Etika monitorování zaměstnanců: Co by měla každá firma zvážit

Je pondělí, 9 hodin ráno. Zapínáte svůj pracovní počítač a neviditelný pozorovatel otevírá svůj virtuální deník. Od té doby bude každý váš stisk klávesy, e-mail, návštěva webové stránky nebo dotaz ve vyhledávači metodicky zaznamenán a kontrolován. Nezaujatý elektronický soudce rozhodne, jak produktivní je vaše denní činnost, a nahlásí vašemu nadřízenému, že jste se o minutu opozdili třeba jen o polední přestávku. Pomyslíte na to a zachvějete se. Možná si dnes přestávku neuděláte a místo toho uděláte nějaký ten úkol navíc. Pravděpodobně kvůli tomu zůstanete v práci déle, ale zneklidňující pocit, že ty elektronické oči sledují každý váš krok, vás žene kupředu a nedovolí vám odpočívat.

Scéna z firemního hororu? Bohužel je to realita milionů zaměstnanců po celém světě, jejichž zaměstnavatelé se neobtěžují s etickým sledováním zaměstnanců.

Podle nedávných výzkum, 78 % zaměstnavatelů používá ke sledování pracovní aktivity zaměstnanců software. Pandemie COVID-19 prudce zvýšila popularitu monitorovacích programů. Když podniky musely přejít na dálkové ovládání a obvyklé metody sledování výkonu již neplatily, objevili manažeři nepopiratelné výhody monitorovacího softwaru.

Výhody sledovacího softwaru lze jen těžko podcenit.

V analogových dobách musel manažer ručně kontrolovat výkazy pracovní doby a výkazy odvedené práce a rozhodovat, často neobjektivně, o tom, jak je který zaměstnanec produktivní. Tyto povinnosti ukrajovaly značnou část jejich pracovní doby.

I zaměstnanci museli trávit čas vyplňováním těchto výkazů a v závislosti na stylu řízení společnosti mohly být tyto výkazy poměrně rozsáhlé.

Moderní software to zvládne automaticky během několika sekund a s minimální účastí zaměstnanců a zaměstnavatelů.

Zvýšení produktivity je jedním z hlavních cílů softwaru pro monitorování zaměstnanců. Program shromažďuje a shrnuje údaje o činnosti, jako je aktivní/neaktivní čas, začátek a konec pracovního dne, navštívené webové stránky, používání aplikací a další. Tyto informace odhalují pracovní vzorce, neefektivitu, oblasti, které je třeba zlepšit, a zaměstnance, kteří mohou potřebovat další podporu.

Monitorování zaměstnanců podporuje odpovědnost a transparentnost. Pokud zaměstnanci vědí, že je jejich práce monitorována, jsou obvykle ochotnější soustředit se a dodržovat termíny. Údaje z monitorování navíc mohou pomoci řešit spory a vyjasnit očekávání.

Některé programy pro monitorování zaměstnanců mohou pomoci odhalit podezřelé aktivity, jako je neoprávněný přístup k citlivým datům, nechtěné instalace aplikací nebo neobvyklé stahování. Díky sledování mohou firmy včas identifikovat potenciální rizika a proaktivně chránit své systémy a cenné informace.

Jak vidíme, software pro monitorování zaměstnanců skutečně přináší podnikům cenné výhody. Zaměstnavatelé, oslněni těmito výhodami a úspěšnými zkušenostmi jiných firem, však často přehlížejí etiku monitorování zaměstnanců a s tím související možné nevýhody.

Zavedení etického monitorování zaměstnanců se může zdát jako chůze po laně. Pokud porušíte rovnováhu, nevýhody převáží nad výhodami, které vám software pro sledování může přinést. Při zavádění monitorování by podniky měly zvážit takové otázky, jako je dodržování právních předpisů, ochrana soukromí, potenciální zaujatost a zvýšený stres.

Je odpovědností podniku, aby si prostudoval platné zákony a předpisy o ochraně osobních údajů a zajistil, aby jeho postupy monitorování byly v souladu s nimi. Nesprávné zacházení s údaji zaměstnanců může mít závažné právní důsledky.

