaměstnanců, odhalit oblasti, které je třeba zlepšit, a nakonec vám poskytne náskok před konkurencí. Sledování času zaměstnanců má význam zejména pro podniky, které se snaží zvýšit svou provozní efektivitu, eliminovat podvody a zefektivnit fakturační procesy.

Vezměme v úvahu případy nároků na přesčasy; lze jim předejít, pokud jsou zaměstnanci upozorněni na nutnost vyúčtovat jim přidělený čas. Zjednodušeně řečeno, podniky mohou zefektivnit své mzdové procesy integrací analytiky sledování času. Nelze zapomenout na zvýšení produktivity, kterého lze dosáhnout, když se sledování v reálném čase spojí se sledováním času zaměstnanců. Systém může zaměstnavatele vybavit přehledem o dynamice pracoviště od přihlášení po odhlášení a detekci nečinnosti a podstatně přispět k odstranění úzkých míst, řešení problémů s produktivitou a automatizaci podnikových procesů.

Je důležité porozumět zásadám monitorování zaměstnanců a právním důsledkům svých rozhodnutí. Zákony v různých zemích a regionech se liší, přičemž některé jsou přísnější než jiné. V Evropě například obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) stanoví pravidla pro podniky, které chtějí shromažďovat a analyzovat osobní údaje svých zaměstnanců, a stanovuje povinnost získat souhlas a potvrdit zásady monitorování. Podobně ve Spojených státech amerických umožňuje zákon o ochraně soukromí v oblasti elektronických komunikací z roku 1986 zaměstnavatelům monitorovat za předpokladu, že k tomu mají legitimní důvod.

Za tímto účelem mějte na paměti tyto věci:

• Zhodnoťte právní požadavky svého státu.

• Ujistěte se, že vámi vybraný kontrolní systém je v souladu s právními předpisy, tj. že poskytovatel monitorovacích služeb je registrován u příslušných regulačních orgánů ve vaší zemi.

• Získejte od zaměstnanců písemné nebo e-mailové potvrzení o tom, že se s vašimi zásadami seznámili a že jim porozuměli (pokud je to vyžadováno).

• Mít připravený účinný mechanismus reakce v případě stížností zaměstnanců.

• V případě pochybností nebo nejasností vyhledejte právního poradce.

Nyní, když jste vyhodnotili potřeby své firmy a stanovili kritéria, byste měli přejít k dalšímu kroku: výběru správného systému pro monitorování zaměstnanců. Pro vaše pohodlí jsme uvedli pět nejvýznamnějších kontrolních systémů na základě testování, které jsme na nich provedli.

Clever Control je nejmodernější systém pro sledování produktivity zaměstnanců, který se specializuje na sledování aktivit a pracovní doby. Nabízí celou řadu funkcí, včetně webové kamery, nahrávání hlasu a textů, monitorování e-mailů a sociálních sítí, a je tak ideální pro zaměstnavatele, kteří pracují na montážních linkách, a pro provozy, kde je třeba zaměstnance sledovat v reálném čase. Kromě toho je proces instalace přímočarý, ovládací panel je mimořádně snadno použitelný a možnosti vykazování jsou komplexní. Řešení lze škálovat podle požadavků vaší firmy a je k dispozici pro zkušební verze zdarma.

Zejména aplikace CleverControl Companion nabízí řadu flexibilních funkcí a vlastností, takže je ideální volbou pro pracoviště, která chtějí sledovat zaměstnance v reálném čase. Je intuitivní a interaktivní a lze ji přizpůsobit podle požadavků firmy. Vyniká především schopností usnadnit získávání informací o aktivitách uživatelů v reálném čase, aktivním čase a době nečinnosti. Posledně jmenovaný údaj je zvláště důležitý pro podniky, které se snaží zefektivnit provozní efektivitu, odstranit překážky v pracovním procesu a maximalizovat produktivitu.

Insightful se prezentuje jako platforma pro analýzu pracovní síly a produktivity, a to zcela oprávněně. Tento nástroj, podobný nástroji Clever Control, nabízí řadu funkcí pro sledování zaměstnanců, sledování času a automatické mapování času. Insightful, jak už název napovídá, vyniká možnostmi reportování, neboť poskytuje vhled do detailních údajů o činnostech zaměstnanců - pomocí polí, jako je doba nečinnosti, nejpoužívanější aplikace atd. Je však o něco nákladnější.

Kromě toho Insightful pomáhá podnikům optimalizovat čas, který věnují na realizaci projektů. Umožňuje zaměstnavatelům sledovat čas strávený na každém úkolu, aplikaci, webové stránce atd. Takovéto detailní přehledy spolu s funkcí Kanban board pro řízení projektů umožňují zaměstnavatelům zaměřit se na nejdůležitější úkoly, eliminovat plýtvání časem a zvýšit celkovou produktivitu.

CurrentWare je řídicí systém s výslovným důrazem na zabezpečení systémů před vnitřními hrozbami. Systém navíc umožňuje vzdáleně sledovat aktivity osob v síti - což je vynikající funkce pro zaměstnavatele s velkým počtem vzdálených zaměstnanců. Jedinou nevýhodou je, že různé moduly schopností je třeba přivést zvlášť. Například tři moduly - BrowseReporter (monitorování počítače), BrowseControl (filtrování webu) a AccessPatrol (kontrola USB a DLP) je třeba zakoupit zvlášť. Na druhou stranu to však může být výhodné pro podniky s velmi specifickými požadavky.

Systém ActivTrak je velmi oblíbený díky funkci zaznamenávání aktivit v reálném čase, která umožňuje sledovat a zaznamenávat chování zaměstnanců v reálném čase. Co však na tomto nástroji vyniká, je jeho schopnost řídit akce, nikoli pouze shromažďovat a vizualizovat data. A to funguje tak, aby se zlepšila zkušenost zaměstnavatele, nemluvě o celkové efektivitě podniku díky snížení papírování. Podniková řešení ActivTrak jsou poněkud dražší; obsahuje však bezplatnou verzi, takže nemusíte zaplatit ani cent, dokud nebudete se systémem spokojeni.

ActivTrak je podobně jako Insightful vybaven funkcí komplexního sledování času, která zaměstnavatelům umožňuje sledovat změny produktivity v průběhu dne, týdne a měsíce. Pozoruhodné je, že ActivTrak také umožňuje zaměstnavatelům nastavit flexibilní rozvrhy pro vyhodnocování činností organizačních jednotek. Těmi mohou být externisté, smluvní pracovníci nebo jiní poskytovatelé služeb třetích stran, které podnik zaměstnává.

Pravděpodobně jeden z nejoblíbenějších řídicích systémů na tomto seznamu. Teramind se specializuje na zabezpečení koncových bodů a ochranu dat. Jednou z nejlepších funkcí tohoto kontrolního systému je analýza chování uživatelů, která zaměstnavatelům umožňuje pochopit vzorce chování svých zaměstnanců a podle toho reagovat. Kromě toho poskytuje podnikům dostatečnou podporu pro zajištění efektivní správy zásad a pravidel, a to díky šablonám pravidel, které jsou již hotové. Z hlediska své životaschopnosti však Teramind nemusí vyhovovat potřebám každého malého podniku a je určen spíše pro mnohem širší instituce.

Každá firma má jedinečné potřeby, proto je důležité nepřeplácet za něco, co nepotřebujete. Proto se před nákupem ujistěte, že jste provedli důkladnou prověrku a vyhledejte řídicí systém které mohou vyhovět vašim potřebám. Jakmile se pro produkt rozhodnete, před konečným rozhodnutím si vyžádejte předváděcí akci.