Krádeže zaměstnanců: Tichá epidemie, která stojí firmy miliardy dolarů

Představte si neviditelného zloděje, který v tichosti odčerpává miliony z pokladny vaší společnosti. Přesně taková je krádež zaměstnanců, která je často přehlížena.

Podle Exploding Topics ukradnou americkým firmám jejich vlastní zaměstnanci ročně ohromujících 50 miliard dolarů. Společnosti přicházejí zhruba o 5 % svých příjmů kvůli krádežím peněz, hmotného majetku nebo finančním podvodům ze strany zaměstnanců.

Kromě finančních ztrát krádeže zaměstnanců narušují důvěru, poškozují morálku a ohrožují pověst vaší společnosti. Pravdou je, že krádeže na pracovišti nejsou ojedinělým problémem - jsou hrozbou napříč odvětvími a mají dopad na podniky všech velikostí.

Tento článek vám poslouží jako průvodce, který vám objasní různé formy krádeží zaměstnanců, jejich dalekosáhlé důsledky a především konkrétní kroky, které můžete podniknout, abyste jim ve své organizaci zabránili a odhalili je.

Krádeže zaměstnanců nejsou ojedinělým trestným činem; projevují se různým podvodným chováním, velkým či malým, v závislosti na odvětví a postavení zaměstnance. Odcizení bloku samolepicích papírků nebo pera se nemusí zdát jako velký problém - ale technicky vzato je i toto krádež, která odčerpává zdroje vaší společnosti.

Podívejme se, jakým formám krádeží jsou různá odvětví nejvíce náchylná.

Maloobchod je živnou půdou pro všechny druhy podvodů. Například američtí maloobchodníci přicházejí až o 43 % tržeb kvůli krádežím zaměstnanců.

Krádeže v tomto odvětví zahrnují:

• Krádež pokladny: pracovníci mohou denně manipulovat s velkými částkami v hotovosti, což jim dává prostor pro podezřelé plány. Patří mezi ně i odčerpávání finančních prostředků před jejich zaznamenáním do systému, často prostřednictvím podvodných transakcí nebo strhávání hotovostních plateb do kapsy.

  Případ 1. Někteří zaměstnanci jsou v těchto plánech pozoruhodně kreativní. Společnost CleverControl spolupracovala s malým off-line prodejcem, který nabízel program bonusových karet pro věrné zákazníky. Bezohledná pokladní vymyslela schéma, jak tento systém zneužít. Nenápadně odečítal bonusy z karet zákazníků, aby pokryl část nebo dokonce celou cenu nákupu. Zákazníkovi však stále účtoval plnou cenu v hotovosti. Tímto způsobem si do kapsy přivlastnil rozdíl mezi skutečnou cenou a částkou zaplacenou pomocí bonusů.

• Krádeže zboží je krádež výrobků pro osobní použití nebo další prodej. Maloobchodní podniky jsou vůči tomuto druhu krádeží obzvláště zranitelné: zaměstnanci mají spoustu příležitostí, jak si do kapes uložit drobné předměty, oblečení, potraviny, a dokonce i technické vychytávky.

• Manipulace se zásobami zahrnuje klamavé praktiky, které zkreslují inventurní záznamy. Zaměstnanci mohou falšovat hlášení o škodách a nárokovat si neexistující výrobky za účelem osobního zisku. Pokladní mohou také anulovat legitimní prodejní transakce a předstírat, že si to zákazník rozmyslel. Hotovost si pak mohou ponechat nebo použít zneplatněnou účtenku k podvodnému vrácení peněz pro sebe nebo svého komplice. Toto schéma lze provést také při vracení zboží - zpracování vrácení, aniž by zboží skutečně obdrželi.

Další oblastí, která je nejvíce náchylná ke krádežím, jsou finance. Podvody v této oblasti jsou následující:

• Zpronevěra označuje zpronevěru svěřených finančních prostředků nebo majetku za účelem osobního prospěchu. Svěřený zaměstnanec může odklonit firemní prostředky pro vlastní potřebu.

• Podvody s výdajovými účty spočívá v tom, že zaměstnanci předkládají nadhodnocené nebo falešné výkazy výdajů, aby mohli osobní výdaje uplatnit jako služební náklady.

• Manipulace s finančními záznamy Zaměstnanci mohou pozměnit finanční záznamy, aby zakryli zpronevěru nebo jiné formy krádeže. Tyto manipulace mohou ztížit odhalení podvodné činnosti a mít závažné právní důsledky.