Ochrana soukromí je základem etiky monitorování zaměstnanců. Software dokáže sledovat širokou škálu činností, od stisků kláves a e-mailů po historii prohlížení webových stránek a dokonce i záznamy z webových kamer. I když jsou takové postupy v souladu s místními předpisy, mohou narušit důvěru zaměstnanců a vyvolat pocit neustálé kontroly. V budoucnu to povede ke snížení spokojenosti s prací a zvýšení stresu.

Pokud jsou monitorovací údaje analyzovány bez pečlivého zvážení, mohou být nesprávně interpretovány a nespravedlivě zaměřeny na konkrétní zaměstnance kvůli jejich identitě nebo přesvědčení.

Manažer, který má vůči zaměstnanci předsudky, může jeho rozsáhlé používání sociálních médií považovat za lenost a neproduktivitu. Ve skutečnosti může zaměstnanec používat chaty k pracovním účelům.

Někdy zaměstnavatelé zneužívají monitorovací údaje k mikromanagementu zaměstnanců nebo k nespravedlivému posuzování jejich výkonu.

Vedoucí pracovník může například použít historii prohlížení stránek zaměstnance, aby ho obvinil z flákání, aniž by vzal v úvahu faktory, jako je výzkum nebo osobní naléhavé situace.

Pocit neustálého sledování může zvyšovat úzkost a tlak na zaměstnance. Zaměstnanci se budou cítit nepříjemně při představě, že je sledován každý jejich krok. Možná si nebudou dělat potřebné přestávky nebo chyby ze strachu, že to zhorší jejich rekordní produktivitu. Kromě toho se zaměstnanci budou obávat, že pokud nesplní očekávání, mohou být potrestáni nebo propuštěni. Všechny tyto faktory budou minimalizovat pozitivní účinek monitorování. Místo produktivních a výkonných pracovníků získáte vystresované, vyhořelé zaměstnance nespokojené se svou prací.

Pokud zaměstnanci nevědí, jaké informace shromažďujete a za jakým účelem, nebo - což je ještě horší - nebyli o sledování informováni, budou se cítit špehováni. Jejich důvěra a loajalita budou zničeny, což povede k toxickému pracovnímu prostředí a zvýšené fluktuaci.

Sledování těchto potenciálních etických problémů je odpovědností podniku. Sledování by nemělo být nutně stresující. Jeho dopad závisí na několika faktorech: typu monitorování, úrovni transparentnosti, politice sledování a firemní kultuře.

Jak tedy vyvážit efektivní sledování s etikou a respektem k soukromí? Doporučujeme přijmout následující osvědčené postupy.

1. Prostudujte si platné zákony a předpisy o ochraně osobních údajů

   Odpovědností podniku je dodržovat státní a místní zákony o ochraně osobních údajů a pracovní právo. Pokud je váš tým geograficky rozptýlen, měli byste věnovat pozornost předpisům nejen v oblasti sídla, ale také v oblastech, kde žijí vaši zaměstnanci. Poraďte se s právním expertem, abyste se ujistili, že vaše monitorovací postupy neporušují omezení shromažďování údajů.

2. Zajistěte, aby monitorování bylo účelné

   Stanovte si jasné cíle monitorování zaměstnanců, jako je zvýšení produktivity, zvýšení bezpečnosti nebo zajištění shody s předpisy. Omezte rozsah monitorování na činnosti, které je nezbytně nutné monitorovat k dosažení stanoveného cíle. Vyvarujte se shromažďování nepotřebných údajů nebo jejich uchovávání déle, než váš účel vyžaduje.

3. Vypracovat podrobnou a transparentní politiku monitorování

   Politika sledování zaměstnanců je soubor předpisů a pokynů popisujících postupy sledování ve vaší organizaci. Měla by definovat následující aspekty:

   • Jaký je účel monitorování zaměstnanců?

   • Kdo je sledován?

   • Jaké činnosti budou sledovány?

   • Jak dlouho budou údaje uchovávány?

