Trendy v monitorování zaměstnanců v roce 2024

2023 has been quite a ride for technology enthusiasts, with AI dominating a good amount of debates and conversations. It has also been a year where organisations have looked to improve upon their operational workflows in the backdrop of different working setups.

Jedna věc však zůstala stejná, nebo se možná ještě více prohloubila, a tou je zajištění vynikající produktivity práce. Právě zde se stává rozumným využití správných řešení pro monitorování zaměstnanců.

As enterprises strive to improve workplace productivity, they must be aware of what's transpiring in the employee monitoring space going into 2024.

Věci se vyvíjejí k dobrému!

According to Gartner, large organisations will dedicate more than $2.5 million annually to ensure privacy in the face of evolving regulations. The consulting giant also predicts that privacy regulations will guard 75% of the world population's personal data by 2024.

In the employee monitoring space, this has a significant bearing. The concept of employee surveillance has always been a matter of profound discourse across continents. That's why we see various regulations like GDPR in Europe and CCPA in the USA governing how organisations use employees' data. And this is understandable, considering the several security implications associated with the housing of sensitive data. There's also the "employee consent" element that needs to be considered here.

Co lze tedy očekávat v oblasti monitorování zaměstnanců, když se regulace v oblasti dat stávají stále rozšířenějšími a přísnějšími? Existují dva způsoby, jak se na to dívat:

• The strategic perspective in how organisations go about their employee monitoring activities

• The technology perspective that takes into account the underlying technical infrastructure and how it lends security support to the surveillance initiatives

Strategická perspektiva

V oblasti operační strategie se více organizací přiklání k:

• Komplexní vypracování zásad, které zohledňují právní a etická omezení sledování zaměstnanců.

• Involving employees in discussions about monitoring productivity. Fostering trust and transparency will be key here because employees would want their personal data to be private, and understandably so. In a recent survey, about 93% of employees displayed concern about their personal data in the face of distributed working models. Although this survey was specific to India, it would be safe to assume that this is, in fact, a reflection of what's ahead for the world.

• Vyžádání externí odborné konzultace, aby bylo možné posoudit postupy monitorování zaměstnanců a zjistit, zda jsou v souladu s vyvíjejícími se předpisy.

• Pravidelné přezkoumávání zlepšení produktivity v rámci celého systému, abyste pochopili, zda praxe funguje a co je třeba zlepšit, aby byla zajištěna ochrana údajů.

Perspektiva technologie

Debata o cloudu vs. on-premise probíhá již několik let. Řešení on-premise většinou ustupují do pozadí kvůli četným výhodám, které cloud přináší z hlediska flexibility, škálovatelnosti, dostupnosti atd.

However, there's a growing trend of organisations now preferring on-premise solutions for use cases where sensitive data is involved. To substantiate this further, we've seen some of our clients and potential clients inclining towards CleverControl On-Premise — a full-blown employee monitoring platform with all the functionalities of its cloud counterpart.

Tento příklon lze přičíst skutečnosti, že nasazení on-premise umožňuje podnikům ukládat data ve vlastních prostorách a stanovit konkrétní strategii pro nakládání s informacemi. Obvykle jsou takovým řešením lépe vybaveny, pokud působí ve vysoce regulovaných odvětvích, jako je zdravotnictví, finančnictví apod.

To neznamená, že by nasazení v cloudu bylo méně náročné. Ve skutečnosti se jedná o řešení, která se používají již řadu let, a vstupní bariéra pro použití programu pro monitorování zaměstnanců v cloudu je poměrně nízká. Některé organizace však začaly zkoumat i možnosti on-premise, což by mohlo znamenat určitý trend v oblasti IT infrastruktury do roku 2024.

This year, Microsoft announced the integration of Copilot (the Generative AI solution) with the Microsoft Power Platform. The Power Platform constitutes a variety of apps associated with coding, website creation, etc.

Abychom se však v této diskusi drželi konkrétních témat, zaměříme se na jednu z aplikací, a to Power BI. Jedná se o populární řešení pro business intelligence. Představení aplikace Power BI společností Copilot znamenalo dvě věci:

• Uživatelům stačí popsat hledané informace pomocí příkazů/otázek a Power BI okamžitě zobrazí nejrelevantnější data.
• Copilot vytvoří vysoce přizpůsobené souhrny a zprávy o analytických iniciativách, které podnik podnikl.