  Případ 2. Když bývalý zaměstnanec kontaktoval podnikovou kancelář, vyšel najevo bezostyšný čin interní krádeže v pobočce společnosti. Ten se dotazoval, proč stále dostává daňové formuláře W-2 a dluží daně ze mzdy, kterou nikdy nezískal. Šetřením bylo zjištěno, že generální ředitel po dva roky podvodně přidával bývalého zaměstnance do mzdového systému. Mzdu vyplacenou pod jménem falešného zaměstnance si pak strhávala do kapsy.

Práce v pohostinství je často spojena s nízkou odměnou, špatnými pracovními podmínkami, obrovským stresem a vyhořením z komunikace se zákazníky. V těchto podmínkách zaměstnanec nemusí odolat pokušení, když se mu naskytne příležitost, jako je zapomenutá věc nebo otevřená pokladní zásuvka.

Mezi nejčastější krádeže v pohostinství patří:

• Krádeže hotovosti z pokladen je situace, kdy zaměstnanci mohou krást hotovost přímo z pokladen v restauracích nebo na recepcích hotelů.

• Kapesné určené pro kolegy: zaměstnanci, kteří dávají spropitné společně, mohou ukrást část určenou svým kolegům. Takové chování nejenže poškozuje podnik, ale také vytváří napětí a nedůvěru mezi zaměstnanci.

• Předražování zákazníků: zaměstnanci by mohli na účty přidávat neoprávněné položky nebo nadsazovat ceny za účelem osobního prospěchu.

  Případ 3. Stejně jako v maloobchodě se i v pohostinství objevují zločinecké mozky, které vymýšlejí složité plány za účelem zisku, jako v následujícím případě.

  Generálnímu řediteli hotelu zavolal jeden z hostů a požadoval vrácení peněz za předchozí pobyt. Po krátkém šetření zjistil, že pobyt hosta v systému chybí, přičemž dotyčný pokoj byl označen jako nefunkční z důvodu čištění koberce v ten den.

  Další vyšetřování odhalilo překvapivé zjištění: zaměstnanci nočního auditu a uklízečka, kteří spolu udržovali intimní vztah, se domlouvali, že si budou brát do kapsy platby od hostů platících v hotovosti, kteří se v noci ubytovali na jednu noc. Pracovnice nočního auditu přijímala platby v hotovosti, ubytovávala hosty a označovala pokoje jako "nefunkční". Ráno uklízečka pokoj uklidila a obnovila jeho stav na volný/čistý.

  Tento podvodný systém trval pět let, aniž by jej vedení odhalilo, a jeho výsledkem byla odhadovaná ztráta přibližně 100 000 USD.

Krádeže v kancelářích mohou mít nezjevnou podobu a někdy se zdají být bezvýznamné, mohou však mít pro vaši firmu vážné následky. Zde je uvedeno, co zaměstnanci v kancelářích obvykle kradou:

• Kancelářské potřeby: Ačkoli se zdá, že jde o drobnost, nahromadění odcizených kancelářských potřeb, jako je papír, pera nebo tonery, může časem způsobit značné náklady. Ano, používání kancelářských tiskáren pro osobní účely se také počítá za krádež.

• Vybavení: Krádeže zařízení, jako jsou notebooky, tablety nebo specializované nástroje, mohou narušit provoz a vést k úniku dat.

• Úniky dat: Zaměstnanci s přístupem k citlivým informacím mohou ukrást údaje o zákaznících, obchodní tajemství nebo duševní vlastnictví. To může mít závažné právní a finanční důsledky pro společnosti ve všech odvětvích, zejména v oblasti financí a technologií.

• Krádež času: Zaměstnanci, kteří v pracovní době plýtvají časem, například si berou příliš dlouhé přestávky nebo vyřizují osobní záležitosti, v podstatě okrádají svého zaměstnavatele. Krádeže času mohou být problémem v prostředí, kde není pracovní doba přísně kontrolována.

Stejně jako v maloobchodě a v kancelářích kradou zaměstnanci ve výrobě materiály, nástroje nebo hotové výrobky pro vlastní potřebu nebo k dalšímu prodeji. Tyto krádeže mohou narušit výrobní plány a způsobit značné finanční ztráty.

Krádeže zaměstnanců mohou mít na vaši firmu významný dopad v různých ohledech, které zdaleka přesahují zjevné finanční důsledky.

Podle společnosti TechJury 75 % zaměstnanců alespoň jednou okradlo svého zaměstnavatele a více než 37 % to udělalo alespoň dvakrát. Tři z deseti zlodějů z řad zaměstnanců to dělají již několik let.

Krádeže zaměstnanců tak ročně připraví podniky o ohromujících 50 miliard dolarů a jsou příčinou více než 30 % bankrotů v USA.

Krádeže zaměstnanců jsou příčinou 28 % ztrát zásob a 43 % ztrát tržeb v maloobchodě, přičemž každý nepoctivý zaměstnanec stojí podnik v průměru 1 551,66 USD.