   • Jak se budou monitorovací údaje používat? (např. hodnocení výkonu, bezpečnost, školení)

   • Kdo bude mít přístup k údajům z monitorování?

   • Jak budou shromážděné údaje chráněny?

   • Jaká jsou práva zaměstnanců týkající se shromážděných údajů?

   • Jak bude společnost řešit stížnosti nebo obavy týkající se monitorování?

   Tyto zásady by měly být zaměstnancům snadno dostupné. Společnost je odpovědná za včasné informování zaměstnanců o všech změnách tohoto dokumentu.

4. Otevřenost a transparentnost monitorovacích postupů

   Informujte zaměstnance o sledovacím softwaru a zásadách monitorování. Vysvětlete účel sledování, například hodnocení výkonu, bezpečnost nebo zvýšení produktivity. Zveřejněte rozsah monitorování: jaké údaje budou shromažďovány, jaká zařízení a činnosti budou monitorovány a jak budou údaje použity.

   Mějte na paměti, že se zaměstnancům nemusí myšlenka monitorování zpočátku líbit. Nezapomeňte se zabývat jejich obavami a případnými námitkami.

5. Získat souhlas zaměstnance

   Většina jurisdikcí vyžaduje, abyste získali výslovný souhlas zaměstnanců s monitorováním, a to zejména v případě jeho rušivějších forem, jako je zaznamenávání stisků kláves nebo sledování webovou kamerou. Nejvhodnější formou získání souhlasu je podepsání písemného souhlasu se sledováním.

6. Zajistit spravedlivé a důsledné monitorování

   Etika monitorování zaměstnanců vyžaduje, abyste zásady monitorování uplatňovali důsledně na všechny zaměstnance a vyvarovali se diskriminačních postupů. Pokud monitorujete pouze konkrétní zaměstnance nebo tým, mohou mít pocit, že jim nedůvěřujete, a mohou k vám nebo k ostatním nemonitorovaným zaměstnancům chovat zášť. Kromě toho se k nim jejich kolegové mohou začít chovat jinak, což může zhoršit atmosféru na pracovišti.

   I když chcete sledovat výkonnost pouze vybraných zaměstnanců, je lepší ji sledovat plošně. Široké sledování vám poskytne více informací o pracovním postupu a může odhalit neefektivnosti, o kterých nevíte.

   Sledování by mělo sloužit k identifikaci trendů a oblastí ke zlepšení, nikoli k mikromanagementu jednotlivých zaměstnanců. Pravidelně přezkoumávejte své postupy sledování, abyste se ujistili, že jsou spravedlivé, účinné a slouží stanovenému cíli.

7. Ochrana soukromí a zabezpečení dat

   Definujte rozsah sběru dat, který je nezbytný pro dosažení vašeho cíle, a držte se tohoto omezení. Přísně se vyhněte sledování osobních zařízení zaměstnanců nebo jejich aktivit mimo pracovní dobu. Pokud zaměstnanec používá své osobní zařízení k práci, software by měl mít buď možnost sledování ručně ukončit, nebo automaticky sledovat pouze v předem nastavené pracovní době.

   Pokud je to možné, vyhněte se shromažďování důvěrných informací. V opačném případě použijte anonymizaci dat, aby nebylo možné údaje spojit s konkrétními zaměstnanci.

   Zavedení důkladných bezpečnostních opatření pro shromážděné monitorovací údaje. Používejte silná hesla, dvoufaktorové ověřování a šifrování dat, pokud je to možné. Omezte přístup k monitorovacím údajům na oprávněné pracovníky na základě zásady "potřebuji znát".

Etické používání softwaru pro monitorování zaměstnanců může připomínat chůzi po laně, kdy jeden chybný krok může zničit důvěru zaměstnanců a způsobit právní následky. Při zodpovědném a vyváženém přístupu však mohou podniky využívat výhod monitorování, aniž by ohrožovaly etické zásady. Pokud podnik usiluje o vytvoření pracovního prostředí, v němž jsou technologie využívány ke zvýšení produktivity a výkonnosti, je jeho povinností upřednostnit transparentnost, spravedlnost a souhlas zaměstnanců.