Nyní se podívejte na oblast dohledu nad zaměstnanci. Organizace se vždy snaží zlepšit provozní efektivitu snížením plýtvání časem a úsilím. Mají zavedena řešení pro sledování zaměstnanců, která generují poznatky na základě vzorců produktivity. Nyní však mohou udělat více s menším úsilím.

Organizace nyní budou moci s nástrojem komunikovat v přirozeném jazyce, vyhledávat vysoce specifické poznatky (ve formě vizualizací) a pomocí nástroje provádět brainstorming, aby mohly naplánovat strategický plán, jak například ještě více zvýšit produktivitu zaměstnávání.

V tomto světle uvádíme několik příkladů, které se mohou velmi brzy uskutečnit:

• Imagine engaging with the employee monitoring tool in natural language and being very specific with your queries—for example—"What are the productivity improvements for Team A in October as compared to September and August?"
• Představte si, že monitorovací řešení automaticky upozorní na výkyvy produktivity nebo krádeže času spolu s odůvodněním, které by to mohlo umožnit. Není potřeba žádná ruční konfigurace!
• Představte si, že jedním kliknutím vytvoříte hyperpersonalizované přehledy produktivity pro různá oddělení.

Možnosti jsou skutečně rozmanité. To samozřejmě neznamená, že se prostor bude vyvíjet přesně podle scénářů. Vše bude záležet na tom, co uživatelé hledají a jak je začlenění Gen AI schopno to řešit a zároveň pracovat v rámci stávajícího technologického nastavení. Jedno je však jisté: bude zde velká přidaná hodnota.

For the sake of optimism, this prediction from McKinsey is one to abide by:

"Generative AI could add the equivalent of $2.6 trillion to $4.4 trillion annually across the 63 use cases we analysed—by comparison, the United Kingdom's entire GDP in 2021 was $3.1 trillion."

The good thing about employee surveillance today is that it's not just about bringing forth a set of performance metrics and basing every decision on that. In our conversations with C-level executives, we have seen them realise and relay that there may be different reasons for low productivity—professional and personal. They also consider how the workplace models have changed over the past two or three years. And so, not everything needs to be the same.

Jak se tedy může progresivní sledování projevit v budoucnu?

Sdílení zpětné vazby v reálném čase

Safe to say, the annual, bi-annual, and even quarterly reviews are losing their sheen in the face of real-time feedback mechanisms. The employee monitoring solutions today facilitate extensive data analysis. Through the help of AI, they can also aid in predictive analytics. Such insights can easily inform what improvements need to be made and where employees have performed well.

Využití těchto poznatků k dialogu se zaměstnanci v reálném čase je klíčem k nastolení atmosféry transparentnosti a motivace. Tímto způsobem se sledování zaměstnanců nezdá být v očích zaměstnanců churavým počinem. Naopak, vnímají jej jako životaschopný zásah, který v nich probudí to nejlepší.

Experimentování s netradičními metodami

At the start of this year, we published a study about an extra day off helped increase employee productivity by 5%. We surveyed several of our clients who experimented with the 4-day workweek to understand if they had seen any potential improvements that the media has been raving about. The findings were intriguing. In fact, one of the clients reported the active time to have increased to 79% from 71% within one week of implementation.

CleverControl byl v průběhu celého experimentu nápomocný, protože naši klienti dokumentovali veškerá zlepšení produktivity analýzou aktivního a neaktivního času zaznamenaného v řešení.

Na konci experimentu řada podniků zaznamenala výrazné zvýšení produktivity. Experimentování podpořené monitorovacím řešením otevřelo cestu k nebývalým poznatkům o tom, co by mohlo dobře fungovat pro zaměstnance.

Do budoucna, s tím, jak budou řešení pro monitorování zaměstnanců stále sofistikovanější, získají organizace větší prostor pro zjištění, zda by různá nastavení mohla dobře fungovat pro zapojení a motivaci zaměstnanců. Těm, kteří se chopí iniciativy v tomto experimentování, to otevře cestu k progresivnímu monitorování v roce 2024 a dále.

A lot can be thought of in terms of the employee monitoring trends that can transpire over the next few years. Technological interventions like predictive analytics, Generative AI, facial recognition, and more are already making their way into surveillance solutions. But there is also the qualitative side, where organisations need to ensure that their internal policies are in line with what their employees expect, especially in the face of distributed working models.

Striking a balance between the two will help enterprises leverage the potential of new-age employee monitoring solutions in amplifying productivity to a great extent.

Interested in learning more? Book a strategy call with our experts today.

Already decided on adopting an employee monitoring solution? Sign up for a free trial of CleverControl.