Zpronevěra vede v průměru ke ztrátám ve výši 357 650 USD. Tato částka zahrnuje nejen přímé ztráty způsobené zpronevěrou, ale také nepřímé ztráty, jako jsou výdaje na propouštění a najímání zaměstnanců, zvýšené výdaje na audity a bezpečnost a ztráty zákazníků.

Krádeže času jsou na první pohled nenápadné a nevinné, přesto vedou k citelným ztrátám - ročně jde o částku kolem 400 miliard dolarů, která postihuje 75 % podniků. Více než 40 % zaměstnanců se dopouští té či oné formy krádeže času, od nadhodnocování pracovní doby až po časté přestávky při odpracovaných hodinách.

Krádeže zaměstnanců mohou narušit důvěru zákazníků a poškodit pověst vaší společnosti. Když zákazníci zjistí, že zaměstnanci kradou, začnou se obávat o bezpečnost svých informací nebo o celkovou integritu společnosti. Důsledky pro pověst zahrnují také ztrátu zákazníků, nedůvěru akcionářů a nižší zisky.

Interní krádeže mohou mezi zaměstnanci vyvolat podezření a nedůvěru. Poctiví zaměstnanci, kteří krádež odhalí, se mohou cítit znechuceni a zpochybňovat závazek společnosti k férovému zacházení. Krádež může mít negativní dopad na morálku a kulturu na pracovišti, vést ke zvýšenému úbytku zaměstnanců a dokonce k vyšším nákladům na nábor zaměstnanců, aby se napravila zkažená pověst společnosti.

Boj proti krádežím zaměstnanců vyžaduje komplexní přístup, který kombinuje preventivní opatření s účinnými strategiemi odhalování. Zde je několik klíčových kroků, které můžete podniknout:

• Stanovte jasné a stručné firemní zásady, které popisují přijatelné a nepřijatelné chování. Měly by se výslovně zabývat krádežemi zaměstnanců a jejich důsledky.
• Zavedení systému oddělení povinností. To znamená oddělit kritické úkoly, jako je autorizace plateb, manipulace s hotovostí a odsouhlasování účtů, aby se minimalizovaly příležitosti, kdy může jediný zaměstnanec spáchat a zatajit krádež.
• Provádět pravidelné interní audity s cílem zjistit případné nesrovnalosti nebo podezřelé činnosti.

• Využívejte bezpečnostní kamery na strategických místech, abyste zabránili krádežím a sledovali činnost zaměstnanců.
• Zavedení systémů řízení přístupu k omezení přístupu do citlivých oblastí a k informacím na základě pracovních rolí a odpovědností.
• Investujte do moderních pokladních systémů s funkcemi, které sledují jednotlivé transakce zaměstnanců a zabraňují neoprávněným stornům nebo slevám.
• Dalším nástrojem obrany proti krádežím zaměstnanců může být software pro monitorování zaměstnanců, například CleverControl. I když by neměl být jediným řešením, může poskytnout cenné informace o činnosti zaměstnanců. Sledováním používání počítače, historie prohlížení internetu, stisků kláves, snímků obrazovky a pomocí rozpoznávání obličejů můžete odhalit podezřelé chování, které by mohlo vyžadovat další vyšetřování. Vědomí, že jste monitorováni, navíc může odradit ty, kteří o krádeži vůbec uvažují. Software, který sleduje produktivitu zaměstnanců, je také ideální pro boj s krádežemi času. Před použitím takového softwaru je nezbytné zavést jasné zásady a získat souhlas zaměstnanců.

• Podporovat firemní kulturu, která klade důraz na poctivost, integritu a etické chování.
• Jděte příkladem - prokazujte etické chování shora dolů.
• Vytvořte anonymní kanály pro podávání zpráv, abyste zaměstnance povzbudili k oznamování podezření na protiprávní jednání bez obav z odvety.

• Provádět pravidelná školení zaměstnanců o zásadách společnosti týkajících se krádeží a podvodů.
• Informujte zaměstnance o různých typech krádeží a jejich důsledcích.
• Zdůrazněte důležitost zabezpečení majetku společnosti a ochrany citlivých informací.

Zavedením těchto preventivních a detektivních opatření můžete výrazně snížit zranitelnost vůči krádežím zaměstnanců a ochránit svou firmu před jejich ničivými finančními důsledky a poškozením pověsti.

Krádeže zaměstnanců, ačkoli jsou často skryté, mohou způsobit vaší firmě značné škody. Finanční ztráty, poškození pověsti a narušení morálky zaměstnanců zdůrazňují zásadní potřebu proaktivních opatření. Dobrou zprávou je, že nejste bezmocní. Zavedením strategií uvedených v tomto článku můžete vybudovat opevněnou obranu proti krádežím zaměstnanců.