Monitorování nebo sledování zaměstnanců?

Time management je velmi důležitou součástí organizace pracovního procesu v každé společnosti. Jestliže však někteří manažeři mají tendenci přivírat oči nad volností některých zaměstnanců, jiní používají metodu totální kontroly. Který přístup je však produktivnější a nezachází příliš daleko, se dozvíte z tohoto článku.

Podle odborníků existují v každé společnosti tři typy zaměstnanců. Jsou to vysoce výkonní specialisté, průměrní zaměstnanci, kteří plní své povinnosti "v pořádku", a ti, kteří nedokážou plnit plány a pravidelně porušují kázeň. A ke každému z těchto zaměstnanců by vedoucí pracovníci měli mít jiný přístup. "Je jasné, že nad ojedinělými případy pozdního příchodu cenných odborných zaměstnanců můžete přimhouřit oko," říká profesorka obchodu Sara Ramosová, "pokud jde o druhou kategorii, musíte každé pozdní příchod sledovat, zjistit jeho důvod a podle toho, jak je důvod relevantní, učinit příslušné rozhodnutí. V těchto případech je možné udělit důtku.

Pokud se zaměstnanec opožďuje opakovaně a jeho důvod je bezvýznamný, může ho pokárání podnítit k nápravě a zlepšení kvality práce. Ignorování těchto skutečností bude naopak podnětem k další nedbalosti a následnému pozdnímu příchodu. Pokud je důvod pozdního příchodu závažný, může být zaměstnanci odpuštěn." U důsledných porušovatelů pracovní kázně byste měli použít jinou taktiku. V tomto případě je nutné udělit důtku, ale se zpětnou vazbou. "Povolený počet porušení pracovní kázně je v každé firmě jiný, musí se řídit Kodexem chování a firemními normami," říká Sara Ramosová, "čím více existuje individuálních výkladů ohledně této problematiky, tím více to provokuje nedbalé zaměstnance."

Odborníci upozorňují, že nejde o dobu, po kterou se zaměstnanec opozdí, ale o pravidelnost opoždění. Právě ta v konečném důsledku vede ke snížení produktivity. "Pozdní příchody mohou být buď systematické, nebo se může jednat o vzácnou výjimku v chování zaměstnance," říká blogger Jesse Allen, "trest za ně je na místě, pokud je zaměstnanec dělá opakovaně a nepřijal žádná opatření k odstranění důvodů pozdních příchodů. Občas je však vhodné pomoci zaměstnanci zjistit příčiny a pomoci mu zlepšit dochvilnost."

Kromě pozdních příchodů mohou produktivitu výrazně snižovat i osobní záležitosti, které zaměstnanci vyřizují během pracovní doby. Jak upozorňují vedoucí pracovníci, ti "nejvynalézavější" zaměstnanci si dokonce mohou založit vlastní firmu a odebírat jí zdroje, například okrádat zákazníky. "Činnost každého zaměstnance může být produktivní i neproduktivní," říká vedoucí projektu CleverControl Christopher Hughes, "pokud SMM-marketingový manažer tráví čas na Facebooku, pracuje ve prospěch rozvoje společnosti. A pokud totéž dělá programátor, je to jeho osobní záležitost. Stejně tak webové stránky pro hledání práce, pokud je navštěvuje HR-manažer, se stávají nástrojem pro řešení problémů firmy, ale pokud je navštěvuje prodejce, stávají se známkou úmyslu zaměstnance odejít." Pro každou profesi tedy existuje vlastní seznam produktivních a neproduktivních programů a webových stránek.

Pro sledování zaměstnanců mohou vedoucí pracovníci používat speciální systémy pro shromažďování informací o svých podřízených. Tato metoda je vhodná zejména pro zaměstnance IT a SMM. "Specifikem práce SMM-manažera je, že výsledek každého kroku lze sledovat s dostatečným předstihem," říká Jesse Allen, "zaměstnance nemusíte ani vyrušovat, protože statistiky jsou otevřené a neustále aktualizované. Je jasné, kdy je nejaktivnější i kdy je neaktivní. Výsledek je navíc jasně viditelný, což umožňuje provádět úpravy." Samotné sledování je pro zaměstnance neviditelné, takže nemůže říci, v jakých okamžicích přesně byla kontrola provedena, a předpokládá, že je stálá. To motivuje ke stále efektivní práci.

"V diskusích s našimi zákazníky jsme stanovili jakýsi práh - 80 % pracovní doby by mělo být věnováno pracovním úkolům," říká Christopher Hughes, "zbytek času lze věnovat přestávkám, osobním záležitostem a volnému času. Mimochodem, je třeba povzbuzovat zaměstnance, aby neodpočívali u svých počítačů. Nejlepší je jít ven a nadýchat se čerstvého vzduchu."

Abyste ve sledování zaměstnanců nezašli příliš daleko a nebyli považováni za výkonného tyrana, doporučují odborníci používat sledovací systémy pouze k optimalizaci podnikových procesů, ale nikoli k trestání nebo obviňování zaměstnanců. "Pokud zaměstnanec tráví příliš mnoho času na zábavních webových stránkách, měli byste mu dát více pracovních úkolů, - říká zakladatel společnosti StarrCounter Jacob Rogers. - Pokud zaměstnanec chodí do práce vždy pozdě, v kanceláři se nezdržuje a zadané úkoly neplní včas, pak je daleko za kolegy a bonusy si nezaslouží. A pokud na to bude upozorněn na začátku měsíce, pak se tento zaměstnanec pravděpodobně bude snažit chyby nedělat. Proto, aby se to s monitoringem nepřehánělo, je nutné zbavit zaměstnance všech obav a nedorozumění již ve fázi zavádění systému, aby byla stanovena jasná pravidla a účel využití tohoto monitoringu." V každém případě by standardy monitorování zaměstnanců přijaté společností neměly vyvolávat protesty v týmu.

"Zaměstnanec se o tom musí dozvědět v procesu přijímání do zaměstnání, a tudíž přijmout pravidla. Bez kontroly není produktivita a ta by měla být detailně nastavena, aby se ušetřil čas. Trest za porušení by měl být nevyhnutelný, stejně jako odměna za dobrý výkon," říká Jesse Allen.