Které zaměstnance můžete propustit, aniž by to pro firmu znamenalo ztrátu?

Jak může automatizovaný systém sledování zaměstnanců pomoci s řízením lidských zdrojů v malých a středních podnicích a ušetřit vaše peníze tím, že určí, kteří z vašich zaměstnanců jsou nadbyteční.

Zbyteční lidé

Zdá se, že nejtěžší na propouštění zaměstnanců je informovat nic netušící osobu o tom, že její služby již nejsou potřeba. Ve skutečnosti je propouštění stejně složitý a nákladný proces jako přijímání zaměstnanců.

Můj přítel, který je podnikatel, si nerozuměl se svým novým podřízeným a po šesti měsících ho propustil s vysvětlením, že zaměstnanec "nerozumí struktuře podniku". O měsíc později se propuštěný zaměstnanec nechal najmout u konkurence a po krátké době se mu v nové firmě podařilo dosáhnout vynikajících výsledků. A tak můj přítel, místo aby přiznal svou chybu (a chyba to jistě byla), přišel s jiným vysvětlením: konkurence platí více.

Aby se takovým situacím předešlo, musí manažeři hodnotit efektivitu zaměstnanců na základě objektivních kritérií, a nikoli na základě nepřímých důkazů, jako je "porozumění struktuře podniku". Zaměření na osobní vnímání abstraktně dobrého zaměstnance je přímou cestou k rozpadu firmy.

Abyste mohli správně optimalizovat své zaměstnance, musíte přesně stanovit, které činnosti je třeba provést pro splnění každého úkolu. Při automatizovaném sledování pracovní doby a docházky, kdy má každý ve firmě zavedenou sadu aplikací a stránek, které používá k plnění svých povinností, funguje svazek "zaměstnanec - funkce - nástroj" bezchybně. Takže ty, kteří z tohoto svazku vypadnou, můžete relativně bezproblémově propustit.

Většina společností, které používají automatizované systémy sledování pracovní doby a docházky, identifikuje čtyři typy "nadbytečných zaměstnanců".

"Flákači"

Důvod propuštění: nedělají nic

Monitorování činnosti počítače poskytuje úplný obraz o tom, jak probíhá pracovní den každého zaměstnance. Zkušenosti našich uživatelů se 40 a více zaměstnanci ukazují, že v každém pracovním týmu jsou nejméně dva zaměstnanci, kteří jsou fyzicky přítomni na pracovišti, ale nevykonávají žádnou užitečnou funkci.

Je naprosto v pořádku, když se zaměstnanec 15 minut před začátkem pracovního dne přihlásí na sociální síť. Pokud však místo toho pět hodin denně hraje online hry, máte důvod znovu zvážit, zda takového zaměstnance vůbec potřebujete.

Vznik zavilých povalečů v podniku je možný, pokud manažer podniku považuje problém organizace práce za "jednou provždy vyřešený" a nekontroluje pracovní proces s určitou periodicitou. I ti nejlepší z nás mají tendenci trochu povolit, když je kontrola oslabena.

Rozchod s "flákači" obvykle nenese rizika, jak ukazuje skutečný příklad jednoho z našich uživatelů: jeden z vedoucích oddělení společnosti se dozvěděl o propuštění jednoho ze svých podřízených až dva dny poté, co se přestal objevovat v kanceláři.

"Asistenti"

Důvod propuštění: dělají práci za někoho jiného

Pokud zaměstnanec často používá programy nebo stránky, které mu nejsou určeny k plnění osobních pracovních povinností, může to znamenat, že tato osoba vykonává práci někoho jiného. Ve skutečnosti tito zaměstnanci nemusí mít vůbec žádné vlastní úkoly nebo projekty a veškerý jejich čas je věnován práci, kterou nelze ověřit ani vyhodnotit pomocí žádného objektivního měřítka.

Ve firmách, kde linioví manažeři samostatně rozdělují odpovědnost mezi zaměstnance a řídí práci svého oddělení, je vždy několik zaměstnanců, kteří mohou být pověřeni, aby někoho podpořili nebo pomohli projektovému týmu v určité oblasti projektu.

Rozloučení s "asistentem" bude pro zaměstnance firmy prakticky bezproblémové, protože zaměstnanci, kteří dříve využívali jeho služeb, budou práci vykonávat sami. Tím se podpoří rovnoměrné rozložení pracovní zátěže všech zaměstnanců a mzdový fond může být přerozdělen ve prospěch produktivnějších pracovníků.

"Odborníci na delegování"

Důvod propuštění: přenášejí svou práci na ostatní

Často sídlí v odděleních, kde mají všichni zaměstnanci podobné funkce. Obvykle je úkol přidělen oddělení jako celku a zaměstnanci si mezi sebou rozdělí povinnosti a pracovní zátěž potřebnou k jeho splnění.

Například tři zaměstnanci oddělení logistiky museli za týden zadat do databáze 1 000 nových položek. Úkol mohl být splněn přesně a včas, ale pokud se podíváte na to, jak tito tři zaměstnanci při práci používali počítače, zjistíte, že dva z nich strávili 95 % pracovní doby ve firemních databázích a Excelu, ale třetí z nich tam strávil pouze 35 % času. To znamená, že celou práci oddělení ve skutečnosti vykonávali dva lidé ze tří.

Podle zkušeností může tento stav nastat i ve firmě s pouhými deseti zaměstnanci. Vždy se najdou tři nebo čtyři lidé, kteří na sebe převezmou většinu pracovní zátěže, a ostatní zaměstnanci kvůli tomu získají falešný pocit, že jednotlivé zátěže lze částečně přenést i na ně.

"Handymen"

Důvod propuštění: odvádějí spoustu práce, ale spíše překážejí, než pomáhají.

Každý zaměstnanec má rozsah povinností, které jsou uvedeny v pracovní smlouvě a v popisu práce. A musí je plnit. I když zaměstnance od práce neodvádějí osobní záležitosti, ale potřeba pomoci kolegovi, je to stále problém.

Vedení podniku nemá možnost nahlížet do počítače každého zaměstnance, takže je možné, že se nikdy nedozví, že například obchodní manažer společnosti používá Word častěji, než je nutné (pro psaní obchodních nabídek a v podstatě dělá práci marketingového oddělení), nebo často konzultuje se zákazníky technické možnosti produktu (což je práce technické podpory), přestože jedinou funkcí obchodního manažera je prodávat.

"Všeumělové" dělají spoustu věcí najednou, ale buď žádnou z nich nedotáhnou do konce, nebo je dělají stejně špatně, protože skáčou z jednoho úkolu na druhý a jsou neustále rozptylováni. I když jsou stále silně vytíženi prací a neustále něčím zaměstnáni, není možné změřit jejich přínos do nákladů na výrobek. A to je dostatečný důvod k propuštění takového zaměstnance.

Které zaměstnance můžete propustit, aniž by to pro firmu znamenalo ztrátu?