Jak může společnost ušetřit 1 5 milionů dolarů pomocí CleverControl: Případová studie

Ke konci roku 2021, po celosvětové pandemii a náročném období práce na dálku, zaznamenal velký poskytovatel podnikových řešení u svých 800 zaměstnanců rozsáhlý pokles produktivity. Vyhodnotit jeho přesný rozsah a vypracovat strategie, jak mu čelit, však bylo bez objektivního a komplexního monitorovacího řešení složité. Jak se zaměstnanci postupně vraceli do svých kanceláří, vedení si uvědomilo naléhavou potřebu robustního monitorovacího systému. Zvolili CleverControl - komplexní software pro monitorování zaměstnanců. Implementace systému CleverControl se ukázala být pro společnost rozhodujícím zlomem. Řešení nejen zvýšilo produktivitu zaměstnanců, ale také přineslo významné úspory ve výši přibližně 1,5 milionu dolarů za rok. Zde je podrobný popis jejich cesty.

Jádrem snahy společnosti o zvýšení efektivity byla snaha sledovat produktivitu zaměstnanců, identifikovat neefektivní vzorce nebo rozptýlení a zavést účinná nápravná opatření. Již po několika týdnech od nasazení systému CleverControl vyšlo najevo, že zaměstnanci plýtvají neuvěřitelných 35 % své pracovní doby neproduktivními činnostmi, jako je prohlížení sociálních médií a nákupních webových stránek nebo dlouhé přestávky.

Zaměstnanci přiznali, že jim po práci z domova, kde si mohou kdykoli udělat přestávku na odpočinek nebo zábavu, chybí disciplína. Vedení vydalo prostřednictvím vedoucích oddělení varování a vyzvalo zaměstnance, aby zapracovali na své disciplíně a produktivitě. Výsledkem bylo snížení neproduktivního času na mnohem zdravějších 13 %. Toto drastické snížení promarněného času se projevilo tím, že společnost ušetřila na nákladech na produktivitu přibližně 1 411 000 dolarů.

Funkce softwaru CleverControl se rozšiřují na registraci všech programů nainstalovaných ve sledovaných počítačích. Dokáže sledovat, kdy jsou jednotlivé programy spouštěny a ukončovány, analyzovat aktivitu programů a upozorňovat na nejpoužívanější aplikace. Monitorování odhalilo, že zaměstnanci nevyužívají profesionální softwarové licence a předplatné, které jim společnost poskytla, v plném rozsahu. V jiných případech si zaměstnanci vyžádali konkrétní software nebo placené předplatné, jen aby je po pořízení nechali nečinné.

Společnost dostatečně nekontrolovala skutečné používání softwaru ani automatické účtování, takže vedení si nebylo vědomo plýtvání. Na základě odhalujících poznatků společnosti CleverControl podnikla společnost nezbytné kroky ke zrušení nepoužívaných předplatných a omezení nedostatečně využívaných licencí, což vedlo k úspoře přibližně 20 000 USD.

V době, kdy je bezpapírový tisk udržitelnou volbou, společnost, stejně jako ohromujících 90 % podniků, nesledovala své náklady na tisk. Takové společnosti obvykle podhodnocují své skutečné náklady v průměru o 40 %. CleverControl díky funkci sledování tiskáren sleduje tiskové úlohy spolu s časovými značkami a uživatelem, který tisk inicioval. V kombinaci se snímky obrazovky a protokoly o nahrávání obrazovky poskytují tato data cenné informace o tiskových návycích zaměstnanců.

Během monitorování vedoucí oddělení zjistili, že zaměstnanci často tiskli osobní soubory nesouvisející s prací pomocí kancelářského vybavení. Jiní se rozhodli tisknout dokumenty pro tradiční papírové prohlížení a připomínkování, i když byly k dispozici digitální alternativy. Kromě toho měli zaměstnanci tendenci tisknout "pro jistotu" další kopie, které nevyhnutelně zůstaly nevyužity.

Vedení začalo zákazem zneužívání kancelářských tiskáren pro osobní účely. Poznatky z dat společnosti CleverControl inspirovaly společnost k tomu, aby začala vypracovávat iniciativy pro zvýšení povědomí o bezpapírové komunikaci a podporovala zaměstnance v přístupu více zaměřeném na digitální technologie. Tyto iniciativy snížily náklady na tisk o 20 %, čímž společnost ušetřila úctyhodných 117 000 USD.

Snaha společnosti zvýšit produktivitu a snížit zbytečné náklady prostřednictvím komplexního monitorovacího systému CleverControl je přesvědčivým obrazem síly proaktivního řízení zaměstnanců. Společnost se potýkala s problémem klesající produktivity po ukončení fáze práce na dálku, a proto se obrátila na technologii, aby našla řešení. A CleverControl nezklamal.

Software odhalil rozsah neproduktivního chování a umožnil společnosti přijímat rozhodnutí založená na datech, což podnítilo zaměstnance ke zlepšení jejich pracovních návyků a disciplíny. Vyčíslitelné snížení promarněného času vedlo k pozoruhodným úsporám ve výši zhruba 1,41 milionu dolarů, což výrazně podpořilo hospodářský výsledek společnosti.

Výhody se však nezastavily u vyšší produktivity. Využitím funkcí systému CleverControl ke sledování využívání softwaru společnost zjistila další plýtvání: nedostatečně využívané licence a předplatné profesionálního softwaru. Řešení těchto spících výdajů vedlo k úspoře 20 000 USD.

Schopnost softwaru sledovat používání tiskáren přinesla další oblast, kde lze výrazně ušetřit náklady - snížení nákladů na tisk. Prosazením přísných zásad používání tiskáren a podporou přechodu na digitální řešení společnost učinila významné kroky směrem k udržitelnosti a podařilo se jí ušetřit dalších 117 000 USD.

Závěrem lze říci, že proaktivní kroky společnosti směřující k identifikaci neefektivity v kombinaci s implementací monitorovacího řešení CleverControl vedly k úspoře 1,5 milionu dolarů za jediný rok. Tato případová studie je názornou ukázkou toho, jak mohou podniky využívat moderní technologie k zefektivnění provozu, zvýšení produktivity a úspoře nákladů. Ukazuje, že i další společnosti mohou postupovat stejně a proměnit problémy v příležitosti ke zlepšení a růstu.